淺談監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理

文/浙江省司法廳 商亞軍

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方等參建單位，項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中檔案管理水平的高低，直接決定了項(xiàng)目運(yùn)行的管理水平。監(jiān)所單位又因其工作的特殊性，其規(guī)劃、設(shè)計(jì)等方面與其他建設(shè)項(xiàng)目不盡相同，因此管理好監(jiān)所建設(shè)項(xiàng)目檔案尤為重要。

本文試就如何管理監(jiān)所建設(shè)項(xiàng)目檔案，談幾點(diǎn)粗淺的看法。

一、領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

監(jiān)所單位作為項(xiàng)目建設(shè)法人主體，是項(xiàng)目建設(shè)包括檔案工作在內(nèi)的各項(xiàng)工作的組織核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用的全過(guò)程中形成的文件，包括項(xiàng)目提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、試使用等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、聲像材料等形式與載體的材料，都是項(xiàng)目檔案的內(nèi)容。要確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，檔案管理工作的人、財(cái)、物就要到位，配備素質(zhì)高的檔案員、提供保管條件等應(yīng)隨著工程的深入而逐步加強(qiáng)。因此監(jiān)所領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作給予足夠的重視與支持，落實(shí)責(zé)任制，明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人。

二、建立健全基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度

（一）制定符合監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理要求的制度

1.《監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》：明確檔案管理網(wǎng)絡(luò)及組織原則，工程參建各方責(zé)任，項(xiàng)目文件材料歸檔范圍，移交時(shí)間、辦法及質(zhì)量要求，檔案整理要求、竣工圖編制要求等。

2.《監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)原則及保管期限表》：明確項(xiàng)目檔案的分類原則與標(biāo)準(zhǔn)，并確定每一類檔案的保管期限，以使每份檔案都能夠“對(duì)號(hào)入座”。

3.《檔案管理人員崗位責(zé)任制》：明確專兼職檔案人員的崗位職責(zé)。

4.《監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案利用、保密制度》：明確檔案利用的范圍、時(shí)限、保密利用規(guī)定等。

（二）監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)實(shí)行“三納入”“五參與”的監(jiān)管手段

“三納入”即指工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須把項(xiàng)目檔案管理納入其職責(zé)范圍、工作計(jì)劃和工作程序中，“五參與”指檔案人員全過(guò)程參與項(xiàng)目籌劃、組織、控制、質(zhì)量和信息管理中。

三、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集

各參建方必須有一位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作，并建立與工程檔案材料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。施工過(guò)程中應(yīng)有能保證檔案資料安全的庫(kù)房和設(shè)備。竣工時(shí)由施工方、監(jiān)理方向建設(shè)方提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案材料。由建設(shè)方統(tǒng)一匯總、整理。

竣工圖是工程的實(shí)際反映，是工程的重要檔案，工程承包合同或施工協(xié)議中要根據(jù)國(guó)家對(duì)編制竣工圖的要求，對(duì)竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定，施工方不按時(shí)提交合格竣工圖的，不算完成施工工作任務(wù)，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任并結(jié)合一定的經(jīng)濟(jì)制裁。

施工方在做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收和簽證的同進(jìn)，應(yīng)整理好變更文件，按規(guī)定編制好竣工圖。工程竣工驗(yàn)收前，由主管部門、建設(shè)方組織檢查竣工圖的質(zhì)量及施工檔案的質(zhì)量。

鑒于監(jiān)所工作性質(zhì)的特殊性，建設(shè)方應(yīng)在簽訂合同時(shí)向各參建方說(shuō)明項(xiàng)目的保密性，各參建方應(yīng)嚴(yán)格按要求保管好建設(shè)檔案，保證不丟失、不外傳有關(guān)材料，不向外界透露總體設(shè)計(jì)、基本結(jié)構(gòu)等。

四、規(guī)范項(xiàng)目檔案的形成和移交

各參建方應(yīng)根據(jù)《監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《監(jiān)所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)原則及保管期限表》，將項(xiàng)目所有參與人員的工作日志、施工記錄、檢查材料及具有階段性、參考性、成果性的文件材料按其形成過(guò)程和內(nèi)容分門別類整理，等項(xiàng)目結(jié)束后移交檔案室立卷歸檔。

建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，各參建方按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向監(jiān)所建設(shè)方移交檔案。明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備交接手續(xù)。

竣工驗(yàn)收以后，監(jiān)所單位應(yīng)在六個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案館報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。

五、應(yīng)用信息技術(shù)，為監(jiān)所管理提供高質(zhì)量的服務(wù)

隨著檔案信息化的不斷進(jìn)步和完善，計(jì)算機(jī)管理檔案工作進(jìn)入一個(gè)新的階段。監(jiān)所單位應(yīng)以數(shù)字檔案室為目標(biāo)，以電子智能檢索技術(shù)為手段，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將基本建設(shè)檔案管理過(guò)程全文數(shù)字化，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案資料信息化，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資料共享，做到各部門可根據(jù)各自授權(quán)的密級(jí)，查看需要的文件資料。為單位提供主動(dòng)、快速、準(zhǔn)確、便捷的檔案信息服務(wù)。

總之，只有真正重視加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的集中管理、有序管理、質(zhì)量管理和安全管理，使得檔案材料來(lái)源于實(shí)踐，又應(yīng)用于實(shí)踐，進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)，才能為監(jiān)所管理提供高質(zhì)量的服務(wù)。