高麗梅（天津普林電路股份有限公司，天津 300250）

淺談文件標準化管理在PCB行業(yè)中的重要性

高麗梅
（天津普林電路股份有限公司，天津 300250）

文件控制管理是對質(zhì)量管理體系文件進行控制，確保各崗位使用有效文件，利用有效的公共平臺建立統(tǒng)一的存儲，有序的管理，在功能設(shè)計、應(yīng)用結(jié)構(gòu)、分級管理上進行設(shè)計優(yōu)化，使用者便捷的進行查詢及使用，提高工作效率。

文件管理；標準化；模板

隨著現(xiàn)代化進程的發(fā)展和企業(yè)工作效率的提高，無紙化辦公越來越多的被應(yīng)用，軟件應(yīng)用的形式多種多樣。對于PCB（印制電路）行業(yè)，競爭越來越激烈，市場的快速發(fā)展，產(chǎn)品的不斷更新，客戶的要求也越來越高，在當(dāng)今競爭激烈的市場中，同時由于PCB行業(yè)隨產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)及類型的發(fā)展越來越細化及具體，要拓展自己的市場份額必須考慮顧客的需求的變化趨勢，客戶的產(chǎn)品的多樣性及專業(yè)性對企業(yè)本身的質(zhì)量體系也在提出了新的專業(yè)性產(chǎn)品的質(zhì)量體系要求，如我們已通過的ISO9001-2008、ISO14001-2004、OHSAS18001-2007、TS16949、RoHS、AS9001C質(zhì)量管理體系認證和安全生產(chǎn)標準化體系，如此多的質(zhì)量體系的運行，應(yīng)運而生的相關(guān)的體系文件也隨之增多，怎樣將這6種體系的文件融會貫通，又不缺失各自的特性，給我們文件管理工作提出了挑戰(zhàn)。

TPC（天津普林）質(zhì)量體系文件分三個層次：

第一層次文件確定途徑及職責(zé)，例如有質(zhì)量手冊、EHS手冊；

第二層次文件確定由誰做，做什么、何時做。其描述的內(nèi)容往往包括5W2H∶開展活動的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時（When）、何地（Where）、誰（Who）來做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄（How），考慮成本（How much），例如有程序文件、制度及記錄；

第三層次文件回答怎么做，記錄：表明體系正在運行，例如有工作指導(dǎo)及記錄、公司級管理規(guī)定及記錄、ERP項目文件及記錄、部門內(nèi)部管理規(guī)定及記錄。

1 以設(shè)備為中心，細化文件類型，建立標準化文件模板

由于PCB行業(yè)產(chǎn)品特性具有加工流程長，工位多、使用的設(shè)備多的特點，我們在用于指導(dǎo)生產(chǎn)線作業(yè)員工密切相關(guān)的工作指導(dǎo)類的三級文件的設(shè)計上主要采取了以設(shè)備為中心建立工作指導(dǎo)的中心思想，圍繞設(shè)備建立了如下21種模式的工作指導(dǎo)類型。

工藝要求-A：主要包括①基本信息：設(shè)備廠家，生產(chǎn)原理，加工流程的介紹②工藝設(shè)定：產(chǎn)品標準，加工范圍、產(chǎn)能③一些注意事項、特殊要求等。

工藝參數(shù)-B：主要是設(shè)備的工藝、加工參數(shù)的設(shè)定值及允許范圍值，并標注了工藝日點檢項目。

設(shè)備操作-C：主要包括設(shè)備的開關(guān)機前后操作項目，具體的操作方法和生產(chǎn)中的一些檢查項目的操作要求。

設(shè)備點檢-D1：每日開班后，針對設(shè)備需要操作員檢查的項目的要求及指導(dǎo)。

設(shè)備點檢-D2：設(shè)備人員點檢項目及設(shè)備人員需要進行巡視檢查的內(nèi)容。

生產(chǎn)準備-E：主要包括崗位交接，點檢要求，物料準備及相應(yīng)的生產(chǎn)前的準備要求及物料的費用情況。

操作動作-F：主要包括首枚生產(chǎn)、批量生產(chǎn)等一系列的操作步驟及標準的圖片展示。

計量-G：主要包括測量器具的檢定說明、檢定周期、檢定標準及方法。

工藝維護-H：工藝上的維護項目，操作方法，操作標準的要求設(shè)定。包括藥水開缸等等。

設(shè)備維護-I：主要包括設(shè)備保養(yǎng)項目的要求。

檢驗標準&方法-J：主要是在檢驗過程中的檢驗項目、頻次、數(shù)量、方法、輔助工具、標準動作的圖片展示及檢驗產(chǎn)品的執(zhí)行標準和各檢驗項目的理想、可接受及拒收的標準描述及圖片展示。

測量器具-K：主要包括儀器操作項目、儀器檢查項目、儀器維護項目及相應(yīng)的記錄。

產(chǎn)品周轉(zhuǎn)-L：主要包括產(chǎn)品狀態(tài)，存放地點，存放時間，周轉(zhuǎn)要求，產(chǎn)品轉(zhuǎn)入人，產(chǎn)品轉(zhuǎn)出人，周轉(zhuǎn)車型，工作要求、周轉(zhuǎn)規(guī)范及展示和處理方法要求等。

定崗定員-M：主要包括員工的站位、工作職責(zé)及工作要求。

5S-N：主要包括區(qū)域分布圖，崗位員工職責(zé)，監(jiān)督檢查要求、5S活動檢查項目、衛(wèi)生及檢查標準的圖片展示。

EHS安全-O：主要包括工藝安全、設(shè)備安全、材料安全、環(huán)境安全、維護安全及消防安全。

環(huán)境控制-P：主要包括工序或區(qū)域的溫度、濕度要求及濕度測試的位置。

異常處理-Q：主要包括生產(chǎn)中工藝異常、材料異常、產(chǎn)品異常、設(shè)備異常及水、電異常的處理要求。

返工返修-R：主要包括針對缺陷而設(shè)定的返工返修工藝流程、檢驗方法、使用工具及接收標準。

化學(xué)分析-LAB1：主要包括對所有化學(xué)處理的藥液制定分析周期和分析方法。

物理測試-LAB2：主要包括明確物理測試的項目、測試頻次及測試方法及標準。

通過對生產(chǎn)線的了解，員工使用信息的反饋，編寫工作結(jié)合技術(shù)人員的經(jīng)驗，綜合考慮并將此21中工作指導(dǎo)類型建立的工作指導(dǎo)模板，如操作動作類型的按照開機—生產(chǎn)前準備—上料—首枚加工—首枚檢驗—批量加工—過程抽驗—下料周轉(zhuǎn)—關(guān)機的流程限定每個步驟必須填寫的縱向欄目，同時配以圖片指示，使編寫者工作效率提升。

2 建立標準化《文件執(zhí)行任務(wù)單》模板，簡化方便工作

由于TPC不同類型的文件上網(wǎng)發(fā)布后，除文件培訓(xùn)任務(wù)后，還會根據(jù)不同類型的文件產(chǎn)生不同的工作任務(wù)，為了使這些任務(wù)得到很好的落實，建立了《文件執(zhí)行任務(wù)單》，并將固化的任務(wù)建立模板如下圖，使起草者及執(zhí)行者各負其責(zé)，對于文件管理來說也規(guī)范、標準，不丟失管理項目，提升管理的效率，避免重復(fù)工作，保證文件執(zhí)行。

3 建立標準化文件管理網(wǎng)，便于查詢

對于文件控制管理來說建立文件電子化管理是大勢所趨。文件電子化管理的完整、安全需要諸多方面的因素相互協(xié)調(diào)，而人員因素、設(shè)備因素以及安全因素是處于主導(dǎo)地位的因素。我們利用Microsoft Office Publisher 文檔建立了網(wǎng)頁版面的文件管理系統(tǒng)，針對PCB行業(yè)特性，結(jié)合TPC運行的6大體系的要求，我們設(shè)計了如下的內(nèi)容：

最新發(fā)布提示

TPC認證證書清單、標準/資料、禁用物質(zhì)管理；

質(zhì)量/EHS手冊（一級文件）；

程序文件（二級文件）；

制度（二級文件）；工作指導(dǎo)查詢（三級文件）；

管理規(guī)定（三級文件）；

ERP項目制定（三級文件）；

培訓(xùn)教案（三級文件）、培訓(xùn)試卷；

記錄清單查詢；

文件執(zhí)行任務(wù)單模板；

員工崗位資格查詢；

設(shè)備信息查詢；

工藝設(shè)定內(nèi)容查詢；

二廠加工能力；

質(zhì)量管理內(nèi)容查詢。

建立文件管理系統(tǒng)網(wǎng)頁，劃分文件類型，統(tǒng)一調(diào)取文件的唯一方法，保證了工作過程中使用者調(diào)閱到的文件是唯一受控，并且通過細致的分類設(shè)計，保證客戶來做審核時，清晰明確便捷快速的查看到TPC的文件，和快速的找到對應(yīng)的文件來展示給客戶，提升審核的效率。

4 做好文件管理控制隊伍的建設(shè)及標準化培訓(xùn)工作

TPC如此多的文件及記錄，如何保證在每個部門都能得到很好的使用及執(zhí)行，我們采取在每個部門設(shè)定一名負責(zé)部門文件管理工作的文件管理人員，承擔(dān)本部門內(nèi)文件管理的基礎(chǔ)工作，保證對文件及記錄的正確使用及定期評審工作的管理，協(xié)助完成公司文件控制整體的工作布置。從文件管理基礎(chǔ)知識、部門文件管理員職責(zé)、部門文件管理員工作內(nèi)容和部門文件管理員工作要求四個方面入手，建立標準受控的培訓(xùn)教材，定期對部門文件管理人員進行培訓(xùn)，部門文件管理人員再對部門內(nèi)的管理人員進行培訓(xùn)，層層培訓(xùn)保證文件的正確使用。

總之，文件控制管理是企業(yè)運行體系管理的基礎(chǔ)、重要的是規(guī)范標準化進行文件控制管理，無論是企業(yè)內(nèi)部文件，還是外部文件的接收管理，標準規(guī)范的文件控制管理工作是確保穩(wěn)定地向客戶、企業(yè)管理人員輸出唯一標準的文件調(diào)閱使用，保證企業(yè)的質(zhì)量體系管理運行持續(xù)有效的關(guān)鍵，是企業(yè)文化、質(zhì)量文化的重要體現(xiàn)。

[1]邵峰. 電子文件中心建設(shè)初探[J]. 中國檔案, 2007 (10).

高麗梅，體系高級專管，負責(zé)體系及文件控制管理工作。

The importance of standardization of documents management in PCB industry

GAO Li-mei

Document control management is to control quality management system documentation in order to ensure that valid documents are used on each post. Uniform storage and ordered management are proceeded by the use of effective public platform, design and optimization in the aspect of function design, application structure and classification management to enable user easily check, use and then enhance efficiency.

File Manage; Standardization; Template

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1009-0096（2014）02-0025-02