王翠芳

利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，檔案利用統(tǒng)計(jì)是檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)中的重要內(nèi)容之一，目前檔案利用統(tǒng)計(jì)是反映檔案利用情況的主要方式。但由于多方面的原因，基層單位的利用統(tǒng)計(jì)還不夠規(guī)范和完善，基本上還處于被動(dòng)應(yīng)付的境地。

1、我國(guó)基層單位檔案利用統(tǒng)計(jì)工作中存在的不足

1.1檔案利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目不足

自上世紀(jì)末以來(lái)，我國(guó)基層單位檔案室工作統(tǒng)計(jì)開(kāi)始納入全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)，利用工作方面的統(tǒng)計(jì)工作就此開(kāi)始。借助檔案利用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以分析檔案利用的特點(diǎn)，折射出檔案庫(kù)存檔案資源及其管理的特征。隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)有的檔案利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目存在較大的局限。

一是檔案利用類別分辨不清?；鶎訂挝挥绕涫歉咝n案利用中，私人利用呈現(xiàn)逐年上升趨勢(shì)，但是檔案統(tǒng)計(jì)工作中一直沒(méi)有要求與體現(xiàn)。1999年和2006年國(guó)家統(tǒng)計(jì)局同意對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)制度進(jìn)行了一定的修改，對(duì)進(jìn)一步完善、豐富統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系起到了較好的作用，但就檔案利用統(tǒng)計(jì)方面幾乎沒(méi)什么變化。2012年度新修改的檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容中檔案館基表中增加了“單位”和“個(gè)人”兩個(gè)類別，而檔案室表中還是沒(méi)有進(jìn)行區(qū)分。

二是檔案利用目的難以區(qū)分。我國(guó)檔案利用統(tǒng)計(jì)中一直沿用的六大目的分類，在基層單位也難以區(qū)分，多數(shù)利用都是統(tǒng)計(jì)在“工作查考”中。在2012年最新修改的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)中，檔案館表中取消了利用目的，而檔案室表中卻保留了利用目的，將原來(lái)的“編史修志”歸入“科學(xué)研究”，利用目的由原來(lái)的六種改為了五種。但是檔案室查檔的私人用戶越來(lái)越多，已成為無(wú)法忽視的群體，有的高校將私人利用放在“其他”中，有的放在“科學(xué)研究”中。很多檔案室和檔案館利用工作相似，如高校檔案館和檔案室工作內(nèi)容與性質(zhì)基本一致，只是工作規(guī)模少有區(qū)別。如此區(qū)別設(shè)置沒(méi)有多大意義。

三是用戶利用滿意度沒(méi)有統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)中一直沒(méi)有設(shè)置用戶滿意度統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，利用工作中很少有人關(guān)注滿意度，統(tǒng)計(jì)工作中更是無(wú)從了解此項(xiàng)內(nèi)容。

四是檔案利用效益沒(méi)有統(tǒng)計(jì)。利用效益是利用效果的反映，因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)年報(bào)中只統(tǒng)計(jì)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（件）數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)等數(shù)據(jù)表象，因此基層單位很少進(jìn)行的利用效益統(tǒng)計(jì)，通常情況下，只是在迎接檔案工作評(píng)估檢查等工作前，應(yīng)付性的補(bǔ)記一些。筆者調(diào)查過(guò)一些高校和機(jī)關(guān)檔案室，全都是如此。

1.2 檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證

基層單位的檔案部門（通常是檔案室）是單位內(nèi)部的一個(gè)工作機(jī)構(gòu)，檔案利用主體是本單位工作人員或與本單位有某些關(guān)聯(lián)的人員，通常情況下，只有在借閱檔案時(shí)，為防止檔案的遺失而進(jìn)行借閱登記，借閱登記表一般包含：日期、單位、案卷或文件題名、利用目的、期限、卷號(hào)或件號(hào)、借閱人、歸還日期等。但是在查閱、電話咨詢、網(wǎng)上數(shù)字檔案信息利用、電子文件下載等利用中通常沒(méi)有系統(tǒng)的登記。年終編制統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)就難免三分統(tǒng)計(jì)七分估計(jì)，可以說(shuō)應(yīng)付成分多，數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，由此數(shù)據(jù)指標(biāo)很難準(zhǔn)確。

1.3 電子化、數(shù)字化檔案利用統(tǒng)計(jì)較難把握

雖然2012年最新修改的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)中增加了數(shù)字檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目設(shè)置跟檔案實(shí)體利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目相同。但是因?yàn)閿?shù)字檔案和電子文件的下載量較難統(tǒng)計(jì)，此類利用的數(shù)量統(tǒng)計(jì)還較難把握。

2、基層單位檔案利用統(tǒng)計(jì)工作存在問(wèn)題的原因分析

目前，我國(guó)基層單位檔案利用統(tǒng)計(jì)積極性、有效性和統(tǒng)計(jì)質(zhì)量都不太高。主要原因有：一是檔案利用統(tǒng)計(jì)制度方面，國(guó)家檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)制度，覆蓋面廣，無(wú)法滿足不同行業(yè)和部門以及不同地區(qū)檔案的實(shí)際情況，跟當(dāng)今社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)程度較低；二是基層單位檔案工作的地位較差，檔案利用工作不受重視，同時(shí)基層檔案工作者，重保管輕利用的保守思想還較為嚴(yán)重，還有部分基層檔案工作人員身兼數(shù)職，無(wú)暇顧及利用統(tǒng)計(jì)工作；三是檔案利用登記手段落后，很多檔案利用需求需要提供系統(tǒng)的材料，但是查（借）閱登記工作，基本上都是要求利用者手工逐一登記，很是繁瑣。同時(shí)，隨著檔案電子化和數(shù)字化的發(fā)展，利用者通過(guò)一定權(quán)限，利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)或者檔案網(wǎng)站直接獲得有關(guān)檔案信息，如本單每個(gè)部門的相關(guān)人員都可以通過(guò)他們的權(quán)限進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的部門庫(kù)查找、下載部門信息，由此帶來(lái)了電子化和數(shù)字化檔案資源利用統(tǒng)計(jì)與傳統(tǒng)的手工利用進(jìn)行登記之間的矛盾，日益成為影響利用統(tǒng)計(jì)的重要因素之一。

3、改善與加強(qiáng)基層檔案利用統(tǒng)計(jì)工作的建議與對(duì)策

3.1 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，從國(guó)家檔案統(tǒng)計(jì)制度層面對(duì)檔案利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整

一是將利用統(tǒng)計(jì)的關(guān)注點(diǎn)從數(shù)據(jù)量轉(zhuǎn)向效益。雖然檔案利用的數(shù)據(jù)量能從一定程度上反映檔案的利用情況，但是在當(dāng)今信息社會(huì)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的手工意義上的利用統(tǒng)計(jì)正在失去其原有的意義，同時(shí)數(shù)據(jù)量的準(zhǔn)確度又難以把握。由此應(yīng)該將利用統(tǒng)計(jì)的關(guān)注點(diǎn)面向社會(huì)，關(guān)注效益。建議將檔案利用數(shù)量統(tǒng)計(jì)項(xiàng)中取消檔案查閱卷次統(tǒng)計(jì)，只統(tǒng)計(jì)實(shí)體檔案借閱（件）卷次，以此反映檔案外借情況，同時(shí)加入利用效益項(xiàng)目，統(tǒng)計(jì)中強(qiáng)調(diào)社會(huì)效益的統(tǒng)計(jì)，反映社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)知與認(rèn)可度。

二是增加利用者滿意度項(xiàng)目，將利用者的利用需求滿足狀況列入統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，滿意度可分為利用需求全部滿足、部分滿足和完全沒(méi)有滿足三類。

三是由于基層單位中，也同樣存在因公、因私利用問(wèn)題，而且基層單位中“個(gè)人”利用檔案情況直接反映了單位與社會(huì)的關(guān)聯(lián)程度，因此建議“利用目的”從檔案室統(tǒng)計(jì)表中去掉，同樣將統(tǒng)計(jì)表中加入“單位”和“個(gè)人”統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，使檔案室和檔案館利用統(tǒng)計(jì)內(nèi)容一致。

四是修改數(shù)字檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表，根據(jù)數(shù)字檔案資源利用的特殊性，修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，取消利用目的和利用件次統(tǒng)計(jì)，借鑒圖書(shū)館等各種信息利用的統(tǒng)計(jì)方法，設(shè)置數(shù)字檔案和電子文件的閱讀量和下載量統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。

五是根據(jù)不同行業(yè)和部門以及不同地區(qū)檔案利用的實(shí)際情況，設(shè)立一定的統(tǒng)計(jì)選項(xiàng)，基層單位可以根據(jù)自身的利用特點(diǎn)進(jìn)行選擇統(tǒng)計(jì)。

3.2重視檔案利用工作，提高檔案利用統(tǒng)計(jì)質(zhì)量

提高檔案利用統(tǒng)計(jì)質(zhì)量是做好基層檔案利用統(tǒng)計(jì)工作的前提和基礎(chǔ)。在現(xiàn)有的統(tǒng)計(jì)制度不變的情況下，除了進(jìn)行借閱登記外，對(duì)查閱、電話咨詢、網(wǎng)上數(shù)字檔案信息利用、電子文件下載等利用形式同樣進(jìn)行系統(tǒng)的登記，消除統(tǒng)計(jì)中的估計(jì)成分，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。同時(shí)，要利用各類檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化登記手段進(jìn)行利用登記與統(tǒng)計(jì)工作，如對(duì)本單位的相關(guān)人員進(jìn)行的部門庫(kù)查找、文件、信息下載，可以通過(guò)系統(tǒng)的日志管理等不同的統(tǒng)計(jì)手段進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)，以提高檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.3 轉(zhuǎn)變思想，提高利用統(tǒng)計(jì)工作有效性

基層檔案工作者要轉(zhuǎn)變利用統(tǒng)計(jì)理念，提高責(zé)任意識(shí)，克服應(yīng)付思想，努力跳出利用登記的固定思維模式，擺脫傳統(tǒng)的實(shí)體檔案思維方式，從檔案利用表層數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)向檔案利用實(shí)效統(tǒng)計(jì)。通過(guò)檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的宣傳體現(xiàn)檔案工作的意義與價(jià)值，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高大眾的檔案意識(shí)，提高檔案工作者的成就感。以服務(wù)為宗旨，將用戶的滿意度作為一項(xiàng)重要指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，用戶的滿意度是利用需求的滿足程度（也就是利用目的實(shí)現(xiàn)程度），通過(guò)用戶滿意度統(tǒng)計(jì)，可以反映庫(kù)存檔案資源的豐富程度和檔案工作人員提供利用檔案的能力，這是檔案利用統(tǒng)計(jì)工作有效性的體現(xiàn)。

（作者單位：南京體育學(xué)院）endprint