淺談如何做好文書檔案管理工作

林艷嫦

【摘要】近年來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)，社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制越發(fā)完善，各種行業(yè)的管理體系也日漸成熟，緊跟全球信息化發(fā)展的腳步。在現(xiàn)代事業(yè)單位制度體系中，文書檔案管理對(duì)制度的完善有很大的推動(dòng)作用?？茖W(xué)有效的文書檔案管理能夠提高一個(gè)單位的整體管理水平，檔案開發(fā)和利用的順利實(shí)現(xiàn)，不僅能充分利用文書檔案管理工作的自身價(jià)值，還能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量，所以，檔案管理工作的有效完成具有影響性的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；信息化

０引言

文書檔案作為一個(gè)單位發(fā)展歷程、文化沉淀、管理水平的重要依據(jù)，有很高的保存參考價(jià)值。它可以清晰地反映出一個(gè)單位各個(gè)歷史時(shí)期各種工作與活動(dòng)的情況，在單位工作中扮演著承前啟后的角色。

１文書檔案管理的重要性和意義

１．１文書檔案管理的重要性

隨著我國(guó)各領(lǐng)域事業(yè)的迅猛發(fā)展以及社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，各單位的文書檔案管理工作也漸漸顯示出了其重要的利用價(jià)值。事實(shí)上，現(xiàn)在許多人都沒有意識(shí)到文書檔案管理在一個(gè)單位正常運(yùn)行中占有舉足輕重的地位，但優(yōu)秀的文書檔案管理對(duì)于現(xiàn)代化單位制度的完善具有較強(qiáng)的推動(dòng)作用。國(guó)家衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，就是檔案管理工作是否科學(xué)有效，尤其是基于我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善，對(duì)文書檔案管理也提出了更高的要求。新時(shí)期檔案的管理工作對(duì)科學(xué)性的要求更高，而且要跟住時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。所以信息化和數(shù)字化成為文書檔案管理未來的發(fā)展方向。

１.2文書檔案管理的意義

做好文書檔案管理工作是一個(gè)事業(yè)單位能夠順利發(fā)展的前提，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作中的重點(diǎn)，要科學(xué)規(guī)范的實(shí)行檔案管理，這也是一個(gè)單位業(yè)績(jī)以及管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。檔案是記載一個(gè)單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果的重要文件，對(duì)這個(gè)單位的歷史和科學(xué)發(fā)展提供了第一手研究參考資料。做好文書檔案管理工作，一方面，能使單位高層管理人員及時(shí)并清楚了解單位運(yùn)營(yíng)情況，可作為經(jīng)營(yíng)決策的支持依據(jù)；另一方面，可為社會(huì)各方面提供準(zhǔn)確的單位經(jīng)營(yíng)成果，為單位與有關(guān)方面實(shí)行的有益合作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。基于我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景，更要做好文書檔案管理工作，隨時(shí)更新文書檔案管理觀念，勇于創(chuàng)造和嘗試新型檔案管理手段，努力提高事業(yè)單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果的全面性和真實(shí)性。

２當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

２．１文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

盡管目前我們有一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不足以滿足新時(shí)期對(duì)于檔案工作開展的需求，尤其是21世紀(jì)之后，極度缺少對(duì)檔案內(nèi)容熟知，并且可以深層研究與拓展檔案信息的復(fù)合型專業(yè)人才。

２.2文書檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確

文書檔案工作在單位中還沒有占據(jù)特別重要的地位，甚至把這看做“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作。機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，甚至裁掉、削弱許多文書檔案管理機(jī)構(gòu)的地位，嚴(yán)重弱化了檔案的功能。

２.3文書檔案管理不夠規(guī)范

一些大型的企事業(yè)單位或?qū)I(yè)的檔案館，管理不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在，其主要問題：第一，檔號(hào)不規(guī)范；第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范；第三，許多案卷缺少卷內(nèi)目錄；第四，組卷嚴(yán)重混亂。

２.4檔案檢索效率不高

檔案檢索包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前手工檢索為主要的檢索方式。各檔案部門為手工檢索做出許多準(zhǔn)備工作，制造了形式各樣的檢索工具。制作檢索工具時(shí)，經(jīng)常重量不重質(zhì)，因此制造的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高的思想成為一大誤區(qū)。

２.5在檔案室設(shè)置和信息開發(fā)編研工作上也存在一些問題

許多檔案部門為實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)升級(jí)目的，糊弄檢查，胡亂選題來進(jìn)行編研，因而編研產(chǎn)品層次過低、質(zhì)量過差，實(shí)用性較小，利用價(jià)值微乎其微。盡管有些選題符合當(dāng)前形勢(shì)，但因編研時(shí)間過長(zhǎng)，時(shí)效性大大降低，其作用得不到充分的發(fā)揮。

３提高文書檔案管理效率的對(duì)策

３.1領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

文書檔案主要用于展示一個(gè)單位發(fā)展歷程以及其建設(shè)成果。當(dāng)前大部分的企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)忽視文書檔案管理的工作，要真正將文書檔案管理工作做好做到位，單位領(lǐng)導(dǎo)必須顧足單位事業(yè)全局發(fā)展，將文書檔案管理工作規(guī)劃為單位事業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)中，讓職工意識(shí)到檔案工作的作用和其重要性，提高每個(gè)人對(duì)其的重視度。

３.2制度健全是做好文書檔案工作的保障

做好文書檔案工作的強(qiáng)有力的保障和有效地措施，就是使文書檔案管理工作制度更加完善。當(dāng)前文書檔案管理機(jī)構(gòu)的地位被忽視，職責(zé)功能被弱化，對(duì)于這種現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立文書檔案管理機(jī)構(gòu)，配置一些檔案管理設(shè)施，組織檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，相關(guān)負(fù)責(zé)同志為組員，還要安排一些專兼職檔案管理人員。制訂制度，用來提高職工對(duì)檔案工作的重視度，并將本部門的文書檔案工作任務(wù)認(rèn)真研究并落實(shí)到個(gè)人身上，確保文書檔案工作保質(zhì)保量按時(shí)完成。另外還應(yīng)形成檔案工作競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，以此使檔案工作者將自己的工作成績(jī)與檔案工作的生存與發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，將每個(gè)人的工作活力激發(fā)到最大，充分發(fā)揮個(gè)人潛力，創(chuàng)造出檔案工作競(jìng)爭(zhēng)與合作并存、勇于創(chuàng)新的格局。

３.3提高文書檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵

文書檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，因此工作人員的業(yè)務(wù)能力是文書檔案管理工作質(zhì)量的直接影響因素，它對(duì)管理人員有嚴(yán)格的要求，既要工作責(zé)任感強(qiáng)、職業(yè)道德高、工作態(tài)度認(rèn)真、腳踏實(shí)地、無私奉獻(xiàn)的工作精神，還要有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)、掌握科技知識(shí)，特別是擁有利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的管理方法來管理文檔的基本技能。所以只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，敢于創(chuàng)新，責(zé)任感強(qiáng)，而且綜合素質(zhì)較高的文檔管理工作人員，才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員對(duì)工作情況更加適應(yīng)，就要將檔案工作人員的主動(dòng)性、創(chuàng)造性和積極性充分發(fā)揮，全面提高文書檔案管理人員知識(shí)水平和管理能力，既可借助各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)的工作規(guī)定，讓文書檔案管理人員充分意識(shí)到做好文檔管理工作是責(zé)無旁貸。還要在引進(jìn)人才時(shí)，注意引進(jìn)一些具有專業(yè)檔案知識(shí)，專業(yè)技術(shù)能力的人才來擴(kuò)大充實(shí)文書檔案隊(duì)伍。與此同時(shí)，對(duì)當(dāng)前在編人員的教育不能忽視，組織一些檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)文書檔案管理人員積極參加，在提高管理水平的同時(shí)，還能促進(jìn)文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)共同進(jìn)步。

３.4牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本

服務(wù)與利用是文書檔案工作的根本目的，認(rèn)真收集整理并保存為第一手資料，對(duì)單位的發(fā)展歷史做好準(zhǔn)確的記錄，努力實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，方便日后單位各項(xiàng)工作的開展。因此，我們要加強(qiáng)服務(wù)功能，改革服務(wù)機(jī)制，充分發(fā)揮文書檔案的有效價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)提供更優(yōu)質(zhì)的決策服務(wù)，為單位事業(yè)服務(wù)，為咨詢查證服務(wù)。還有人員管理素質(zhì)亟需提高，服務(wù)渠道有待拓寬。要革新思想觀念，緊跟時(shí)代步伐，對(duì)于新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求有充分了解，對(duì)檔案開發(fā)利用的新思路、新方法有進(jìn)一步探究，積極樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)完善服務(wù)功能。

４結(jié)束語

由此看來，文書檔案管理工作規(guī)章制度的不斷（下轉(zhuǎn)第49頁）（上接第37頁）完善，管理人員專業(yè)素質(zhì)水平的不斷提高，傳統(tǒng)文書檔案管理模式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式的力度不斷加強(qiáng)，加快文書檔案管理信息化程度，才能從整體上提高管理效率，實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展。

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［責(zé)任編輯：周娜］