文/廣州市商貿(mào)職業(yè)學(xué)校 湯惠玲

隨著辦公自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程不斷加快，中職學(xué)校也越來(lái)越要求教務(wù)檔案電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，各種管理的日趨規(guī)范化要求我們必須改變目前學(xué)校教務(wù)檔案管理的方式。辦公自動(dòng)化朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向的發(fā)展，它把計(jì)算機(jī)技術(shù)﹑網(wǎng)絡(luò)技術(shù)﹑現(xiàn)實(shí)文檔信息的實(shí)物和虛擬存儲(chǔ)等通過(guò)工作人員的采集錄入，融合在一起。這種技術(shù)的融合就需要我們自動(dòng)化辦公檔案管理工作人員和科研人員不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新技術(shù)，來(lái)完善屬于教務(wù)檔案管理的自動(dòng)化辦公領(lǐng)域。

一、教務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

教務(wù)檔案管理是中職學(xué)校教學(xué)工作中最為重要的部分。它有以下幾個(gè)不同意一般檔案的特點(diǎn)：1.檔案源頭多樣,內(nèi)容成分錯(cuò)綜復(fù)雜。2.形式時(shí)間跨度大，信息量豐富造成收集困難；3.使用范圍廣，頻率高。

（一）教務(wù)檔案存在著信息泄露的漏洞

教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化存在的第一個(gè)問(wèn)題就是信息安全問(wèn)題。這也是所有計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域存在的通病。原有人工的檔案管理及辦公的標(biāo)準(zhǔn)就是“先保密后服務(wù)”，這樣就會(huì)增大檔案管理工作人員的工作量，且影響其他相關(guān)聯(lián)工作的正常運(yùn)行。特別是對(duì)一些限制級(jí)別的檔案或個(gè)人信息，這些信息的遺失和泄露很容易影響檔案人的工作和生活。比如說(shuō)泄露學(xué)生的個(gè)人信息或?qū)W籍信息，會(huì)被不法分子利用，進(jìn)行違法活動(dòng)，從而給學(xué)生帶來(lái)不利的影響。同時(shí)，缺少防火墻、入侵檢測(cè)等安全設(shè)備的防護(hù)，造成信息的泄漏。

（二）用戶服務(wù)監(jiān)督與反饋機(jī)制折射出檔案管理的缺陷

教務(wù)檔案管理在現(xiàn)實(shí)生活中讓被服務(wù)人對(duì)計(jì)算機(jī)﹑網(wǎng)絡(luò)的接觸多了，和檔案管理工作人員的直接接觸少了。這種交流一方面而言，是減輕了檔案管理工作人員的任務(wù)量；但是從另一個(gè)角度看，也減少了被服務(wù)人群對(duì)檔案管理工作和檔案管理工作者的監(jiān)督，這種小范圍內(nèi)的放任，不利于檔案管理工作者的成長(zhǎng)進(jìn)而阻礙自動(dòng)化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。而現(xiàn)實(shí)中的自動(dòng)化檔案管理監(jiān)督﹑意見﹑見解的反饋大多數(shù)時(shí)候是通過(guò)門戶留言﹑電子郵件等方式操作的。門戶留言操作的留言板塊一般在門戶平臺(tái)上很難被找到，使得被服務(wù)者即使想提意見或者見解都找不到地方寫。而電子郵件反饋的不是被忽略就是敷衍式回復(fù)，還有一些是等被服務(wù)者收到回復(fù)的時(shí)候，都已經(jīng)忘記自己還發(fā)過(guò)這么一份郵件了。因此，教務(wù)檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、安全技術(shù)和制度的建立是一個(gè)系統(tǒng)工程。

（三）教務(wù)管理人員技術(shù)素質(zhì)顯現(xiàn)的落后與問(wèn)題

現(xiàn)代教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化的高效性，技術(shù)性等特點(diǎn)也突顯出一些亟待解決的問(wèn)題。首先便是現(xiàn)代教務(wù)檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)問(wèn)題。教務(wù)檔案管理的辦公自動(dòng)化對(duì)工作人員本身的技術(shù)素質(zhì)要求很高，包括電腦硬件技術(shù)的了解﹑軟件或操作平臺(tái)的運(yùn)用﹑信息檢索和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的水平等。這些技術(shù)是教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化發(fā)展的原動(dòng)力，也是對(duì)工作人員的硬性要求。當(dāng)前不少在從事教務(wù)檔案管理工作人員還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和觀念上，對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)的不適應(yīng)，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，對(duì)自動(dòng)化辦公的檔案管理知識(shí)知之甚少，這一現(xiàn)狀極大地制約了教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化的發(fā)展，無(wú)法適應(yīng)高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)的要求。

二、教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化的應(yīng)對(duì)策略

隨著社會(huì)信息化、自動(dòng)化進(jìn)程的廣泛應(yīng)用，中職學(xué)校檔案工作不僅是從內(nèi)容到形式，還是到從管理到開發(fā)利用，都融進(jìn)了新知識(shí)和高科技的成份。如何解決存在的問(wèn)題，這就要求還沒(méi)有轉(zhuǎn)變和沒(méi)有完全轉(zhuǎn)變觀念的自動(dòng)化辦公檔案管理人員的快速轉(zhuǎn)變和適應(yīng)。首先是檔案管理工作人員培訓(xùn)和培養(yǎng)?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員，這就要求中職學(xué)校對(duì)人才培養(yǎng)的“供給關(guān)系”做出相應(yīng)的調(diào)整，為自動(dòng)化檔案管理工作崗位提供專業(yè)的工作人員，同時(shí)要求中職學(xué)校為檔案管理工作人員提供更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，幫助其適現(xiàn)代化教務(wù)檔案管理工作。

（一）大力加強(qiáng)信息安全保密措施

信息利用中采取有效的安全保密措施：一是根據(jù)教務(wù)檔案所記錄的信息對(duì)保密性的需求不同，我們可以根據(jù)這個(gè)保密性的需求提出不同的檔案保密級(jí)別，通過(guò)不同級(jí)別檔案的加密存儲(chǔ)和查詢。二是計(jì)算機(jī)的防火墻設(shè)置，由于大量的信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，這就需要建立一套嚴(yán)格的管理機(jī)制，三是可以在系統(tǒng)登錄時(shí)設(shè)置密碼登陸環(huán)節(jié)；確保信息的機(jī)密性；最后是檔案管理工作人員的監(jiān)督檢查，共同維護(hù)檔案信息的安全。在建立安全環(huán)境的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)工作人員的職業(yè)服務(wù)特性要求，使被服務(wù)人員在接受高效和諧的服務(wù)同時(shí)，不用擔(dān)心信息被泄露。

（二）及時(shí)補(bǔ)救用戶服務(wù)監(jiān)督與反饋機(jī)制

建立健全相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，教務(wù)檔案管理必須納入教學(xué)管理制度和各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平依據(jù)之一，教學(xué)活動(dòng)作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的行為過(guò)程，要求監(jiān)督體系必須日常教學(xué)管理。教務(wù)檔案管理的監(jiān)督，這就要求自動(dòng)化檔案管理工作者先做好自身的監(jiān)督，多吸收好的見解。同時(shí)注重信息的反饋，因?yàn)樾畔⒎答佌咄亲詣?dòng)化辦公檔案管理的使用者，他們的意見往往就是管理者和研究者的突破點(diǎn)。作為檔案管理者首先應(yīng)該對(duì)留言板塊標(biāo)志的著重化，不論是外觀還是實(shí)用性。其次是對(duì)郵件等信息的采集回復(fù)和處理應(yīng)該及時(shí)，這個(gè)及時(shí)就是針對(duì)不同程度建議規(guī)定回復(fù)時(shí)間，落實(shí)登記制度，完善監(jiān)督措施。

（三）努力提高檔案管理工作者的技術(shù)素質(zhì)

隨著現(xiàn)代高新技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)手工操作成為檔案管理自動(dòng)化的重要工具。因此，面對(duì)中職業(yè)學(xué)校的事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的技術(shù)人員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)中職業(yè)學(xué)校教務(wù)檔案自動(dòng)化管理是十分重要的。檔案管理人員是檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)施者，不斷提高檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)和文化水平,是做好檔案工作的重要保證,檔案工作人員不但要具備檔案管理專業(yè)技術(shù)知識(shí)，還需具備相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)及自動(dòng)化管理技能。就應(yīng)采用多種有效措施,讓檔案管理人員參加崗位培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理人員向同行學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法,擴(kuò)大知識(shí)面，能夠及時(shí)學(xué)習(xí)檔案領(lǐng)域的新思想、新方法和新技術(shù)。通過(guò)理論學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)相結(jié)合的方式，使檔案人管理員提高思想認(rèn)識(shí)的同時(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)信息檢索和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用及保密技術(shù)的防護(hù)措施。促進(jìn)檔案管理工作者對(duì)教務(wù)檔案信息電子化、數(shù)據(jù)化的自動(dòng)化管理。只有掌握相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，才能更好地從事檔案管理工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

由此可見，隨著中職學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案工作者不但要具備過(guò)硬的理論文化素養(yǎng)，更重要的是要以科學(xué)發(fā)展觀來(lái)統(tǒng)領(lǐng)思想，樹立較強(qiáng)的工作責(zé)任心和事業(yè)心，把中職學(xué)校教務(wù)檔案建設(shè)事業(yè)推向一個(gè)新的水平。當(dāng)下，我國(guó)教育事業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，加快完善教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化的建設(shè)，提高學(xué)校教學(xué)水平，是中職學(xué)校亟需完成的任務(wù)。

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