淺議高校學(xué)籍檔案的科學(xué)管理

文/廣東醫(yī)學(xué)院 柯雯歡

高校學(xué)籍檔案是高校在招生錄取到畢業(yè)分配等一系列活動中，對在校學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體等方面發(fā)展的原始記錄。面對當(dāng)今新時代的發(fā)展，強化高校學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，對深化教學(xué)改革，提高教育質(zhì)量和管理水平，增進辦學(xué)效益具有十分重要的意義。如何使學(xué)籍檔案的信息資源更好的進行有力的科學(xué)管理，這是我們檔案人員目前所面臨的主要問題。

一、高校學(xué)籍檔案的特點及其科學(xué)管理的必要性

筆者經(jīng)過總結(jié)分析認為，高校學(xué)籍檔案的特點主要有以下三點：首先，學(xué)籍檔案具有原始性和真實性。學(xué)籍檔案是學(xué)校根據(jù)學(xué)生管理和學(xué)籍管理的規(guī)定，對學(xué)生進行管理過程中直接形成的原始記載，它能夠為高校的教學(xué)管理、教學(xué)研究和用人單位選拔人才提供最原始、最真實的憑證；其次，學(xué)籍檔案是產(chǎn)生于教學(xué)管理活動當(dāng)中，具有管理的動態(tài)性；最后，學(xué)籍檔案具有多樣性。隨著我國高等教育教學(xué)改革的開展，學(xué)校在培養(yǎng)方式、課程設(shè)置、課時安排上出現(xiàn)了多元化。而高等教育進入大眾化，高等學(xué)校不僅招收普通全日制的本?？圃谛Ｉ瑫r又增加了函授、委培、自考、夜大、遠程教育等多種辦學(xué)形式，這就使學(xué)籍檔案在歸檔形式上出現(xiàn)了多樣化。由于種類的繁多及形式的復(fù)雜，加上檔案管理人員對檔案的重要性缺乏足夠的重視、檔案人員整體素質(zhì)和技術(shù)水平偏低等問題，這就使得學(xué)籍檔案若不妥善管理，就會容易在工作中出現(xiàn)問題，造成十分嚴重的后果。因此，高度重視學(xué)籍檔案科學(xué)管理就顯得尤為的重要。

二、高校學(xué)籍檔案的科學(xué)管理

（一）高度重視學(xué)籍檔案管理工作

在學(xué)校中，唯一可以體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的就是學(xué)籍檔案，而且其準(zhǔn)確性和可靠性極高，在學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)揮著及其重要的作用。學(xué)校想要得到更寬闊的發(fā)展空間，就需要對學(xué)籍檔案進行科學(xué)化的管理，并且充分利用學(xué)籍檔案，只有這樣，學(xué)校才能有良好的發(fā)展前景，學(xué)校里每個部門的相關(guān)檔案人員在管理學(xué)籍檔案時，對于在資料的收集和整理、校對和保管的過程中，除了要明確地認識到自身的職責(zé)所在，更要充分地了解和掌握建檔歸檔的重要性，在此基礎(chǔ)上，將學(xué)籍檔案的相關(guān)工作越做越好；在進行學(xué)籍檔案移交和保存的過程中，應(yīng)該嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度進行，重視學(xué)籍檔案的價值，把檔案管理工作落實到實處，做到上交的檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、真實可信。與此同時，還要使在校學(xué)生對相關(guān)的檔案知識有充分地認識和了解，從而使學(xué)生在填寫個人學(xué)籍檔案和涉及到自身檔案問題的時候能引起足夠的重視，認真對待問題。

（二）進一步加強學(xué)籍檔案的基本規(guī)范

高校相關(guān)部門在填寫各種學(xué)籍檔案表格時，要求采用基本相同的表格樣式，填寫內(nèi)容真實、客觀和使用標(biāo)準(zhǔn)的用語，這是學(xué)校各部門對學(xué)生基本信息采集、鑒定以及考核意見應(yīng)該嚴格遵循的原則。在需要手工填寫檔案的時候，應(yīng)選擇碳素墨水或者中性黑色的簽字筆，并要注重字跡的工整，從而使檔案內(nèi)容真實可靠，有更多的利用價值。

（三）運用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化是我國高校學(xué)籍管理的必然趨勢，其建設(shè)在高校教學(xué)體制改革中占重要地位。面對當(dāng)前我國高校學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理中存在的問題，進一步加強高校學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，構(gòu)建科學(xué)的管理平臺，提高學(xué)籍檔案管理的效率勢在必行，高校必須建立完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，在各部門、各單位中進行數(shù)據(jù)共享。因此，高?？梢栽诮Y(jié)合學(xué)校自身特點的前提下，完善現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能，從而滿足學(xué)籍檔案管理的要求。同時，也可以采用引進先進學(xué)籍管理系統(tǒng)的方式，在不斷積累經(jīng)驗的過程中推動高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的進程。

（四）提高學(xué)籍檔案管理人員整體素質(zhì)及信息技術(shù)水平

高校檔案管理部門必須定期組織檔案人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案類書籍和有關(guān)的政策法規(guī)，讓大家從思想上認識到檔案的重要性，增強檔案管理人員的工作意識，并通過各種有效的途徑對檔案管理工作人員進行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，更好的讓工作人員在工作中不斷學(xué)習(xí)，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。

高校學(xué)籍?dāng)?shù)字信息化管理是一項通過計算機網(wǎng)絡(luò)運用學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行的技術(shù)性工作，對于學(xué)籍檔案管理工作隊伍的信息技術(shù)水平有著較高的要求。因此，高校加強學(xué)籍檔案數(shù)字化管理就必須提高管理隊伍的信息技術(shù)水平，這就要求必須對管理人員進行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，同時大力引進高水平、高素質(zhì)的復(fù)合型人才，從整體上提高校學(xué)籍檔案管理人員的信息技術(shù)水平，實現(xiàn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化。

三、結(jié)束語

隨著我國教學(xué)體制的不斷改革，學(xué)籍檔案管理作為高校教務(wù)管理的重要內(nèi)容之一，學(xué)籍檔案人員應(yīng)高度重視檔案管理工作，在實踐工作中總結(jié)經(jīng)驗，提高管理水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)化管理，發(fā)揮其在各項管理中的作用，使學(xué)籍檔案管理有效的為教學(xué)工作提供更好的服務(wù)。

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