胡冬艷

（江蘇省常州建設(shè)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇 常州 213016）

高職院校教師業(yè)務(wù)檔案是科技資源儲備的重要形式，是高校人才的信息數(shù)據(jù)庫。建立健全教師業(yè)務(wù)檔案，是高效合理利用人才資源、開發(fā)智力資源的需要；也是高校展示科研能力的需要。

教師業(yè)務(wù)檔案是指教師個人在教育教學(xué)和科研等工作中形成的具有保存價值的各種材料的歷史記錄，它能反映教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績，是教師勞動成果和智慧的結(jié)晶，在個體上反映了教師個人的業(yè)務(wù)能力和科研學(xué)術(shù)水平，在群體上反映了高校師資隊伍的整體素質(zhì)和學(xué)校的辦學(xué)水平，為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和前瞻性，為實現(xiàn)教學(xué)管理的定量化、科學(xué)化及進一步深化教育教學(xué)改革起著不可替代的作用。因此，教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)、管理與應(yīng)用的重要性毋庸置疑。學(xué)校應(yīng)做好教師業(yè)務(wù)檔案的收集、管理與應(yīng)用工作，努力實現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案管理與應(yīng)用的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化，從而推動師學(xué)校資隊伍建設(shè)。

一、教師業(yè)務(wù)檔案概述

教師業(yè)務(wù)檔案可概括為以下兩大類型：教師個人基本信息資料和教師業(yè)務(wù)工作信息資料。其中教師個人基本信息資料包括教師的出生年月、籍貫、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)歷、外語水平、職稱、職務(wù)等信息。教師業(yè)務(wù)工作信息資料包含以下幾種類型：一是學(xué)年教學(xué)信息。如所帶班級、教學(xué)類型、教學(xué)工作量等；二是管理工作信息。如管理工作名稱、管理部門、管理起止年月、管理工作量等；三是年度工作考核信息。如年度考核表、組織考核意見評定等級等；四是“雙師”素質(zhì)信息。如高校教師資格證、教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證、職業(yè)技能證書和職業(yè)資格證等；五是繼續(xù)教育信息。如進修培訓(xùn)證明、企業(yè)實踐鍛煉鑒定等；六是獲獎信息。如榮譽證書、獲獎證明等；七是發(fā)明創(chuàng)造、教科研成果信息。如公開發(fā)表的論文、主持完成的課題和技術(shù)開發(fā)項目、公開出版的專著和教材、主持的精品課程、獲得的專利等；八是社會兼職信息。

二、教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔 案意識不強，相關(guān)檔案部門缺乏溝通和協(xié)調(diào)

目前，高職院校不重視教師業(yè)務(wù)檔案管理工作，有的高校甚至沒有設(shè)置專職教師業(yè)務(wù)檔案管理部門。部分高職院校的教師普遍存在一種錯誤觀念，認為他們的主要任務(wù)是教學(xué)和管理，教師業(yè)務(wù)檔案收集和管理是檔案部門的事，所以對有關(guān)教師業(yè)務(wù)歸檔的范圍和要求漠不關(guān)心，不積極配合檔案部門做好檔案的收集工作；在部門工作中，很少涉及到檔案工作，即使形成一些文件材料，也因為沒有相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案的分類和整理一片混亂；許多教師對教師業(yè)務(wù)檔案管理工作認識錯位，認為教學(xué)科研成果是自己的勞動成果，不愿意向相關(guān)部門提交歸檔，給教師業(yè)務(wù)檔案資料搜集歸檔帶來諸多不便。由于沒有足夠的重視，教師業(yè)務(wù)檔案沒有及時記錄和保存，導(dǎo)致材料流失。

2.管 理體制不健全

首先，大部分高職院校的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度不健全，沒有相應(yīng)的歸檔制度保障，加之學(xué)校在人員經(jīng)費和設(shè)施等方面投入不足，致使教師業(yè)務(wù)檔案從管理到應(yīng)用環(huán)節(jié)絕大部分還停留在手工操作上，嚴重影響了教師業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化和信息化。其次，部分高校只在迎接教學(xué)評估階段整理和補充大量的教師業(yè)務(wù)檔案材料，評估工作結(jié)束后，對檔案的管理又處于束之高閣的狀態(tài)，間接影響每學(xué)期的教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)平臺的填報工作。

3.管 理隊伍建設(shè)滯后，管理力量薄弱

教師業(yè)務(wù)檔案工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作。部分高校由于管理體制的不完善，一方面教師業(yè)務(wù)檔案工作人員缺少必要的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)及學(xué)習(xí)進修機會，致使檔案工作缺乏先進科學(xué)的管理模式；另一方面，學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案工作人員隊伍薄弱，兼職人員較多且變更頻繁，使檔案工作人員從事檔案管理工作的能力和經(jīng)驗不足；最后，因教師業(yè)務(wù)檔案工作涉及范圍廣，時間跨度長，相比其他業(yè)務(wù)，往往更具有繁瑣性和枯燥性，容易使檔案工作人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠心態(tài)。以上種種原因，導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量不高。

4.管 理水平低

高校教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容廣泛、數(shù)據(jù)信息量龐大，這就需要快速、高效和便捷的現(xiàn)代化管理模式。但目前大部分高職院校的教師業(yè)務(wù)檔案管理還處于全人工操作或半人工操作狀態(tài)，現(xiàn)代化管理水平較低，查找資料十分不便。同時，檔案資料最終的歸屬管理部門也沒有明確的界限，造成分散管理和重復(fù)保管的現(xiàn)象。另外，對于檔案資料的真實性缺乏鑒別。檔案資料作為歷史的記錄，而失真的檔案資料將失去參考的價值；部分學(xué)校收集的資料，沒有相關(guān)部門的審核蓋章，這樣失去了判斷資料的真實性，從而失去了存檔的價值。

5.重 保管，輕應(yīng)用

高職院校建立教師業(yè)務(wù)檔案的目的是方便利用，為其他工作提供原始材料和依據(jù)。當(dāng)前，絕大部分高職院校教師業(yè)務(wù)檔案偏向于立卷和保管，利用僅限于“你查閱我管理”的被動狀態(tài)，利用率低，沒能較好地發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)、管理與應(yīng)用的作用，進而也失去了教師業(yè)務(wù)檔案存在的意義和價值。

三、改進教師業(yè)務(wù)檔案管理的對策

1.加 強對教師業(yè)務(wù)檔案管理與應(yīng)用的思想認識

思想上要重視教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)和管理，并發(fā)揮其應(yīng)用價值。隨著高等職業(yè)教育改革的深入推進，亟需要求高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)要具有先進的科學(xué)決策的能力，因此，掌握完整的教師人才信息非常重要。而學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一向繁忙，不可能親臨對每位教師的教學(xué)業(yè)務(wù)能力和科研水平進行具體的考察，這樣就可以借助于教師業(yè)務(wù)檔案進行綜合地考察。通過調(diào)閱教師業(yè)務(wù)檔案，便可直觀、全面和動態(tài)地考察每位教師的教學(xué)和科研業(yè)績，綜合考核其勝任崗位工作的能力。通過查閱教師業(yè)務(wù)檔案的師資信息，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還可及時調(diào)整和改善師資結(jié)構(gòu)，制訂師資引進和培養(yǎng)計劃。

2.加 強制度建設(shè)，確保教師業(yè)務(wù)檔案收集及時和信息的準(zhǔn)確性

教師業(yè)務(wù)檔案包含的內(nèi)容繁多，很多信息是隨著教師的成長發(fā)展動態(tài)變化的。針對教師業(yè)務(wù)檔案的收集，相關(guān)部門應(yīng)出臺相應(yīng)的政策和制度，以利于督促教師及時將最新資料上交至教師業(yè)務(wù)檔案管理人員；同時，管理人員也要及時地將各部門提供的材料復(fù)印歸檔，從而保持教師業(yè)務(wù)檔案的時效性。教師業(yè)務(wù)檔案收集后，管理人員要及時進行分類、整理、匯總，以便后期隨時查閱。

3.健 全管理機構(gòu)，促進教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)

高職院校教師業(yè)務(wù)檔案需由學(xué)?！皺n案中心”統(tǒng)一管理，并設(shè)立教師業(yè)務(wù)檔案專職管理員，負責(zé)紙質(zhì)材料的整理、分類、儲存和電子文檔的歸類。在人事處、教務(wù)處和科研處各部門均要設(shè)立教師業(yè)務(wù)檔案兼職管理員，負責(zé)電子文檔的及時審核及本部門考評材料的定期歸檔。并在院系設(shè)立教師業(yè)務(wù)檔案兼職管理員，及時審核本系部教師業(yè)績材料的電子文檔，負責(zé)紙質(zhì)材料的收集、整理，定期歸檔。只有建立健全教師業(yè)務(wù)檔案管理機構(gòu)，才既能保證電子文檔的及時更新，又能保證紙質(zhì)材料的定期歸檔。

4.加 強教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)

高職院校一定要加強對教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，嚴格審核各部門上交的教師業(yè)務(wù)檔案材料，確保信息的準(zhǔn)確性。專業(yè)化的教師業(yè)務(wù)檔案人才隊伍是做好檔案工作的關(guān)鍵。因此，學(xué)校要重視教師業(yè)務(wù)檔案人才的選拔和培養(yǎng)；教師業(yè)務(wù)檔案管理工作人員要加強自身的專業(yè)知識、現(xiàn)代化信息技術(shù)學(xué)習(xí)，不僅要有較高的專業(yè)知識，而且要有掌握計算機信息應(yīng)用和處理能力，特別是現(xiàn)代化檔案管理能力，不斷提高自身的修養(yǎng)和素質(zhì)。這樣才能適應(yīng)建立全面系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和信息化管理的高職院校教師業(yè)務(wù)檔案的管理要求。

5.嚴 格教師業(yè)務(wù)檔案的查閱和借用制度

教師業(yè)務(wù)檔案作為高職院校師資隊伍建設(shè)和教師職稱評定等工作提供重要支撐材料，其利用率較高。教師業(yè)務(wù)檔案存檔部門一定要嚴格制定借閱制度，確保信息資料的完整存檔。

6.建 立教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)

利用現(xiàn)代化信息手段對教師業(yè)務(wù)檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，能最大程度上高效地為教學(xué)和科研服務(wù)，還可以極大地避免業(yè)務(wù)的重復(fù)。教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理具有以下優(yōu)勢：（1）有利于數(shù)據(jù)的采集和及時動態(tài)更新。教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)借助于網(wǎng)絡(luò)，能快速實現(xiàn)數(shù)據(jù)的提交、審核和更新，可優(yōu)化工作流程。（2）有利于充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的服務(wù)功能。教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)為教師共享信息資源提供通道，通過信息技術(shù)對信息流的控制，能對教師業(yè)務(wù)工作的各環(huán)節(jié)、各種資源進行自動分類、組合和檢索，使教師個人、系部、職能部門對數(shù)據(jù)的查詢、分析和調(diào)用更為方便。（3）有利于學(xué)校對師資管理的科學(xué)決策。教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理，能在短時間內(nèi)快速和準(zhǔn)確地實現(xiàn)對教師隊伍建設(shè)的各類指標(biāo)的數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)比較，對人才引進、師資培養(yǎng)和人事改革等政策制度方面提供重要的參考作用。

四、加強教師業(yè)務(wù)檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮其應(yīng)用價值

教師業(yè)務(wù)檔案管理的最終目的是為了更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，如果只是強調(diào)檔案資料的歸檔和整理，不積極開發(fā)利用，就會失去建檔的意義和價值。目前高職院校教師業(yè)務(wù)檔案的利用主要停留在學(xué)院的人才培養(yǎng)工作水平評估和教師各項考核方面，而且僅停留在提供查閱的作用，在有關(guān)編研、教師成長、師資隊伍建設(shè)和學(xué)校發(fā)展等方面的利用意識比較淡薄，開發(fā)利用的程度不深。

1.編 研利用價值

檔案具有編研利用的價值。要加強教師業(yè)務(wù)檔案的編研工作，對檔案進行系統(tǒng)的加工、整理，歸納出具有實用性和規(guī)律性的結(jié)論，將其中有價值的資料匯編成冊，可以減少調(diào)閱檔案的次數(shù)，避免重復(fù)勞動，能提高檔案的利用工作，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

2.發(fā) 揮其在教師中的激勵作用

教師業(yè)務(wù)檔案能幫助教師及時了解各類反饋信息，明確努力方向，促進教師之間的交流。通過查閱和分析教師業(yè)務(wù)檔案，便于教師獲取全面、真實的反饋信息，揚長避短，使教師相互之間優(yōu)勢互補，同時有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制，可激發(fā)教師積極向上的內(nèi)驅(qū)力，促進教師共同進步和成長，進而促進學(xué)校整體教學(xué)工作的優(yōu)化和整體實力的提升。因此，教學(xué)管理部門應(yīng)及時收集匯總并整理這些信息，利用適當(dāng)?shù)耐緩胶头绞椒答伣o教師，為教師明確指出成績所在以及存在的不足，共同分析原因和改進方法，幫助教師明確評價的標(biāo)準(zhǔn)和努力方向。

3.為 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策

一方面，教師業(yè)務(wù)檔案為高校教學(xué)評估提供了具有憑證作用的真實且豐富的史料，為學(xué)校教學(xué)各項指標(biāo)通過評估達標(biāo)起了決策依據(jù)的作用。另一方面，一份完整的教師業(yè)務(wù)檔案可以使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全面了解每位教師的業(yè)務(wù)特長，揚長避短，知人善用，合理使用現(xiàn)有的人才資源；還可掌握教師齡、學(xué)歷、專業(yè)和業(yè)績等基本信息，了解學(xué)校教師隊伍的各種比例以及學(xué)科之間教師的比例情況等，由此提出師資隊伍建設(shè)整改措施和研究制定師資隊伍建設(shè)的規(guī)劃，為學(xué)校培養(yǎng)一支結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛的師資隊伍，提高師資隊伍的整體水平和教育質(zhì)量做出決策。

4.完 善其在評估中的應(yīng)用

教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是作為評估一所學(xué)校整體實力的一項指標(biāo)，在高校評估中起到提供史料依據(jù)、提供決策依據(jù)、提供評估依據(jù)的作用。高校教學(xué)評估主要是考核高校的辦學(xué)水平，而辦學(xué)水平反映在高校的辦學(xué)指導(dǎo)思想、教學(xué)支撐條件、教學(xué)建設(shè)與教改、教學(xué)管理與教學(xué)效果和師資隊伍建設(shè)等方面。教師業(yè)務(wù)檔案客觀真實地記載了教師的業(yè)務(wù)水平，工作業(yè)績，是教學(xué)質(zhì)量的直接依據(jù)，為學(xué)校順利通過各類教學(xué)評估提供了基本依據(jù)，它在高校教學(xué)評估中起著至關(guān)重要的作用。但就目前教師業(yè)務(wù)檔案在高校評估中還存在管理歸口不統(tǒng)一、管理模式不規(guī)范、管理制度不健全的等問題。因此，要完善高校教師業(yè)務(wù)檔案在評估中的應(yīng)用，要健全規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容管理，建立良好的教師業(yè)務(wù)檔案管理體制與運行機制。

綜上所述，高職院校教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校檔案中不可缺少的組成部分，是學(xué)校辦學(xué)綜合實力的憑證，加強教師業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理和應(yīng)用迫在眉睫。只有科學(xué)、高效和規(guī)范地管理教師業(yè)務(wù)檔案，才能真實、充分地發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案在學(xué)校各類評估工作、師資建設(shè)、教師職稱評審、績效分配和展現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)成果等方面的支撐、佐證和參考作用，才能真正體現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案存在的意義和價值。

[1]劉彥麗.構(gòu)建高校教師業(yè)務(wù)檔案管理新模式[J].辦公室業(yè)務(wù)管理與實踐經(jīng)緯,2012，（5）:50-51.

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[3]張志敏.高校評估對教師業(yè)務(wù)檔案管理引發(fā)的思考[J].廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）,2012，（1）:98-100.