文/廊坊職業(yè)技術(shù)學院 王文娟

一、前言

高職院校學生檔案的重要性不言而喻，它是學生在校期間學習、工作、生活的真實寫照，是學生德智體美勞綜合素質(zhì)的客觀反映，同時又是學生畢業(yè)走向社會后人事檔案形成的基礎(chǔ)。在就業(yè)形勢嚴峻的今天，用人單位了解應聘者的重要途徑之一就是檔案，可以說，高職院校學生檔案是用人單位進行人才選拔的重要依據(jù)，在一定程度上決定了高職院校學生的發(fā)展前途。然而高職院校學生檔案管理存在周期短、節(jié)約量大、投寄單位多等特點，這些特點使得高職院校學生檔案管理工作問題百出。本文重要分析了高職院校學生檔案管理過程中存在的問題，在此基礎(chǔ)上，對如何加強高職院校學生檔案管理工作提出了相應對策。

二、高職院校學生檔案管理存在的問題

（一）內(nèi)容單一，無個性特色體現(xiàn)

從目前的情況來看，我國高職院校學生檔案管理工作并沒有樹立以用戶需求為導向的管理原則，沒有最大程度地滿足用戶對檔案的需求。高職院校學生檔案記載的內(nèi)容并不能反映學生真正的成長軌跡，沒有結(jié)合社會對人才衡量的指標以及關(guān)注的側(cè)重點，具體表現(xiàn)為檔案管理人員在收集檔案內(nèi)容時，不系統(tǒng)、不全面、不準確，從而給用人單位通過檔案了解應聘人員帶來了一定的困難，也使得高職院校畢業(yè)生在畢業(yè)后需找工作時處處碰壁。許多毫無價值的內(nèi)容被記載在檔案內(nèi)，而那些有價值的，符合時代發(fā)展需求，利于學生自身發(fā)展的內(nèi)容卻毫無記載。例如，查閱高職院校學生檔案，我們便會發(fā)現(xiàn)，涉及高職院校招生錄取材料、高職院校學生登記表、各學期學習成績、入團申請書、入黨申請書等書面資料一樣都不少，而真正涉及高職院校學生實踐能力、創(chuàng)新能力、團隊合作能力、表達能力、溝通交際能力、誠實守信等方面的內(nèi)容少之又少，而這些卻是用人單位希望通過檔案獲取的信息，這些信息的有無在一定程度上決定了應聘者的去留。此外，在檔案中，許多內(nèi)容的填寫比較主觀化，許多自我鑒定或者教師評語的填寫過于客套、表面化，真實性有待考究，這也在一定程度上影響了檔案作用的發(fā)揮。

（二）學生檔案管理工作重視不夠，管理落后

近年來，高職院校擴招規(guī)模加大，學生人數(shù)大幅度增加，學生檔案管理工作的工作量也在一定程度上加大了。然而，由于高職院校領(lǐng)導對學生檔案管理工作重視度不夠，使得檔案管理工作中問題百出，人員不足、設(shè)備落后、管理力度不到位，具體體現(xiàn)在以下方面。

首先，我國大部分高職院校檔案管理隊伍的建設(shè)沒有引起學校領(lǐng)導的高度重視，管理人員少，管理工作人員的經(jīng)驗不足，導致管理工作問題多多。有的高職院校并沒有專門的檔案管理部門，一般由各班級的輔導員對檔案進行暫時的管理，輔導員再把任務(wù)交給班干部進行負責。經(jīng)過多個環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)手，加之部門輔導員或者班干部管理意識不強或者管理能力低下，很容易造成檔案的丟失或者檔案資料不全各種現(xiàn)象的出現(xiàn)。

其次，許多高職院校學生檔案管理制度非常不健全，管理方式落后，管理效率低下。大部分的高職院校由于并沒有意識到檔案的重要性，因此，管理部門并沒有制定嚴格的檔案管理規(guī)章、條例，使得檔案管理工作的進展“無章可循，無法可依”，十分混亂。有的學校無視學校實際情況的變化，一味沿襲以往傳統(tǒng)的檔案管理方法，管理效率十分低下，狀況百出。管理人員通常只是在學生畢業(yè)突擊整理檔案，將幾項必須的材料裝進檔案袋即可。在計算機技術(shù)高速發(fā)展的今天，很多學校依然是采用手工操作管理檔案，沒有建立相應的檔案管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案的查找，傳遞工作相當麻煩。

最后，許多高職院校同學畢業(yè)后由于進入私企，對自己的檔案不加重視，認為檔案乃“身外之物”，可有可無，便放在學校置之不理。而學校檔案管理部門一看該檔案主人已經(jīng)畢業(yè)，也就不再進行妥善的保管，造成檔案的丟失、錯投等各種情況的出現(xiàn)，一旦將來該畢業(yè)生需要檔案，則后果比較嚴重。

三、加強高職院校學生檔案管理工作的對策

針對高職院校學生檔案管理工作中存在的上述問題，本文主要提出以下三點完善建議，即豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量；建立健全檔案管理制度，提高管理人員職業(yè)素質(zhì)；引進計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)學生檔案的數(shù)字化管理，以期對提高高職院校學生檔案管理工作質(zhì)量有所裨益。

（一）豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量

我國高職院校主要培養(yǎng)的是技能應用型人才，這也是高職畢業(yè)生畢業(yè)后參加工作的競爭優(yōu)勢，因此，高職院校學生檔案中不僅要記載該生在校期間的學期成績、生活情況、思想覺悟、入團入黨等基本信息外，更要體現(xiàn)其在技術(shù)上取得的各項成就，各種突破、創(chuàng)新以及誠實信用等，這是用人單位對應聘者工作能力進行了解的重要途徑。因此，高職院校學生檔案管理人員在進行檔案內(nèi)容的收集時，一定要注意對反應學生綜合能力、道德品質(zhì)資料的收集。這樣一來，既能為用人單位選拔人才提供更多更有價值的依據(jù)，也能提高學校學生的就業(yè)率，充分發(fā)揮學生檔案的價值。

（二）建立健全檔案管理制度，提高管理人員職業(yè)素質(zhì)

許多高職院校并沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，檔案一般都是由各班輔導員以及班干部暫時管理，導致管理過程一片混亂。有的學校雖然有專門的檔案管理部門，然而，管理制度健全，管理方式落后，管理人員經(jīng)驗有限，導致管理效果不盡人意。鑒于此，高職院校應專門成立檔案管理部門，培養(yǎng)專職的檔案管理人員，建立完善的檔案管理制度，保障學生檔案管理工作的進行“有章可依，有法可循”，有條不紊的進行。同時，高職院校應設(shè)立有效的激勵機制，一旦檔案管理工作中發(fā)生問題，責任應落實到個人，只有這樣，才能保證高職院校學生檔案管理工作的順利開展。

（三）引進計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)學生檔案的數(shù)字化管理

在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，很多學校依然是采用手工操作管理檔案，沒有建立相應的檔案管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案的查找，傳遞工作相當麻煩。鑒于此，高職院校應極大對學生檔案管理工作的投資，引進先進的計算設(shè)備，實現(xiàn)學生檔案的數(shù)字化管理。在學生入校之處，高職院校就應該以學生高考檔案的信息為基礎(chǔ)，為每一個學生建立一個電子檔案，形成一個電子檔案數(shù)據(jù)庫。隨著時間的推移，學生學習、生活、工作各項情況的變化，不斷的對電子檔案進行信息的更新、完善，將學生的學籍變動、在校期間的表現(xiàn)以及檔案的保管、轉(zhuǎn)遞等情況及時的輸入電腦。如此一來，一方面大大提高了學生檔案的利用率，另一方面也方面學生畢業(yè)后就業(yè)時各種資料的自動生成與信息的交流，也方便用人單位時過計算機網(wǎng)絡(luò)對學生進行全面及時的了解。一般情況下，電子檔案都會有存檔，這就大大降低了紙質(zhì)檔案易丟失的風險，提高了檔案的安全指數(shù)，避免了因檔案丟失引起的各種不必要的麻煩。

四、結(jié)語

總之，高職院校應全面認識到學生檔案的重要性，做好學生檔案的管理工作，一方面有利于社會對于人才的選拔，大大提高了學生的就業(yè)率，另一方面也有利于高職院校自身的建設(shè)，保證學生工作的順利完成。高職院校檔案管理相關(guān)工作人員也應從思想上重視檔案管理工作，通過學習和鉆研，不斷提升自身職業(yè)素養(yǎng)，提高管理水平，使自己更好的投身檔案管理工作，為學生們服務(wù)。

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