PPT演示 想要出彩也容易

仲勇

預(yù)演，獨(dú)自排練做準(zhǔn)備

所謂的預(yù)演就是關(guān)上門，打開PPT，進(jìn)行一次自我模擬講演，即一邊播放幻燈片，一邊根據(jù)需要進(jìn)行講解。雖然是無人狀態(tài)下，但一定要像在現(xiàn)場一樣，一絲不茍地進(jìn)行演說，在此過程中就會(huì)發(fā)現(xiàn)可能存在的問題。我們還可以進(jìn)行錄像，這樣能夠更加有針對(duì)性地發(fā)現(xiàn)并解決問題。通常我們會(huì)從4個(gè)方面進(jìn)行預(yù)演（如圖1）。

1.演示文稿的完善

在播放文稿的過程中，我們需要檢查文稿中的文本圖片是否有誤，播放順序是否錯(cuò)亂，動(dòng)畫的選擇是否合理，音視頻文件是否和PPT保存在同一文件夾。這里需要特別說明的是，很多人不想記住講解內(nèi)容，喜歡將成段文字都放在PPT中，演示時(shí)照讀，這是很不合理的。其實(shí)我們可以將講解的內(nèi)容填寫在備注欄，打開PPT2013，切換到“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“筆記”按鈕，在演示文稿下方會(huì)出現(xiàn)備注框，將相關(guān)內(nèi)容輸入在這里（如圖2），這樣在放映演示文稿時(shí)使用演示者視圖，則不會(huì)在大屏幕上顯示備注內(nèi)容。另外還要反復(fù)運(yùn)行演示文稿，多次重復(fù)打開鏈接的文件。

2.現(xiàn)場情節(jié)的預(yù)設(shè)

演示不只是按部就班播放幻燈片，更主要是將內(nèi)容傳達(dá)到給觀眾，這就需要激發(fā)觀眾的興趣，吸引他們的注意力，讓觀眾能夠記住講解內(nèi)容。此時(shí)我們就需要對(duì)自己的演示情節(jié)進(jìn)行設(shè)計(jì)，如：在演示過程中添加一些互動(dòng)游戲，講幾個(gè)精彩故事或觀看幾段視頻，只要是能夠調(diào)動(dòng)觀眾對(duì)演示的關(guān)注，那就我們就可以嘗試。

比如要說明“經(jīng)驗(yàn)比學(xué)歷更重要”，設(shè)計(jì)了這樣一個(gè)故事。某肥皂廠自動(dòng)裝肥皂設(shè)備經(jīng)常會(huì)漏裝，出現(xiàn)空盒，因此廠長讓技術(shù)部的博士尋找解決方法，博士花了上百萬，設(shè)計(jì)了一個(gè)自動(dòng)分揀設(shè)備，而廠里的工人花了100多塊實(shí)現(xiàn)了類似的效果：在設(shè)備旁邊放了一臺(tái)電風(fēng)扇，空盒就會(huì)被自動(dòng)吹走了……這個(gè)故事就很好地詮釋了自己的觀點(diǎn)。

3.演示時(shí)間的控制

演示時(shí)間是很難完全確定的，預(yù)演時(shí)計(jì)劃的時(shí)間和實(shí)際演示的時(shí)間可能會(huì)有所偏差，這就需要我們在預(yù)演時(shí)控制好時(shí)間，并且準(zhǔn)備一些可增加或可刪除的內(nèi)容，通?？梢詮南旅嫠膫€(gè)方面進(jìn)行彌補(bǔ)（如表1）。

如果從整體上把握演示時(shí)間有難度，我們可以考慮將自己的演示分為若干階段，然后根據(jù)內(nèi)容的重要程度合理分配時(shí)間。在預(yù)演過程中，在每一部分結(jié)束時(shí)，將所花費(fèi)的時(shí)間與計(jì)劃時(shí)間進(jìn)行對(duì)比，再確定彌補(bǔ)差距的方法。為了準(zhǔn)確控制演示時(shí)間，我們可啟用“演講者視圖”，切換到“幻燈片放映”選項(xiàng)卡，勾選“使用演示者視圖”、“播放旁白”、“使用計(jì)時(shí)”和“顯示媒體控件”（如圖3），這樣在放映幻燈片時(shí)在電腦端會(huì)出現(xiàn)備注和計(jì)時(shí)，而投影機(jī)上只會(huì)出現(xiàn)演示文稿。

4.體態(tài)語言的調(diào)整

如果演示是站立在觀眾面前，那么體態(tài)語言也顯得尤為重要，因?yàn)檠菔緯r(shí)展示給觀眾的不僅僅是自己的聲音，還有動(dòng)作、表情、眼神等身體語言。因此在預(yù)演過程中就不能局限于演示內(nèi)容的調(diào)整，最好能有一面鏡子以看到自己的肢體語言，以調(diào)整自己的體態(tài)語言（如圖4）。

出行檢查，切忌丟三落四

出發(fā)前的檢查是非常重要的綜合性檢查，囊括了文稿、設(shè)備等檢查，檢查工作可以在出發(fā)前進(jìn)行，但是一定要留有足夠彌補(bǔ)失誤的時(shí)間，通常包含三個(gè)方面的檢查（如圖5）。

1.演示文稿，多條途徑檢查

對(duì)于演示者來說，演示文稿的重要性就不言而喻了，我們主要檢查文稿狀態(tài)、文稿內(nèi)容和備份文稿。文稿狀態(tài)是文稿的完整度，特別是音視頻文件是否跟演示文稿放在一起，能否正常播放。內(nèi)容檢查包含文字、圖形等內(nèi)容，如果演示文稿不在自己的電腦上播放，一定注意文稿的字體，特別是使用了特殊字體，最好將字體打包到文稿中，否則文稿中的文字可能會(huì)錯(cuò)位。在Powerpoint2013中，選擇菜單“文件→選項(xiàng)”出現(xiàn)對(duì)話框（如圖6），切換“保存”選項(xiàng)，勾選“將字體嵌入文件”，單擊“確定”按鈕即可。最后檢查備份的演示文稿是否是最終版本，文稿保存最好同時(shí)在電腦、U盤和網(wǎng)盤中保存，這樣才能確保萬無一失。

2.個(gè)人著裝，既大方又得體

在演示時(shí)演示者自然是焦點(diǎn)，因此著裝是非常重要的。我們一定要根據(jù)演示的內(nèi)容選擇合適得體的著裝，通常我們會(huì)從4個(gè)方面選擇著裝（如圖7）。

3.清點(diǎn)裝備，該帶的得帶上

出發(fā)前要帶上演示時(shí)要用到的各種裝備，方便的話最好攜帶自己的電腦，在其它電腦上打開演示文稿可能會(huì)出現(xiàn)版本不兼容，出現(xiàn)亂碼、字體改變、音視頻特別是Flash不能播放等問題。很多時(shí)候就是這些細(xì)節(jié)問題導(dǎo)致演示出現(xiàn)故障，因此可以列出一個(gè)清單（如表2），出發(fā)前進(jìn)行一一對(duì)照。

現(xiàn)場調(diào)試，成敗盡在此時(shí)

演示現(xiàn)場的發(fā)揮是演示成功的關(guān)鍵，通常在自己熟悉的環(huán)境中我們才能侃侃而談，大方自如，不會(huì)有太多的不適。因此有條件可以先熟悉演示場地。

首先會(huì)場一般已經(jīng)提前布置好，到達(dá)后只需要熟悉一下就可以啦，比如：會(huì)場布置是否便于互動(dòng)，站立位置能否讓觀眾看清，大屏幕的擺放位置是否能確保所有觀眾都能看清，現(xiàn)場的燈光是否會(huì)造成盲區(qū)……如果發(fā)現(xiàn)不合理的地方可以請主辦方協(xié)調(diào)處理，不能處理則在演示時(shí)由自己調(diào)節(jié)。最后就是要查看自己的設(shè)備能否正常連接，比如電源線是否容易碰到，電池能否正常供電，屏幕上的文字觀眾能否看清楚，麥克風(fēng)的音量是否合適，演示文稿是否完好等等

一場精彩的演示，不僅僅取決于PPT，更重要的是使用PPT的人，同一個(gè)PPT通過不同的人來演示，效果也是完全不一樣的。只有把這些演示前期的瑣事做好，在演示時(shí)才能做到心無旁騖，將演示效果最大化。