文/廣東汕汾高速公路有限公司 陳惠玉

一、公路建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)狀與存在問題

近年來，我國公路項目建設(shè)迅猛，工程的特點是周期長、階段多，工程建設(shè)多采取“小業(yè)主、大監(jiān)理”的建設(shè)管理模式，工程建設(shè)中參建各方由于忽視檔案方面的管理，存在的不足與問題確實不少，常出現(xiàn)工程建好后，竣工資料卻寥寥無幾、遲遲歸不了檔的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：

1.建設(shè)單位專業(yè)人員不足或跨行業(yè)管理，工程建設(shè)單位開始往往不重視檔案，不知如何管理，甚至無人過問，建設(shè)過程中沒有真抓實管，使得建設(shè)單位對于檔案管理工作要么被動應(yīng)付，要么抓而不緊。

2.工程監(jiān)理單位現(xiàn)多由設(shè)計等單位組成，人員又多是從社會招聘或?qū)W校新分配的學(xué)生。由于原單位所從事的工作性質(zhì)或經(jīng)歷不同，對工程竣工資料收集整理方式方法理解不一，管理方式也不一。更突出的是監(jiān)理單位力量不足，人員素質(zhì)參差不齊，管理不到位或流于形式，沒有很好履行監(jiān)理的督促審查職能。

3.施工單位一是有經(jīng)驗的技術(shù)人員不足，或是流動性大、資料管理人員經(jīng)常調(diào)換，影響竣工資料收集、整理及歸檔工作；二是一些低資質(zhì)包工隊或?qū)訉臃职鼛韺⒐べY料整理不重視、不及時、不規(guī)范或管理工作跟不上，以至資料可能存在失真現(xiàn)象等等。

二、加強公路建設(shè)工程檔案工作的對策思考

（一）各級領(lǐng)導(dǎo)重視是前提

各級領(lǐng)導(dǎo)是指工程建設(shè)各參建單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責人；足夠的重視是指不但要言論上經(jīng)常講，而且個人對此項業(yè)務(wù)要知曉。特別是分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負責人，既要真抓實干，又要勤督促檢查，要善于發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，解決不了的及時匯報。工程建設(shè)過程中，每時每刻都有產(chǎn)生資料，發(fā)現(xiàn)問題不及時解決，可能導(dǎo)致施工單位的一些檔案資料存在缺陷；如果是監(jiān)理單位沒有正確掌握要求，可能是幾個承包商的階段性資料都存在相同的問題；如果是建設(shè)單位沒有把握好規(guī)則制度方面的要求，則可能出現(xiàn)竣工資料存在大量問題或者須返工處理的局面。所以，各級領(lǐng)導(dǎo)對竣工資料管理工作要有一個正確和足夠的認識，必須明確檔案工作要與工程建設(shè)同步進行，從工程項目報批開始，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就要有檔案管理意識，并安排檔案人員著手進行收集整理。如汕汾高速公路開始建設(shè)時，建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各參建單位領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作，把檔案工作作為建設(shè)管理的的重要組成部分，統(tǒng)籌規(guī)劃、專人分管。把項目檔案工作與項目建設(shè)同步落實到實處，建立了完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確保了土建、機電、房建項目檔案與工程進度同步完成，為汕汾高速公路公路工程項目檔案順利驗收奠定了重要的基礎(chǔ)。

（二）檔案人員盡職盡責是關(guān)鍵

一個工程竣工資料的形成并非一個部門或一個專業(yè)系統(tǒng)力所能及的，而是參建各方眾多人員共同努力的結(jié)果，需要參建各方人員積極配合，盡職盡責。

1.工程建設(shè)單位工作人員(包括工程技術(shù)人員及專兼職檔案員)。他們承擔著本單位檔案的編制以及對各參建單位竣工資料收集整理的指導(dǎo)、督促、檢查職能，因此必須深刻領(lǐng)會檔案工作的重要意義，熱愛檔案工作，熟知檔案管理工作業(yè)務(wù)知識，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一標準”的原則，在竣工資料收集、整理、歸檔過程中各負其責。

2.監(jiān)理單位工作人員。要按照“小業(yè)主、大監(jiān)理”的工作模式.各級監(jiān)理人員應(yīng)認真履行對施工單位竣工資料的監(jiān)督、審查，對監(jiān)理自身形成資料的收集、整理、歸檔職責。

3.施工單位工作人員，包括施工單位的基層技術(shù)人員、質(zhì)檢人員、試驗人員、物質(zhì)管理人員等。施工一線形成的原始記錄、質(zhì)量檢查形成的記錄表格、各種試驗的檢測成果、會議紀要、設(shè)計圖紙、報告批復(fù)等，都是通過日常的收集整理而形成的竣工資料。這些人員除要有一定的專業(yè)知識外，更主要的是要具備一種盡職盡責的精神，要熟悉業(yè)務(wù)流程，細心認真、勤奮務(wù)實、持之以恒，經(jīng)常深入現(xiàn)場了解工程情況。總之，要有高度的責任感，其主管范圍內(nèi)的資料管理工作才能真實、齊全。

（三）規(guī)章制度與工程項目劃分有機結(jié)合是重點

工程項目劃分與檔案管理制度應(yīng)該是制定得越早越好、越細越好。對于工程項目劃分，關(guān)鍵是一個“早”字，在前期工程剛開始就由監(jiān)理組織研究商定，由建設(shè)單位明文下發(fā)，使各參建單位在工程開始就按項目劃分進行分類整理，對整體的工程記錄填寫、對竣工資料的整理是大有益處的，避免了今后的返工。

對于檔案管理制度，建設(shè)單位及監(jiān)理單位要按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，在工程建設(shè)初期就制定檔案分類表和檔案管理制度，并下發(fā)各單位執(zhí)行。除明確歸檔資料的項目、類別、內(nèi)容、要求與標準、數(shù)量與時間外，還應(yīng)細化到記錄表格的統(tǒng)一、每份資料裝訂順序的明確、臺賬的形式、不經(jīng)常發(fā)生性記錄的填寫，以及設(shè)計監(jiān)理、環(huán)保資料與監(jiān)理、征地移民資料與監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造監(jiān)理等過去不經(jīng)常發(fā)生而現(xiàn)在大量進行，但相關(guān)規(guī)定不甚明確的資料歸檔等。使各參建單位歸檔工作有章可循，歸檔工作不重復(fù)不反復(fù)，以保證建設(shè)資料收集及時、準確、系統(tǒng)，組卷合理有序、規(guī)范統(tǒng)一。為避免出現(xiàn)“制度不合理、制度不執(zhí)行、制度天天換”現(xiàn)象，建設(shè)單位還要針對工程建設(shè)具體情況在工程實踐過程中逐步對制度加以修訂和完善。同時建設(shè)單位檔案人員要對各參建單位檔案人員進行制度的解析和崗位的培訓(xùn)，以提高檔案人員的專業(yè)知識水平和技術(shù)水準。

如汕汾高速公路項目在工程建設(shè)初期，建設(shè)單位及監(jiān)理單位就已經(jīng)制定并下發(fā)了《汕汾高速公路監(jiān)理資料匯編》及《汕汾高速公路項目竣工文件編制辦法》，對各參建單位工程資料及相關(guān)記錄表格進行規(guī)范要求，并經(jīng)常深入各參建單位檢查、督促、指導(dǎo)工作，解決項目檔案材料收集、整理中存在的問題，并多次組織各參建單位檔案人員參加檔案信息管理系統(tǒng)“超星文檔”培訓(xùn)及檔案業(yè)務(wù)知識講座，提升了檔案人員的檔案管理水平，確保了項目檔案的完整性及準確性。

（四）加強日常管理是保證

公路工程建設(shè)歷時較長，竣工資料整理也是長期而繁瑣的工作，檔案管理是一項長期系統(tǒng)的工程，要實現(xiàn)竣工資料的真、全、好、快歸檔，必須加強日常管理，開展多種形式的檢查、交流與及時糾偏工作。

各參建單位內(nèi)部耍有明確規(guī)定，定期、逐項進行檢查，特別是工程建設(shè)初期或某一工程部位、某一工序施工之初，先在技術(shù)交底時講清要做哪些檢測項目、要填寫哪些表格及怎么填寫、哪些記錄須歸檔等，然后在施工過程中按要求做好檢查工作。

監(jiān)理單位除現(xiàn)場監(jiān)理工程師要清楚竣工資料相關(guān)規(guī)定要求外，應(yīng)設(shè)置一名或多名全面負責竣工資料管理的專業(yè)人員，在做好本單位竣工資料工作的同時，還應(yīng)配合現(xiàn)場工程師定期全面檢查各施工單位資料管理情況，如現(xiàn)場原始記錄填寫、試驗檢驗資料收集與整理、竣工圖修改等工作，目的是把問題消滅在萌芽之中，避免同類問題重復(fù)發(fā)生。另外，監(jiān)理單位在組織每個分部或單位工程驗收時，對其工程竣工資料的完整性和真實性是一次很好的檢查機會，發(fā)現(xiàn)問題及時進行協(xié)調(diào)或通報，并要求施工單位限期整改。

建設(shè)單位更要將檔案管理工作深入到工程建設(shè)的各個層面和環(huán)節(jié)，將檔案管理工作納入工程建設(shè)計劃和各級領(lǐng)導(dǎo)責任制中。工程建設(shè)之初，成立以工程各參建單位負責人組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。成立由各參建單位檔案人員及工程技術(shù)人員組成的檔案工作組，負責竣工資料收集、整理、檢查、歸檔的具體工作。工作組應(yīng)每月開展互查活動，重點檢查各參建單位檔案工作開展情況、試驗檢驗項目開展情況、質(zhì)量評定情況、各種原始記錄的真實性及資料收集整理的完整性與及時性，以及檢查監(jiān)理工程師的履職情況。檢查時不但檔案管理人員要參加，而且專業(yè)技術(shù)人員也耍參加，二者的緊密配合對保證竣工資料的齊全、完整、真實尤為重要。同時由于資料檢查中發(fā)現(xiàn)的工程管理問題及時得到反饋和解決，又反促了工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進度管理。

（五）做好竣工資料歸檔前的復(fù)查工作

當工程建設(shè)期間沒能對工程資料進行很好的日常檢查；當工程建設(shè)后期一些參建單位由于人員變化而影響竣工資料整理；當相關(guān)檢查驗收發(fā)現(xiàn)工程資料存在較多問題時，監(jiān)理或建設(shè)單位組織一次竣工資料詳查是有必要的。組織竣工資料系統(tǒng)復(fù)查一要有計劃安排，二要有各專業(yè)人員參加，三耍有固定的時間地點。復(fù)查時被查單位相關(guān)人員也要參加，小的問題當場解決，大的問題責令被查單位限期整改。

（六）利用檔案管理軟件，實現(xiàn)雙軌制

為方便今后檔案的查詢利用，工程建設(shè)初期，建設(shè)單位不僅要抓紙質(zhì)檔案的管理，同時還應(yīng)重視電子檔案的管理，檔案管理目標是實現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案雙軌制。建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各參建單位應(yīng)統(tǒng)一安裝檔案管理軟件，要求各單位移交的檔案必須是紙質(zhì)與電子檔案一一對應(yīng)。建設(shè)單位檔案人員通過動態(tài)監(jiān)控檔案管理軟件可以實時掌握參建單位日常歸檔情況，及時督促歸檔進度和整改出現(xiàn)的問題。通過緊跟歸檔進度，實現(xiàn)工程建設(shè)與歸檔工作同時進行，保證工程檔案的真實、齊全、完整、準確。

如汕汾高速公路通過參建各方的共同努力，如期完成包括項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位在內(nèi)的紙質(zhì)檔案共5753卷，同時實現(xiàn)了項目竣工檔案的信息化管理，最后以96.9分的好成績通過省檔案局組織的項目檔案專項驗收小組的驗收。

三、結(jié)語

總之，檔案管理是一項繁瑣而艱巨的工作，既需要各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作加以重視和支持，又需要參建各方的共同努力，嚴格把好檔案質(zhì)量關(guān)，并運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理檔案，為公路工程檔案管理的進一步完善作出更大的貢獻。

[1]田岳海.淺談基建檔案管理中存在的問題與對策[J].檔案天地，2012（08）

[2]吳孟生.強化高速公路工程檔案管理的策略[J].科協(xié)論壇·下半月,2012（03）

[3]洪森森.談工程檔案管理工作[J].建材發(fā)展導(dǎo)向，2012（05）