淺談高校外事檔案管理中存在的問題及對策

楊龍祥

（南京特殊教育職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇南京 210038）

淺談高校外事檔案管理中存在的問題及對策

楊龍祥

（南京特殊教育職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇南京 210038）

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，高校對外交流工作不斷的擴大，外事檔案管理工作量也隨著增加，高效外事檔案管理是外事工作的重要一部分，對高校國際化發(fā)展具有重大意義，因此要給予高度重視。本文對高效外事檔案管理存在的問題進行分析，并提出相關(guān)的解決對策，從而提高高效外事檔案管理水平。

高校外事；檔案管理；問題；對策

一、前言

所謂的高效外事檔案指的就是，高等院校和國外的學(xué)校或是團體等，進行科研合作、交往等合作中，所產(chǎn)生的具有一定價值的文字資料、圖表等材料，并且這一系的材料對社會與學(xué)校的當(dāng)前的發(fā)展與日后的發(fā)展具有很大的價值。所以，高效領(lǐng)導(dǎo)必須重視外事檔案管理工作，提高高校外事工作的質(zhì)量。

二、高校外事管理工作存在的問題

1.管理不到位。高效外事檔案管理最突出的特點就是管理人員低檔案管理的認(rèn)識度不高，并且管理不規(guī)范。管理不規(guī)范主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是管理混亂，另一方面是管理意識差。高效外事管理、科研資料以及涉外教學(xué)等任務(wù)，都是交給學(xué)校外事管理部門進行管理，尤其是在國際會議或是國際合作完成之后，外事管理部門要負(fù)責(zé)外事文件的整理、收集等工作，整理完之后提交給學(xué)校的檔案室。但是就現(xiàn)實的檔案管理情況來看，極不樂觀，檔案沒有專門的人負(fù)責(zé)，并且沒有相關(guān)制度進行約束，常常出現(xiàn)檔案丟失、毀壞等現(xiàn)象，而且，很多重要的文件檔案還掌握在個人的手里，導(dǎo)致檔案得不到充分的利用，管理工作混亂[1]。造成這一現(xiàn)象的根本原因就是學(xué)校各個部門的領(lǐng)導(dǎo)人檔案歸檔意識比較差，沒有認(rèn)識到外事檔案的重要性，進行外交流時，大部分人是從自身利益出發(fā)，因此，出現(xiàn)了保密現(xiàn)象，不愿意將自己所擁有的外事資料上交進行歸檔，特別是外交流活動中所產(chǎn)的一些重要的圖片、光盤等，都沒有得到歸檔。

2.管理落后。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息以及慢慢運用于檔案管理工作當(dāng)中，高等院校是個人才聚集的地方，意味著也是一個科技集中的區(qū)域，學(xué)校擁有足夠的資源，應(yīng)將其運用于外事檔案管理中，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高外事檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量，將傳統(tǒng)的外事檔案管理方式進行改進。但是，由于我國外事檔案管理信息化建設(shè)還處于水平比較落后的階段，依然采用傳統(tǒng)的檔案處理方式，信息化建設(shè)水平不高，處在被動的階段，外事檔案的價值得不到充分利用。不僅如此，而且我國大部分的高效都沒有建立一個健全的事檔案數(shù)據(jù)資源庫，外事信息網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)嚴(yán)重缺乏，進行外事檔案查看時，依然要采用傳統(tǒng)的方式進行查看，信息落實，已經(jīng)無法與外事工作達到統(tǒng)一進程的腳步，更滿足不了人們的需要，對高效外事科研、教學(xué)等工作帶來很大的不變。

三、解決高效外事檔案管理問題的有效對策

我國高校外事檔案管理問題突出，對高效外事工作造成很大的影響，因此，采取有效措施解決高校外事檔案管理問題工作當(dāng)之務(wù)急，可從完善外事檔案管理制度、外事檔案管理信息化以及提高外事檔案管理人員的素質(zhì)方面著手，提高外事檔案管理水平。

1.健全管理制度，執(zhí)行管理責(zé)任制。做好高校外事檔案管理工作，首先要從制度入手，從制度上約束管理人員的行為，第一，制定關(guān)于外事檔案管理條例，使高校教職工對外事檔案管理的重要性有所認(rèn)識，規(guī)范外事檔案管理工作[2]。第二，對外事檔案管理的借閱、保管等都要一一建立相應(yīng)的外事檔案管理制度，例如外事檔案保密制度、外事檔案保管制度、外事檔案借閱制度等，使外事檔案工作在制度的制約下進行。第三，外事檔案所涉及的內(nèi)容較多，工作量大，需要制定建檔責(zé)任書與歸檔范圍一覽表，將外事檔案發(fā)放到相關(guān)的單位部門，然后對其做認(rèn)真的篩選，保證外事檔案資料的完整性。另外，為了全面提高外事檔案管理水平，還需要執(zhí)行管理責(zé)任制，這就要求外事部門需要把外事檔案管理工作歸為外事部的工作范圍，并安排優(yōu)秀的檔案管理人員負(fù)責(zé)外事檔案管理工作，管理人員根據(jù)制度進行案卷分類工作，確保檔案的完整，避免丟失。并且定時監(jiān)督并催促外事人員進行檔案檢查工作，對丟失的檔案立即進行處理，安排管理人員對檔案進行跟蹤，將蹤負(fù)責(zé)制度落實到位，從而確保外事檔案管理股工作有條不紊的進行。

完善外事檔案管理制度，對現(xiàn)有的制度進行改進、補充，落實管理責(zé)任制，使高校外事領(lǐng)導(dǎo)人的檔案法制意識得到大大提高，重視外事檔案管理的各項工作。

2.外事檔案管理模式信息化。我國檔案管理還是采用傳統(tǒng)的方式進行管理，管理效率不高，而且勞動力大，管理質(zhì)量十分不理想。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如今已是一個信息時代，可將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到外事檔案管理當(dāng)中，進行外事檔案的收集、整理以及利用等工作，大大減少了人力。采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行外事檔案管理，還可將外事檔案信息、情報等，制作成為一個管理系統(tǒng)，是外事檔案資料得到充分的使用[3]。高校外事檔案管理是本校與外校，甚至是與國外學(xué)校進行連接、交流的平臺，同時，又保管著各種科研資料與教學(xué)資料，對其保管要求較高，必須保證檔案的完整性的同時，還要保證檔案的真實性，將外事檔案管理工作全部安排給人負(fù)責(zé)，往往達不到此要求，因此，要建立外事檔案信息信息網(wǎng)絡(luò)，通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把分散的外事信息集中起來，達到相互連接的效果，開通優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為外事檔案提供滿意的服務(wù)，使其可使用到豐富的外事檔案資源，一定程度上促進了國內(nèi)外高校的合作。另外，高校的學(xué)生與教師也可采用外事管理資源，進行學(xué)學(xué)習(xí)交流，掌握關(guān)于科學(xué)和研究等各方面的信息，根據(jù)所了解的信息做好學(xué)習(xí)上的準(zhǔn)備工作。在外事信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校不但有效的增強了影響力，將自己捧上了世界的大舞臺，而且還促進了與國外高校的合作，有利于本校的人才培養(yǎng)，對科研研究工作也具有重大的意義[4]。

建設(shè)信息化外事檔案管理模式是我國高校檔案管理發(fā)展的主要方向，更是外事檔案管理的需要，外事檔案管理信息化，不但提高了外事檔案管理的水平，而且還促進和高校之間的合作，有利于我國高校的國際化發(fā)展。

3.提高外事檔案管理人員的素質(zhì)與技能。外事檔案管理人員的素質(zhì)和檔案管理的質(zhì)量息息相關(guān)，提高高校外事檔案管理人員的素質(zhì)是保證外事檔案管理工作順利進行的前提，更是確保對外交流的基礎(chǔ)，因此，提高外事檔案管理人員素質(zhì)工作勢在必行。提高高校外事檔案管理人員的素質(zhì)，首先要使所有的外事檔案管理人員具有先進的思想，并采用科學(xué)的方式進行檔案管理工作，使管理程序化、管繁華、自動化，與此同時，管理人員的業(yè)務(wù)知識水平要專業(yè)化，個人的素質(zhì)更是要職業(yè)化[5]。必要時，高校需要為外事檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，使管理人員在培訓(xùn)中提高專業(yè)知識水平與技能，在熟悉掌握外事檔案管理方面知識的同時，靈活利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運用到日常的工作中，提高工作質(zhì)量。另外，還要求外事檔案管理人員參加外語培訓(xùn)，加強外語能力，將自己培養(yǎng)成為時代所需的新型技術(shù)人才。

提高外事檔案管理人員的素質(zhì)與技能，要求外事檔案管理人員的思想道德素質(zhì)等到進一步的提高，而且還要掌握專業(yè)的知識，學(xué)會使用辦公技術(shù)，掌握外語，良好的服務(wù)于高校。

四、結(jié)束語

外事檔案管理關(guān)乎著高校在國內(nèi)外的知名度，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)人要給予高度的重視，做好外事檔案管理工作，提高外事檔案管理水平，促進學(xué)校國際化的發(fā)展。

[1]農(nóng)燕玲,葉景青.檔案管理加入高校辦公網(wǎng)絡(luò)化的“瓶頸”[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2009,15(25):21.

[2]冒紅.新建本科院校系部教學(xué)檔案管理與高校教學(xué)評估[J].中國成人教育,2010,12(23):123-124.

[3]李勝軍,石鑫,才越.在電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作[J].蘭臺世界,2011,16(03):25.

[4]金炳元.淺談高校檔案管理工作的功能與作用[J].山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報(高等教育版),2012,21(11):245-256.

[5]蔣靜.高校檔案管理中存在的問題與對策分析[J].黑龍江史志,2011,26(12):123-124.

Problems and countermeasures of archives management of foreign affairs in colleges and universities

Yang Long-xiang
(Nanjing Technical College of Special Education, Nanjing Jiangsu, 210038, China)

With the development of economic globalization, the foreign exchange is constantly expanding, archives management of foreign affairs workload increases, archives management is an important part of foreign affairs, is of great significance to the university internationalization development, therefore, we must attach great importance to. This paper analyzes the existing problems in archives management of foreign affairs, and put forward corresponding countermeasures, so as to improve the management level of foreign affairs archives.

foreign affairs in colleges and universities; archives management; problems; countermeasures

G271

A

1000-9795（2014）03-0155-01

［責(zé)任編輯：劉麗杰］

2014-01-10

楊龍祥（1979-），男，江蘇鹽城人，講師，從事高等教育管理方向的研究。