■ 李莘園

（吉林長(zhǎng)春產(chǎn)權(quán)交易中心，長(zhǎng)春130022）

產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。加強(qiáng)產(chǎn)權(quán)交易檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，為產(chǎn)權(quán)交易工作提供更好的保障和社會(huì)化服務(wù)，更顯重要。為此，筆者就當(dāng)前產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作中，存在的問(wèn)題與建議談幾點(diǎn)淺見，供商榷。

1 存在的問(wèn)題

產(chǎn)權(quán)交易檔案管理是產(chǎn)權(quán)交易結(jié)束以后的最后一個(gè)工作程序。存檔材料管理工作包括產(chǎn)權(quán)交易文本的歸類、裝訂、審核、登記、入庫(kù)、日常管理等。由于該項(xiàng)工作沒有硬性經(jīng)濟(jì)指標(biāo)考核，所以存在著輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為：

1.1 業(yè)務(wù)部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足， 工作重視程度不夠。行動(dòng)上，重業(yè)務(wù)輕管理，工作有布置，無(wú)檢查。

1.2 文本材料歸檔工作人員不嚴(yán)格按照《案卷材料歸檔管理規(guī)定》的要求操作，歸檔材料裝訂達(dá)不到案卷材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 檔案歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題：

1.3.1 案卷裝訂問(wèn)題。一是歸檔材料排序隨意性。歸檔材料在裝訂案卷時(shí)，沒有按照主件在前，附件在后的順序排列。出具的文件和立案申報(bào)批復(fù)文件沒有按照邏輯關(guān)系排列。給案件的復(fù)審、查閱工作帶來(lái)極大不便。二是案卷目錄填寫不清楚。歸檔材料在裝訂案卷后，沒有填寫案卷目錄；不使用碳素墨水填寫案卷目錄內(nèi)容。三是案卷標(biāo)題名稱與立案項(xiàng)目名稱不一致。有的以標(biāo)的命名，有的以受讓方單位名稱命名。四是案卷沒有裝訂人簽名。案卷裝訂完成后，裝訂人沒有在簽名處簽上自己的名字，審核人處也不簽名，事后難以考證此卷是否經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)驗(yàn)檢合格。

1.3.2 案卷裝盒問(wèn)題。一是檔案盒中不裝案卷目錄。案卷裝盒后，沒有裝入填寫好的案卷目錄表，事后難以鑒別盒中案卷數(shù)量。二是檔案盒上的標(biāo)識(shí)欄目標(biāo)注不一。案卷裝盒后，檔案盒上的標(biāo)識(shí)欄目沒有按照統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)注方法標(biāo)注。三是案卷混裝。為節(jié)省檔案盒，將多個(gè)轉(zhuǎn)讓項(xiàng)目的案卷混裝在一個(gè)盒中，或同一案卷副本分裝在多個(gè)檔案盒中，并與盒內(nèi)案卷登記目錄不一致，給以后查檔帶來(lái)了難度。

1.3.3 檔案移交問(wèn)題。一是立項(xiàng)受理材料移交問(wèn)題。項(xiàng)目承辦人沒有按照項(xiàng)目立項(xiàng)要件的要求，及時(shí)收集、整理受理材料，并填寫受理材料目錄移交下個(gè)工作環(huán)節(jié)，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。二是項(xiàng)目承辦結(jié)束歸檔問(wèn)題。每個(gè)項(xiàng)目辦結(jié)，應(yīng)立即將歸檔材料按照《案卷材料歸檔管理規(guī)定》的要求進(jìn)行整理、裝訂成案卷，并及時(shí)辦理移交手續(xù)。否則不能再接下個(gè)工作項(xiàng)目。三是檔案移交問(wèn)題。不按規(guī)定時(shí)間將檔案移交到檔案室保管，仍留存在個(gè)人手中，為的是個(gè)人使用方便。四是檔案移交目錄不統(tǒng)一問(wèn)題。移交檔案室的檔案目錄書寫格式不統(tǒng)一，影響檔案室建立電子文檔。檔案盒移交檔案室，要事先填寫好統(tǒng)一格式的檔案移交目錄和電子文本，再與檔案盒一并移交檔案室。

1.4 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全，比如沒有空調(diào)、溫濕計(jì)等設(shè)備，影響檔案材料存儲(chǔ)壽命。

1.5 檔案管理工作手段落后。檔案管理仍以手工為主，沒有建立現(xiàn)代化的管理制度和電子化的檔案管理系統(tǒng)，存檔材料查閱繁瑣，利用率低。

2 對(duì)策和建議

必須切實(shí)有效地加強(qiáng)產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作，使檔案管理水平上一個(gè)新臺(tái)階，盡快達(dá)到產(chǎn)權(quán)交易檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求。

2.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作，成立產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作列入重要議事日程。明確工作任務(wù)，責(zé)任落實(shí)到人，確保產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作有序、規(guī)范地開展。

2.2 抓好隊(duì)伍建設(shè)，提高素質(zhì)。各部門根據(jù)工作實(shí)際，配備業(yè)務(wù)熟悉、有責(zé)任心的人員兼職部門檔案管理工作。定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)。對(duì)檔案管理工作和準(zhǔn)備移交的檔案，進(jìn)行交叉檢查驗(yàn)收，以促進(jìn)部門同志之間相互學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，開闊視野、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同提高。組織檔案管理人員向同業(yè)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)，豐富工作經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)水平。

2.3 完善檔案制度，規(guī)范管理。結(jié)合產(chǎn)權(quán)交易工作的實(shí)際，參照國(guó)家檔案管理規(guī)定，制定和完善產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作辦法、收集歸檔制度、歸檔文書鑒別核對(duì)制度、檔案保管保密制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度與管理人員職責(zé)以及相應(yīng)的獎(jiǎng)罰辦法等一系列規(guī)章制度，用制度規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

2.4 抓好基礎(chǔ)工作，標(biāo)準(zhǔn)歸檔。檔案管理工作達(dá)到制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，首要的是抓好基礎(chǔ)性工作。操作中，要嚴(yán)格實(shí)行統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。使用統(tǒng)一檔案盒、夾、相關(guān)用紙，達(dá)到檔案材料完整、分類準(zhǔn)確、目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，安全管理。產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作所具備的硬件設(shè)施應(yīng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。沒有達(dá)到的，應(yīng)增加投入，建立符合要求的檔案室，添置空調(diào)、溫濕計(jì)、吸塵器、監(jiān)控等必要的相關(guān)設(shè)備，達(dá)到防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蛀、防光、防高溫的“八防”要求，為做好產(chǎn)權(quán)交易檔案管理工作提供硬件上的安全保障。

2.6 建立信息系統(tǒng)，科學(xué)管理。建立適合產(chǎn)權(quán)交易及市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化、現(xiàn)代化，提高檔案工作的科學(xué)管理水平，為產(chǎn)權(quán)交易市場(chǎng)的深入發(fā)展，提供服務(wù)和保障?！?/p>