●侯軍

略論成人高等教育檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化

●侯軍

檔案管理在成人高等教育管理中居于重要地位，作用重大卻易被忽視。成人高等教育檔案管理的核心價值主要表現(xiàn)在基礎(chǔ)性、服務(wù)性、規(guī)范化、科學(xué)化等方面，要針對這些方面工作中的不足，采取相應(yīng)策略，與時俱進，提升檔案管理水平，從而推動成人高等教育持續(xù)健康發(fā)展。

成人高等教育；檔案管理；核心價值；管理水平

隨著成人高等教育的發(fā)展，其檔案數(shù)量日益增加，管理難度也越來越大。成人高等教育檔案管理水平總體不高，不僅使大量有價值的檔案材料無法發(fā)揮其應(yīng)有作用，而且影響了成人高等教育的管理水平。檔案管理在成人高等教育中具有重要的作用，其核心價值體現(xiàn)在基礎(chǔ)性、服務(wù)性、規(guī)范化、信息化等方面。本文主要圍繞這些方面，探討改進成人高等教育檔案管理工作的對策，以推動成人高等教育健康發(fā)展。

一、檔案管理在成人高等教育中的服務(wù)性功能

任何一項管理工作都是服務(wù)，檔案的開發(fā)和利用是檔案管理的主要目的和價值所在。檔案管理工作如果沒有服務(wù)功能，就失去了發(fā)展的動力支撐。目前很多成人高等教育方面的檔案室，僅僅停留在日常的收集、整理檔案的階段，檔案的利用價值不足，服務(wù)功能發(fā)揮不夠。檔案管理工作者要強化服務(wù)意識，不斷滿足教育教學(xué)需求，為學(xué)生和用人單位提供良好的服務(wù)，有效發(fā)揮檔案在成人教育招生、教學(xué)、畢業(yè)等各項管理中的作用。

（一）為教學(xué)、科研和管理服務(wù)。教學(xué)、科研和管理是成人高等教育的主要工作，檔案管理要從各個方面主動及時服務(wù)。成人高等教育檔案管理往往封閉運行，人們對檔案信息的價值普遍認識不足。檔案不只是靜止的文字和圖像材料，充分挖掘其使用價值，就變?yōu)榭少F的資源。檔案管理工作者要創(chuàng)新服務(wù)理念，采取多種形式，不斷拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平。深入工作第一線，及時了解教科研和管理工作的需求，改變傳統(tǒng)的靜態(tài)管理模式，定期編寫各種檔案信息資料明細手冊，把主要精力放在檔案的利用上，主動積極、有的放矢地提供有效服務(wù)。

（二）為學(xué)生和用人單位服務(wù)。檔案管理工作要積極做好對學(xué)生的服務(wù)。從國際上看，很多高校都保留著建校以來學(xué)生的全部檔案，不論過了多少年都能查到學(xué)生上學(xué)時的各方面情況。我國成人高等教育發(fā)展迅速，檔案意識不強，對學(xué)生服務(wù)的意識尤其缺乏。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和對人才的重視，成人高等教育檔案價值越來越被認可，其服務(wù)領(lǐng)域也不斷擴展。特別是學(xué)籍檔案，體現(xiàn)著成人高等教育的法律性和嚴肅性，是人事檔案的重要組成部分，人事部門和用人單位對學(xué)籍檔案日益重視。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)籍檔案的利用率非常高，在學(xué)歷認定、證書補辦、出國留學(xué)、晉職提升等方面都有需要。要增加檔案的開放性，促進服務(wù)功能的多元化，及時了解廣大學(xué)生就業(yè)和用人單位的檔案信息需求，不斷提高服務(wù)水平。同時要加強橫向聯(lián)合，積極取得檔案主管部門的支持幫助，與綜合檔案館加強協(xié)作，共同開發(fā)信息資源，互利共享檔案信息資源。

二、成人高等教育檔案管理規(guī)范化

規(guī)范化是檔案管理工作的基本要求。隨著成人高等教育改革發(fā)展，迫切要求加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，完善管理運行機制，遵循檔案規(guī)律，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準化。

（一）提高檔案管理的規(guī)范化。一要把好“入口”，在檔案的整理工作中充分考慮連續(xù)性和完整性，將文書工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同步推進，及時將檔案資料入檔，分門別類、各歸其位。入檔時要對相關(guān)材料進行認真清點，嚴格做到賬物相符。二要把好“出口”，調(diào)閱檔案要履行相關(guān)手續(xù)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準，要注意保密。歸還的檔案要及時歸位，保證完整無缺。有關(guān)工作人員工作調(diào)動時，要對有關(guān)檔案及時移交。三要完善規(guī)章制度，在各個環(huán)節(jié)做到有章可循。有的單位正是由于管理制度不健全，造成大量有價值的教育教學(xué)文件資料無法保存或丟失嚴重。要定期檢查制度執(zhí)行情況和檔案管理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，做到及時查缺補漏，保證檔案管理周密規(guī)范，萬無一失。

（二）實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準化。實施全程規(guī)范化檔案管理，必須強化標(biāo)準化理念，引入全面質(zhì)量管理的思想，積極探索檔案工作標(biāo)準化建設(shè)。成人高等教育檔案的分類要嚴格按照教育部發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實體分類法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案工作資金投入不足，是制約很多成人高等教育辦學(xué)單位檔案管理工作規(guī)范化的瓶頸。要探索引入ISO9001質(zhì)量管理體系，在硬件建設(shè)方面加大投入力度，實現(xiàn)閱覽、辦公、庫房分設(shè)，檔案庫、文件柜等要合乎要求，防潮、防塵、防光、防火要達標(biāo)。高等學(xué)校成人高等教育如果辦學(xué)層次較多，還要指導(dǎo)各院系和辦學(xué)點采用統(tǒng)一標(biāo)準、統(tǒng)一流程，做好各類檔案的管理工作。運用科學(xué)方法對檔案管理過程進行有效控制，不斷優(yōu)化檔案過程管理，統(tǒng)一標(biāo)準，統(tǒng)一行動，嚴把質(zhì)量關(guān)。在不少單位，檔案管理水平一直不高，主要原因就是對檔案管理標(biāo)準化建設(shè)重視不夠，沒有建立起符合成人高等教育特點的檔案管理質(zhì)量保障體系。致使檔案管理流于形式，不能發(fā)揮應(yīng)有作用。

三、成人高等教育檔案管理科學(xué)化

知識經(jīng)濟時代已經(jīng)到來，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用和不斷發(fā)展深刻地影響著經(jīng)濟社會的各個方面，信息化的巨大作用超出人們的想象。成人高等教育檔案管理工作中存在著管理手段現(xiàn)代化不夠、管理隊伍素質(zhì)不適應(yīng)需要等問題。在新的時代背景下，成人高等教育必然發(fā)生相應(yīng)的變革，檔案工作必須與時俱進，不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平和創(chuàng)新意識，積極推進檔案管理工作科學(xué)化。

（一）推進檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變。在信息化背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)已經(jīng)融入成人高等教育的內(nèi)容、方式與評價等各個教學(xué)環(huán)節(jié)，檔案管理工作也正在悄然發(fā)生革命性轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)形式向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變，其重要標(biāo)志就是電子檔案的份額和作用不斷加大。以照片檔案為例，從若干年前的黑白照片、彩色膠卷照片為主，目前已經(jīng)完全被數(shù)碼照片取代。數(shù)碼照片方便快捷，易采集、易傳輸、易存取、易共享，而且儲存量大，已廣泛運用于成人高等教育各項管理工作之中。在新形勢下，電子檔案應(yīng)運而生。檔案管理必須要破解新的難題，加速實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)步伐。同時，繼續(xù)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的搜集與管理，使紙質(zhì)檔案和電子檔案并存、互補，相得益彰。要加強檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，將成人高等教育檔案管理納入學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計，建立快捷、方便的檔案使用平臺，為師生和管理者服務(wù)。

（二）加強檔案管理隊伍建設(shè)。檔案管理作為一種現(xiàn)代管理，要倡導(dǎo)“以人為本”的管理理念，抓基礎(chǔ)、抓隊伍、抓創(chuàng)新，以隊伍建設(shè)提高管理科學(xué)化水平。特別是檔案管理工作單調(diào)、繁瑣、枯燥，長期不受重視，尤其要加強檔案管理隊伍建設(shè)。一是注重檔案專職管理人員的配備和培訓(xùn)。要選拔工作責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員專門負責(zé)檔案管理工作。針對檔案工作繁重的特點，要充分尊重和愛護專職工作人員，努力營造一種尊重、理解的工作氛圍，激發(fā)他們的工作熱情。針對檔案工作必須與時俱進的特點，要認真開展業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，構(gòu)建適合檔案人員特點的繼續(xù)教育模式，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，完善知識結(jié)構(gòu)，特別是加強電子檔案管理方面的知識和技能培訓(xùn)。二是建立科學(xué)有效的管理機制。成人高等教育工作者要認真貫徹落實《檔案法》等法律法規(guī)，切實提高檔案意識。要加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確單位分管負責(zé)人，建立全員參與的工作機制，將檔案管理納入每個人的崗位目標(biāo)任務(wù)。所有工作人員都要定期把自己的工作文件分類，按照“即形成、即轉(zhuǎn)交”的原則，及時將形成的檔案材料進行初步整理，轉(zhuǎn)檔案室入檔。形成領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與、有效控制、科學(xué)高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

改進檔案管理工作任重道遠。在成人高等教育辦學(xué)中，要回歸檔案管理工作固有的核心價值，在職責(zé)、程序等各個層面，加強管理和協(xié)調(diào)，夯實基礎(chǔ)，強化服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，進一步樹立成人高等教育的良好形象。

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（責(zé)任編輯：何言）

侯軍/山東政法學(xué)院副研究館員，研究方向為檔案管理