文/威海市廣播電視臺 劉海平

對廣播電視的檔案實行信息化管理是一項規(guī)模龐大的轉(zhuǎn)變工程，廣播電視作為宣傳國家與黨重要輿論的媒體，應(yīng)投入更多的資源支持信息化管理，以促進廣播電視的事業(yè)發(fā)展。現(xiàn)階段，不少廣播電視單位的檔案管理普遍存在管理軟件或硬件落后、軟件不適應(yīng)社會的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化功能退化的現(xiàn)象，使廣播電視的事業(yè)進展受到嚴重局限。因此，廣播電視機構(gòu)應(yīng)改變落后的管理觀念，正視優(yōu)化檔案管理工作的重要性以及急迫性，將科學(xué)發(fā)展觀念作為指導(dǎo)方向，改變傳統(tǒng)思想，轉(zhuǎn)變管理工作中與現(xiàn)實要求不相符的觀念，及時俱進，促進檔案信息化管理工作的進行。本文主要對優(yōu)化廣播電視機構(gòu)信息化管理檔案的措施以及實施信息化管理的重要性進行闡述。

一、優(yōu)化檔案信息化管理的措施

（一）檔案管理人員應(yīng)樹立檔案管理意識

廣播電視機構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案管理情況設(shè)置相關(guān)的管理部門以及管理人員，引入與之相關(guān)的專業(yè)人士，重視組建開發(fā)與編研音像檔案的隊伍，優(yōu)化管理人才構(gòu)造，提高綜合素質(zhì)。首先，結(jié)合管理人員的實際情況，對管理人員的培訓(xùn)、考核以及上崗方面建立健全的規(guī)章制度；其次，通過不同的方式增強管理人員的業(yè)務(wù)能力，對操作規(guī)范進行統(tǒng)一規(guī)定，以保證檔案管理人員對業(yè)務(wù)操作規(guī)范方法熟練掌握，隨時可以給予業(yè)務(wù)部門準確的咨詢服務(wù)①；對檔案進行信息化管理工作的主體是管理人員，檔案信息化管理模式的成功轉(zhuǎn)變與管理人員的能動性密切相關(guān)。因此，管理層應(yīng)幫助管理人員樹立檔案管理意識，使管理人員明確信息化管理檔案的重要性，給予檔案管理人員主動關(guān)注信息化管理工作的動力，通過對管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的責任感、使命感。

（二）優(yōu)化檔案信息化技術(shù)水平

廣播電視機構(gòu)為信息化管理建設(shè)投入大量資源，為管理工作配備各項硬件設(shè)備，例如計算機、路由器、掃描儀等。通過培訓(xùn)提高管理人員對計算機軟件的操作能力，開發(fā)、完善系統(tǒng)軟件，逐漸建立公共平臺,將檔案的中心目錄數(shù)據(jù)化，為分中心的建立創(chuàng)造條件②。建設(shè)目錄中心的前提條件是將檔案信息數(shù)據(jù)化，因此，檔案管理人員應(yīng)對各部門每年上交的檔案資料進行分類整理，根據(jù)信息來源，對信息進行數(shù)據(jù)化，構(gòu)建統(tǒng)一的格式標準，檔案實行雙套制保存方式③，節(jié)約廣電機構(gòu)的人力資源與財力資源，避免造成重復(fù)勞動的情況，促進檔案信息化管理建設(shè)。另一方面，實行上網(wǎng)信息加密儲存。根據(jù)廣電的工作情況制定合理的密級標準，結(jié)合檔案的重要性，將檔案分為公開信息、內(nèi)部信息、秘密信息以及高度機密信息四個等級，并對信息進行加密；然后，廣電工作人員要使用檔案信息前，必須通過網(wǎng)上身份驗證，根據(jù)使用者的不同身份、職位給予不同的查看權(quán)限④，使軟件系統(tǒng)其安全性受到保障。

（三）明確檔案信息的發(fā)展方向，推廣信息化管理

當前，大部分基層廣電機構(gòu)信息化管理檔案的工作中普遍存在軟件、硬件管理設(shè)施老舊，兼容性不足，不符合信息化管理檔案的要求，使廣電機構(gòu)的事業(yè)發(fā)展被嚴重制約。隨著數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化在廣電機構(gòu)的產(chǎn)品制造中不斷推廣，廣電機構(gòu)的檔案管理、利用也面臨著更大的挑戰(zhàn)，使廣電機構(gòu)的檔案管理方式建設(shè)不斷進步。

1.對檔案進行數(shù)據(jù)化儲存。廣電機構(gòu)檔案原有的儲存方法是采用磁性的媒體材料存儲模擬信號，但由于錄像帶原本的質(zhì)量較脆弱，容易受到環(huán)境因素的影響，例如污物、光、熱等⑤，因此對檔案保存環(huán)境中的濕度、溫度有嚴格要求，而儲存材料的保存壽命也隨著使用量的遞增而縮短。此外，由于媒體播放設(shè)備的不斷更新，導(dǎo)致許多儲存在老式磁帶中的檔案信息常出現(xiàn)無法讀取的現(xiàn)象，而且磁帶的種類繁多，因其型號、規(guī)格各不相同，是磁帶在保存、管理以及使用上較為麻煩。相比之下，采用信息化管理技術(shù)更具優(yōu)勢，信息化管理可將檔案信息導(dǎo)入計算機中，將信息數(shù)據(jù)化，此儲存方式具有較多優(yōu)勢，例如安全性高、查詢便利、儲存量大、格式一致等。對音像檔案采用數(shù)據(jù)化管理，可縮短使用者的查詢資料時間，提高工作效率，符合現(xiàn)階段廣電機構(gòu)的發(fā)展需求，使檔案資料的價值最大化。例如英國的BBC廣播電視機構(gòu)，該機構(gòu)購買了紀錄片《故宮》之后，對紀錄片中的片段進行分解，以門窗、庭院等作為分類主題，將其放到網(wǎng)上售賣，提高了利潤，使檔案價值實現(xiàn)最大化。

2.對檔案實施規(guī)范化管理。建立并完善廣電機構(gòu)的音像檔案管理機制，實現(xiàn)規(guī)范化管理音像檔案。結(jié)合實際情況，以檔案管理要求為前提，為檔案管理制定合理、可行的管理方法，對檔案的一系列管理規(guī)章制度進行完善，例如檔案收集、檔案管理、檔案面目以及借閱檔案等，并嚴格落實規(guī)章制度，保證音像檔案的完整性，使檔案能充分發(fā)揮其價值，避免浪費資源。

二、對檔案實施信息化管理的重要性

由于在廣播電視制作中，數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推廣，提高了廣播電視對音像檔案的利用率要求，刺激了廣播電視檔案信息化管理建設(shè)的速度?，F(xiàn)階段，國內(nèi)各廣播電視單位的檔案信息管理方式有較大的差異。部分實力過硬的廣播電視機構(gòu)已對檔案的信息化管理模式進行探索與實施，但仍有不少廣播電視機構(gòu)的檔案管理模式相對落后。檔案是清晰、確定的原始記錄性信息，而廣電機構(gòu)要信息化的不只是檔案本身，還要將經(jīng)過處理的檔案信息以及相關(guān)的社會信息進行信息化，經(jīng)過融合后將檔案信息放大。

檔案信息化具有廣義與狹義兩方面，廣義上的信息化管理指的是，整理融合與檔案信息相關(guān)的信息，例如社會經(jīng)濟、政治以及文化等。而狹義上的信息化管理是將檔案信息數(shù)據(jù)化。由此可得，促進檔案信息價值實行最大化，不僅是將原有的檔案信息融入社會交流系統(tǒng)并廣為傳播，還要將檔案原有信息結(jié)合社會信息，擴大信息服務(wù)面，達到更好的傳播效果。兩者是相互促進、相互依存的關(guān)系，音像檔案一經(jīng)采用，則會與社會發(fā)生聯(lián)系，也必定會與其他相關(guān)信息交匯融合，擴大信息的傳播面，豐富了原有的檔案信息，使檔案形成廣義上的信息化。

三、總結(jié)

廣播電視機構(gòu)的檔案形成于各種技術(shù)活動，檔案能否被利用，充分發(fā)揮其經(jīng)濟上、社會上的效益，與檔案的管理質(zhì)量、檔案使用者的服務(wù)質(zhì)量息息相關(guān)。檔案的信息化管理是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的前提，是改善工作效率，充分發(fā)揮檔案資料利用率的保證，對廣播電視機構(gòu)的事業(yè)發(fā)展具有重要意義。

注釋：

①崔屹平.以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)媒體資產(chǎn)管理創(chuàng)新——中國廣播電視音像資料館的發(fā)展歷程[J].視聽界(廣播電視技術(shù))，2011(01)：05-07.

②楊華玲.對高校檔案信息化建設(shè)的思考——基于蘭州商學(xué)院檔案信息化建設(shè)的實踐[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011(24)：214-215.

③邢榮利.檔案意識的提升來自檔案自身魅力的開掘——我多年工作經(jīng)歷的一點感悟[J].檔案天地，2009(02)：04-06.

④沈虹霞.電視臺音像檔案全程化管理談——以杭州文廣集團節(jié)目資料管理系統(tǒng)建設(shè)為例[J].浙江檔案，2011(05)：41.

⑤欒鳳.略論廣播電視宣傳檔案管理[J].遼寧經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學(xué)院 (遼寧經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報)，2009(04)：32.