淺談藥品研發(fā)中的文件管理要求

北京市藥品審評(píng)中心（100061）張?zhí)K 田曉娟 佟利家

藥品研發(fā)的質(zhì)量管理是整個(gè)藥品質(zhì)量體系構(gòu)建的基礎(chǔ)，其水平高低決定了最終的藥品質(zhì)量。良好的文件和記錄管理是研發(fā)質(zhì)量管理的基本要素，也是藥品質(zhì)量體系的基本要素，能夠確保藥品研發(fā)規(guī)范有序標(biāo)準(zhǔn)化地開(kāi)展。藥品研發(fā)階段的文件包括藥品研發(fā)過(guò)程中涉及的制度、程序、標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程及過(guò)程中產(chǎn)生的記錄、報(bào)告、圖譜等。一個(gè)研發(fā)實(shí)驗(yàn)室（機(jī)構(gòu)或部門）的有效運(yùn)行應(yīng)軟硬兼施，在提升試驗(yàn)室設(shè)施、設(shè)備硬件水平和人員素養(yǎng)的同時(shí)，建立科學(xué)、規(guī)范、持續(xù)改進(jìn)的文件管理系統(tǒng)，以作為硬件與人員之間的紐帶。明確管理責(zé)任和崗位職責(zé)，為研發(fā)管理及具體操作提供指導(dǎo)，使藥品研發(fā)各環(huán)節(jié)有章可循；以書面文件做出規(guī)定可減少信息傳遞錯(cuò)誤；保證同崗位行為的一致性；良好的記錄便于監(jiān)督檢查及對(duì)信息的追溯，從而最終降低藥品研發(fā)中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

1 藥品研發(fā)文件管理的現(xiàn)狀及不足

目前由于沒(méi)有專門針對(duì)藥品研發(fā)質(zhì)量管理體系強(qiáng)制執(zhí)行的要求，與生產(chǎn)企業(yè)或部門的GMP要求相比，大多數(shù)藥品研發(fā)實(shí)驗(yàn)室的文件體系管理較為松散，具體表現(xiàn)為未建立文件管理制度，文件管理責(zé)任部門職責(zé)不明確，文件或記錄分由不同部門管理，文件間的關(guān)聯(lián)性差；操作規(guī)程等指導(dǎo)性文件在正式批準(zhǔn)前沒(méi)有事先充分征求管理人員特別是使用者的意見(jiàn)，流程描述脫離實(shí)際，審批人專業(yè)水平不足，可操作性較差；發(fā)放控制體系不嚴(yán)密，變更隨意；程序及規(guī)程生效前培訓(xùn)不足或效果不好；原始記錄無(wú)編號(hào)；報(bào)告格式不統(tǒng)一，紙張形式差異大；記錄歸檔保管方式不當(dāng)，無(wú)集中統(tǒng)一的保存場(chǎng)所，未建立保管制度及合理的檢索系統(tǒng)。

2 改進(jìn)藥品研發(fā)文件管理的主要措施

2.1 研發(fā)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立基本的文件管理制度 研發(fā)涉及學(xué)科門類多，情況復(fù)雜且經(jīng)常發(fā)生非預(yù)期事件，因此實(shí)驗(yàn)室管理者應(yīng)結(jié)合研發(fā)實(shí)際需要，建立適應(yīng)研發(fā)工作特點(diǎn)的文件管理制度。對(duì)于基本的管理制度、操作規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)、記錄及報(bào)告等，應(yīng)起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、替換或撤銷、復(fù)制、保管和銷毀等程序。此外，還應(yīng)包括文件分類、編碼原則、受控標(biāo)識(shí)及文件格式等。文件應(yīng)內(nèi)容確切、清晰易讀、保管有條理，不得產(chǎn)生差錯(cuò)。同時(shí)明確文件管理的職責(zé)部門和崗位，以便統(tǒng)一管理。

2.2 完善研發(fā)實(shí)驗(yàn)室的文件系統(tǒng)，注重使用實(shí)效 研發(fā)實(shí)驗(yàn)室的文件系統(tǒng)通常可分為4級(jí)：政策性文件包括國(guó)家的法律法規(guī)、藥監(jiān)部門批準(zhǔn)的證明性文件、企業(yè)的質(zhì)量手冊(cè)、職責(zé)說(shuō)明書等；指導(dǎo)文件包括藥典、各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、各類指導(dǎo)原則；標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程：經(jīng)批準(zhǔn)用來(lái)指導(dǎo)藥品研發(fā)各崗位活動(dòng)的通用性文件；原始記錄及報(bào)告。

實(shí)驗(yàn)人員是項(xiàng)目任務(wù)的具體操作者，但其較大的流動(dòng)性常使得培訓(xùn)不及時(shí)不到位，導(dǎo)致試驗(yàn)操作不規(guī)范，記錄不完善，結(jié)果不可信。完善的文件系統(tǒng)可以讓一名新員工閱讀完其崗位相關(guān)文件后就明白該干什么、該如何干、如何證明自已干了。研發(fā)實(shí)驗(yàn)室文件的起草應(yīng)盡量遵循誰(shuí)用誰(shuí)起草的基本原則，由具體使用部門或崗位負(fù)責(zé)起草，以保證文件的實(shí)用性、全面性和準(zhǔn)確性。對(duì)操作規(guī)程、記錄及報(bào)告模板等文件的編寫應(yīng)采用自下而上的方式。

3 注重原始記錄管理，用記錄“說(shuō)話”

原始記錄是研發(fā)工作的原始依據(jù)，真實(shí)、規(guī)范、完整的實(shí)驗(yàn)記錄是研發(fā)文件系統(tǒng)的基礎(chǔ)。原始記錄的具體要求應(yīng)參照國(guó)家局2000年印發(fā)的《藥品研究實(shí)驗(yàn)記錄暫行規(guī)定》，做到記錄原始、數(shù)據(jù)真實(shí)、字跡清晰、資料完整。同時(shí)須注意原始記錄應(yīng)有編號(hào)，按品種類別歸檔保存；檢驗(yàn)報(bào)告書作為具有法律效力的技術(shù)文件，應(yīng)長(zhǎng)期保存并按公司質(zhì)控部統(tǒng)一的規(guī)范格式書寫打??；電子圖譜、數(shù)據(jù)的保存應(yīng)另有備份，最好采用不同儲(chǔ)存介質(zhì)；原始記錄模板設(shè)計(jì)應(yīng)注重實(shí)際應(yīng)用，須給關(guān)鍵步驟、數(shù)據(jù)、excel計(jì)算結(jié)果留出足夠書寫或粘附空間；記錄應(yīng)及時(shí)如實(shí)反映必要的試驗(yàn)信息，如旋光度試驗(yàn)，須記錄儀器型號(hào)，測(cè)定時(shí)的溫度，供試品的稱量及其干燥失重或水分，供試液的配制，旋光管的長(zhǎng)度，零點(diǎn)（或停點(diǎn)）和供試液旋光度的測(cè)定值各3次的讀數(shù)，平均值以及比旋度的計(jì)算等。而核查中常見(jiàn)問(wèn)題為記錄僅提供幾個(gè)讀數(shù)和計(jì)算結(jié)果，對(duì)于試驗(yàn)環(huán)境、樣品、配制過(guò)程均未詳細(xì)記錄，無(wú)法支持回顧分析或溯源。