潘琦

（棗莊學(xué)院 外國語學(xué)院，山東 棗莊 277100）

淺析高校教學(xué)秘書工作

潘琦

（棗莊學(xué)院 外國語學(xué)院，山東 棗莊 277100）

高等院校是為祖國培養(yǎng)未來建設(shè)者的搖籃.高校教學(xué)管理是高等院校管理工作的核心，影響著高等院校的發(fā)展.教學(xué)秘書又是教學(xué)管理中不可缺少的部分，位置雖小卻非常重要.筆者在本文中將結(jié)合工作實(shí)踐，從教學(xué)秘書的工作內(nèi)容,作用以及高校教學(xué)教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)三個方面淺談幾點(diǎn)認(rèn)識.

教學(xué)秘書；工作內(nèi)容；作用；素質(zhì)

1 院系教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

在各高等院校中，教務(wù)處和各院系是相互獨(dú)立的兩個部門，前者是職能部門，后者是二級學(xué)院，后者在前者的領(lǐng)導(dǎo)管理下進(jìn)行各種教學(xué)管理工作.教學(xué)秘書是教務(wù)處和各院系的連接紐帶，受教務(wù)處和院系的雙重領(lǐng)導(dǎo).不僅要成為院里領(lǐng)導(dǎo)的助手，還要傳達(dá)教務(wù)處的各種工作任務(wù)，聯(lián)系內(nèi)外，交流信息，上傳下達(dá).歸為一點(diǎn)，教學(xué)秘書的所有工作都是在協(xié)助本院領(lǐng)導(dǎo)做好院系的教學(xué)管理工作.

教學(xué)秘書工作量大，并且覆蓋面廣.包括落實(shí)并執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃，做好考務(wù)工作，教學(xué)檔案歸檔管理，大學(xué)英語四六級等考試的報(bào)名繳費(fèi)等等.要想保證教學(xué)工作有條不紊地進(jìn)行，就要了解教學(xué)秘書的工作內(nèi)容、工作性質(zhì)以及教學(xué)秘書工作的主要環(huán)節(jié).

1.1 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)計(jì)劃，施行教學(xué)任務(wù)

教學(xué)計(jì)劃是各高等學(xué)校培養(yǎng)專門人才和組織教學(xué)活動的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn).院系教學(xué)秘書的主要任務(wù)是協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)制訂教學(xué)計(jì)劃，并將每學(xué)期教學(xué)任務(wù)通知給各位教研室主任.最后按照已制訂的教學(xué)計(jì)劃，編排學(xué)期課程表.

1.2 落實(shí)考務(wù)工作，整理學(xué)生成績

考試是檢測教師教學(xué)成果和學(xué)生學(xué)習(xí)效果的最重要手段.一個學(xué)期的教學(xué)工作包括，學(xué)期初補(bǔ)考，學(xué)期中的等級考試和資格考試以及學(xué)期末的期終考試.各種考試工作能夠順利進(jìn)行的最重要基礎(chǔ)是做好考務(wù)工作.考務(wù)工作包括：增強(qiáng)學(xué)生考風(fēng)考紀(jì)的宣傳教育，根據(jù)各學(xué)期到課表現(xiàn)審查學(xué)生的考試資格，為暫時不能參加考試的學(xué)生辦理相關(guān)的緩考、免考手續(xù)；根據(jù)校歷安排制訂考試安排表、安排考場、準(zhǔn)備監(jiān)考時的必需用品、安排監(jiān)考老師；考試結(jié)束后,教學(xué)秘書安排通知教師批改試卷；教師將學(xué)生的成績輸入成績管理系統(tǒng)后，教學(xué)秘書要認(rèn)真審核，整理、存檔各班成績表.

1.3 分類、建立教學(xué)檔案

為使領(lǐng)導(dǎo)能夠及時方便地查閱教學(xué)歷史資料，掌握學(xué)生學(xué)習(xí)工作情況，以便規(guī)劃下一步工作計(jì)劃，教學(xué)秘書的又一重要工作是分類、建立整齊，條目清晰的教學(xué)檔案.

1.3.1 教師個人檔案

教師個人檔案包括教師的個人基本信息、教師聽課記錄、課程執(zhí)行計(jì)劃表、主講教師申請表、教師教學(xué)日志、教師科研情況表等材料.

1.3.2 學(xué)生信息檔案

包括學(xué)生基本信息、學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)生補(bǔ)辦學(xué)生證申請表等材料.

1.3.3 教學(xué)業(yè)務(wù)檔案

包括每學(xué)期教務(wù)處下發(fā)的各種通知、教學(xué)計(jì)劃表、教師教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)獲獎登記表、教改立項(xiàng)材料、教學(xué)大綱、授課計(jì)劃、任課計(jì)劃、課程表、聽課調(diào)課記錄、實(shí)習(xí)見習(xí)計(jì)劃總結(jié)、教材匯總表等材料.

1.3.4 考試檔案

包括各種考試時間安排表、各種考試分工細(xì)則、考場記錄單、考試巡視記錄單、各種資格考試成績匯總表、成績匯總表、成績分析表等等.

2 院系教學(xué)秘書的作用

2.1 助手的作用

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的基層執(zhí)行者，直接面向廣大師生.同時教學(xué)秘書受院系領(lǐng)導(dǎo)指揮，根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)各階段的工作重心安排院系各階段的具體工作.這就決定了教學(xué)秘書是執(zhí)行者而非決策者.由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，不可能面面俱到，這就要求教學(xué)秘書在實(shí)際教學(xué)工作運(yùn)轉(zhuǎn)過程中要做好助手的工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)將各項(xiàng)事務(wù)具體分門別類，落到實(shí)處.與此同時，在布置完教學(xué)工作后，教學(xué)秘書還要督促相關(guān)人員按時完成工作.并在工作安排過程中向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況.教學(xué)秘書每完成一項(xiàng)工作時，要及時總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，在以后的工作中揚(yáng)長避短爭取更高效地完成工作并且收集工作進(jìn)行過程中各方面反饋的信息，將這些信息及時傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)，為院系領(lǐng)導(dǎo)部署下一步工作計(jì)劃提供有利參考.

2.2 協(xié)調(diào)和傳達(dá)的作用

教學(xué)秘書聯(lián)系著學(xué)校職能部門以及所在教學(xué)部門，聯(lián)系著老師和學(xué)生，起著上傳下達(dá)，下情上報(bào)的協(xié)調(diào)和傳達(dá)的作用.教學(xué)秘書協(xié)調(diào)和傳達(dá)的具體工作內(nèi)容是:（1）學(xué)校教務(wù)處的各項(xiàng)通知：各項(xiàng)等級考試的報(bào)名，教材的征訂，學(xué)生證的辦理，學(xué)生信息的填報(bào)等等.這些都是要通過教學(xué)秘書傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)，老師和學(xué)生.（2）各項(xiàng)考試的組織安排：考試時間安排，監(jiān)考老師安排，考試所需用品準(zhǔn)備，考試時的巡查，應(yīng)急事件的處理，考試過后成績錄入，以及學(xué)生對有異議成績的查詢等等.教學(xué)秘書在做這些工作的時候要全面考慮，一方面是各班級的情況，院系各位老師的情況，乃至于各位老師的年齡，身體以及家庭情況；另一方面要及時將考試落實(shí)情況以及考試過后學(xué)生成績信息傳達(dá)給教務(wù)處.（3）課程表課程的調(diào)換以及教師因病，因事調(diào)停課的協(xié)調(diào)：每學(xué)期初新課程表都要進(jìn)行試運(yùn)行，在試運(yùn)行期間課程表如出現(xiàn)問題，要及時進(jìn)行修改，并將新調(diào)換后的課程表及時告知相關(guān)老師和上課班級；另外如遇老師需要調(diào)課的，需要及時填寫調(diào)課單，并將調(diào)課時間通知各上課班級.

2.3 檢查和監(jiān)督的作用

教學(xué)秘書作為最基層教學(xué)管理人員，還要隨時跟進(jìn)院系實(shí)際教學(xué)情況，要對老師的教學(xué)情況、教學(xué)計(jì)劃完成、學(xué)生的教學(xué)效果隨時進(jìn)行監(jiān)控.教學(xué)秘書的檢查和監(jiān)督作用又為其助手作用打下了基礎(chǔ).在對教學(xué)工作進(jìn)行檢查監(jiān)督的過程中，將出現(xiàn)的問題和取得的成績及時傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)及時采取措施從而保證教學(xué)秩序有序進(jìn)行，教學(xué)質(zhì)量不斷提高.

3 做好高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

上文提到了高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和作用，高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容多而雜，在教學(xué)管理工作中起著十分重要的作用.那么作為參加工作不久的新任教學(xué)秘書應(yīng)該積極提高自身素質(zhì)，盡快適應(yīng)工作要求.

3.1 要有良好的思想政治素質(zhì)

良好的思想政治素質(zhì)是做好教學(xué)管理工作的基礎(chǔ).教學(xué)秘書要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義，毛澤東思想，鄧小平理論，“三個代表”重要思想，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，樹立正確的人生觀，世界觀，價值觀；提高服務(wù)意識，培養(yǎng)兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng).一方面，教學(xué)秘書從事教學(xué)管理基層工作，不可避免的要和學(xué)生打交道.只有具備過硬的思想政治素質(zhì)，才能在教育學(xué)生的過程中給予學(xué)生正確的引導(dǎo)和指引；另一方面，教學(xué)秘書工作任務(wù)繁重，工作量大，完成時間緊迫，稍有不慎就有可能引發(fā)教學(xué)事故.只有在工作中加強(qiáng)自身的服務(wù)意識，培養(yǎng)樂于奉獻(xiàn)、不怕吃苦、任勞任怨的精神，才能完成工作任務(wù)，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行.

3.2 要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)管理工作涉及范圍廣，工作任務(wù)重.教學(xué)秘書需要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)才能對本院教學(xué)工作進(jìn)行有效管理.教學(xué)秘書平時工作中掌握本院教學(xué)計(jì)劃的內(nèi)容和設(shè)置，各專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，各門課程的主要授課內(nèi)容及特點(diǎn)等等.還要熟練運(yùn)用各教學(xué)系統(tǒng)，例如教學(xué)管理系統(tǒng)，各等級考試報(bào)名繳費(fèi)系統(tǒng)，學(xué)生學(xué)籍管理管理系統(tǒng)等等；熟練操作辦公系統(tǒng)：例如WORLD,EXCEL等電腦辦公系統(tǒng)，網(wǎng)上信息查詢等等.從而可以為師生提供方便，快捷，準(zhǔn)確的服務(wù).

3.3 要有強(qiáng)大的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書在工作中要面對方方面面的事情,例如：排課表，領(lǐng)教材，調(diào)課，停課，安排考試等等.在這些工作中教學(xué)秘書既是組織者又是參與者，既聯(lián)系教務(wù)處，又聯(lián)系本院領(lǐng)導(dǎo)，既面對老師又要和學(xué)生打交道.教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)做好這些事情，承受著巨大的壓力.因此，教學(xué)秘書要做好心理調(diào)適，培養(yǎng)自身的心理素質(zhì).加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作的認(rèn)識，樹立自身工作的責(zé)任感，自豪感.注意加強(qiáng)身體鍛煉，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，做到身心健康.

總之，高校教學(xué)工作是十分繁瑣復(fù)雜的.教學(xué)秘書是溝通教務(wù)處和二級學(xué)院的紐帶.教學(xué)秘書對于高校教學(xué)工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)起著十分重要的作用.作為年輕教師，要想做好教學(xué)秘書工作，就要以正確的價值觀武裝自己，以扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識為基礎(chǔ)，以強(qiáng)大的心里素質(zhì)為保障，在工作中不斷成長，以適應(yīng)工作要求.

〔1〕陳文貴,楊玉林.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的作用及隊(duì)伍建設(shè)[J].天津職業(yè)技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2002.

〔2〕淺談如何做一名合格的高校教學(xué)秘書[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版）,2003.

〔3〕劉積靈,張大師.談高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報(bào),2006.

〔4〕郭威.試論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2008.

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