淺談養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理

任娟

養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在具體經(jīng)辦活動(dòng)中形成的、作為歷史保存以備考查的文件資料，是全面系統(tǒng)記錄單位和個(gè)人參保和繳納社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。作為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，要實(shí)現(xiàn)對(duì)參保對(duì)象服務(wù)一生、保障一生、記錄一生、跟蹤一生的目標(biāo)，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理勢(shì)在必行。因此，了解當(dāng)前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理狀況，分析存在的問題，有針對(duì)性地做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，我國社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作雖取得了一些成效，但總體上還處于低水平、低層次的運(yùn)行狀態(tài)，屬于養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦工作的薄弱環(huán)節(jié)。

1.1缺乏統(tǒng)一的管理法規(guī)

在2009年9月《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》頒布實(shí)施前，我國無一部有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的法規(guī)，也沒有權(quán)威性的制度約束。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作存在制度不規(guī)范、職責(zé)不明確等諸多問題。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也不例外。在沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)約束的情況下，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)把注意力都放在了抓經(jīng)辦業(yè)務(wù)上，忽視社保檔案資料的管理，使得社保檔案工作處于無序狀態(tài)，社保檔案作用無法得到充分發(fā)揮。

1.2檔案管理手段落后

由于經(jīng)辦條件的限制，很多養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，沒有固定的專門檔案室，參保人員的檔案被隨意分散保管、分割保管、分室存放。有些材料甚至散落在個(gè)人手中，一旦人員調(diào)動(dòng)，就會(huì)造成部分檔案材料的流失。有些雖有檔案室，但沒有對(duì)各種類型的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。有些部門雖然實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于軟、硬件及人員沒有很好的結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)的軟件，有的缺乏專業(yè)人才，很多仍然沿用過去的手工操作和陳舊的管理方法。

1.3檔案人員業(yè)務(wù)水平低

目前，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理主要靠兼職或搞突擊的辦法，缺乏專業(yè)人才的專業(yè)管理。一些經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有專職或兼職檔案管理人員，一些經(jīng)辦機(jī)構(gòu)雖然有較高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者，往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，開展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)也不多。這些都影響了檔案管理工作的開展。

2.加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的思考

2.1爭(zhēng)取廣泛支持

2009年9月人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》使我國社保檔案的管理有法可依。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要以此為契機(jī)，在全社會(huì)加大養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會(huì)保障檔案管理工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社會(huì)保障檔案管理工作的重視程度，積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保障檔案管理工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì)保障檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實(shí)際問題，為建設(shè)和完善社會(huì)保障檔案管理工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

2.2扎實(shí)開展工作

圍繞四個(gè)方面扎實(shí)開展檔案管理工作。一是養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入重要議事日程，納入目標(biāo)管理，納入日常工作考核，確保各項(xiàng)管理措施落實(shí)到位。二要建立健全機(jī)構(gòu)，配備專、兼職檔案員，在管理體制上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。同時(shí)加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)。三要建立完善制度，明確養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的原則方法、管理體制等，確定社會(huì)保障檔案的保存期限、鑒定標(biāo)準(zhǔn)，移交及利用要求等具體事項(xiàng)，以使在建立和保存社會(huì)保障檔案時(shí)有所遵循，為集中統(tǒng)一管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。四是按《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》系統(tǒng)整理所有養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，確保齊全、完整，確保分類正確、整理規(guī)范。

2.3創(chuàng)新管理模式

傳統(tǒng)的管理方式主要是根據(jù)本單位、本部門的工作需要而進(jìn)行的收集和整理，同時(shí)，誰經(jīng)辦，誰保管。這些都使得養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的利用率不高。把本應(yīng)屬于參保人員的參保信息、業(yè)務(wù)資料束之高閣，或者以查不到等理由搪塞、推諉，這有悖于經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的服務(wù)理念，也給相關(guān)部門、參保人員帶來不必要的麻煩。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理應(yīng)該是一個(gè)開放性的管理模式，它的宗旨應(yīng)是為參保人員服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。因此，要對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化整理之后，逐步提高檢索技術(shù)。建立符合規(guī)范的全宗卷，繪制業(yè)務(wù)檔案存放示意圖，編制室藏檔案的案卷目錄、專題目錄，配備適用的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)全部檔案的計(jì)算機(jī)檢索。

2.4轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

隨著社會(huì)保障制度改革的不斷深化，人們的參保意識(shí)和維權(quán)意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)。由于跨地區(qū)流動(dòng)情況逐年上升，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的變動(dòng)也日益頻繁，于是，經(jīng)常性地查閱檔案成為必然。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門查閱檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門查閱檔案原件的方式，難以給人們提供快速、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)，不能適應(yīng)發(fā)展的需要。因此，養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要依托信息化技術(shù)，突出社保檔案的服務(wù)功能，注重社保檔案利用的實(shí)際效果，在使用檔案管理軟件，將檔案信息輸入微機(jī)系統(tǒng)便于檢索之后，還要建立“電子檔案”、實(shí)現(xiàn)全文檢索，開展在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案服務(wù)方式。