云計算技術在檔案管理中的應用研究

龔德鵬

摘 要 為適應社會需求，為了更好地滿足學者研究學術問題的需要和人們感受歷史文化情感的需求，檔案管理工作已經(jīng)從幕后走向前臺。云計算技術的出現(xiàn)，給這些工作的實現(xiàn)帶來了極大的方便。借助云計算技術，檔案管理不僅可以節(jié)省資金，減少工作量，同時，也滿足了人們利用檔案的實時需要。

關鍵詞 云計算 檔案管理 檔案服務

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A

1 云計算及特點

1.1 云計算

云計算就是把所有數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)處理的任務全部交給網(wǎng)絡進行，是分布式、并行處理、虛擬化和網(wǎng)格計算的發(fā)展。云計算的基本原理是通過對大量數(shù)據(jù)和處理器資源的整合，使計算分布在大量的分布式計算機上，而非本地計算機或遠程服務器中，云計算基于一個強大的系統(tǒng)提供多種服務，用戶可以方便地將資源切換到自己需要的具體應用上，根據(jù)需要去訪問計算機和存儲系統(tǒng)。

1.2 云計算的特點

云計算具有：經(jīng)濟實惠、超強的計算能力、數(shù)據(jù)安全性強、以服務為中心的特點。

2 云計算技術在檔案管理中的應用優(yōu)勢

2.1 可以降低檔案管理的維護費用

應用云計算技術的檔案管理，有關技術人員不必升級檔案管理的相關硬件，因為云計算模式對于用戶終端的配置沒有過高的要求。另外，由于服務器的日常維護由云服務供應商來提供，這樣檔案管理中工作的強度降低，管理人員有更多時間開展其他工作。

2.2 可以提高檔案管理服務器的可靠性

云計算技術的應用能降低服務器的出錯概率，保證服務器正常運行?，F(xiàn)行的檔案管理中大部分數(shù)據(jù)信息都存儲在檔案管理的服務器上，如果出現(xiàn)問題，則很可能造成非常嚴重的損失。而在云計算模式中有數(shù)百萬臺服務器，即便是其中某一臺服務器崩潰，其他服務器也可以在短時間內(nèi)將出現(xiàn)故障的服務器中的數(shù)據(jù)快速完整地恢復到其他服務器上，同時新服務器將代替該服務器來提供服務，這樣就不會影響到數(shù)據(jù)的使用。

2.3 信息資源共享范圍更廣

建立合作關系的檔案之間可以通過云計算模式共同構筑信息共享空間，使每個成員都能通過空間分享到由大量系統(tǒng)連接而成的基礎設施，這樣就提高了檔案的效率。每個參加合作人員，可以通過云計算技術實時地獲得其他檔案資料文獻等，這將使用戶的信息需求得到極大的滿足。在云計算中，檔案的相關電子資源不只是存儲在某一臺計算機中，而是將其將存儲在“云”中，這樣檔案的相關信息便可以全球存取，同時，也可以通過技術處理，由某一個群共享，或單由用戶自己使用。

3 云計算技術在檔案管理中存在的問題

3.1 檔案資源放到云上的限制條件問題

檔案與圖書不同，圖書的目的是最大限度的共享，但是檔案中許多都是有保密期限的，而且對公開的人群也是有選擇性的。顯然，檔案絕對不能把所有的數(shù)據(jù)資源都放到“云”中。由此可見，云計算模式應該是在保留原有模式的基礎上，使現(xiàn)有的部署模式與云計算模式進行融合，而并不能徹底推翻檔案現(xiàn)有的數(shù)據(jù)部署模式。因此，云計算模式只能作為現(xiàn)有部署模式的有效補充。檔案管理人員應該對現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源進行分析研究，確定哪些數(shù)據(jù)資源是可以放到“云”中的，哪些數(shù)據(jù)則必須保留在檔案現(xiàn)有的模式中。

3.2 不同的協(xié)議和特定的接口問題

因為不同的服務器的配置以及所使用的服務器操作系統(tǒng)等方面也有差異，這樣就為檔案應用云計算技術造成了一些技術上的麻煩。同時，云服務提供商針對不同平臺開發(fā)的特定軟件接口，如果某一檔案館中的協(xié)議和接口不適用于云計算的接入，也會導致云計算利用時間的延緩。

3.3 檔案數(shù)據(jù)安全保密問題

數(shù)據(jù)安全對檔案至關重要。一旦丟失，后果將會非常嚴重?？梢哉f，檔案管理對于數(shù)據(jù)信息資源脫離控制有種本能的恐懼。大型計算中心的硬件以及其IT管理能力比普通檔案管理要強。單就技術方面而言，將數(shù)據(jù)檔案擱置于云上會更安全，可是，檔案類的數(shù)據(jù)安全與保密問題更多的是政策層面上的。云計算企業(yè)的管理策略、企業(yè)信譽，甚至國家政策，都很可能對云計算數(shù)據(jù)的安全造成極大的影響。

4 云計算技術在檔案管理中應用

4.1 制定相關的政策，規(guī)范云計算標準

云計算為檔案使用和選擇信息服務的內(nèi)容、工具和平臺提供了很多方便，但是，這仍需要有較為嚴格的規(guī)章和統(tǒng)一、開放的標準，以及相應的政策作為支持。沒有統(tǒng)一的行業(yè)應用規(guī)范和技術標準，檔案管理選擇服務商時就會受到限制；沒有相應的政策作為支持，提供檔案信息服務的工作也受到影響。云計算領域的開發(fā)商已經(jīng)在關注標準和協(xié)議問題，但是并沒有制定形成關于云計算的相應行業(yè)標準。檔案行業(yè)的管理者應該組織相關研究人員對于應用云計算所需的標準和相關協(xié)議進行研究，形成檔案行業(yè)的應用規(guī)范，促進相關管理章程、行業(yè)標準或政策的出臺，保證實施的云計算能夠符合檔案管理與服務的基本要求。

4.2 研究適用于云計算的檔案管理調(diào)整方案

檔案管理應用云計算是一項戰(zhàn)略選擇，檔案管理一旦選擇了云計算，必然會導致IT管理體制的變化，需要對原有信息系統(tǒng)進行較大的調(diào)整，甚至會使整個檔案館的業(yè)務流程發(fā)生變化。因此，需要檔案管理人研究云計算這一IT基礎設施變化所導致的一系列變化，尤其要注意檔案資源數(shù)據(jù)的安全問題等，這就給檔案館人帶來了挑戰(zhàn)。

5 結語

云計算給檔案管理帶來的變化是顯而易見的，我們需要更多地了解云計算，了解檔案管理工作的需要，以便使二者更好地融合在一起，更好地滿足群眾解決實際問題的需要、學者研究學術的需要以及人們感受歷史文化情感的需要。