文/河南省鄭州市第二人民醫(yī)院 黃英

當(dāng)今社會是一個信息化的時代，計算機技術(shù)發(fā)展非常迅速，并且普及到了各個方面。目前，大部分醫(yī)院也都采取了通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進行本院各種信息的管理。對于產(chǎn)生的諸多電子信息，我們應(yīng)該加強管理。在本文中，筆者將對醫(yī)院電子檔案的管理進行初探。

一、電子文件的優(yōu)點和缺點

（一）電子文件的特點

電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于：電子文件必須依賴于電腦才能使用，紙質(zhì)文件隨時隨地都能使用；電子文件可以隨意從一個載體準(zhǔn)換到另外一個載體上，在計算機之間可以隨意傳換；電子文件雖然便捷但是具有一定的不安全和不穩(wěn)定性。

（二）電子文件的優(yōu)點和缺點

電子文件的有點有：1.電子文件便捷、整潔、易于整理；2.電子文件具有共享性，可以供很多人一起使用；3.電子文件便于處理，在進行修改、審核、發(fā)放等工作的時候，操作方便①。這些優(yōu)點不僅節(jié)省了時間、空間，還提高了工作人員的效率。電子文件的缺點有：1.缺乏正本和副本的區(qū)別；2.特殊的文件，可能在他人的電腦里得不到支持，從而導(dǎo)致不能正常使用；3.有很大的依賴性，它必須依賴于電腦才能使用，在沒有電子設(shè)備的情況下，完全沒有用武之地；4.安全性和穩(wěn)定性相對較差，電子文件的載體很容易出現(xiàn)消磁、格式化、磨損等情況，導(dǎo)致文件丟失。

（三）醫(yī)院在電子檔案管理方面的弊端

醫(yī)院在使用電子檔案進行管理時，主要存在以下幾方面的不足：1.文件保存的方式不恰當(dāng)，電子稿失去了其最原始的保存意義；2.儲存載體不夠穩(wěn)定，容易導(dǎo)致文件受損，文檔丟失，非常不安全；3.電子文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高，醫(yī)院的檔案管理人員，需要具備良好的檔案管理知識，計算機操作的能力也要高，同時還要具備一定的醫(yī)學(xué)知識。

二、電子文件應(yīng)如何整理的具體方法

（一）如何整理設(shè)備和基建的電子檔案

基建檔案大多數(shù)情況下都是利用計算機進行打印并且采用規(guī)范的紙張進行輸出而形成②。在基建檔案輸入時，應(yīng)先對打印出來的紙質(zhì)文件進行掃描輸入，然后按照一定的順序進行排序。在整理設(shè)備檔案的時候，也應(yīng)按一定的順序排序，并且標(biāo)注上注意的事項和引進設(shè)備時提出的電子文件的內(nèi)容和說明。

（二）財務(wù)電子文件應(yīng)如何整理

對財務(wù)文件進行整理時，主要有三方面的整理：1.工資表。工資表在輸出到光盤、軟盤或者其他載體的時候，應(yīng)該附一張紙質(zhì)的工資統(tǒng)計明細(xì)，并列出詳細(xì)的列表；2.賬本。醫(yī)院的賬本應(yīng)采取電子存檔和紙質(zhì)賬簿兩種形式。為了增加賬本的憑證作用，在電子檔案歸檔的時候，必須填寫交接明細(xì)，并由負(fù)責(zé)人、會計主管、審核人等簽字；3.其他電子文件的管理?，F(xiàn)在的醫(yī)院大多數(shù)都有一套完整的信息管理系統(tǒng)。信息管理部門在接收到各個部門，各個方面的信息后，應(yīng)該對信息進行匯總、集中處理，然后再發(fā)布到各個管理部門進行參考和使用。數(shù)據(jù)要定期更新，以便于更好的用于工作中。失效的數(shù)據(jù)也應(yīng)進行整理匯總，并交至相關(guān)部門進行存檔。

三、討論

為提升電子檔案管理的質(zhì)量，可以采取以下措施措：1.加強檔案管理人員素質(zhì)的提高，對管理人員進行培訓(xùn)和組織學(xué)習(xí)。使檔案管理人員數(shù)量掌握管理和計算機技巧，擔(dān)負(fù)起對電子文檔管理的責(zé)任③；2.檔案的保存實施電子和紙質(zhì)共同保存。這樣既可以快速、有序的對電子檔案進行管理，又可以有效的避免因為電子載體的磨損、消磁導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失；3.保證電子檔案的安全，能夠?qū)︶t(yī)院檔案的管理起到良好的幫助作用。對于電子文件的保護，最首要的方法就是對電子文件的安全管理進行加強。而其中最簡單的辦法就是對電子文件進行多重備份，在文件丟失或者受損的情況下，還能通過備份文件加以找回。必要時還可以對電子文件進行密碼的建設(shè)④。但電子文件的一個很大的缺點就是電子文件的安全性和穩(wěn)定性相對較差，電子文件的載體容易出現(xiàn)消磁、格式化、磨損等情況，導(dǎo)致文件丟失。電子文件的載體大多數(shù)以光盤為主。所以，在對電子文件的載體要采取一定的保護措施：對光盤的使用和排放要有一定的秩序，要規(guī)范；在光盤外面加一層保護膜，以防磨損；放在溫度和濕度適當(dāng)?shù)牡胤?；注意避光保存?/p>

四、總結(jié)

在進行電子文檔的整理和歸檔時，要遵循一定的規(guī)則和秩序，要一絲不茍的進行電子文件的歸檔工作，并加強自身計算機的應(yīng)用水平，使電子文檔的使用為醫(yī)院日常的醫(yī)務(wù)工作提供便利，而不是負(fù)擔(dān)。在堅持可持續(xù)發(fā)展的同時，也要提升醫(yī)院本身的電子檔案管理水平。

注釋：

①宋靜萍.淺談醫(yī)院基建檔案管理[J].中國現(xiàn)代醫(yī)藥雜志.2009，11(4):140-141

②夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].新西部:下半月.2009，8:163-166

③陸芳.試論電子檔案的管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2009，9(20):102-104，108

④張偉.加強醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展服務(wù).蘭臺內(nèi)外.2010，2：132-133