淺談辦公自動化條件下文檔一體化管理

摘 要：辦公自動化的廣泛應(yīng)用，為文檔一體化管理提供了契機，本文重點對文檔一體化管理的特點、意義以及應(yīng)遵循的原則和主要內(nèi)容進(jìn)行了分析和闡述。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文件檔案；一體化管理

提高文檔工作的效率和管理水平，使檔案管理工作逐步實行自動化，以適應(yīng)科技發(fā)展的需要，是文檔工作者必須面對和解決的問題。

1 文檔一體化管理的特點

文檔一體化管理，就是從公文處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性出發(fā)，借助計算機網(wǎng)絡(luò)和信息處理技術(shù)展開工作。文檔一體化管理有以下特點：

1.1 整體性

借助計算機及其網(wǎng)絡(luò)，把文件處理過程和檔案管理作為一個整體，在同一個控制中心的組織指導(dǎo)下，按照檔案工作的要求協(xié)調(diào)文書工作，加強了文書人員與檔案人員的配合協(xié)作，減少了工作環(huán)節(jié)，縮短了文件的歸檔時間，實現(xiàn)了信息共享，使文檔的整體優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。

1.2 規(guī)范性

實行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件處理，使文檔管理逐步達(dá)到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

1.3 前控性

運用計算機對文件、檔案進(jìn)行一體化管理，可以達(dá)到對文件處理的超前控制，實現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換，為提高檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

1.4 準(zhǔn)確性和時效性

如果輸入的信息準(zhǔn)確無誤，計算機就能完整地提供所需要的信息；通過計算機網(wǎng)絡(luò)管理，可依據(jù)不同授權(quán)實現(xiàn)便捷查尋、分析利用、檢索調(diào)閱、打印復(fù)印等多種功能，用戶可根據(jù)實際需要對檢索信息進(jìn)行各種排列組合，并輸出信息，滿足了不同利用者的多層次需求，提高了工作時效。

1.5 經(jīng)濟性

簡化了傳統(tǒng)管理方式中的人工整理、分類、制卡等過程，達(dá)到了一次輸入多次輸出，降低了人力、物力、財力成本，節(jié)約了存儲場地和空間。

1.6 創(chuàng)新性

檔案部門可以利用文書部門歸檔的機讀目錄，進(jìn)行文檔統(tǒng)計和編研，提供各種案卷目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題匯編、文件匯編等。

2 實行文檔一體化管理的意義

2.1 實行文檔一體化管理是檔案實體數(shù)字化的需要

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)文件和電子文件共存的時代已經(jīng)來臨。為了使館藏檔案資源進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)并實現(xiàn)資源共享，就必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，即電子檔案，以提高檔案的使用效率。同時為了保障信息時代所產(chǎn)生大量電子文檔的真實性、完整性、有效性，必須對電子文件實行前端控制和全程管理，即采用文檔一體化管理模式，使檔案更好地服務(wù)于機關(guān)，服務(wù)于公眾。

2.2 實行文檔一體化管理是檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化的需要

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為信息時代的主要特征，淡化了信息交流和傳遞之間的距離感，人們可以不受限制的進(jìn)行隨時隨地的溝通。其開放性、快捷性特點，使辦公效率極大提高。通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的收集、鑒定、整理、保管、利用等工作，是信息時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

2.3 實行文檔一體化管理是檔案資源利用社會化的需要

檔案信息化的根本目的在于借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源共享，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。實行文檔一體化管理，將文書和檔案管理部門統(tǒng)一起來，彼此間資源共亨，相互協(xié)作，共同發(fā)展，發(fā)揮了文件和檔案的整體優(yōu)勢，滿足了人們隨時隨地進(jìn)行溝通和獲取信息的需求，提高了管理效率，促進(jìn)了文檔工作的社會化。

3 實行文檔一體化管理應(yīng)遵循的原則

3.1 將檔案信息化納入到機關(guān)辦公自動化之中的原則

即在進(jìn)行辦公自動化建設(shè)之初，就要把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，統(tǒng)一安排，統(tǒng)籌規(guī)劃，使二者融為一體，同步進(jìn)行，協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2 紙質(zhì)文件和電子文件并存保管的原則

在目前法律和技術(shù)不完善的情況下，為了保障電子文件的安全，國家檔案局要求，重要的文件要實行歸檔“雙軌制”，即“紙質(zhì)”與“電子”兩種文件形式同步歸檔、同時存在。

3.3 保證檔案信息安全的原則

辦公自動化系統(tǒng)涉及大量國家秘密和敏感信息，必須與公共信息網(wǎng)實行物理隔離。涉密電子文件和檔案要限制在被授權(quán)范圍內(nèi)查看，防止信息泄露。檔案信息資源開放利用必須經(jīng)過嚴(yán)格審查。同時要采取技術(shù)防范措施，確保辦公局域網(wǎng)和檔案信息的安全。

4 文檔一體化管理的主要內(nèi)容

4.1 文檔生成一體化

是指在文件生成階段，就要按照文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計，確保生成的電子文件符合檔案管理的功能與需求。由于電子文件的內(nèi)容易受損失和被修改，為保證電子文件的原始性，檔案工作必須向前端延伸，參與到文件工作中去，記錄電子文件從“出生”到歸檔成為電子檔案的一切活動過程和處理情況，即實現(xiàn)前端控制。并盡可能多的捕獲電子文件的元數(shù)據(jù)（如文件創(chuàng)建者、收件者、文件主題和格式，創(chuàng)建日期、歸檔日期、重要程度等），確保電子公文真實可靠。

4.2 文檔管理一體化

是指對文件和檔案的運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理，包括管理體制的統(tǒng)一設(shè)計，組織機構(gòu)的統(tǒng)一設(shè)置，管理人員的統(tǒng)一配備，管理制度的統(tǒng)一規(guī)范等。電子文件形成后即成為電子檔案，應(yīng)及時進(jìn)行積累，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。機關(guān)辦公活動中形成的公文性電子文件，一經(jīng)定稿就不得進(jìn)行任何修改。收集過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，收集的電子文件要進(jìn)行備份。

4.3 文檔利用一體化

是指對文件和檔案的利用進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，在文件階段就要樹立服務(wù)的意識，使文件盡快盡早地發(fā)揮作用。用戶根據(jù)需要，借助辦公自動化系統(tǒng)，輸入檢索命令即可查到所需的全部文檔信息，而不用考慮所需信息是文件信息還是檔案信息，以滿足用戶的個性化需求，擴大利用的廣度和深度，提高利用效率。

4.4 文檔規(guī)范一體化

在管理過程中，要根據(jù)《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，參照公文格式和檔案著錄的各項標(biāo)準(zhǔn)，針對現(xiàn)行的文件管理過程，制定具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實施要求。

總之，辦公自動化為實行文檔一體化管理奠定了基礎(chǔ)，也為檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化提供了契機。檔案工作者只有轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新方法，逐步推進(jìn)文檔一體化建設(shè)進(jìn)程，才能充分發(fā)揮文書和檔案的整體效益，為日常管理、科研生產(chǎn)提供高效的信息服務(wù)。

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[3]李向前 淺談辦公自動化環(huán)境與文檔一體化管理，求實，2006.11

作者簡介

盧禮盈（1964-7），男，漢族，陜西洛南人，中國人民武裝警察部隊學(xué)院訓(xùn)練部，065000，河北省廊坊市，大學(xué)本科，副研究館員，主要從事文件管理。