采購部績(jī)效考核規(guī)范

李玥

【摘 要】采購，作為現(xiàn)代化企業(yè)管理中的重要一環(huán)和供應(yīng)價(jià)值鏈上的核心之一，愈來愈受到企業(yè)和企業(yè)家的重視。作為物流活動(dòng)的起點(diǎn)，采購涵蓋了從供應(yīng)商到需求方之間的貨物、技術(shù)、信息或服務(wù)流動(dòng)的全過程。采購成本是企業(yè)成本控制中的主體和核心部分。采購成本直接影響著企業(yè)最終產(chǎn)品的定價(jià)和企業(yè)的利潤(rùn)，良好的采購將直接增加企業(yè)的利潤(rùn)和價(jià)值，有利于企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得優(yōu)勢(shì)。在以往的論文中，多是討論整個(gè)公司的績(jī)效管理體系的設(shè)計(jì)研究，并沒有針對(duì)某一具體崗位的績(jī)效管理進(jìn)行探討，而每一不同崗位的績(jī)效指標(biāo)又是要因崗而異的，采購員工作職責(zé)范圍廣，接觸層面多，因此要對(duì)采購員進(jìn)行考核，必須清楚采購員的職責(zé)，具體工作內(nèi)容，才能有針對(duì)性地設(shè)計(jì)出適合采購員的績(jī)效管理指標(biāo)和體系?？?jī)效考核結(jié)果是薪酬管理的重要工具。薪酬與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)仍是激勵(lì)員工的重要工具。績(jī)效考核結(jié)果也是員工調(diào)遷、升降、淘汰的重要標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)橥ㄟ^績(jī)效考核可以評(píng)估員工對(duì)現(xiàn)任職位的勝任程度及其發(fā)展?jié)摿??？?jī)效考核對(duì)于員工的培訓(xùn)與發(fā)展同樣有重要意義?？?jī)效考核同時(shí)具有促進(jìn)上、下級(jí)間的溝通，了解彼此對(duì)對(duì)方期望的作用，并且績(jī)效考核的結(jié)果可提供給其他職能部門，以供制定有關(guān)決策時(shí)作為參考。

【關(guān)鍵詞】KPI指標(biāo)；采購管理；績(jī)效管理

為規(guī)范公司進(jìn)貨業(yè)務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)對(duì)上下游客戶的個(gè)性化服務(wù)和差異化服務(wù)，建立健全采購管理的各項(xiàng)制度，建立完善對(duì)進(jìn)貨員的有效激勵(lì)約束的內(nèi)外制衡機(jī)制，基于及時(shí)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要并盡可能減少資金占用的基本原則，基于對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)與對(duì)內(nèi)部人員的管理緊密結(jié)合起來的基本原則；基于與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系和雙方互利的合作原則，特制定采購部績(jī)效管理規(guī)范，從而提高我企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

一、采購部績(jī)效管理基礎(chǔ)文檔

（一）部門職責(zé)說明

（1）依據(jù)銷售任務(wù)、銷售訂單滿足經(jīng)營(yíng)需要進(jìn)行商品的采購及備貨，制訂年度購進(jìn)協(xié)議、月度采購計(jì)劃等；

（2）實(shí)施采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送產(chǎn)品訂購單，追蹤產(chǎn)品訂購單實(shí)施情況，并及時(shí)處理使采購過程流暢，促成商品保質(zhì)保量及時(shí)送達(dá)下游客戶；

（3）跟物流中心聯(lián)系，協(xié)調(diào)配送工作。每月完成與物流的對(duì)賬工作，合理化庫存，配合物流中心核算配送費(fèi)用。

（4）建立供應(yīng)商檔案，重大質(zhì)量問題與供應(yīng)商協(xié)議處理方案；

（5）建立采購臺(tái)帳，及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)，和財(cái)會(huì)對(duì)接，按合同內(nèi)容付款；

（6）負(fù)責(zé)客情維護(hù)，開拓品種和開發(fā)新供應(yīng)商，按照領(lǐng)導(dǎo)要求，應(yīng)對(duì)政策調(diào)整和市場(chǎng)變化，積極拓展業(yè)務(wù)；

（7）按公司要求做好儲(chǔ)備藥品工作；

（8）做好近效期、促銷品的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，按規(guī)定定期報(bào)損，避免造成公司損失，完善相關(guān)流程。

（9）管理和不斷更新供應(yīng)商和品種目錄，管理品種流向信息。 （10）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)

（二）部門行為標(biāo)準(zhǔn)

（1）第一行為模塊：采購準(zhǔn)備。

1、明確采購需求：

1）明確銷售部下達(dá)的訂單的商品品種、品名、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、價(jià)格、配送要求等信息；

2）明確采購計(jì)劃的重要程度、時(shí)限。

2、明確供應(yīng)商和采購價(jià)格：

1）落實(shí)各品種的若干供應(yīng)商和多種供貨渠道；

2）落實(shí)品種的最新物價(jià)信息，明確調(diào)貨要求，市場(chǎng)調(diào)貨需進(jìn)行比價(jià)采購，并了解各個(gè)供應(yīng)商的供貨價(jià)格和供貨時(shí)間；

（2）第二行為模塊：談判、簽訂合同。

1、談判準(zhǔn)備：

1）收集和分析各供應(yīng)商的品種信息、銷售能力和代理渠道，綜合分析供應(yīng)商的價(jià)格、貨期、供貨能力、資金實(shí)力和品種的銷售規(guī)模、毛利率、競(jìng)爭(zhēng)力及品種達(dá)到的客戶的回款情況等因素，按貢獻(xiàn)度分級(jí)選擇供應(yīng)商進(jìn)行談判；

2）擬定回款條件、配送條件、商品毛利率、返點(diǎn)協(xié)議、售后服務(wù)、經(jīng)銷范圍等合作細(xì)則的條件；

3）綜合供需要求和市場(chǎng)變化的預(yù)判，準(zhǔn)備談判相關(guān)資料。

2、談判、簽訂合同：

1）在經(jīng)理、分管經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)，組織供應(yīng)商和公司有關(guān)人員，對(duì)藥品價(jià)格、貨期、供貨能力和售后服務(wù)等方面進(jìn)行談判；

2）在雙方就價(jià)格、交貨期、付款條件等達(dá)成一致以后，按照公司的標(biāo)準(zhǔn)合同樣本簽訂要貨計(jì)劃、訂貨合同。

（3）第三行為模塊：合同執(zhí)行。

1、合同執(zhí)行跟蹤：

1）定期與供應(yīng)商聯(lián)系，了解和落實(shí)合同的執(zhí)行情況和完成進(jìn)度，及時(shí)獲知采購執(zhí)行的效果和存在的問題。

2）準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地記錄合同執(zhí)行情況；

3）督促供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨。

4）根據(jù)實(shí)際情況和物價(jià)信息，動(dòng)態(tài)調(diào)整進(jìn)銷價(jià)，考核毛利，體現(xiàn)真實(shí)的毛利率，反映經(jīng)營(yíng)成果。

2、合同執(zhí)行反饋：

1）及時(shí)將合同執(zhí)行情況反饋給各個(gè)對(duì)應(yīng)的銷售員；

2）及時(shí)將公司相關(guān)部門或人員對(duì)合同執(zhí)行的意見和建議反饋給供應(yīng)商，并督促供應(yīng)商采取相應(yīng)的行動(dòng)。

（4）第四行為模塊：送檢入庫。

1、入庫：

1）跟質(zhì)量管理相關(guān)人員聯(lián)系，完善首營(yíng)品種的相關(guān)手續(xù)。按照GSP要求，及時(shí)在質(zhì)管人員處更新供應(yīng)商、品種相關(guān)信息。

2）跟物流中心和供應(yīng)商聯(lián)系，跟蹤品種入庫的及時(shí)性和貨源的充足度。

3）由于各種原因造成的品種入庫不及時(shí)，則立即聯(lián)系供應(yīng)商、質(zhì)管人員和相關(guān)銷售員，針對(duì)具體情況，協(xié)調(diào)上下游客戶給出解決方案，最大限度保障業(yè)務(wù)工作正常開展，做好對(duì)上下游客戶的服務(wù)工作。

2、單據(jù)保存：

1）對(duì)入庫過程中的信息及時(shí)記錄；

2）保存送檢入庫過程中的入庫單。

3、申請(qǐng)付款：

1）將收到的發(fā)票連同入庫單交財(cái)務(wù)部，做好發(fā)票的交接手續(xù)；

2）根據(jù)協(xié)議或合同，填寫付款通知單向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。

（5）第五行為模塊：退換貨；

1、出現(xiàn)原車銷退的情況，及時(shí)與物流中心、銷售員聯(lián)系，找出問題，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行解決。

2、處理滯銷品種、破損品種的退換貨，必須最大限度保障公司利益，跟上下游客戶共同商議，共同解決問題。

3、對(duì)藥監(jiān)局公布的有質(zhì)量問題的品種通過銷售員及時(shí)召回，退