檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵是提高檔案人員素質(zhì)

郭淼

摘 要：檔案管理在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中作用凸顯，并日益受到廣泛的關(guān)注，對(duì)檔案管理也提出了更高的要求。同時(shí)不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì)，其意義深遠(yuǎn)而重大。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；科學(xué)化建設(shè)

檔案管理在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關(guān)注，要求人員素質(zhì)高、設(shè)備先進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備，建立合理有效的、可操作性強(qiáng)的方案，解決現(xiàn)實(shí)中的具體問題，尋求解決的方法，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進(jìn)程。

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄、是人類智慧的源泉，是社會(huì)文明的思想寶庫、是科學(xué)研究的重要資料、是可靠的信息啟示，最具有權(quán)威性和憑證性，是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系建立的過程中，檔案作為國有機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種形式的原生性信息積累和物化形態(tài)，以其包含的數(shù)量巨大的關(guān)于人民、組織、社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、自然現(xiàn)象和事件等各類信息資源，對(duì)促進(jìn)人民對(duì)其自身的了解和形成社會(huì)民族意識(shí)產(chǎn)生世大的影響。

1 強(qiáng)化檔案管理人員的整體素質(zhì)，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

在新形勢(shì)下，要做好檔案工作，沒有強(qiáng)有力的檔案管理人員做基礎(chǔ)，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識(shí)，提高和強(qiáng)化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員整體素質(zhì)關(guān)系到檔案成敗，意義十分重大。因此經(jīng)常進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)、嚴(yán)格考核、優(yōu)勝劣汰，是提高檔案管理人員整體素質(zhì)、做好檔案管理工作，提高檔案報(bào)務(wù)質(zhì)量的根本保證，也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要途徑。轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念、提高檔案管理人員的管理人員的管理水平及信息技術(shù)應(yīng)用能力，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.1 檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

隨著當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場(chǎng)價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，所以檔案管理人員還需具備廣博的知識(shí)、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能力等。為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作，檔案工作人員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、過硬的業(yè)務(wù)技能等素質(zhì)。只有具備較高素質(zhì)的檔案工作人員，才能更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作。

1.2 提高檔案工作人員的素質(zhì)

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備新的素質(zhì)，概括而說，需要在意識(shí)、能力、精神3個(gè)方面有新的提升。樹立服務(wù)意識(shí)、安全意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，打造操作能力、管理能力、學(xué)習(xí)能力；培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神。因此要抓好檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、抓好檔案隊(duì)伍建設(shè)、抓好檔案現(xiàn)代信息資源建設(shè)、利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。對(duì)檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次分期舉辦各種檔次的專業(yè)技能培訓(xùn)，請(qǐng)檔案學(xué)專家和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才傳授專業(yè)知識(shí)；定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)。實(shí)行專業(yè)技能培訓(xùn)考核、采取公開招聘，實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)勝劣汰。實(shí)踐證明，這也是提高檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)和工作質(zhì)量的有效方法。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案。

2 管理科學(xué)化概念及作用

檔案管理現(xiàn)代化包括規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。檔案科學(xué)化是當(dāng)下的一個(gè)管理概念，首先是一種意識(shí)、理念、態(tài)度貫穿于檔案管理實(shí)踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實(shí)成為檔案管理人員的自然習(xí)貫。規(guī)范化管理就是建立健全檔案法制意識(shí)、強(qiáng)化依法治檔、深入宣傳和貫徹執(zhí)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標(biāo)準(zhǔn)化管理就是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化部門對(duì)檔案工作的管理、方法、概念、原則、質(zhì)量、設(shè)施等制訂出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作循序和社會(huì)效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行的，具有方便修改、復(fù)制、查詢、儲(chǔ)存的特點(diǎn)，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實(shí)現(xiàn)與檔案的統(tǒng)一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的統(tǒng)一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案管理人員將面對(duì)更多的以磁盤為載體的儲(chǔ)存檔案，廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，把這些檔案信息綜合提供出來是檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)精選的過程，使得電子檔案具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原始原貌無法復(fù)原再生，其損失無法估計(jì)。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案有著不可替代的憑證作用，至關(guān)重要。由此看來，檔案管理科學(xué)階級(jí)是檔案利用工作發(fā)展必然趨勢(shì)。

3 檔案管理科學(xué)化的目的

科技在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，要求檔案管理也適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展。檔案科學(xué)化建設(shè)的最最終目的就是加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強(qiáng)電子文件和電子檔案和管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管利用，保證電子文件，電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國有信息網(wǎng)。管理科學(xué)化可采用的模式有很多，適合本行業(yè)特點(diǎn)的模式是最佳的選擇，目前國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)通常的做法是在建設(shè)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、無紙化、安全化管理。

4 檔案管理科學(xué)化是關(guān)鍵

隨著社會(huì)的日趨進(jìn)步，我國的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲(chǔ)空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長(zhǎng)期完好的被保存下來。新技術(shù)革命的到來，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時(shí)代。檔案科學(xué)化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快檔案進(jìn)入科學(xué)化管理的腳步。要求人員素質(zhì)越來越高、設(shè)備更新快、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，電子檔案的使用越來越廣泛。電子檔案為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理深刻的變革。為保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換、傳輸；電子誰的歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成；電子檔案歸檔的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。

新技術(shù)的應(yīng)用、人為破壞、自然、災(zāi)害、管理低效等導(dǎo)致檔案面臨著日益嚴(yán)峻的安全威脅。檔案安全保障體系構(gòu)建的基本方針是預(yù)防、結(jié)合防范，在政策引導(dǎo)下建立一種完善長(zhǎng)效的機(jī)制，才能使檔案管理和維護(hù)水平得以不斷提高，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。