基于案例的大宗藏書整理排架工作研究

李惠群 徐麗輝

（中山大學(xué)圖書館，廣東 廣州 510006）

1 大宗藏書整理排架是藏書組織常見工作

1.1 大宗藏書整理排架是藏書組織學(xué)研究的范疇

“藏書組織學(xué)的研究內(nèi)容主要是：藏書組織原理、藏書的區(qū)分、藏書的建筑格局、藏書室內(nèi)布局、藏書排架、藏書典藏、藏書保護(hù)、藏書剔除，以及藏書組織的自動化?！盵1]2大宗藏書整理排架是藏書組織學(xué)的研究范疇，涉及藏書區(qū)分、藏書布局、藏書排架和藏書保護(hù)等多個研究方向。在實(shí)踐中，其表現(xiàn)為一項(xiàng)長期、繁重以及復(fù)雜的系統(tǒng)工作，故可以運(yùn)用藏書組織學(xué)常用的“系統(tǒng)學(xué)方法”對其進(jìn)行“層次結(jié)構(gòu)、運(yùn)動規(guī)律”[1]7等方面的研究，探討其經(jīng)驗(yàn)和啟示。

1.2 大宗藏書整理排架工作的來源及工作要求

大宗藏書整理排架工作在年輕的校區(qū)分館中較為常見。一般來說，年輕的校區(qū)分館由于建立的時間較短，建筑空間容量相對寬松，藏書空間及布局相對靈活，故在整個圖書館館藏布局中起著至關(guān)重要的調(diào)節(jié)作用。因此，校區(qū)分館承擔(dān)了大量的館藏調(diào)撥、遷移、合并以及贈書入藏等系統(tǒng)和繁瑣的工作。在實(shí)踐中常常發(fā)現(xiàn)這些藏書帶有灰塵和霉點(diǎn)，雜亂無序，或者不完全有序，因此就需要對這些大規(guī)模的藏書進(jìn)行清潔、分類以及排序上架等工作，這就是論文的研究對象——大宗藏書整理排架工作。

大宗藏書整理排架工作的產(chǎn)生，主要是以下3方面的因素綜合使然。第一，從藏書的來源看，多為大宗贈書，或者大規(guī)模的館藏遷移、合并以及調(diào)整。第二，從藏書的數(shù)量看，藏書的數(shù)量巨大，動輒成千上萬。第三，從對藏書組織信息的掌握看，往往難以掌握全部信息。這是由于，首先，從大宗贈書的角度來說，從所有者，到捐贈到館，再到運(yùn)至校區(qū)分館準(zhǔn)備上架的過程經(jīng)歷了許多環(huán)節(jié)，并且有些贈書為外國捐贈，在空間、語言和信息溝通上都有非常大的障礙。其次，從大規(guī)模的館藏遷移、合并以及調(diào)整角度來說，這些藏書多為二線書庫藏書，利用率不高，但是非常有特色，可劃分到特藏范疇。這些藏書有些長期存放在圖書館的地下書庫，由于存放時間長，藏書數(shù)量巨大，已經(jīng)無從得知上一任經(jīng)手人以及藏書的具體情況，只能了解到概況。有些是從小型的學(xué)科圖書館回遷，往往由于時空、交流和時間緊迫等因素以致無法精確運(yùn)用架位測算方法開展回遷工作。只能匆忙將藏書搬運(yùn)到館，邊處理邊掌握藏書的具體組織情況。

大宗藏書整理排架工作要求主要有兩項(xiàng)：其一，受讀者利用藏書的巨大需求，贈書方提出的藏書開放時間限制，以及計(jì)劃外的館藏調(diào)整等因素影響，大宗藏書整理排架工作多為突發(fā)緊急任務(wù)。其二，對藏書排架預(yù)留架位提出了較高要求。在藏書空間日益減少的大勢下，大宗藏書排架也需要最大限度利用書架空位，盡量減少空間的浪費(fèi)。書架空位預(yù)留過多會造成空間浪費(fèi)，預(yù)留過少，容易造成串架和倒架等浩大工程出現(xiàn)。由于大宗藏書多為非外借特色藏書，且少有新館藏，故無需考慮借出在館比例以及新書入藏比率這兩個因素。

1.3 大宗藏書整理排架與其他藏書組織工作的區(qū)別與聯(lián)系

大宗藏書整理排架工作與一般的大規(guī)模藏書遷移有相似之處，同樣要解決好數(shù)量巨大的藏書搬運(yùn)、移動、上架以及預(yù)留書架空位等藏書入藏的常見問題。兩者主要不同在于，一般的大規(guī)模藏書遷移研究主要針對一線書庫及其精確的架位測算技術(shù)[2]。而論文研究的大宗藏書整理排架工作多為二線書庫藏書，由于客觀原因造成對藏書組織信息掌握不足，以致無法運(yùn)用精確的架位測算技術(shù)預(yù)留架位，故在工作內(nèi)容、方式和方法上都有別于一般的大規(guī)模藏書遷移工作。

一般的大規(guī)模藏書遷移研究主要是針對一線書庫，即讀者經(jīng)常使用的開架書庫，其藏書的借出在館比例、新書入藏比率、藏書的種類及其平均長度等方面都有規(guī)律可循，且這些規(guī)律在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)層面表現(xiàn)相對穩(wěn)定，故可運(yùn)用精確的統(tǒng)計(jì)方法分配和預(yù)留架位。不少同仁已經(jīng)對這些規(guī)律進(jìn)行了深入的研究并運(yùn)用于藏書遷移[3]和倒架[4]等工作中，都取得了較好的效果，大大節(jié)省了人力、物力和時間，有效預(yù)防倒架出現(xiàn)?？偨Y(jié)相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不難發(fā)現(xiàn)，藏書架位分配和預(yù)留的科學(xué)方法是建立在對眾多有效數(shù)據(jù)充分掌握的基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)穩(wěn)定性的要求比較高，且極易因數(shù)據(jù)的偏差而產(chǎn)生較大誤差，因此只能在有效的范圍內(nèi)應(yīng)用。

與一線書庫藏書大規(guī)模遷移之前的精確排架狀態(tài)不同，論文研究的大宗藏書多為二線書庫藏書，其組織狀態(tài)無序或者不完全有序，因此大宗藏書整理排架的一項(xiàng)最重要的工作就是藏書排序上架。由此可知，大宗藏書整理排架工作的主要研究內(nèi)容就是，大量的藏書從無序或者不完全有序，到精確排序的組織狀態(tài)轉(zhuǎn)化過程。另外，大宗藏書整理排架工作中的館藏遷移，常常涉及兩個或兩個以上館藏地藏書的合并，這就加深了工作的難度和復(fù)雜度，增加了工作量和工作環(huán)節(jié)。因此，有必要對大宗藏書整理排架的工作內(nèi)容、方式和方法，特點(diǎn)、難點(diǎn)和規(guī)律，進(jìn)行深入的研究。

2 大宗藏書整理排架工作案例分析及工作難點(diǎn)歸納

2.1 大宗藏書整理排架工作案例分析

從2009年3月至2012年的4月，筆者參與的大宗藏書整理排架工作有以下4項(xiàng)，項(xiàng)目一：4萬7千余冊香港高校贈書的整理和清點(diǎn)工作；項(xiàng)目二：5萬余冊杜威分類法舊外文書的分類排序和上架工作；項(xiàng)目三：化工分館和生科分館分別回遷的合共1萬余冊杜威分類法外文書的分類排序、合并以及插架至項(xiàng)目二的舊外文書架上；項(xiàng)目四：2萬5千余冊陳綸緒司鐸藏書的驗(yàn)收、整理和分類排序上架工作。4個項(xiàng)目的案例分析見表1，分析點(diǎn)包括：項(xiàng)目來源及藏書類別、項(xiàng)目目標(biāo)、藏書組織信息掌握情況、主要工作及步驟、項(xiàng)目難點(diǎn)以及項(xiàng)目歷時，每個分析點(diǎn)都可在各個不同的項(xiàng)目之間進(jìn)行比較。此外，還對各個項(xiàng)目的相似規(guī)律進(jìn)行歸納。

2.2 大宗藏書整理排架工作難點(diǎn)歸納

大宗藏書整理排架工作的難點(diǎn)有4個方面：其一，藏書數(shù)量巨大，書況一般較舊，清潔任務(wù)繁重。其二，由于藏書數(shù)量巨大而造成大量繁重的藏書搬運(yùn)和轉(zhuǎn)移工作。有時單是藏書從一個地方轉(zhuǎn)移到另一個地方就需要幾天時間。其三，由于藏書未排序或未完全排序，故需要在藏書上架之前，先在空地上做好精確的分類排序，這是大宗藏書整理排架工作最主要也是最繁重的工作內(nèi)容。每一冊藏書在精確分類排序完成之前都免不了經(jīng)過多次搬運(yùn)，且每次搬運(yùn)都達(dá)到了一定的空間距離。因此，藏書排序上架需要大量的人力進(jìn)行搬運(yùn)、分類、移動、上架、整架和倒架等工作。其四，數(shù)量巨大的藏書在上架之前要完成精確排序，這對藏書的排序空間提出了很大要求，需要足夠的空地?cái)[放藏書和開展排序工作。

攻克大宗藏書整理排架工作的難點(diǎn)需要遵循以下3個工作原則：第一，做好藏書存放空間和分類排序空間的規(guī)劃，使藏書排序工作得以順利開展。在藏書分類前，預(yù)先為每一大類藏書劃分好存放的空地，并用簡明指示牌標(biāo)示，這有利于藏書快速分割。第二，合并分類步驟，減少藏書搬運(yùn)的次數(shù)。按類目順序?qū)訉臃诸惽懈钍遣貢诸惻判虻幕驹瓌t。在遵循這一原則的基礎(chǔ)上，如果藏書的類別較為簡單，則盡可能可將兩個級別以上的類目進(jìn)行合并分類，以減少藏書分類的輪次，從而減少藏書搬運(yùn)的次數(shù)。如首輪分類即可直接切割至二級類目。第三，根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化藏書排序空間，減少藏書搬運(yùn)的距離。一般在就近藏書分類存放的空地進(jìn)行精確排序，以減少藏書搬運(yùn)的距離。但是，如果藏書分類存放后沒有足夠的空地進(jìn)行精確排序，就要把該類藏書搬運(yùn)至中轉(zhuǎn)空地后再開始精確排序，完成之后再搬運(yùn)到相應(yīng)的書架上架。

表1 大宗藏書整理排架工作案例分析表

續(xù)表

3 大宗藏書整理排架主要工作及其經(jīng)驗(yàn)

3.1 大宗藏書整理排架主要工作內(nèi)容及步驟

大宗藏書整理排架的主要工作先后包括藏書清潔和藏書排架兩大部分。藏書清潔工作一般是利用抹布和刷子將每一冊書籍多年積留的灰塵以及霉點(diǎn)最大限度地予以清除。這是為了對大宗藏書一次性集中清潔，是藏書保護(hù)非常重要的環(huán)節(jié)，也是大宗藏書排架之前的必要工作。在進(jìn)行藏書清潔工作時需要做好下一步藏書排架的銜接工作，可根據(jù)藏書原有的組織情況開始粗略分類。以項(xiàng)目二和項(xiàng)目三為例，藏書以捆為單位打包，頂端配有白紙標(biāo)記所屬的大類，在完成每捆書的清潔后重新打包，緊接著就可以根據(jù)其所屬的大類搬運(yùn)至預(yù)先劃分好的空地上分類擺放。如果根據(jù)簡單的觀察發(fā)現(xiàn)書捆藏書均屬于同一個二級類目（例如010），則可將都屬于這一類的書捆擺放在一起，并和其前一個二級類目（000）和后一個二級類目（020）的書捆按順序區(qū)分?jǐn)[放。這樣就可以一次同時進(jìn)行兩個級別類目的分類工作，減少大宗藏書搬運(yùn)的次數(shù)。一般來說，藏書清潔完畢后，都可大致分類切割至二級類目，以提高工作效率。

在藏書清潔工作完成后，緊接著就是藏書排架工作，這是大宗藏書整理排架最主要、也是最繁重的工作內(nèi)容，這項(xiàng)工作可分為三步。藏書清潔工作完成后，大宗藏書已經(jīng)分類切割至一級或二級類目擺放，這是藏書排架的第一步工作。第二步就是按類目順序?qū)訉臃诸惽懈畈貢?，以切割后的適量類別藏書為單位開展精確排序，然后再搬運(yùn)上架，并根據(jù)實(shí)際情況預(yù)留書架空位。這一工作方法的最大好處就是節(jié)約藏書進(jìn)行精確排序的空間，減少藏書排序?qū)鴰炜盏氐囊蕾?，有效解決書庫空地不足的掣肘。筆者將切割后的適量類別藏書稱之為“最小分類切割單位”，這一寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)在后文詳述。第三步就是重復(fù)第二步的工作，按順序?qū)⒌诙€“最小分類切割單位”找出來，就近或搬至中轉(zhuǎn)空地進(jìn)行精確排序，再上架。不斷重復(fù)這一過程，完成大宗藏書的排架工作。通過以上三步工作，大宗藏書排架工作就分解為眾多有序的“最小分類切割單位”任務(wù)模塊，這些任務(wù)模塊的工作模式一致，在實(shí)際操作上簡單易懂，并能隨著任務(wù)模塊的增加而使工作的熟練程度提高，有效鼓舞了工作人員的工作熱情?！白钚》诸惽懈顔挝弧比蝿?wù)模塊，體現(xiàn)了化整為零、分階段和分步驟等統(tǒng)籌組織方法，能有效減少藏書移動和搬運(yùn)的次數(shù)，節(jié)省人力和提高工作效率。

3.2 重要經(jīng)驗(yàn)——以“最小分類切割單位”為任務(wù)模塊組織大宗藏書分類上架工作

一般來說，大宗藏書在分類之前多以捆為單位進(jìn)行存放和搬運(yùn)。大宗藏書動輒成千上萬捆。因此，有效減少藏書搬運(yùn)的頻率即可減少由此而耗費(fèi)的巨大人力資源。在實(shí)踐的過程中，通過按類目順序?qū)訉臃诸?，將不同“類”藏書轉(zhuǎn)化為不同任務(wù)模塊，就能使分類工作井井有條，就能將長期任務(wù)轉(zhuǎn)化為階段性任務(wù)，使每一個階段的目標(biāo)都變得清晰易達(dá)。

大宗藏書通過大類（一級類目）的分類切割后，就能大約得知每個大類藏書的數(shù)量，有的大類數(shù)量比較多，有的比較少，有的甚至缺失。數(shù)量較少的大類排序比較簡單。而數(shù)量較多的大類，則需要繼續(xù)切割至二級類目或三級類目，直到切割類目的藏書能夠較為順利地進(jìn)行精確排序?yàn)橹?，筆者將這一切割類目稱之為“最小分類切割單位”。那么，如何判斷藏書已經(jīng)分類至最小切割單位？首先，從數(shù)量上看，藏書數(shù)量適中。其次，藏書進(jìn)行精確排序時，其移動和穿插的頻率較少。在大宗藏書的分類排序過程中，切忌盲目求快，如果沒有層層分類至最小分類切割單位，而在較大的分類單位就開始精確排序，就會發(fā)現(xiàn)，越到排序的后面，藏書穿插的頻率就會越高，進(jìn)一步使之前排好順序的藏書因?yàn)榇┎宥斐深l頻移動。更糟糕的是，如果預(yù)留的排序空間不夠，造成無法穿插和移動藏書，使分類藏書陷入艱難的困境，而導(dǎo)致整體轉(zhuǎn)移藏書或者重新排序等超低效率的現(xiàn)象。

那么，最小分類切割單位的類目是不是越小越好呢？這要視實(shí)際情況而定。最小分類切割單位的類目越小，越有利于精確排序，這毋容置疑。但是，這樣也會使以最小分類切割單位為基礎(chǔ)的任務(wù)模塊變得異常繁多，客觀上造成了低效率。因此，最小分類切割單位應(yīng)該是類目與數(shù)量的結(jié)合，以切割類目的藏書能夠較為順利地開展精確排序?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)。如果某一類目藏書數(shù)量較少，最小分類切割單位的類目就比較大；如果某一類目藏書數(shù)量較多，最小分類切割單位的類目就比較小，因?yàn)檫€需要繼續(xù)切割到數(shù)量較為合適的小類目。

以“最小分類切割單位”為任務(wù)模塊組織大宗藏書的分類上架，能高效解決大宗藏書整理排架工作的主要任務(wù)。由于這一工作模式在藏書上架之前就完成精確排序，故能將藏書亂架和串架的頻率降至最低，這對書架預(yù)留空位提供了非常有利的條件。一般書架的每個層格只需要預(yù)留5到10厘米的空位，供小部分亂架的藏書局部調(diào)整。這樣就能最大限度利用書架空位，有效緩解因藏書日益增多而造成架位緊張的局面。

[1]吳唏.藏書組織學(xué)概要[M].北京：北京大學(xué)出版社，1987.

[2]嚴(yán)永康.館藏文獻(xiàn)架位測算中的統(tǒng)計(jì)應(yīng)用策略[J].圖書館建設(shè)，2008（9）：111-112.

[3]張思輝.書庫藏書快速遷移的組織與實(shí)施[J].圖書館建設(shè)，2008（9）：107-110，112.

[4]王艷領(lǐng).論圖書館閉架書庫倒庫測算的科學(xué)依據(jù)和方法[J].圖書館建設(shè)，2005（1）：89-90.