AERPⅡ信息系統(tǒng)在A公司的應用分析

司徒愛蘭（陽江市廣播電視大學，廣東 陽江 529500）

SITU Amy (Yangjiang RTV University,Yangjiang 529500,China)

A公司創(chuàng)立于1990年，是目前世界上專業(yè)研發(fā)、生產、銷售三位一體的制造型企業(yè)。它生產糖果、飲料、餅干三大系列產品，在大陸、香港、歐洲等20多個省市設立50多家分公司，其總部設在香港，擁有中國五大生產基地。其中，B生產基地占地面積約30多萬平方米，建筑面積約9萬平方米，員工約3800人。本文主要分析B生產基地如何通過建設和應用AERPⅡ，實現(xiàn)信息技術和管理水平的提高，從而為其它中小企業(yè)建立和應用ERP提供相應的借鑒作用。

1 A公司為什么建設AERPⅡ信息系統(tǒng)

正如Michael Pincher指出的：21世紀是瞬息萬變的年代，不管跨國大企業(yè)或國內中小企業(yè)，面對外界不確定性的壓力都越來越大，必須直接或間接借助計算機以及信息化的手段為商業(yè)決策提供參考。從理論上講，ERP可以很好地幫助企業(yè)解決信息化管理問題，優(yōu)化企業(yè)資源，提高管理和決策水平。

所謂ERP，即企業(yè)資源計劃，它是一個全公司范圍內應用的、高度集成的企業(yè)級系統(tǒng)。數(shù)據在各業(yè)務系統(tǒng)之間高度共享，所有源數(shù)據只需在某一個系統(tǒng)中（環(huán)節(jié)上）輸入一次，數(shù)據具有一致性。對公司內部業(yè)務流程和管理過程進行優(yōu)化，基于網絡信息系統(tǒng)，有很強的數(shù)據交換和通信能力，實現(xiàn)實時在線管理，尤其是在線成本實時監(jiān)控。

A公司CEO MR S先生很早就意識到ERP的對企業(yè)快速發(fā)展的重要性，結合MR S先生的判斷、成本分析、收益預測和電腦部的技術支持四方面衡量，A公司毅然決定建立ERP系統(tǒng)。2005年底A公司電腦部和其他部門的共同努力下，A公司在短時間內設計并實施了AERP（A ERP）系統(tǒng)，中文指A企業(yè)資源計劃。該系統(tǒng)覆蓋A公司總部、生產基地，內容涵蓋財務、計劃、采購、銷售、生產、倉庫、半成品、質量管理、基地人力資源管理等。分公司、辦事處、中心倉庫使用原系統(tǒng)并和AERP對接。針對公司的個性特征，首次將生產和計劃納入信息系統(tǒng)，使A公司更合理地實現(xiàn)了資源的整合。

但是，由于當時時間倉促、經驗短缺、企業(yè)流程的變化等各種各樣因素的影響，該系統(tǒng)仍然存在許多問題，需要不斷改進。因此，該公司在原AERP的基礎上，需要重新開發(fā)一套反應速度更快、功能更強健、分布更廣、操作更靈活、內控更嚴密的信息系統(tǒng)，即AERP的升級版——AERPⅡ。

2 A公司如何建立和實施AERPⅡ

為了滿足A公司管理和未來發(fā)展的需要，該公司在建立AERPⅡ系統(tǒng)時，選擇了目前比較常見的MS SERVER的數(shù)據庫系統(tǒng)。因為它能很好地與WINDOWS操作系統(tǒng)結合，具有良好的數(shù)據復制能力，而且可以自動備份，非常適合中小型企業(yè)的應用。此外，A公司在開發(fā)系統(tǒng)網頁時，還運用了Borland的Delphi，為以后發(fā)展國內外電子商務網絡虛擬市場打下堅實的基礎。實施AERPⅡ信息系統(tǒng)中，采用模塊設計與權限設置相結合的方式，通過對權限設置部門功能模塊，把系統(tǒng)的模塊權限分配到不同的業(yè)務單位，每個部門單位設有一個業(yè)務經理，該經理負責管理該部門的權限，然后指定具體的操作人員，同部門的操作人員根據業(yè)務范圍不同，具有不同的操作權限。所以，每一個模塊，只有具備權限的經理和內部操作人員才有登陸和操作相應的模塊。部門操作員登陸后，輸入相應的信息，系統(tǒng)會自動按照設定的流程進行處理。

3 A公司應用AERPⅡ獲得的收益

在未實施AERPⅡ前，A公司的管理水平比較低下，有些流程并不合理，單據不規(guī)范，表格也不統(tǒng)一，導致公司管理一直處于變動之中，但實施AERPⅡ后，公司的管理水平與作業(yè)效率獲得了明顯的提高，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

3.1 自動化程度得到提高。A公司在運用AERPⅡ后，公司的所有部門及流程均進行了相應的信息處理與優(yōu)化，從原材料供應——研發(fā)——生產——包裝——入庫——儲存——出庫——銷售，各個環(huán)節(jié)均實現(xiàn)信息共享和共同協(xié)助管理，作業(yè)的自動化程度得到提高。例如，A公司的飲料生產系統(tǒng)，飲料從自動化的流水線生產出來后，工人負責把產品的ID信息錄入AERPⅡ系統(tǒng)，車輛即可獲得發(fā)車信息，并裝運至智能化的倉庫中，基地倉庫僅需少數(shù)幾個人即可完成日常出入庫管理。

3.2 作業(yè)效率提高一倍多（與未實施AERP相比）。AERPⅡ系統(tǒng)使該公司的供產存銷各個環(huán)節(jié)的效率都得到了提高。以倉儲為例，該公司把AERPⅡ系統(tǒng)與智能化的倉庫信息系統(tǒng)對接后，有效實現(xiàn)生產部門與倉儲部門的信息共享和集成，克服原來平面?zhèn)}庫的面積不足、品種繁多、出入庫頻繁導致的混亂、低效等問題，更好地實現(xiàn)了先進先出的出入庫管理，使產品的周轉周期得到有效的改善，報廢品大大減少，每天收發(fā)單據處理數(shù)量大大增多，AERPⅡ系統(tǒng)很好地幫助企業(yè)跟蹤物料和產品的轉移與出入庫過程，幫助公司處理內部物料與產品轉移的各種業(yè)務，據B生產基地數(shù)據顯示，作業(yè)效率比未實施AERPⅡ系統(tǒng)前，提高了一倍多。

3.3 人力資源管理得到優(yōu)化，主要體現(xiàn)在需要的勞動力減少，工人的勞動強度減弱?？茖W的人力資源管理需要利用科學管理制度、程序和方法，對人力資源進行合理配置，包括人力資源的規(guī)劃，工作分工設計與成本核算等，從而調動工人的工作積極性和工作效率。AERPⅡ系統(tǒng)通過一系列的公式，例如：糖果直接人均產能=糖果產出量/直接人工工時（填充+配料），使公司能及時了解人均產能，明確所需的工人數(shù)量，有效考核工人的作業(yè)質量，合理配置作業(yè)崗位。

3.4 工作環(huán)境得到改善。未實施AERPⅡ系統(tǒng)前，A公司B基地的倉儲中心倉庫經常出現(xiàn)臟、亂、差的情況，因為倉庫作業(yè)需要處理的產品品種多且量大，出入庫又頻繁，為合理安排庫位存放入庫商品，并對在庫商品進行有效保存和發(fā)放出庫，經常需要重新搬運、挪動，人工叉車來回拖動，導致工作環(huán)境臟、亂、差。自從采用AERPⅡ系統(tǒng)和立體倉庫后，情況得到極大改善，所有產品信息，只需通過手持終端掃描收錄產品ID信息，然后與AERPⅡ系統(tǒng)里面的信息核實，即可驗收入庫。立體倉庫，僅需要2～3個工作人員，即可完成20個巷道的貨物存儲，并且系統(tǒng)可以自行控制，實現(xiàn)先進先出的周轉要求，智能化程度較高。工作環(huán)境變得非常干凈、有序，存儲條件變得更理想。

當然，投資AERPⅡ是存在巨大風險的。著名企業(yè)家柳傳志先生曾說過：“企業(yè)上ERP找死，不上ERP等死?！盇公司CEO MR S先生仍然決定上馬，投入大量資金和人力、物力，動用自己的私人關系，請自己人上陣，組建公司自己的項目管理部，結合A公司產品特性，開發(fā)屬于自己獨有的AERP信息系統(tǒng)。實踐證明，雖然公司一次性投資額高達820多萬元，每年的設備維護成本也需61萬元左右，但是，僅2005年B基地實施以來，3年左右的時間即回收了投資成本，2008年即實現(xiàn)新的一輪創(chuàng)收，實施此信息系統(tǒng)的效果明顯而持久。

4 對A公司改善AERPⅡ的若干建議

許多經濟學專家認為，ERP項目30%的挑戰(zhàn)來自技術層面，剩余的70%則來自人員和流程。它對公司而言，是一種根本性的改革和挑戰(zhàn)，而且，ERP項目的前期投資非常大，期望的應用生命周期也在10～20年左右，是一個收益與風險并存的大項目，它需要不斷改進，才能靈活地適應公司本身的需求。A公司CEO和經理干部們因為深刻明白這個道理，不想對第三方執(zhí)行咨詢公司過分依賴，因此，自己投資并組建團隊，建設適合自己的AERP信息系統(tǒng)，并不斷更新?lián)Q代，從第一代的AERP到現(xiàn)在的改進版AERPⅡ。但從采訪A公司的倉儲部經理并收集的資料顯示，目前，AERPⅡ信息系統(tǒng)仍有不少地方需要改進，主要集中在以下幾個方面：

4.1 系統(tǒng)自動報警功能不完善。如輸單員分解訂單時因誤操作，分解出超期成品，系統(tǒng)不會自動報警，而將超期成品分解出庫，導致過期產品流入市場銷售，帶來不良的經濟后果。輕者，只需給經銷商和消費者進行產品包退包換。重則，損害公司的聲譽，而且，可能對消費者健康構成傷害，導致經濟賠償，甚至可能被工商部門進行行政處罰，乃至會吊銷執(zhí)照。因此，需要改善系統(tǒng)對超期成品（超過3個月）出庫的報警功能?？梢栽黾右粋€新的系統(tǒng)功能，一旦有輸單員分解訂單出錯，ERP系統(tǒng)自動提示，將分解的超期成品內容顯示為紅色。

4.2 系統(tǒng)跟蹤反饋功能不完善。如儲運系統(tǒng)的資料是由不同的輸單員錄入，當錄入信息錯誤時，不能查找到責任人。A公司為實現(xiàn)安全、高效、負責的生產和流通目標，公司實行的是生產和流通責任制，即具體規(guī)定企業(yè)內部各個部門、各類人員的工作范圍、應負責任及相應權力的制度。它能幫助公司明確每個部門和崗位的任務和要求，把企業(yè)中千頭萬緒的工作同成千上萬的人對應地聯(lián)系起來，做到“生產安全人人有責”。比如，每一個產品生產出來，錄入AERPⅡ系統(tǒng)后，產品的ID會具體顯示出生產負責人的具體部門、姓名、生產的批號等。但是，目前儲運系統(tǒng)的資料是由不同的輸單員錄入，這樣與公司管理的責任制不符，也不能很好地做到專職專責，因此，可以在AERPⅡ系統(tǒng)儲運系統(tǒng)中增加用戶名顯示功能，便于查找責任人。4.3 系統(tǒng)缺乏有效的撿貨功能。如因車輛到達不及時或成品異常，需要取消訂單發(fā)貨時，輸單員需要使用手工逐個刪除品種，當某訂單的品種繁多時，手工刪除不僅耗時長，工作效率低，而且，出錯率也高。因此，為能正常使產品出庫，有效檢驗審核出庫產品質量，滿足送貨時間要求，可以改善系統(tǒng)撿貨功能，在AERPⅡ系統(tǒng)中“自動撿貨”功能旁增加“刪除撿貨”功能，點擊“刪除撿貨”后會自動清除訂單的“出庫”數(shù)量，這樣，就可以極大地提高工作效率，縮短出庫時間。

[1]Michael Pincher.Big ERP is dead,long live agile[J].Computer Weekly,2010,24：18.

[2]Joseph F Brazel.The Effect of ERP System Implementations on the Management of Earnings and Earnings Release Date[J].Journal of Information Systems,2008,22(2)：1.

[3]Wen-Lung Shiau.Development of measures to assess the ERP adoption of small and medium enterprises[J].JournalofEnterprise Information Management,2009,22：99-118.

[4]鄧國如.企業(yè)實施ERP的思考[J].武漢電力職業(yè)技術學校學報，2008(3)：62.

[5]佚名.解析ERP十大禍首[J].印刷經理人，2010(3)：46-47.

[6]李恒鵬.ERP系統(tǒng)在倉儲資源整合中的作用[J].中小企業(yè)管理與科技，2010(9)：39-40.