公路建設(shè)工程文件與工程資料之異同辨析

【摘 要】比較分析法是認(rèn)知事物性質(zhì)地位和作用的根本方法。對公路建設(shè)工程文件和工程資料進(jìn)行異同辨析，對于防止二者之間的概念混同，進(jìn)而又好又快地做好公路檔案管理工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】工程資料；工程文件；辨析；維度

古羅馬著名學(xué)者塔西陀曾說：“要想認(rèn)識自己，就要把自己同別人進(jìn)行比較?！币虼耍瑢方ㄔO(shè)工程文件和工程資料進(jìn)行比較分析，對于公路工程檔案管理人員認(rèn)知能力，提升業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而服務(wù)公路工程建設(shè)和發(fā)展，意義重大。

一、工程文件與工程資料的概念混淆現(xiàn)狀

工程文件與工程資料概念混淆的現(xiàn)狀，在實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)生。檔案人員經(jīng)常要求施工單位“請抓緊時間把某某工程資料整理好，準(zhǔn)備工程交工驗(yàn)收”。這種說法是不準(zhǔn)確的，混淆了工程文件和工程資料兩者的概念 ，準(zhǔn)確地應(yīng)稱“某某工程文件”。檔案人員提出的要求經(jīng)常提到“工程資料”的提法，并且要求“專兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的整理、歸檔工作”。但實(shí)際要求是如何做好公路建設(shè)“工程文件”的收集、整理、歸檔工作。工程資料只有收藏，是不需歸檔的。不可否認(rèn)，公路工程建設(shè)中也有工程資料需要按資料要求收集、整理、保存。但是公路工程建設(shè)中直接形成的工程文件的收集、整理、歸檔才是工程檔案的主要和重點(diǎn)內(nèi)容。檔案人員在提出歸檔要求表述不準(zhǔn)確，主要是在工程文件與工程資料的概念上沒有搞清楚，相互混淆所致。

凡是經(jīng)各級檔案行政管理部門頒發(fā)或推薦的檔案工作法律、法規(guī)、規(guī)章和辦法等，對工程文件和工程資料的表述都十分準(zhǔn)確，兩者之間有著嚴(yán)格的區(qū)分。但是，有些沒有經(jīng)國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的文件甚至是國家標(biāo)準(zhǔn)，對工程文件和工程資料的表述就比較混亂。如國標(biāo)GB 50319—2000《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中“7.1監(jiān)理資料”。到底是工程監(jiān)理文件還是監(jiān)理資料分不清楚，也鬧不明白。從該《規(guī)范》的內(nèi)容上看，確實(shí)屬于在工程監(jiān)理活動中直接形成的監(jiān)理文件，應(yīng)當(dāng)收集、整理、歸檔，而從該《規(guī)范》的字面上看，又是工程監(jiān)理資料，就不應(yīng)該歸檔。這樣就給工程管理、工程檔案和監(jiān)理人員帶來了不應(yīng)有的麻煩。

二、工程文件與工程資料異同辨析的維度分析

公路建設(shè)工程文件是指公路工程建設(shè)活動全過程中直接形成的，具有保存和查考價(jià)值的，各種形式與載體的真實(shí)記錄。而公路建設(shè)工程資料是指通過交流、贈送、購買和匯編而來的，僅供工程建設(shè)參考和借鑒的技術(shù)材料。兩者的根本區(qū)別就在于是否是建設(shè)工程直接形成的。是工程建設(shè)直接形成的工程文件就必須歸檔，而工程資料是游離于工程建設(shè)以外形成的，只有參考價(jià)值而沒有查考價(jià)值，不屬于工程文件歸檔內(nèi)容和范圍，決不能進(jìn)工程檔案。因此，辨析工程文件與工程資料區(qū)別的的基本維度在于：是否是在建設(shè)工程活動中直接形成的，是直接形成的就是工程文件，就必須歸檔，不是直接形成的就是工程資料，就不應(yīng)歸檔。只要把握住這個關(guān)鍵點(diǎn)，就能從根本上區(qū)分工程文件和工程資料，也就搞清楚了兩者之間的概念和含義。

三、工程資料與工程文件區(qū)別的外延辨析

外延是一個概念所確指的對象范圍。公路建設(shè)工程文件概念的外延是指工程文件的對象范圍，這個范圍是確指的，是不能任意擴(kuò)大或縮小。工程資料也有其自身的概念，根本不是工程文件概念的對象范圍。因此，工程資料是不能轉(zhuǎn)化為工程文件的。在實(shí)踐中公路工程的檔案管理人員常見的錯位認(rèn)知有以下幾個方面：

（一）借用外單位的地質(zhì)資料向工程文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

有的工程建設(shè)單位在建設(shè)活動中，為趕工期，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，有不少項(xiàng)目的地質(zhì)資料是向有關(guān)單位借用或購買復(fù)制過來的，雖然有些資料是反映相鄰單位的地質(zhì)情況，但與工程地段相距近，當(dāng)其中部分地質(zhì)資料作為設(shè)計(jì)依據(jù)時，應(yīng)將此地質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為建設(shè)工程檔案。如果這樣做就必然會陷入借用地質(zhì)資料向工程文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)。首先這些地質(zhì)資料是借來的或購買的，是其他工程形成的；其次根本不是本公路建設(shè)工程范圍內(nèi)地質(zhì)鉆探形成的真實(shí)記錄，而是相鄰單位相距較近地段的地質(zhì)資料。再次是此資料只有參考價(jià)值，而決不能成為本工程的設(shè)計(jì)依據(jù)。工程地質(zhì)是復(fù)雜多變的，是看不見摸不著的，有的相距幾米就會有不同的探測結(jié)果，更不用說相鄰單位或相近地段的地質(zhì)資料了。因此，上述所說的地質(zhì)資料只能作為本工程資料保存，決不能歸入工程文件。否則，工程檔案的準(zhǔn)確性根本無法保證，后患無窮，貽害子孫。

（二）預(yù)測活動中收集的資料向建設(shè)工程文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

在實(shí)際工作中還出現(xiàn)過一下情況，因?yàn)槿魏沃匾墓こ添?xiàng)目、科研課題都需要進(jìn)行科學(xué)決策，而科學(xué)決策的基礎(chǔ)是預(yù)測，在預(yù)測活動中收集的大量資料，如反映技術(shù)發(fā)展趨勢，市場發(fā)展前景等有關(guān)的論文、文章，一旦作為預(yù)測的基礎(chǔ)資料時，就將此類資料歸入檔案。這種做法也是個誤區(qū)。針對公路工程建設(shè)而言，任何其他工程、科研課題形成的技術(shù)預(yù)測報(bào)告，科研課題形成的技術(shù)論文、文章都是資料，只有參考和借鑒作用，并且是部分內(nèi)容的參考和借鑒，更不能轉(zhuǎn)化為工程文件，只能作為工程資料保存。只有在本工程的預(yù)測活動中，直接形成的預(yù)測報(bào)告、科研報(bào)告，哪怕把其他工程、科研課題的論文、文章絕大部分內(nèi)容被抄寫到新形成的預(yù)測報(bào)告、科研報(bào)告中，也是本工程文件，才能歸入本工程的檔案。

（三）替代設(shè)備資料向設(shè)備文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

在實(shí)際工作中，有不少施工單位的設(shè)備圖紙因種種原因而丟失、損壞，在設(shè)備維修中，使用了同型號不同廠家生產(chǎn)的或同類型不同規(guī)格的有關(guān)圖紙資料，此類圖紙資料已由原來的參考作用轉(zhuǎn)化為依據(jù)作用，應(yīng)歸入科技檔案。如果這種做法就會陷入替代設(shè)備資料向設(shè)備文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)。圖物相符是工程竣工圖和設(shè)備隨機(jī)圖不可改變的原則。上述圖紙雖然是同型號或同類型，但是，是不同廠家、不同規(guī)格的設(shè)備圖紙，制作、安裝、調(diào)試也決不會相同，只能借來作參考，而不具有依據(jù)作用，絕對不能歸入本設(shè)備的檔案，即便是歸檔了，這些圖物不符的圖紙又有何用？要?dú)w檔也必須是設(shè)備維修中參考、借鑒其它設(shè)備圖重新繪制的圖紙。假如設(shè)備圖紙丟失或損壞，也只能復(fù)制同一廠家、同一型號、同一規(guī)格、同一批次的設(shè)備圖紙?zhí)娲鷼w檔，也是補(bǔ)救的措施之一。

（四）新技術(shù)新工藝的有關(guān)資料向科技文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

在公路工程建設(shè)過程中，經(jīng)常會遇到利用新技術(shù)新工藝進(jìn)行的施工活動，由于采用外來新技術(shù)、新工藝資料而創(chuàng)造的操作方法，使產(chǎn)品的優(yōu)質(zhì)品率和數(shù)量大幅度提高。這些新技術(shù)、新工藝大多來自外來技術(shù)資料的消化吸收，我們的檔案人員就認(rèn)為，如果不把這些有關(guān)的技術(shù)資料歸入檔案部門，那么產(chǎn)品檔案就不完整、不準(zhǔn)確。筆者認(rèn)為運(yùn)用新技術(shù)、新工藝借鑒、吸收、消化的外來技術(shù)資料，只有設(shè)計(jì)出新圖紙，編制出新的操作方法和新工藝流程，記錄改革創(chuàng)新工藝的真實(shí)過程的技術(shù)文件，才能歸入檔案。參考、消化、吸收外來技術(shù)資料不需歸檔保存。假若歸檔保存，產(chǎn)品檔案的不準(zhǔn)確性就會更大，以后對這些設(shè)備保養(yǎng)、維修的技術(shù)參數(shù)就無所適從。

總之，以上幾個常見的認(rèn)知誤區(qū)，其主要原因就是將借來的、借鑒的、參考吸收的技術(shù)資料臆斷為對現(xiàn)實(shí)活動的的真實(shí)記錄。由于這些資料不能反映事物的本來面貌，不具有依據(jù)意義，所以都不具備轉(zhuǎn)化為技術(shù)文件的條件，更不能作為檔案保存。

作者簡介：陳燕，女，（1974——），湖北襄陽人，湖北省襄陽市公路管理局檔案室主任，近期主要研究公路重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新。