淺談基于信息技術(shù)的地鐵檔案管理

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司 汪晶玉

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)目前有近20個(gè)城市完成軌道交通近期規(guī)劃，規(guī)劃2008-2015年的新軌道交通線路有60多條。目前已經(jīng)投產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的城市軌道線路有近30條，總里程數(shù)超過(guò)了600公里，城市軌道交通處于運(yùn)營(yíng)及試運(yùn)營(yíng)的城市超過(guò)了10個(gè)。在地鐵工程建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)積極探索有效及便捷的工程檔案管理方法，能充分利用信息技術(shù)等手段來(lái)完善復(fù)雜的地鐵檔案數(shù)量，是本文討論的關(guān)鍵問(wèn)題。

一、地鐵檔案特點(diǎn)概述

地鐵是高科技的集體工程，地鐵檔案作為地鐵建設(shè)過(guò)程中形成的技術(shù)資料，從地鐵的項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、辦理各項(xiàng)許可證書、項(xiàng)目施工、機(jī)電設(shè)備安裝、內(nèi)裝工程、竣工驗(yàn)收等建設(shè)環(huán)節(jié)中，都會(huì)形成相應(yīng)建設(shè)階段的檔案及資料。此外，地鐵作為高科技的集合體，還有很多涉及到科技攻關(guān)和科技創(chuàng)新的環(huán)節(jié)，也會(huì)產(chǎn)生一定量的科技項(xiàng)目申報(bào)的文件資料。

地鐵的工程建設(shè)比一般的土建工程所涉及的環(huán)節(jié)更為繁瑣和復(fù)雜，它的工程建設(shè)主要有：線路、軌道與路基、地鐵車站建筑、結(jié)構(gòu)、車輛段與綜合基地、供電、通信、信號(hào)、通風(fēng)空調(diào)與采暖、給排水、自動(dòng)售檢票、屏蔽門、防災(zāi)與報(bào)警、環(huán)境與設(shè)備控制、控制中心與自動(dòng)化、電梯與自動(dòng)扶梯，整體來(lái)說(shuō)涵蓋軌道交通設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收和運(yùn)營(yíng)等方面的內(nèi)容。

根據(jù)以上對(duì)地鐵工程建設(shè)特點(diǎn)的分析，地鐵檔案總體來(lái)說(shuō)，具有工程資料復(fù)雜、涉足領(lǐng)域眾多、環(huán)節(jié)繁多等特點(diǎn)。

二、信息技術(shù)對(duì)地鐵檔案管理的影響

（一）檔案管理模式的改變

當(dāng)計(jì)算機(jī)作為工作輔助和研究的重要媒介時(shí)，產(chǎn)生了新型的可存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬件中的信息模式，這種電子文件是使用傳統(tǒng)手工方法所無(wú)法管理的。在這樣一個(gè)計(jì)算機(jī)高頻率使用,科研成果的電子化的信息時(shí)代背景下，檔案的管理將進(jìn)入一個(gè)嶄新的紀(jì)元。

信息技術(shù)的發(fā)展及廣泛運(yùn)用為檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化提供了基本前提。主要表現(xiàn)在，檔案的存儲(chǔ)方式由原來(lái)的紙質(zhì)的可視記錄模式轉(zhuǎn)化為通過(guò)專業(yè)儀器識(shí)別的電子文件；檔案的管理模式由原來(lái)的人工管理依次轉(zhuǎn)化為單機(jī)數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式等；檔案管理的步驟和手段也有了對(duì)應(yīng)的改變。

（二）地鐵檔案管理的改變

由于當(dāng)今的工作與計(jì)算機(jī)密不可分，地鐵的檔案及其管理模式被根本改變了。地鐵檔案的表現(xiàn)方式由傳統(tǒng)的手工的紙質(zhì)圖紙及資料，向微縮檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案轉(zhuǎn)變。西方發(fā)達(dá)國(guó)家更是將信息技術(shù)廣泛的運(yùn)用到工程檔案管理當(dāng)中，他們還將CAD光盤等技術(shù)手段運(yùn)用到檔案管理中。我國(guó)根據(jù)光盤在檔案管理中的重要作用，制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》的技術(shù)規(guī)范，為地鐵工程建設(shè)的檔案管理中使用光盤庫(kù)進(jìn)行管理提供了指導(dǎo)文件，使得光盤成為地鐵檔案管理的有力手段。

信息技術(shù)更新了傳統(tǒng)的地鐵檔案管理模式。將信息技術(shù)引進(jìn)地鐵檔案管理當(dāng)中，將傳統(tǒng)的垂直化檔案管理模式轉(zhuǎn)化為為特定項(xiàng)目服務(wù)的扁平式管理模式。信息系統(tǒng)的發(fā)展及完善，使得大量的文件通過(guò)代碼來(lái)表現(xiàn)，這些電子資源經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)，被檔案管理部門有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍，專業(yè)人員通過(guò)對(duì)信息產(chǎn)生的來(lái)源及信息的共享的高度關(guān)注，有計(jì)劃地對(duì)地鐵檔案做出開發(fā)、加工，并制作和匯總出信息產(chǎn)品，使地鐵的檔案管理達(dá)到最佳的效果。

三、信息技術(shù)在地鐵檔案管理的運(yùn)用實(shí)踐

（一）北京地鐵科技檔案自動(dòng)化管理

北京地鐵系統(tǒng)共有15條線路和217座車站。北京市目前軌道交通投資總額為2600億元，陳剛市長(zhǎng)表示未來(lái)還將投入1000億元，修建660公里長(zhǎng)的軌道交通網(wǎng)絡(luò)，旨在將北京建設(shè)成為世界上軌道交通最發(fā)達(dá)的城市之一。北京地鐵建設(shè)由于悠久的修建歷史，建設(shè)規(guī)模巨大，對(duì)于北京地鐵檔案的管理也是一個(gè)相當(dāng)重要的課題。北京地鐵從1981年正式對(duì)外運(yùn)營(yíng)至今已積累了30多年的科研成果和工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)。信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運(yùn)用，使得地鐵檔案的管理水平和效率得到提高，促進(jìn)了地鐵檔案管理的自動(dòng)化，使科技信息實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍的共享，促進(jìn)地鐵檔案在地鐵建設(shè)中作用的發(fā)揮。

北京地鐵設(shè)計(jì)研究所是北京地鐵總公司的專用設(shè)計(jì)研究機(jī)構(gòu)，自行研發(fā)了地鐵科技檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了地鐵科技檔案管理的信息化和自動(dòng)化。這種系統(tǒng)把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作,提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)，再利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)有條件的實(shí)現(xiàn)信息交流,是一種無(wú)紙化的檔案管理模式。該地鐵科技檔案管理系統(tǒng)一級(jí)分類由管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)兩個(gè)類目，分別包括:前期監(jiān)督管理、科技檔案、科技信息、檔案借閱、檔案統(tǒng)計(jì)五個(gè)子系統(tǒng)；和科技檔案、科技信息兩個(gè)子系統(tǒng),再此基礎(chǔ)上通過(guò)前期監(jiān)督管理系統(tǒng)和科技信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案從立項(xiàng)開始的全過(guò)程動(dòng)態(tài)跟蹤和集中管理。

地鐵科技檔案屬二級(jí)管理制,沒(méi)有獲得科技進(jìn)步獎(jiǎng)的地鐵科技檔案大多在二級(jí)單位的檔案室中保管。在信息技術(shù)廣泛運(yùn)用的今天，本地鐵檔案自動(dòng)化管理的系統(tǒng)中的“科技信息”管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了行業(yè)內(nèi)的信息資源的共享。通過(guò)對(duì)地鐵科研成果的匯總管理和二次加工，將這些信息輸入管理系統(tǒng)中形成了地鐵行業(yè)科技信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了地鐵科技檔案的信息集中化管理。日后還可通過(guò)有條件的利用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)全方位多地點(diǎn)的信息交流合作。

（二）廣州地鐵檔案信息化管理

廣州市于1997年開始地鐵的運(yùn)營(yíng)，是我國(guó)第四個(gè)修建了軌道交通的城市。將信息技術(shù)運(yùn)營(yíng)到廣州地鐵的檔案管理實(shí)踐中，是廣州地鐵檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，并有針對(duì)性的抓電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的建設(shè)和檔案管理人才的培養(yǎng)。廣州地鐵建設(shè)一期工程檔案管理通過(guò)了國(guó)家建設(shè)部門的驗(yàn)收。除此之外，廣州地鐵在管理實(shí)踐中，也積極推進(jìn)檔案信息化管理，并制定了檔案管理的規(guī)章，如《廣州市地下鐵道總公司建設(shè)項(xiàng)目電子檔案整理移交實(shí)施細(xì)則》等。在這些規(guī)章制度中，明確了電子檔案的質(zhì)量要求、電子檔案的組卷工作、電子檔案案卷目錄、電子圖紙的編制規(guī)范、各電子文件類型的存儲(chǔ)格式等。通過(guò)規(guī)范地鐵總公司及各參建單位所提交的地鐵檔案具有統(tǒng)一的格式，使得這些寶貴資料可以形成電子目錄，實(shí)現(xiàn)在廣州地鐵OA系統(tǒng)中的檢索。另外，廣州地鐵公司于2004年耗巨資，將地鐵一號(hào)線的竣工圖紙全部掃描成冊(cè)，存儲(chǔ)為電子文檔。

廣州地鐵在自身工作系統(tǒng)中使用的京華EXOA自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子文件和電子檔案的全面管理，兼顧電子檔案的存儲(chǔ)和檢索、檔案的自動(dòng)化管理等功能，這個(gè)OA系統(tǒng)實(shí)際上就是廣州地鐵檔案管理的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)中的部分工程文檔的屬性從 ERP、PCM、PDM系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取,并且支持文檔的關(guān)聯(lián)，部分資料和檔案的來(lái)源也可直接訪問(wèn)PDM、ERP系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的全過(guò)程管理，還有文檔的檢索功能，最重要的是時(shí)間了檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化管理。輸入數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案，可利用計(jì)算機(jī)參照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，自行生產(chǎn)案卷信息、卷內(nèi)信息和電子檔案號(hào)，并與文件一一對(duì)應(yīng)。此外，還能通過(guò)該數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計(jì)。

四、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)我國(guó)地鐵檔案在發(fā)達(dá)城市中逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化和無(wú)紙化的管理，將信息技術(shù)廣泛的運(yùn)用到地鐵檔案的管理中是行業(yè)發(fā)展的未來(lái)方向。在這個(gè)階段，應(yīng)積極提高檔案管理人員的工作技能水平，通過(guò)廣泛開展培訓(xùn)來(lái)時(shí)間檔案管理人員的信息化管理水平，將地鐵檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。