檔案館現(xiàn)行檔案的全宗排放

李強(qiáng)

摘 要：隨著大量現(xiàn)行檔案移交進(jìn)各級(jí)各類檔案館，全宗排放工作中反映出的問題日益突出，因?yàn)槿谂欧诺檬欠窨茖W(xué)，直接關(guān)系到工作效率的高低，基礎(chǔ)工作的好壞，直接體現(xiàn)了檔案館的管理工作水平。

關(guān)鍵字：檔案館；檔案；全宗排放

1 檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問題

目前，對(duì)于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級(jí)各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏?cái)?shù)量較少的時(shí)期曾經(jīng)起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進(jìn)館，館藏?cái)?shù)量的不斷增加，它也就產(chǎn)生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1.1 進(jìn)館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動(dòng)性

在實(shí)際工作中，接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的，而是具有很大的隨機(jī)性。進(jìn)館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗(yàn)判斷相距甚遠(yuǎn)，因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時(shí)常是一個(gè)全宗的新進(jìn)館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個(gè)的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動(dòng)。

1.2 每個(gè)全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué)，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫(kù)房資源的巨大浪費(fèi)

采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗(yàn)的判斷，“一廂情愿”，估計(jì)而已。一個(gè)立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會(huì)隨著社會(huì)環(huán)境的變化而變化，但我們對(duì)其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫(kù)房資源的閑置浪費(fèi)。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時(shí)，為了避免整個(gè)檔案庫(kù)房“大搬家”通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會(huì)使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費(fèi)和管理上的不穩(wěn)定性。實(shí)際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會(huì)由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費(fèi)是驚人的，我們不妨做一個(gè)推測(cè)就足以證明這一點(diǎn)：如果每個(gè)全宗后留有30厘米的長(zhǎng)度棄之不用，那么100個(gè)全宗之間將會(huì)有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費(fèi)就是很可觀的。

2 如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

2.1 要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題

我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對(duì)于收集工作來講是絕對(duì)的，這就是要切實(shí)保證“一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交”，“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅(jiān)持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認(rèn)為一個(gè)全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實(shí)這一觀點(diǎn)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對(duì)于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時(shí)也要避免犯“絕對(duì)主義”的錯(cuò)誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實(shí)際情況而做相應(yīng)的變動(dòng)。所以，我認(rèn)為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個(gè)相對(duì)的不可分散，也就是說，一個(gè)全宗的檔案可以按目錄或時(shí)期分別存放，而并不強(qiáng)求必須集中存放在一起。

2.2 對(duì)需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究

對(duì)立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學(xué)排放的重要前提。因此，各級(jí)各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性和職責(zé)范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價(jià)值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊(cè)，以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時(shí)間和數(shù)量，為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

（1）對(duì)立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對(duì)這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因?yàn)槲覀冋莆樟诉@部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準(zhǔn)備工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。

（2）對(duì)未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。

（3）在前兩項(xiàng)調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對(duì)立檔單位未來形成檔案的狀況進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測(cè)，并做好規(guī)劃。要對(duì)立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行分析，從而預(yù)測(cè)其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標(biāo)準(zhǔn)等情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3 設(shè)想

筆者結(jié)合實(shí)際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學(xué)合理的排放提出了一些初步設(shè)想：以便于管理為出發(fā)點(diǎn)，在確定進(jìn)館檔案范圍、數(shù)量的情況下，結(jié)合庫(kù)房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時(shí)期存放，使整個(gè)館藏檔案形成一個(gè)個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時(shí)期檔案構(gòu)成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時(shí)期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現(xiàn)行檔案以某一年為一個(gè)時(shí)間界限，對(duì)這以前的檔案，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為這一時(shí)期待進(jìn)館檔案預(yù)留出位置，并且這一時(shí)期全宗的排放盡可能在預(yù)留的范圍內(nèi)變動(dòng)，這樣做的好處就是使全宗排放在現(xiàn)階段是相對(duì)穩(wěn)定的，而且在這一年以前的待進(jìn)館檔案全部接收完畢后，這一時(shí)期的檔案則形成了一個(gè)穩(wěn)定的管理個(gè)體。對(duì)這一年以后至某一個(gè)年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號(hào)重新進(jìn)行集中存放，對(duì)待進(jìn)館檔案重新做好規(guī)劃，形成一個(gè)良性循環(huán)的工作系統(tǒng)。此外，在實(shí)際工作中，所有全宗的排放可不必強(qiáng)求按由小到大的全宗號(hào)順序排列，因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，可使排列無序狀態(tài)而不利于管理的問題迎刃而解。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)生活的各個(gè)方面都在發(fā)生著深刻的變化，檔案工作領(lǐng)域也面臨許多新的問題，對(duì)此我們檔案工作者應(yīng)積極探索，為檔案工作及理論的發(fā)展開辟一片新天地。