文/中國銀行湖北省分行 李鋼成

商業(yè)銀行辦公室秘書工作是一項繁重和艱苦工作，筆者試從秘書工作的職責(zé)、工作特點和秘書人員應(yīng)注意的問題三個方面，簡單地談?wù)剬γ貢ぷ鞯恼J識。

一、秘書工作的四大職責(zé)

簡單來說秘書工作主要是做文書寫作、辦公助理、信息樞紐、決策參謀四方面的工作。

（一）文書寫作

通常包括撰寫會議通知、日常信函、工作報告以及新聞宣傳、網(wǎng)站維護和公文審核等工作。文書寫作是一項艱苦的腦力勞動，文字材料難組織成了許多秘書的頭等難事。要寫好報告材料可遵循“三言”原則。一是言之有物。走在領(lǐng)導(dǎo)前面掌握第一手的材料和最新的資訊，有的放矢，切中要害。二是言之有序。講究邏輯，條例清楚，綱舉目張，讓人印象深刻，過目不忘。三是言之有味。符合領(lǐng)導(dǎo)身份、風(fēng)格與口味，高屋建瓴，一針見血，入木三分。

（二）辦公助理

通常包括完成辦事、辦會等日常事物工作及領(lǐng)導(dǎo)交代的其他工作。這些事情瑣碎而繁雜，這個角色有時候會遇到工作壓力大、方向不明、工作關(guān)系難以協(xié)調(diào)等困境。世上無難事，只怕有心人。要做好辦公助理可遵循“三要”原則。一要敢于服務(wù)。遇事不慌、沉著冷靜，不要畏懼退縮而貽誤工作。二要勤于服務(wù)，勤勉做事，不能投機取巧而自欺欺人。三要精于服務(wù)。溝通很重要，悟性也很重要，要勤于溝通，講究技巧，找對感覺。

（三）信息樞紐

是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握各部門、各分支行的工作情況，收集、匯總各種信息資料，同時做好上傳下達工作及對外通訊員和聯(lián)絡(luò)員角色。要做好此項工作須多觀察、多思考、多積累，把上面的、下面的、橫向的各種信息及時主動自覺的收集起來，從而發(fā)揮最大效益。同樣，要做好信息樞紐角色，必須遵守“三不”原則。即參與不干預(yù)，干事不誤事，傳令不施令。

（四）決策參謀

是指秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，或多或少地發(fā)揮著參謀作用。秘書人員既然是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，就要“參”得及時，“謀”得超前。要化被動為主動，被動中求主動。做好參謀要吃透上情、了解下情、把握要情，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)思考的大事，抓難點、抓熱點、抓重點，找準(zhǔn)切入點。想要做好參謀作用，應(yīng)注重“三想”。即想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想。

二、秘書工作的“四難”和“四樂”

辦公室是銀行的綜合管理機構(gòu)，是溝通上下、聯(lián)系左右、連接內(nèi)外，保證各項工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。這項工作雖然勞累辛苦，但苦中也有甜，苦中也有樂。具體可表現(xiàn)在“四難”與“四樂”。

秘書工作的“四難”。一是報告文章真是難寫，經(jīng)常要加班熬夜。二是領(lǐng)導(dǎo)思路難以把握，經(jīng)常是云里霧里。三是各種關(guān)系難以協(xié)調(diào)，經(jīng)常是左右為難。四是工作壓力難以承受，但必須盡職盡責(zé)。

秘書工作的“四樂”。一是學(xué)習(xí)之樂，小任務(wù)，大視野，像領(lǐng)導(dǎo)一樣思考。二是表現(xiàn)之樂，小崗位，大舞臺，盡情施展個人才華。三是成長之樂，小員工，大領(lǐng)導(dǎo)，耳濡目染近朱者赤。四是成就之樂，小成績，大榮譽，為單位領(lǐng)導(dǎo)爭光。

三、秘書人員應(yīng)注意的“四勤”和“四不為”

辦公室工作事情多、要求高、難度大，上崗秘書人員往往很難適應(yīng)。要迅速融入角色、挑重擔(dān)，新進秘書人員應(yīng)努力在“四勤”和“四不為”上下功夫。

（一）做好“四勤”

勤于交流，盡快熟悉大環(huán)境。

熟悉工作環(huán)境、周圍人員和自身職責(zé)。二是勤于學(xué)習(xí)，時刻保持上進心。學(xué)習(xí)黨政理論、業(yè)務(wù)知識和工作技能。三是勤于積累，逐步完善資料庫。把握宏觀大勢和本部實情，借鑒他山之玉。四是勤于動筆，切實提高寫作能力。多看，多寫，多改，多比較。

（二）恪守“四不為”

細節(jié)決定成敗，過程決定結(jié)果。同時，在辦事過程中新進秘書人員要做到“四不為”。即不以事小而不為，不以事多而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為。

[1]張才君.淺析“有效工作五原則”與辦公室工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù).1996(03)

[2]王曉龍.企業(yè)辦公室工作要堅持“四不讓”[J].辦公室業(yè)務(wù).2006(02)