張慶玲

(濰坊市益都中心醫(yī)院，山東青州 262500)

實物檔案是以實物為特殊載體的檔案材料，它是醫(yī)院在醫(yī)療、護理、科研及教學發(fā)展過程中形成的證書、獎?wù)隆ⅹ勁频任锛?，記錄了醫(yī)院歷史的進程、管理水平的進步、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展、精神文明的建設(shè)成果等。隨著醫(yī)院工作的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)交往及社會活動的日趨增多，實物檔案也將逐漸增加，作為檔案寶貴資源的重要組成部分，將這些實物收集、整理后建立起實物檔案，具有十分重要的意義。

一、實物檔案的收集

收集工作是豐富檔案室實物檔案的重要途徑，是建立實物檔案的基礎(chǔ)，是提供利用的前提。為搞好實物檔案的收集工作，應(yīng)重點做好以下幾方面的工作。

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，健全組織。

醫(yī)院成立實物檔案專門收集工作機構(gòu)，認真學習上級實物檔案專門收集方面的有關(guān)文件，增強全員檔案意識。在全院范圍內(nèi)下發(fā)通知，對實物的收集、接收范圍、時間、地點進行明確的部署，各科室設(shè)兼職檔案員負責實物檔案的收集。

2.確定歸檔范圍。

醫(yī)院在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、精神文明建設(shè)等工作中取得成績受到上級機關(guān)獎勵的實物材料，如:各種獎狀、獎杯、獎?wù)?、榮譽證書等;在醫(yī)療、科研工作中，獲上級部門表彰的科技成果獎、專利證書、獎狀等實物材料;在業(yè)務(wù)往來及社會活動中對方贈送的有保存價值的各種紀念品等實物材料;上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士來醫(yī)院檢查指導(dǎo)工作時的簽名、留言、題詞等實物材料。

3.建立實物檔案的收集網(wǎng)絡(luò)。

搞好全面收集工作是一項深入細致的工作，需要各科室、班組的密切配合。因此，醫(yī)院在各科室、班組建立了收集網(wǎng)絡(luò)，由各科室兼職檔案員分管收集工作，充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)的作用。在收集的同時，有關(guān)人員還經(jīng)常深入科室，有重點地對實物的收集進行檢查和指導(dǎo)。

4.搞好重點普查登記。

在全面收集的基礎(chǔ)上，對已知存放各處的應(yīng)歸檔的實物，有重點地進行登記，以保證實物檔案收集的齊全、完整，避免遺漏。在院慶期間，先后從科室和個人手中收集證書、照片等實物檔案100多件，豐富了醫(yī)院實物檔案的庫存，為醫(yī)院編寫院志、院史展覽等提供了寶貴的資料。

5.明確歸檔時間及要求。

醫(yī)院在各項工作、活動中形成的實物檔案材料，由領(lǐng)獎或承辦部門指定專人負責收集，每年年初向檔案部門移交，各種實物檔案材料歸檔前，由移交部門填寫“實物檔案移交登記表”，各種歸檔實物材料必須完整無缺。

二、實物檔案的整理

對于歸檔的實物，不能簡單的分類，然后裝盒保管，而是要作為珍貴收藏品，科學地整理、保存，這樣有利于保持實物檔案的原貌，避免污染、損壞或丟失，以延長實物檔案的壽命。

1.配備實物檔案專用庫房，設(shè)置專用的陳列柜、檔案柜。

醫(yī)院對實物檔案的保管采用櫥柜集中保管，并編制柜號及實物檔案號。一是按實物特征，把不同的實物分別存放于不同的櫥柜中，可分為:獎狀類、獎旗類、獎杯類、牌匾類、獎?wù)骂?、聲像類等，然后在每一種類下按不同年度劃分屬類。二是按實物級別，把各種實物劃分為四個級別:國家級、省級、市級、縣級，根據(jù)各種類中的數(shù)量確定箱位號，再將實物按特征有序地排列起來。三是按年度，把各年度榮獲的各種實物，按臨床、醫(yī)技、門診、行政、后勤片區(qū)或按級別順序排列整齊，便于管理。

2.編寫說明。

有些實物要用文字形式記述歸檔實物的情況，在實物背面標明分類、編號、歸檔部門、人員、名稱及歸檔時間等。編加題目，錄像帶是實物檔案的一部分，對于錄像帶在側(cè)面加注題目，或在正面摘錄內(nèi)容提要，同時，對于永久、長期保管又不經(jīng)常利用的錄像帶，半年倒一次帶，以防止變形和粘合。

3.為保護并利用好實物檔案，可建立實物檔案相冊，這樣可以減少對實物檔案的磨損。

將歸檔實物及正在展出、陳列、懸掛或應(yīng)用中的實物拍成照片，照片側(cè)面要標明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，存入照片檔案影集中，為醫(yī)院形象宣傳、職工教育、史志編寫等方面提供資料，做好服務(wù)。

4.為了便于實物檔案的檢索，編制實物檔案的總目錄、分類目錄。

這樣可以系統(tǒng)地揭示實物檔案的內(nèi)容、成分及檔號，是必要的檢索工具。將所有目錄全部輸入電腦，方便查找利用。實物檔案的總目錄包括全宗號、目錄號、實物檔案號、榮獲級別、年度、保管期限、存放柜號、備注等。

5.以實物材料的每一獎品或紀念品為單位，按其屬類分別整理、排架。

一實物材料為一保管單位，并按歸檔時間編寫總登記號、分類號。為保持實物檔案的原貌，檔案號分別用統(tǒng)一的小標簽編寫并貼在實物材料的背面下方位置上。

6.規(guī)定保管期限。

各種獎狀、獎旗、獎杯、獎?wù)隆s譽證書的保管期限與同一內(nèi)容的其它載體材料的檔案相同，沒有其它載體材料檔案的作永久保管。上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士的簽名、題詞等，重要的作永久保存，其它的作短期保存。

綜上所述，由于醫(yī)院近幾年對實物檔案的利用價值缺乏足夠的認識，偏重于文書檔案和其它門類檔案的收集，存在實物檔案較少、管理不是很到位的現(xiàn)象。通過認真貫徹學習《檔案法》、《山東省檔案管理條例》等法律法規(guī)，醫(yī)院認識到實物檔案是整個檔案管理工作中不可缺少的一部分，為此結(jié)合醫(yī)院工作實際，加大實物檔案的收集、整理工作力度，并在實物檔案的齊全性、完整性、管理系統(tǒng)化等方面做了一些探索，進一步提高了實物檔案的科學性、規(guī)范性，搞好檔案的提供利用服務(wù)工作，使醫(yī)院的實物檔案管理工作又上一個新臺階。