不少公司都是在出現(xiàn)職位空缺的時候才臨時決定改變招聘策略。這種“臨時抱佛腳”的方式存在著很大的用人風險：一方面，外部招聘需要花費一定的時間，不可能在缺人的時候馬上招聘到一個合適的員工，同時，新員工上崗之前還需要一定時間的入職培訓(xùn)和崗前引導(dǎo)；另一方面，內(nèi)部提升也需要考察期，尤其要尊重被提拔者個人的意見。如果未考慮到被提拔者的特長和優(yōu)勢就進行了提拔，很可能會“好心辦壞事”，反而會成為被提拔者發(fā)展道路上的“絆腳石”。因此，企業(yè)人力資源部門必須未雨綢繆做好人力資源規(guī)劃，才能在最大程度上避免類似情況的發(fā)生。

人力資源規(guī)劃三要素

人力資源規(guī)劃是根據(jù)組織的戰(zhàn)略目標，科學(xué)預(yù)測組織在未來環(huán)境變化中人力資源的供給與需求狀況，制定必要的人力資源獲取、利用、保持和開發(fā)策略，確保組織對人力資源在數(shù)量和質(zhì)量上的需求，使組織和個人獲得長遠利益。有效的人力資源規(guī)劃可以幫助企業(yè)預(yù)見未來，減少不確定性；確保組織戰(zhàn)略目標和年度經(jīng)營計劃的有效實施；對組織緊缺的人才發(fā)出引進或開發(fā)的預(yù)警；更有效率地使用現(xiàn)有員工，防止招聘人數(shù)過多和盲目裁員；使現(xiàn)有員工更加滿意；降低缺勤率、降低人員流失率、減少事故發(fā)生率、帶來較高的工作質(zhì)量等。人力資源規(guī)劃主要幫助企業(yè)解決下面幾個問題：

首先，企業(yè)在某一特定時期內(nèi)對人力資源的需求是什么，即企業(yè)需要多少人員，這些人員的構(gòu)成和要求是什么。

其次，企業(yè)在相應(yīng)的時間內(nèi)能得到多少人力資源的供給，這些供給必須與需求的層次和類別相對應(yīng)。

最后，在這段時期內(nèi)，企業(yè)人力資源供給和需求比較的結(jié)果是什么，企業(yè)應(yīng)當通過何種方式達到人力資源供需的平衡。

可以說，上述三個問題形成了人力資源規(guī)劃的三個基本要素，涵蓋了人力資源規(guī)劃的主要方面。如果能夠?qū)@三個問題做出比較明確的回答，那么人力資源規(guī)劃的主要任務(wù)就完成了。

人力資源規(guī)劃四步走

人力資源規(guī)劃一般包括以下四個步驟：準備階段、預(yù)測階段、實施階段和評估階段（圖1）。

第一步，準備

準備階段需要收集和調(diào)查有關(guān)信息，主要包括外部環(huán)境信息、內(nèi)部環(huán)境信息、現(xiàn)有人力資源的信息等。

第二步，預(yù)測

預(yù)測階段的主要任務(wù)就是要在充分掌握信息的基礎(chǔ)上，選擇并使用有效的預(yù)測方法，對企業(yè)在未來某一時期的人力資源供給和需求做出預(yù)測。人力資源預(yù)測分為需求預(yù)測和供給預(yù)測兩部分。只有準確地預(yù)測出供給和需求，才能采取有效的措施進行平衡。

人力資源需求預(yù)測（如圖2）分為現(xiàn)實人力資源需求、未來人力資源需求預(yù)測和未來流失人力資源需求預(yù)測三部分，具體步驟如下：

首先，根據(jù)工作分析的結(jié)果，確定職務(wù)編制和人員配置；

第二，進行人力資源盤點，統(tǒng)計出人員的缺編、超編及是否符合職務(wù)資格要求，并就上述統(tǒng)計結(jié)論與部門管理者進行討論，修正統(tǒng)計結(jié)論，最終得出的統(tǒng)計結(jié)論即為現(xiàn)實人力資源需求；

第三，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，確定各部門的工作量，再根據(jù)工作量的增長情況確定各部門還需增加的職務(wù)及人數(shù)，并進行匯總統(tǒng)計，該統(tǒng)計結(jié)論即為未來人力資源需求；

第四，對預(yù)測期內(nèi)退休的人員進行統(tǒng)計，并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，對未來可能發(fā)生的離職情況進行預(yù)測，得出未來流失人力資源；

最后，將現(xiàn)實人力資源需求、未來人力資源需求和未來流失人力資源匯總，即得企業(yè)整體人力資源需求預(yù)測。

人力資源供給預(yù)測（如圖3ycbqAs0onBZmgOqt2Z6dpA==）分為內(nèi)部供給預(yù)測和外部供給預(yù)測兩部分。具體步驟如下：

首先，進行人力資源盤點，了解企業(yè)員工現(xiàn)狀；

第二，分析企業(yè)的職務(wù)調(diào)整政策和歷史員工調(diào)整數(shù)據(jù)，統(tǒng)計出員工調(diào)整的比例，同時向各部門的人事決策者匯報可能出現(xiàn)的人事調(diào)整情況并將得到的情況匯總，得出企業(yè)內(nèi)部人力資源供給預(yù)測結(jié)果；

第三，分析影響外部人力資源供給的地域性因素和全國性因素，得出企業(yè)外部人力資源供給預(yù)測結(jié)果；

最后，將企業(yè)內(nèi)部人力資源供給預(yù)測和企業(yè)外部人力資源供給預(yù)測匯總，得出企業(yè)人力資源供給預(yù)測結(jié)果。

第三步，實施

在供給和需求預(yù)測出來以后，就要根據(jù)兩者之間的比較結(jié)果，通過人力資源的總體規(guī)劃和業(yè)務(wù)規(guī)劃，制訂并實施平衡供需的措施，使企業(yè)對人力資源的需求得到正常的滿足。人力資源的供需平衡是人力資源規(guī)劃的最終目的，供給和需求的預(yù)測即是為了實現(xiàn)這一目的打下的基礎(chǔ)。

第四步，評估

最后一步是對人力資源規(guī)劃實施的效果進行評估。人力資源規(guī)劃的評估包括兩層含義：一是指在實施的過程中，要隨時根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化來修正供給和需求的預(yù)測結(jié)果，并對平衡供需的措施做出調(diào)整；二是指要對預(yù)測的結(jié)果以及制定的措施進行評估，對預(yù)測的準確性和措施的有效性做出衡量，找出其中存在的問題以及有用的經(jīng)驗，為以后的規(guī)劃提供借鑒和幫助。

如何應(yīng)對預(yù)測中的供需不平衡

在整個人力資源規(guī)劃中，預(yù)測是最為關(guān)鍵的一部分，也是難度最大的一部分，直接決定著規(guī)劃的成敗。在預(yù)測的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)人力資源供大于求和供不應(yīng)求兩種預(yù)測情況。以科學(xué)的態(tài)度和合適的手段應(yīng)對供求失衡，是人力資源規(guī)劃剩余步驟能夠順利進行的重要前提。

1.應(yīng)對供大于求的情況

當預(yù)測的人力資源供給大于需求，即發(fā)現(xiàn)人力資源過剩時，可以采取以下措施，從供給和需求兩方面來平衡供需。

（1）永久性的裁員或者辭退員工。裁員是一種最無奈但最有效的方式。在進行裁員時，企業(yè)首先需要制定優(yōu)厚的裁員政策，比如為被裁減者發(fā)放優(yōu)厚的失業(yè)金等等；然后裁減那些希望主動離職的員工；最后裁減工作考評成績低下的員工。這種方法雖然比較直接，但由于會給社會帶來不安定因素，因此往往會受到政府的限制。

（2）縮短員工的工作時間。實行工作分享或者降低員工的工資的方式也可以減少供給。

（3）鼓勵員工提前退休。給那些接近退休年齡的員工以優(yōu)惠的政策，讓他們提前離開企業(yè)。

（4）凍結(jié)招聘。停止從外部招聘人員，減少供給。

（5）自然減員。當出現(xiàn)員工退休、離職等情況時，對空閑的崗位不再進行人員補充。

（6）擴大經(jīng)營。企業(yè)要擴大經(jīng)營規(guī)?；蛘唛_拓新的增長點，以增加對人力資源的需求，例如企業(yè)可以通過實施多種經(jīng)營來吸納過剩的人力資源供給。

（7）培訓(xùn)。對富余員工實施培訓(xùn)，相當于進行人員的儲備，為企業(yè)將來的發(fā)展做好準備。

2.應(yīng)對供不應(yīng)求的情況

當預(yù)測的人力資源供給小于需求，即發(fā)現(xiàn)人力資源短缺時，也可以采取措施平衡供需。

（1）內(nèi)部招聘。內(nèi)部招聘不僅豐富了員工的工作內(nèi)容，提高了員工的工作興趣和積極性，而且可以節(jié)省外部招聘的成本。利用內(nèi)部招聘的方式可以有效地實施內(nèi)部調(diào)整計劃。當企業(yè)內(nèi)部員工應(yīng)聘成功后，對員工的職務(wù)進行正式調(diào)整，對離職員工空出的崗位還可以繼續(xù)進行內(nèi)部招聘。當內(nèi)部招聘無人能勝任時，可進行外部招聘。

（2）內(nèi)部晉升。當較高層次的職務(wù)出現(xiàn)空缺時，優(yōu)先提拔企業(yè)內(nèi)部的員工。在許多企業(yè)里，內(nèi)部晉升是員工職業(yè)生涯規(guī)劃的重要內(nèi)容。對員工的提拔是對其工作的肯定，也是對員工的激勵。由于內(nèi)部員工更加了解企業(yè)的情況，會比外部招聘人員更快適應(yīng)工作環(huán)境，從而提高工作效率，節(jié)省外部招聘的成本。

（3）外部招聘。外部招聘是最常用的應(yīng)對人力資源短缺的調(diào)整方法。但企業(yè)應(yīng)優(yōu)先實施內(nèi)部調(diào)整、內(nèi)部晉升等計劃，而將外部招聘放在最后使用。

（4）提高現(xiàn)有員工的工作效率。例如改進生產(chǎn)技術(shù)，增加工資，進行技能培訓(xùn)，調(diào)整工作方式等。

（5）延長工作時間。延長工作時間即通常所說的“加班”。實行這種措施時，需要考慮員工的意愿以及加班費等成本支出。

（6）外包?？梢詫⑵髽I(yè)的一些業(yè)務(wù)進行外包，這種方式可以減少企業(yè)對人力資源的需求。

（7）技能培訓(xùn)。對公司現(xiàn)有員工進行必要的技能培訓(xùn)，使之不僅能適應(yīng)當前的工作，還能適應(yīng)更高層次的工作。同時，技能培訓(xùn)還能為企業(yè)內(nèi)部晉升政策的有效實施提供保障。如果企業(yè)即將出現(xiàn)經(jīng)營轉(zhuǎn)型，企業(yè)應(yīng)該及時向員工培訓(xùn)新的工作知識和工作技能，以保證在企業(yè)轉(zhuǎn)型后，原有的員工能夠符合職務(wù)任職資格的要求，以便有效防止企業(yè)冗員現(xiàn)象的發(fā)生。