山東青年政治學(xué)院 趙志紅

國家的發(fā)展離不開教育，教育從來都是國家進(jìn)步的原始推動力，因此，教育和經(jīng)濟(jì)有著千絲萬縷的聯(lián)系，高校作為重要的人才教育基地，不僅為我國提供了大量優(yōu)秀的社會主義建設(shè)人才，也積極推動了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。高校的角色如今發(fā)生了很大變化，籌集資金的方式也不再僅限于財政撥款。過去的高校運(yùn)營幾乎都是國家一手安排的，但是這種模式很顯然已經(jīng)不適合當(dāng)前的教育與經(jīng)濟(jì)環(huán)境了，高校需要更多的自主權(quán)，因此，對其財務(wù)管理工作提出了更高的要求。根據(jù)現(xiàn)實情況，高校需要向多方負(fù)責(zé)，不但包括主管部門，也包括有關(guān)投資人以及普通的民眾等，高校提供給他們的信息必須真實可信，這就要求其完善內(nèi)部會計控制工作。本文以新會計準(zhǔn)則為基礎(chǔ)，以“985”和“211”高校為研究對象，深入分析了應(yīng)該如何設(shè)計其重點業(yè)務(wù)的內(nèi)部會計控制流程。

一、高校內(nèi)部控制體系基本設(shè)計原則

2008年國家有關(guān)部門對企業(yè)的內(nèi)部會計控制提出了規(guī)范要求，這對高校進(jìn)行這類工作提供了很好的指引，高校應(yīng)該既參考企業(yè)的設(shè)計原則，又結(jié)合自身的業(yè)務(wù)屬性，制定出適合自己的設(shè)計原則。如表1所示：

表1 設(shè)計高校內(nèi)部會計控制的基本原則

二、新會計準(zhǔn)則下高校重點業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程設(shè)計

（一）預(yù)算控制 具體如下：

（1）職責(zé)明確與約束控制。對預(yù)算的控制需要根據(jù)職責(zé)明確不同崗位承擔(dān)的預(yù)算責(zé)任。高校各部門應(yīng)該在每年.11月份編制下一年度的預(yù)算計劃，統(tǒng)一提交到校財務(wù)處；之后，財務(wù)處按照統(tǒng)計上來的預(yù)算，編制整個學(xué)校的預(yù)算，并提交到校委會；校委會在對預(yù)算方案進(jìn)行討論與研究之后，決定是否批準(zhǔn)，如果批準(zhǔn)，還需要到教育部進(jìn)行相關(guān)的備案工作。高校預(yù)算審批全過程見圖1。

圖1 高校預(yù)算審批全過程

約束性原則在預(yù)算環(huán)節(jié)中同樣發(fā)揮著重要作用，約束性原則在預(yù)算過程中的體現(xiàn)就是崗位職能分離，彼此約束，這樣能夠有效保證預(yù)算工作的公正與客觀性，令預(yù)算工作與高校的實際運(yùn)營情況相結(jié)合。

（2）批準(zhǔn)權(quán)限控制。高校應(yīng)對預(yù)算工作實行嚴(yán)格的批準(zhǔn)權(quán)限控制，而權(quán)限控制則是以明確的崗位分工為基礎(chǔ)的，沒有明確的崗位分工就談不上權(quán)限控制。想要實現(xiàn)對批準(zhǔn)權(quán)限的限制，高校需要做到以下幾方面：第一，建立符合自身實際預(yù)算情況的權(quán)限制度，明確不同崗位的審批權(quán)限，沒有權(quán)限絕對不可以進(jìn)行任何審批工作，一旦發(fā)現(xiàn)馬上嚴(yán)肅處理；第二，明確預(yù)算編制工作人員擁有的權(quán)限，只能進(jìn)行自己獲得授權(quán)范圍的預(yù)算編制，其它預(yù)算會有別人負(fù)責(zé)，不能代為編制；第三，批準(zhǔn)要在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行，不能越權(quán)；第四，預(yù)算在未得到主管部門的審批之前，絕對不可以執(zhí)行，如有違規(guī)必須進(jìn)行相應(yīng)的懲處。

（3）預(yù)算控制。一是編制?？刂祁A(yù)算的編制，也就是將預(yù)算編制限定在一定的范圍之內(nèi)，根據(jù)高校的實際收入情況，制定未來的支出，盡量做到收支平衡。編制過程主要涉及的兩項數(shù)據(jù)有：高校的預(yù)算收入，是高校通過教學(xué)以及科學(xué)研究等工作獲得的合法收入；高校的預(yù)算支出，是高校在教學(xué)以及科學(xué)研究等方面投入的各項成本。高校的財務(wù)處在通知各部門進(jìn)行預(yù)算編制之前，應(yīng)提前整理出上一年度的預(yù)算情況，給其作為參考；各部門根據(jù)財務(wù)處的要求，以及自身運(yùn)營發(fā)展的需求，通過科學(xué)的方法編制預(yù)算，并提交給財務(wù)處；財務(wù)處匯總之后交給校委會審議。

二是執(zhí)行與調(diào)整。既然是預(yù)算，就是提前做出的規(guī)劃，和現(xiàn)實情況有出入是很正常的。因為高?；旧喜扇×慊A(yù)算法，而且所有部門都自己編制了預(yù)算，所以對預(yù)算的執(zhí)行比較有計劃，能夠做到穩(wěn)扎穩(wěn)打。不過，現(xiàn)實情況與預(yù)想之間存在的差距，會導(dǎo)致預(yù)算失去原有的業(yè)務(wù)指導(dǎo)意義，因此必須對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行全方位的監(jiān)控，并定期總結(jié)預(yù)算執(zhí)行報告，提交到財務(wù)處，財務(wù)處根據(jù)收到的報告分析各部門預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，積極采取補(bǔ)救措施。

當(dāng)前，高校預(yù)算都是剛性執(zhí)行的，也就是一旦預(yù)算獲得批準(zhǔn)之后，如無特殊需要，絕對不可以隨意修改。通常只在教育行業(yè)政策、高校組織結(jié)構(gòu)以及學(xué)生情況發(fā)生巨大變化時候，才能夠進(jìn)行一定程度的調(diào)整。如果只是日常運(yùn)營原因?qū)е碌念A(yù)算與實際執(zhí)行數(shù)據(jù)有出入，那么可以采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，而不可以進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。預(yù)算是非常權(quán)威和嚴(yán)肅的工作，而且制定過程也十分規(guī)范，不能隨意修改。

三是考評?？荚u工作是重要的環(huán)節(jié)，可以有效檢視高校預(yù)算執(zhí)行的具體情況?？荚u必須公正客觀，科學(xué)選定考評指標(biāo)對各部門甚至各崗位員工的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考評，將考評結(jié)果公示出來，并根據(jù)結(jié)果對相關(guān)工作人員實施相應(yīng)的獎懲。

（二）籌資及投資控制 具體有：

（1）崗位職能。高校必須明確籌資以及投資過程中各個工作崗位的職能，并清晰列明崗位責(zé)任，做到職能無重疊，職能無銜接等。如果詳細(xì)劃分的話，就是籌資以及投資過程的項目方案、可行性評估、經(jīng)濟(jì)性審核必須由完全不同的工作人員負(fù)責(zé)，而且這些人在項目的執(zhí)行過程中不能再參與到任何賬目的記錄工作。

（2）審批權(quán)限。明確不同崗位的權(quán)限能夠讓員工在工作的時候更加清晰自己的責(zé)權(quán)，并明確自己的工作范疇。在沒有得到授權(quán)的情況下，即使工作是自己每天都會進(jìn)行的常規(guī)性操作，也不能隨意進(jìn)行，更加不可以參與到其它的評估以及考核工作中。這部分工作最重要的就是獨(dú)立性，人員工作如果保持不了完全的獨(dú)立性，那么工作效果肯定很難令人滿意。

（3）業(yè)務(wù)過程。一是編制項目計劃。高校在進(jìn)行籌資以及投資項目之前，必須組織專人編制項目計劃，并綜合考慮自身的發(fā)展規(guī)劃以及資金情況，確定籌資以及投資的各項具體指標(biāo)。編制項目計劃的人員必須擁有過硬的專業(yè)背景，并熟悉投資項目可行性考察的指標(biāo)。由于這些項目一般涉及的金額都非常巨大，所以，對高校未來發(fā)展有重要的影響，項目計劃編制必須堅持科學(xué)審慎的態(tài)度。二是評估項目的可行性。因為高校并不是企業(yè)，所以其經(jīng)營不是為了盈利，很多時候投資的主要目的是為了提升教育實力或者科研能力等，經(jīng)濟(jì)性的評價指標(biāo)一般使用比較少。高校并沒有專門的組織能夠進(jìn)行相關(guān)工作，因此，筆者認(rèn)為聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行這項工作比較合適。三是審批。項目審批人員主要是根據(jù)收到的評估報告決定是否批準(zhǔn)項目，當(dāng)然一般提交的項目報告會有幾份，審批人員需要在其中找出最適合高校實際情況，并能有效推動高校取得發(fā)展進(jìn)步的方案，是個非常嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^程，審批人員一定要反復(fù)斟酌、仔細(xì)推敲，絕對不可以盲目審批，導(dǎo)致高校財產(chǎn)遭受損失。四是實施。項目獲得審批通過，開始實施之后，需要進(jìn)行控制的環(huán)節(jié)就更多，這就要求高校組織專門的投資項目跟蹤小組，密切觀察項目的實施情況，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，經(jīng)過高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)審議之后，采取針對的改善措施。

（三）貨幣資金控制 主要有：

（1）明確崗位職能與審批權(quán)限。資金對任何一個組織的正常運(yùn)營來說都至關(guān)重要，高校需要結(jié)合自身情況，設(shè)計貨幣資金管理責(zé)任制，明確不同崗位的工作職能。同一個人絕對不可以負(fù)責(zé)具有銜接性的工作。筆者建議高?？梢圆扇∫韵驴刂拼胧簢?yán)格控制資金管理崗位人員的任用機(jī)制，嚴(yán)禁任用學(xué)校管理層或者其它領(lǐng)導(dǎo)的利害關(guān)系人；根據(jù)高校運(yùn)營的具體狀況，定期安排財務(wù)人員輪換崗位；只有得到授權(quán)才可以進(jìn)行資金的相關(guān)會計處理工作。另外，高校還需要明確不同級別人員的資金審批權(quán)限，對于那些直接進(jìn)行資金操作的財務(wù)人員，限定用款的時間以及上限，如果臨時的用款需求超出了其權(quán)限，必須向上一級領(lǐng)導(dǎo)請示，在得到最終授權(quán)之后，方可進(jìn)行資金操作；未得到授權(quán)的情況下，一定要堅持工作原則以及道德守則，不能隨意動用學(xué)校的資金。

（2）業(yè)務(wù)流程。一是審批以及復(fù)核。在符合高校相關(guān)制度規(guī)定的前提下，經(jīng)辦人員將進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)操作原始憑證交至部門領(lǐng)導(dǎo)處，并且在上面簽字證明自己對這些原始憑證負(fù)全責(zé)；部門領(lǐng)導(dǎo)按照相關(guān)的財務(wù)制度進(jìn)行復(fù)核與審批，并給出審核意見。這里需要說明一下，部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核的過程中除了原始憑證之外，還要讓經(jīng)辦人提交資金操作的其它證明材料。部門領(lǐng)導(dǎo)審批之后，原始憑證就會被提交到財務(wù)處進(jìn)行最終審核，會計人員在確認(rèn)憑證真實可信的基礎(chǔ)上，會簽署屬實的審批意見，并提交給主管進(jìn)行最終復(fù)核，確定整個審批過程規(guī)范有效。到這里，整個審批以及復(fù)核流程就全部結(jié)束了。二是資金收付。這方面主要是針對出納人員來說的，出納人員在工作的過程中應(yīng)重視對資金操作原始憑證的保管，并盡量找到業(yè)務(wù)操作的其它證明材料；支出現(xiàn)金時，必須檢查有關(guān)憑證，并簽字蓋章證明。三是會計信息記錄。記錄會計信息必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的會計規(guī)范與指引，并分清不同分錄下的具體項目代表的資金變動情況。四是資金保管。通常來說，高校為了應(yīng)付突發(fā)的臨時性支出都會預(yù)留少量現(xiàn)金，其余的存進(jìn)銀行。出納是整個財務(wù)管理體系中，與資金接觸最頻繁、最直接的工作崗位，因此需要好好保管現(xiàn)金。如果高校當(dāng)天現(xiàn)金結(jié)余的數(shù)額很大，那么就應(yīng)該存進(jìn)銀行；如果高校當(dāng)天的現(xiàn)金結(jié)余數(shù)額比較小，那么可以將其存放到保險箱里。當(dāng)然，由于這項工作太過重要，高校應(yīng)該安排審計部門不定期進(jìn)行貨幣賬目抽查，以防止出現(xiàn)徇私舞弊的情況。五是票據(jù)以及印章保管。高校必須加強(qiáng)對各種財務(wù)票據(jù)的控制力度，絕不允許出現(xiàn)空頭票據(jù)的虛假交易，這樣能有效監(jiān)督財務(wù)管理工作的執(zhí)行情況。筆者建議高?？梢酝ㄟ^下列步驟加強(qiáng)對票據(jù)的控制力度：票據(jù)的購買一定要正規(guī)，決不允許通過非法渠道獲得的票據(jù)流入財務(wù)系統(tǒng)之中；每種票據(jù)都有自身的稅率以及抵扣屬性，因此應(yīng)該分開管理，不能混為一談；如果票據(jù)是員工自己制作的，那么直接作廢，就算上面蓋有相關(guān)部門的印章，也不予確認(rèn)；票據(jù)需要安排專人負(fù)責(zé)管理；對于那些過期票據(jù)應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的銷毀處理。

貨幣資金不論是接收還是支付都需要蓋章，這也就涉及到了印章的使用。筆者建議高?？梢詮囊韵聨追矫婀芾砗糜≌拢簯?yīng)該分別設(shè)置不同的工作崗位來負(fù)責(zé)票據(jù)以及印章的保管，這兩項工作絕對不可以由同一個人負(fù)責(zé)；指定專人管理學(xué)校的財務(wù)專用章，安排另外一個人管理資金操作過程中需要使用的有關(guān)印章；各個印章都有適用的簽印范圍，絕對不能每項業(yè)務(wù)操作都只蓋屬實章；如果暫時沒有用到印章，那么需要將其存入保險箱內(nèi)，妥善保管。

圖2 貨幣資金操作控制全過程

（四）實物資產(chǎn)控制 具體有：

圖3 貨幣資金賬實核對過程

（1）明確崗位職能與審批權(quán)限。高校進(jìn)行實物資產(chǎn)管理與控制的每個環(huán)節(jié)都需要按照控制規(guī)范進(jìn)行。實物資產(chǎn)控制相關(guān)工作崗位分別為：直接接觸資產(chǎn)的工作崗位、維護(hù)以及改造資產(chǎn)的工作崗位、資產(chǎn)清點工作崗位、資產(chǎn)處置工作崗位，上面的崗位必須明確劃分職能，并安排不同的人分別負(fù)責(zé)；另外，這些崗位的工作人員也不可以從事相關(guān)會計賬目的記錄工作。上文提到的每個實物資產(chǎn)業(yè)務(wù)構(gòu)成都必須在得到領(lǐng)導(dǎo)部門的授權(quán)后方可進(jìn)行，沒得到授權(quán)的情況下，任何人都不可以對實物資產(chǎn)進(jìn)行任何業(yè)務(wù)操作，否則將受到嚴(yán)厲的懲處。

（2）業(yè)務(wù)過程。一是接收。當(dāng)前，高校接收到實物資產(chǎn)的形式主要有兩種：自己購置建造以及外部獲取。高校的各部門根據(jù)編制好的預(yù)算方案購置工作需要的實物資產(chǎn)，由部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)購置行為的初步審核，之后提交到學(xué)校的主管機(jī)構(gòu)；主管機(jī)構(gòu)對購置申請進(jìn)行客觀評估之后，決定是否批準(zhǔn)；對于那些特別重大的購置活動或者涉及到超高金額的實物資產(chǎn)交易，則需要交由學(xué)校管理高層開會討論其可行性，之后決定是否批準(zhǔn)；如果購置申請最終得到了批準(zhǔn)，那么高校采購部的人員就會根據(jù)各部門提交的采購明細(xì)安排與供應(yīng)商的磋商與談判，如果學(xué)校沒有特別的要求，也可以由部門自己進(jìn)行購置。不過這里需要強(qiáng)調(diào)的是，負(fù)責(zé)購置的人員一定要按照學(xué)校提供的購置清單進(jìn)行采購工作，絕不可以根據(jù)自己的主觀意愿隨意修改清單信息。高校接收到實物資產(chǎn)之后，馬上要對其進(jìn)行驗收，驗收的項目根據(jù)實物資產(chǎn)屬性的不同而有所區(qū)別，不過基本要素方面都是大同小異，例如：資產(chǎn)供應(yīng)商的資質(zhì)、資產(chǎn)自身的技術(shù)參數(shù)與指標(biāo)是否和購置清單上一致、資產(chǎn)的檢驗報告是否真實有效等；如果檢驗合格，那么則要填寫驗收合格接收單，證明實物資產(chǎn)沒有問題，同意正式接收。這樣可以避免資產(chǎn)出現(xiàn)質(zhì)量等問題，為高校帶來的經(jīng)濟(jì)損失。學(xué)校主管機(jī)構(gòu)在確認(rèn)驗收合格接收單之后，簽署實物資產(chǎn)接收屬實的證明材料，會計人員復(fù)核資料確認(rèn)無誤后支付貨款。二是維護(hù)與改造。實物資產(chǎn)在使用時，由于自身性能問題或者操作人員的操作失當(dāng)，很容易出現(xiàn)運(yùn)行效率低下或者故障的情況?；诖?，高校應(yīng)重視對實物資產(chǎn)的維護(hù)與改造工作，當(dāng)然，因為實物資產(chǎn)自身的屬性不同，采取的維護(hù)與改造方式也有所區(qū)別。三是清查與處理。筆者認(rèn)為高校需要建立起實物資產(chǎn)的清查機(jī)制，從而準(zhǔn)確掌握當(dāng)前擁有的實物資產(chǎn)情況，并處理好各類實物資產(chǎn)的保管以及賬面價值計算工作。雖然實物資產(chǎn)可能占用了大量資金，但是也不可能永遠(yuǎn)一直都能處于工作狀態(tài)，到了使用上限之后，就需要對其進(jìn)行處理。

［1］ 程相斌：《高校內(nèi)部會計控制制度思考》，《財會通訊》2010年第17期。

［2］ 奚尊校、沈玲：《試論高校會計內(nèi)部控制體系構(gòu)建》，《財會通訊》2010年第5期。