對文秘與檔案管理的問題分析

王仕波/哈爾濱市房地產(chǎn)開發(fā)公司

對文秘與檔案管理的問題分析

王仕波/哈爾濱市房地產(chǎn)開發(fā)公司

文秘工作對領(lǐng)導(dǎo)者的決策水平和單位的工作效率起著舉足輕重的作用。做好文秘工作，并使之與檔案工作規(guī)范銜接，具有十分重要的意義。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《國家行政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）及《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），本文試就文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接問題談點粗淺的認(rèn)識和看法。

一、文秘工作與檔案管理之間的關(guān)系

1.文秘的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)。由于有些單位的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業(yè)上說，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值，進(jìn)而搞好文書檔案管理，使文書檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)，這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。文字秘書要自覺地、全面地加強自身的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。

2.文字秘書是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。由于人員編制和機構(gòu)設(shè)置的局限，許多企業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為單位工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。由于單位文書檔案管理工作是通過單位辦公部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類文檔室對于較小單位而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統(tǒng)管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書在加強秘書工作修養(yǎng)的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。

二、文秘工作與檔案管理中存在的主要問題

一是用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范?！陡袷健芬?guī)定，公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡-80g/㎡的膠印印刷紙和復(fù)印紙，型號國際通用的A4型。裝訂要求在左側(cè)訂、無漏頁、無壞釘、不脫落、不散頁、后背平整。但長期以來，公文用紙是很少注意克度要求，常因紙張質(zhì)量差和耐折度低，以致于保管時間不長便開始發(fā)黃。而且相當(dāng)一部分單位的公文還在繼續(xù)延用過去的16開型紙，即使是用16開，有時大小也不一致。印刷裝訂中，漏頁、掉頁、壓字訂腳不齊、順序顛倒等問題時有發(fā)生使公文的嚴(yán)肅性、美觀性和檔案的完整性受到一定的影響。二是版記不全面，附件不規(guī)范。版記是文書部門和檔案部門相互銜接，順利實現(xiàn)“文檔一體化”的一個重要標(biāo)識。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無抄送抄發(fā)單位有之，不標(biāo)明印發(fā)部門和時間者有之，甚或沒有版記，尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編更給文件歸檔擬寫目錄造成困難，增加了“文檔一體化”的操作難度。《格式》還對公文的附件作了明確規(guī)定，但在現(xiàn)行公文制中，有些單位卻不能處理。有的不標(biāo)識“附件”二字，有的“附件”字樣標(biāo)識不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號不一致附件單位單獨裝訂時不標(biāo)識正文字號和排列序號附件和正文難以對號入座也嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。三是原稿不齊全，編號不規(guī)范。公文原稿的收集整理是公文處理的一個重要環(huán)節(jié)。有時候辦文過程很規(guī)范，但實際歸檔時，卻發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿和修改稿。還有的歸檔材料是傳真原件，不經(jīng)過復(fù)印就存檔，短期內(nèi)字跡模糊不清。公文編號上的差錯一般則是由于登記不及時，分類不準(zhǔn)確造成的。漏號、重號等情況的出現(xiàn)既影響了公文的質(zhì)量又不符合立卷歸檔的要求。

三、加強文秘工作和檔案管理的措施

加強文秘工作和檔案管理工作的措施，主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是強化“文檔一體化”意識。“文檔一體化”的實質(zhì)是把文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。因此，文秘人員必須具有較強的檔案意識。要站在為歷史負(fù)責(zé)的高度，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。二是強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質(zhì)量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每個工作人員都有樹立質(zhì)量第一的觀念，明確認(rèn)識各自的崗位責(zé)任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)對國家機關(guān)公文處理及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，檔案工作人員和文秘人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上認(rèn)真執(zhí)行。第三，要理順管理體制，完善組織機構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎(chǔ)。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范要求辦理公文。第五，配置的設(shè)備和工具是“全過程管理”的關(guān)鍵。同時還應(yīng)注意操作的熟練性和規(guī)范化，對一切不合理、不經(jīng)濟(jì)、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔詻Q禁止。三是強化“文書部門立卷”工作?！拔臅块T立卷”是《檔案法》早已明確的一個基本制度?！掇k法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)“及時整理（立卷）歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫“歸檔文件目錄”將其及時“對號入座”，使文件的立卷工作日?；?，確保歸檔材料的完整齊全。

四、結(jié)束語

總之，通過對文秘工作與檔案管理之間的關(guān)系進(jìn)行分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認(rèn)識到在處理它們之間的關(guān)系時而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決文秘工作與檔案管理之間的問題，加強各個方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。