企事業(yè)單位人事檔案管理的研究與探討

陸瑜

摘 要：人事檔案的管理工作是人事工作的重要部分，為合理使用人力資源提供可靠的信息參考和依據(jù)。企事業(yè)單位的人事檔案是記錄單位職工個(gè)人經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治思想、工作業(yè)績、晉升、薪酬福利等內(nèi)容的資料；是職工工齡、職齡經(jīng)歷的憑證；是職工養(yǎng)老待遇等利益的基本保證；是全面、真實(shí)的考察了解和委任人才的重要依據(jù)。建立健全人事檔案管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)及水平是完善人事檔案管理制度的重要措施。

關(guān)鍵詞：人事管理檔案；管理現(xiàn)狀；措施；展望

隨著社會(huì)的發(fā)展和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案管理體制的發(fā)展與改革已迫在眉睫，否則會(huì)影響企事業(yè)單位的整體性前進(jìn)。因此，人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)、發(fā)展創(chuàng)新，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須解決好的一大課題。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 硬件設(shè)施差

“工欲善其事，必先利其器”，沒有專用的檔案室，檔案在長期的保存不妥善過程中出現(xiàn)霉變、破損、紙張變硬、字跡模糊等情況； 檔案夾配備不足、不統(tǒng)一，影響檔案的合理存放、美觀和完整性。

1.2 管理人員能力不夠、素質(zhì)薄弱

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性要求很高的工作，目前很多企事業(yè)單位的人事檔案管理人員都是些非專業(yè)、非長期的人員，沒有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)資料的收集、分類整理、歸檔鑒別、裝訂等工作不夠細(xì)致合理；對(duì)檔案的管理工作投入精力不夠，只是在上級(jí)部門檢查時(shí)才關(guān)注一下檔案的管理情況，不能具體的了解并妥善的處理檔案；專職管理人員不夠，一崗多職情況很常見，出現(xiàn)檔案工作的見而不顧和人檔分離等情況。

1.3 檔案的利用價(jià)值低

由于檔案的資料不夠完善，不能客觀反映本人的全貌，使得檔案的利用值降低。不重視內(nèi)部的實(shí)績考核，不重視人事檔案記錄，人為的造成人員與檔案的兩者分離等不該出現(xiàn)的情況。

1.4 檔案的內(nèi)容不夠完善、全面

“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”是現(xiàn)代企事業(yè)管理制度最明顯的特征，人事檔案管理制度作為其中一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來，必須能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。另外，人事檔案除目前的基本內(nèi)容外，還需要結(jié)合企事業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過完善企事業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，形成具有企事業(yè)特色的人事檔案管理體系，而不是走老路子，照搬干部人事檔案管理體系。

1.5 檔案單一管理模式與職工層次多樣性不適應(yīng)

現(xiàn)在，我國企事業(yè)單位檔案管理大都按照干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式只適合單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，而這種模式也方便查找和利用，設(shè)計(jì)面表不夠?qū)挿?，有利于人事檔案的保密工作。企事業(yè)職工層次的多樣性決定了企事業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。人事檔案必須堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門負(fù)責(zé)管理，并且檔案工作也必須由企事業(yè)各級(jí)組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的這種管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企事業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

1.6 陳舊僵化的人事檔案管理體制與企事業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)

隨著改革開放以來市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，公司管理的思想觀念發(fā)生了重大改變，企事業(yè)在招聘使用員工時(shí)，更多的是看重個(gè)人的能力，企事業(yè)對(duì)員工的法律約束主要是合同與協(xié)議，而不是人事檔案。員工只要履行了合同、協(xié)議，即可根據(jù)自己的規(guī)劃自由發(fā)展，選擇更適合自己的崗位。在人才之間激烈的競(jìng)爭和用工制度的改變的背景下，出現(xiàn)了類似很多員工為謀求個(gè)人發(fā)展從原單位跳槽到另一單位另謀出路，舊單位為了維護(hù)單位利益而不放其人事檔案引起糾紛的情況等，因而社會(huì)上出現(xiàn)了許多“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”、“虛假檔案”等情況，加之當(dāng)代社會(huì)企事業(yè)單位人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企事業(yè)靈活的用人機(jī)制要求，急需謀求體制上的變革創(chuàng)新。

2 適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展要求，改善人事檔案管理工作的措施

2.1 建立健全的科學(xué)合理人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)不適應(yīng)的現(xiàn)代發(fā)展下新形勢(shì)、新情況的規(guī)章管理制度進(jìn)行改革，及時(shí)建立起更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的資料收集上要及時(shí)、完整；檔案的鑒別中必須遵守“取之有據(jù)，舍之有理”，檔案的整理歸檔要更以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)為原則；檔案的借閱根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案的保存安全；檔案的更新要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

2.2 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企事業(yè)中建立一個(gè)企事業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)型管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

2.3 引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

人才是企事業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員才是企事業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企事業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。

2.4 增強(qiáng)業(yè)務(wù)意識(shí)

積極主動(dòng)的提供利用人力資源管理知人、選人、用人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清發(fā)展形勢(shì)，端正工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)形式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企事業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企事業(yè)人力資源管理，是企事業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

2.5 建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)

功能都能干管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的適用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低管理的成本。

3 展望

隨著社會(huì)的發(fā)展和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷改進(jìn)，企事業(yè)單位也要跟進(jìn)時(shí)代前進(jìn)的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，作為為企事業(yè)單位服務(wù)的一項(xiàng)重要工作，在發(fā)揮其職責(zé)的同時(shí)，不斷改善，完備自身的系統(tǒng)機(jī)構(gòu)，走科學(xué)化、現(xiàn)代化的道路，是未來發(fā)展的大趨勢(shì)。在不久的將來，人事檔案管理工作定會(huì)向簡單化、年輕化方向發(fā)展，將會(huì)更多地利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，完全舍棄傳統(tǒng)的管理模式，也會(huì)更好的完成其為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的職能。

人事檔案管理工作是企事業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革早已提上日程，在這一改變創(chuàng)新過程中，改變舊的模式，創(chuàng)建新型管理系統(tǒng)，大量引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，借助現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)觀念，不斷提高自身內(nèi)部建設(shè)，全面開發(fā)和利用信息資源，充分有效地發(fā)揮人事方案的價(jià)值，促進(jìn)人事檔案管理工作走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，為企事業(yè)單位的發(fā)展更好的服務(wù)，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的完善更好的服務(wù)，為社會(huì)主義的建設(shè)更好的服務(wù)。

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