劉銀平

（江蘇師范大學(xué) 化學(xué)化工學(xué)院，江蘇 徐州 221116）

教務(wù)管理工作是高校管理工作的主要組成部分，是學(xué)校工作的中心環(huán)節(jié)。教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接關(guān)系到高校的教學(xué)質(zhì)量，乃至高校生存和發(fā)展。隨著我國高等教育事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展的階段，呈現(xiàn)出新的形勢(shì)，高校教務(wù)管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。教務(wù)秘書作為高校教學(xué)管理中的重要組成部分，其工作質(zhì)量和效率對(duì)高校教學(xué)管理有著直接的影響。

一、教務(wù)秘書工作的特點(diǎn)

1.服務(wù)性。

教務(wù)秘書是二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的具體執(zhí)行者，面對(duì)的對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，其工作性質(zhì)決定了該崗位的服務(wù)特性。教務(wù)秘書要樹立服務(wù)意識(shí)，以教學(xué)工作為中心，全心全意為師生服務(wù)，竭力為師生創(chuàng)造方便，努力提高工作效率和質(zhì)量，保證學(xué)院教學(xué)任務(wù)圓滿完成。

2.繁雜性。

教務(wù)秘書承擔(dān)著大量的教學(xué)管理工作，如開學(xué)前工作準(zhǔn)備、組織各類報(bào)名考試、期中檢查、教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行、課程安排、實(shí)習(xí)安排、畢業(yè)論文安排、征訂教材、各類項(xiàng)目申報(bào)等一系列事務(wù)，加之一些突發(fā)性緊急事務(wù)，工作范圍涉及教學(xué)工作的方方面面，這凸顯出教務(wù)工作的繁而雜，且稍有不慎容易導(dǎo)致教學(xué)事故。

3.時(shí)效性。

教務(wù)秘書在行政上隸屬于二級(jí)學(xué)院，在業(yè)務(wù)上歸教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)，在一些事務(wù)的處理上需要受制于學(xué)校統(tǒng)一部署安排，如排課管理、考級(jí)報(bào)名、各類項(xiàng)目申報(bào)等，因此教務(wù)秘書要提前規(guī)劃統(tǒng)籌好工作安排，在有效時(shí)段內(nèi)高質(zhì)量完成。

4.重復(fù)性和準(zhǔn)確性。

每年教學(xué)工作事務(wù)相差不大，呈現(xiàn)出一定重復(fù)性。教務(wù)秘書在實(shí)際工作中，切不可認(rèn)為此項(xiàng)工作以前辦過，自我覺得經(jīng)驗(yàn)比較豐富這種想法，這樣很可能就容易出錯(cuò)，因此必須認(rèn)真對(duì)待，不可存在僥幸心理。再者教務(wù)秘書工作的繁而雜、事務(wù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，不能疲于應(yīng)付，要嚴(yán)格認(rèn)真對(duì)待，忙而不亂，井井有條，確保各項(xiàng)工作準(zhǔn)確無誤，否則易造成嚴(yán)重的后果。

二、如何提高教學(xué)秘書工作的實(shí)效性

基于以上分析，教務(wù)秘書應(yīng)從繁雜的事務(wù)性工作中解放出來，提高工作效率，這對(duì)教務(wù)秘書的素質(zhì)和能力等提出了新的要求。

1.良好的職業(yè)道德素質(zhì)。

教務(wù)工作繁而雜，這就要教務(wù)秘書具備高尚的思想道德情操。第一，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和高度的責(zé)任心，在完成的基礎(chǔ)上還必須確保各項(xiàng)事務(wù)準(zhǔn)確無誤，如教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行、考試安排、成績錄入統(tǒng)計(jì)等需要認(rèn)真審核，否則會(huì)釀成教學(xué)事故。第二，教務(wù)秘書要講原則，要一視同仁，按照規(guī)章制度辦事，不能辦事因人而異。第三，能吃苦耐勞，樂于奉獻(xiàn)，任勞任怨，淡泊名利，顧大體識(shí)大局，樹立全新全意為教學(xué)服務(wù)的理念。第四，由于教務(wù)秘書崗位服務(wù)性質(zhì)，在處理教學(xué)事務(wù)過程中，遇到的問題較多，難免會(huì)讓人誤解，因此需要教學(xué)秘書學(xué)會(huì)寬宏大度，善于自我調(diào)節(jié)，樂觀向上，不感情用事，培養(yǎng)良好的心理品質(zhì)。

2.過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

對(duì)教務(wù)秘書來說，第一，必須掌握學(xué)院師資情況、專業(yè)設(shè)置情況、課程體系、實(shí)驗(yàn)室分布和學(xué)生情況等，在安排課表時(shí)，涉及以上情況就能迎刃而解，不需要再逐個(gè)收集相關(guān)信息，耽誤時(shí)間。第二，熟悉對(duì)口校機(jī)關(guān)各科室主要職能，如在申報(bào)、報(bào)送相關(guān)材料時(shí)能夠及時(shí)溝通，報(bào)送準(zhǔn)確及時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，延誤時(shí)機(jī)。第三，熟悉學(xué)校相關(guān)的規(guī)章制度及相關(guān)辦事流程，如全日制本科生管理辦法、學(xué)籍管理辦法、學(xué)位授予辦法等，在處理事務(wù)時(shí)能夠準(zhǔn)確快速完成。

3.制訂周密計(jì)劃，妥善安排。

由于教務(wù)秘書崗位的特殊性，教務(wù)秘書制訂工作計(jì)劃是提高工作效率的重要條件。根據(jù)學(xué)校發(fā)布的通知和要求及學(xué)院工作安排，制訂周計(jì)劃、學(xué)期計(jì)劃，在記事本上記錄待辦事項(xiàng)，教務(wù)秘書要合理安排好時(shí)間，保證按期實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，每完成一項(xiàng)打上一個(gè)鉤號(hào)，有效避免丟三落四的現(xiàn)象，使工作有計(jì)劃性、條理性、預(yù)見性，在工作中能夠得心應(yīng)手、游刃有余。

4.提高現(xiàn)代化辦公能力。

隨著信息化進(jìn)一步普及，辦公自動(dòng)化對(duì)教務(wù)秘書計(jì)算機(jī)操作水平提出了較高的要求。

各高校有一系列教務(wù)管理、等級(jí)報(bào)名、網(wǎng)上辦公等系統(tǒng)，第一，教務(wù)秘書必須熟練掌握系統(tǒng)各個(gè)模塊的功能，而不是當(dāng)用到某個(gè)模塊時(shí)再臨時(shí)學(xué)習(xí)，耽誤時(shí)間，影響工作效率；第二，充分利用辦公自動(dòng)化軟件，尤其是充分學(xué)習(xí)和挖掘excel軟件功能，提高辦事效率，例如計(jì)算教師工作量、監(jiān)考費(fèi)等利用分類匯總功能、計(jì)算公式等；第三，充分利用飛信、QQ群等大眾流行傳媒介質(zhì)，快速傳達(dá)有關(guān)通知和布置有關(guān)工作，如通知調(diào)課、報(bào)名等，相比傳統(tǒng)打電話通知方式，更凸顯出傳媒介質(zhì)的優(yōu)勢(shì)：方便快捷、節(jié)省話費(fèi)和便于查詢，不會(huì)因?yàn)橥ㄖ杪┒斐山虒W(xué)事故；第四，熟練使用和維護(hù)辦公設(shè)備，例如：打印機(jī)卡紙、電腦出簡單故障如何快速處理，為高效辦公贏得時(shí)間。因此要提升自身辦公自動(dòng)化水平，發(fā)揮教學(xué)管理手段現(xiàn)代化最優(yōu)化，切實(shí)提升辦事效率和水平。

5.溝通協(xié)調(diào)能力。

溝通是人際交往的重要方式，教務(wù)秘書在工作中經(jīng)常要和機(jī)關(guān)各處室領(lǐng)導(dǎo)同事、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)同事、其他學(xué)院教務(wù)老師、學(xué)生相互間溝通協(xié)調(diào)等，可見溝通協(xié)調(diào)能力是教務(wù)秘書開展工作極為重要的方面。教務(wù)秘書要努力營造和諧、信任的工作氛圍有助于工作良性開展，保持良好積極的心態(tài)，在一定程度上提高了工作效率。另外通過和經(jīng)驗(yàn)豐富的教務(wù)秘書交流，經(jīng)常瀏覽兄弟院校網(wǎng)站或電話聯(lián)系，探討在教學(xué)管理方面好的做法，為今后工作突破創(chuàng)新提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

6.處理文字、書寫表達(dá)能力。

教務(wù)秘書在工作中要經(jīng)常起草有關(guān)通知、新聞報(bào)道、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等，這就需要其具備一定的文字寫作能力。提高寫作能力除了平時(shí)要多看、多寫、多練、反復(fù)錘煉外，還要熟悉各類公文基本格式和規(guī)范。如果在文字寫作方面能力有所欠缺，則勢(shì)必會(huì)影響到工作效率。

7.檔案收集、整理和利用。

教務(wù)秘書要樹立檔案意識(shí)，對(duì)教學(xué)過程中原始資料要及時(shí)收集、整理，保證檔案的原始性和真實(shí)性。

第一，常規(guī)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的歸檔，根據(jù)教育部本科教學(xué)評(píng)估的要求，各高校制定了相關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案文件，教務(wù)秘書須認(rèn)真研讀文件，根據(jù)學(xué)校要求及時(shí)整理和歸檔常規(guī)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案如考卷、畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)材料等。

第二，加強(qiáng)電子化信息收集和整理，平時(shí)要善于積累、整理有關(guān)電子教學(xué)檔案，如對(duì)學(xué)生獲獎(jiǎng)、獲得項(xiàng)目、發(fā)表論文等信息可按類別、按年度進(jìn)行匯總。當(dāng)學(xué)院在申報(bào)各類教學(xué)項(xiàng)目時(shí)，需要近幾年材料時(shí)只需打開文件夾調(diào)出相關(guān)內(nèi)容即可，這時(shí)就會(huì)深深體驗(yàn)到電子檔案的重要性，把工作做在平時(shí)，關(guān)鍵時(shí)候高水平發(fā)揮工作效率。

還有一點(diǎn)值得注意的是電子資料存檔，可按不同時(shí)間、不同儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行備份，以防電腦出問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

8.創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)。

只有不斷創(chuàng)新，才能求得發(fā)展。教務(wù)秘書不能陷于繁雜的事務(wù)性的日常工作，只顧埋頭干事，一成不變地、重復(fù)性地開展工作。必須從繁瑣的教學(xué)事務(wù)中不斷分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作實(shí)際，在看似機(jī)械的工作中尋求突破，努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法，創(chuàng)造性地開展工作，切實(shí)提高工作效率。例如教務(wù)秘書在安排教學(xué)任務(wù)時(shí)，創(chuàng)新地在備注欄標(biāo)注什么時(shí)間段不安排課，小小不經(jīng)意的創(chuàng)新可達(dá)到事半功倍的效果，通過此創(chuàng)新可有效避免在安排教師課表時(shí)需和教師溝通哪個(gè)時(shí)間段不安排教學(xué)任務(wù)，或者教師對(duì)安排課表不夠滿意，再進(jìn)行課表調(diào)整，重復(fù)勞動(dòng)，降低了工作效率。

總之，教務(wù)秘書要牢記“立足本職、勤于思考、開拓創(chuàng)新、提升效率”這條準(zhǔn)則，在教學(xué)管理實(shí)踐過程中，善于積累經(jīng)驗(yàn)，掌握科學(xué)有效的辦事方法，有針對(duì)性地完善自我，推動(dòng)學(xué)院教學(xué)管理工作邁向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化更新教學(xué)觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代化高等教育事業(yè)的發(fā)展。

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