覃煥昌

摘要：信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)不斷發(fā)展與完善，本文分析了高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了以財務(wù)處理模塊為核心設(shè)計(jì)的學(xué)生財務(wù)子系統(tǒng)、工資管理子系統(tǒng)等八個子系統(tǒng)模塊，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化財務(wù)管理流程的目的。

關(guān)鍵詞：高校 財務(wù)管理信息系統(tǒng) 設(shè)計(jì)

基金項(xiàng)目：廣西教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃2013年廣西教育財務(wù)管理研究專項(xiàng)課題《高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建研究與探索》（批準(zhǔn)文號：桂教科規(guī)辦〔2013〕15號， 項(xiàng)目編號：2013ZCW022）

隨著高等教育的普及與發(fā)展，各大高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理工作逐漸多樣化、復(fù)雜化，作為高校管理工作重中之重的財務(wù)活動也不例外。雖然大部分高校都已普遍實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，但是報銷業(yè)務(wù)、學(xué)生收費(fèi)、工資管理等工作仍然給工作人員帶來了沉重工作壓力。這主要是因?yàn)楦咝５呢攧?wù)管理信息系統(tǒng)還不健全，計(jì)算機(jī)的功能仍然停留在代替手工記賬，記錄日常數(shù)據(jù)資料形成報表階段，這與真正意義上利用財務(wù)信息化管理進(jìn)行決策、控制、分析等還有很大的差距。因此，真正發(fā)揮高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)財務(wù)智能化管理是當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)。

▲▲一、高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

（一）信息資源的完整與共享

在高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)中，各部門通過網(wǎng)絡(luò)平臺將與財務(wù)相關(guān)信息無縫對接，這就形成了業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程和信息流程的集成，徹底擺脫傳統(tǒng)財務(wù)會計(jì)獲取信息的模式，同時更確保了財務(wù)管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確和完整匯總，更重要的是打破了“信息孤島”的格局，實(shí)現(xiàn)了信息資源的完整和共享的目的。

（二）精簡財務(wù)工序，實(shí)現(xiàn)流程重組

在傳統(tǒng)財務(wù)流程中，核心工作就是進(jìn)行分類，就是將從業(yè)務(wù)流程中收集的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，然后分別憑證錄入，最后登記賬簿、編制報表，供相關(guān)人員查詢。雖然是經(jīng)過分類后匯總的，但是它所反映的只是某一個方面的信息，而對于學(xué)校整體資金的運(yùn)營狀況卻反應(yīng)不出來。所以，無論是學(xué)校的教學(xué)和科研項(xiàng)目資金，還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，都不能同過財務(wù)信息得到有效的控制，由此需要根據(jù)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)流程進(jìn)行重組。

一般來說，財務(wù)流程是建立在業(yè)務(wù)流程和信息流程基礎(chǔ)之上的，所以可以將財務(wù)信息的采集、存儲與傳輸?shù)裙ぷ髑度胂嚓P(guān)的業(yè)務(wù)流程模塊中，而財務(wù)管理模塊中就只有信息的實(shí)時處理，從而密切了業(yè)務(wù)流程、信息流程與財務(wù)流程的關(guān)系，也大大減輕了財務(wù)人員的工作壓力。其工作原理是，當(dāng)業(yè)務(wù)流程過程中，產(chǎn)生的相關(guān)財務(wù)信息會按預(yù)先設(shè)計(jì)的相關(guān)規(guī)則進(jìn)行處理生成完善的集成信息，然后自動轉(zhuǎn)到財務(wù)管理信息系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫中，從而達(dá)到財務(wù)的集成信息化管理的目的。由此看來，財務(wù)管理并不局限于財務(wù)部門之中，而是可以分配到與之相關(guān)的各部門，不但簡化了財務(wù)工作流程，而且對各部門相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控也起到了巨大作用。

（三）實(shí)現(xiàn)信息的及時反饋與控制

由于計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的處理能力，網(wǎng)絡(luò)擁有巨大的數(shù)據(jù)傳輸能力，所以建立高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)的財務(wù)工作徹底擺脫了工作的滯后性，不但可以順利完成日常核算工作，還可以對各部門的資金運(yùn)用情況進(jìn)行控制，甚至對教學(xué)活動、科研項(xiàng)目建立、基礎(chǔ)設(shè)施等實(shí)施控制。而信息系統(tǒng)還可以將上述這些信息利用系統(tǒng)的高度集成環(huán)境，及時反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，有利于其進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與決策。

▲▲二、高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)的分析

（一）高校財務(wù)管理對信息系統(tǒng)的要求分析

1.傳統(tǒng)的財務(wù)管理僅對經(jīng)費(fèi)的分配僅根據(jù)計(jì)劃來控制，這樣就造成了經(jīng)費(fèi)的分配與實(shí)際需要脫離；傳統(tǒng)的財務(wù)管理中財務(wù)核算與管理職能沒有明確分工，缺乏財務(wù)管理分析功能，所以不能提供有參考價值的經(jīng)濟(jì)管理信息，使得經(jīng)費(fèi)分配不能與經(jīng)濟(jì)主體結(jié)合起來。

2.傳統(tǒng)的財務(wù)管理思路比較單一，不能有效地融入高校整體的管理體系之中。盡管傳統(tǒng)的財務(wù)管理體制也是形式多樣、但是綜合財務(wù)計(jì)劃內(nèi)容卻非常單一。在某些高校中，出現(xiàn)了財權(quán)過多下放，導(dǎo)致各部門都有自己的 “小金庫”。按照高校綜合財務(wù)計(jì)劃，高校的預(yù)算內(nèi)外教育基金、生產(chǎn)經(jīng)營資金等要分配平衡，實(shí)行統(tǒng)一調(diào)度和管理，但實(shí)際上，在傳統(tǒng)財務(wù)管理下是很難實(shí)現(xiàn)的。

（二）高校賬務(wù)處理流程分析

在傳統(tǒng)財務(wù)工作核算流程中，首先就是對原始數(shù)據(jù)的搜集，因?yàn)樗菚?jì)人員記賬的依據(jù)。數(shù)據(jù)搜集完畢以后，接下來就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，這是傳統(tǒng)財務(wù)核算流程中一個重要的工序。

在傳統(tǒng)財務(wù)管理體制下，報銷信息的錄入是非常繁瑣的，尤其是當(dāng)報銷人員的原始單據(jù)量超大的時候，工作人員幾乎把所有的工作時間放在了對這些原始單據(jù)、報銷金額的核實(shí)上，從而導(dǎo)致報銷人員的擁擠，等待時間過長，容易形成抱怨心理，對財務(wù)服務(wù)不滿等。另外，由于大量數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，需要大量人力、物力，造成資源的浪費(fèi)。

（三）高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

1.財務(wù)軟件在財務(wù)工作運(yùn)用中存在的問題

財務(wù)軟件在我國的運(yùn)用較晚，隨著計(jì)算機(jī)軟件的更新?lián)Q代，盡管新的財務(wù)軟件也是花樣輩出，但是到目前為止，沒有一種是不存在缺陷的。這就導(dǎo)致了在財務(wù)軟件使用過程中存在的問題，最主要的表現(xiàn)就是會計(jì)方法不能融合到程序中。為了解決這一問題，一些軟件公司進(jìn)行了改善，方法就是采用模塊，就是把某些內(nèi)容作為一個獨(dú)立的模塊，然后集合各種方法供用戶選擇使用，雖然這一問題已經(jīng)解決，但是這種方法不太利于操作，而且與財務(wù)軟件本身也缺乏整體上的統(tǒng)一。

2.目前數(shù)據(jù)架構(gòu)無法適應(yīng)未來管理的增長

隨著高等教育的深入發(fā)展，高校管理的層次也將越來越細(xì)化，財務(wù)管理更是如此。所以，這對財務(wù)數(shù)據(jù)的未來發(fā)展空間提出了更高的要求。目前，國內(nèi)許多高校的財務(wù)軟件僅可以支撐一維或兩維的數(shù)據(jù)架構(gòu)，對于多維的數(shù)據(jù)空間望塵莫及，由此可見，它們將難以適應(yīng)未來財務(wù)管理的增長。

3.培訓(xùn)內(nèi)容滯后，專業(yè)人員缺乏

信息化條件下，財務(wù)管理對工作人員的素質(zhì)和技能水平要求很高。雖然有相應(yīng)的培訓(xùn)，但是主要是為會計(jì)人員計(jì)算機(jī)掃盲，高中級應(yīng)用沒有涉及，所以大多數(shù)會計(jì)人員經(jīng)過計(jì)算機(jī)培訓(xùn)以后，在實(shí)際工作中應(yīng)用效果不盡人意。

▲▲三、高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

建立高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)，除了實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、信息、財務(wù)三大流程的無縫對接，資源統(tǒng)一共享之外，更為重要的是為校園各類人群提供周到快捷的信息服務(wù)。基于這一點(diǎn)，本文將高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)為八個子系統(tǒng)，全面滿足各種辦事流程、資源共享和數(shù)據(jù)查詢等信息需求。

（一）會計(jì)檔案子系統(tǒng)

由于財務(wù)管理信息系統(tǒng)對從業(yè)人員的要求較高，否則就會出現(xiàn)操作失誤和威脅系統(tǒng)安全的問題。所以系統(tǒng)的管理者必須具備專業(yè)的會計(jì)知識和精湛的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。本自系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是基于網(wǎng)絡(luò)的信息系統(tǒng)，因此除了具備專業(yè)的會計(jì)水平還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)知識。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的會計(jì)檔案不僅包括了工作人員的會計(jì)資格證明，如從業(yè)憑證、職務(wù)以及工作經(jīng)驗(yàn)等，而且會計(jì)的計(jì)算機(jī)技能水平的經(jīng)歷也作為一個重要部分納入其中，入計(jì)算機(jī)水平測試情況，職業(yè)操守培訓(xùn)經(jīng)歷以及部門監(jiān)察打分記錄。這些內(nèi)容分別列在會計(jì)技能，計(jì)算機(jī)技能和道德素質(zhì)水平的公示欄中，讓人一目了然。從而確保管理者具有的維護(hù)和管理信息系統(tǒng)綜合能力。

（二） 賬務(wù)處理子系統(tǒng)

賬務(wù)處理包括入賬管理、報銷憑證管理、出納管理以及賬目審核，它是財務(wù)管理信息系統(tǒng)的核心。該子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)可以對其他子系統(tǒng)進(jìn)行名目分類和數(shù)據(jù)管理，從而實(shí)現(xiàn)整個系統(tǒng)的賬務(wù)管理系統(tǒng)，甚至實(shí)現(xiàn)了跨校區(qū)辦學(xué)的財務(wù)整合。例如，“校園卡”就是過設(shè)備完成財務(wù)出納的數(shù)字化賬務(wù)管理的一種手段。

（三）科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)子系統(tǒng)

科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，即由項(xiàng)目人員經(jīng)過統(tǒng)籌規(guī)劃，然后做出項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出的科學(xué)安排。在本子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，必須明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)的使用規(guī)范和支出流向以及項(xiàng)目每個階段所用的資金等內(nèi)容。在這個過程中，每項(xiàng)支出都需要工作人員嚴(yán)格監(jiān)督，經(jīng)費(fèi)報銷支出結(jié)算完成后必須注明經(jīng)辦人姓名以便部門監(jiān)察，防止經(jīng)費(fèi)濫用的現(xiàn)象發(fā)生。需要注意的是，有的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)規(guī)定了最大額度，本子系統(tǒng)也會對超出規(guī)定額度的現(xiàn)象進(jìn)行提示，嚴(yán)格控制款項(xiàng)的劃撥。本子系統(tǒng)不但對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出做嚴(yán)格的監(jiān)督，而且還會對完成項(xiàng)目后經(jīng)費(fèi)流向進(jìn)行評估，有利于有關(guān)部門的審核。

（四）教職工工資管理子系統(tǒng)

高校教職工的工資管理是學(xué)校財務(wù)管理的重要內(nèi)容。有人認(rèn)為工資非常簡單，就是總工資減去代扣社會保險金、住房公積金以及個人所得稅，沒有必要設(shè)計(jì)一個系統(tǒng)。但是高校教職工的工資有多個部分組成，而且是一個變動數(shù)據(jù)，所以必須設(shè)計(jì)成子系統(tǒng)，該子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)內(nèi)容非常多，有職工工資的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)文件，工資不變數(shù)據(jù)基本工資及公積金等獨(dú)立的的錄入與修改，工資變動數(shù)據(jù)授課、獎金、科研成果，職工基本信息的導(dǎo)入和修改等。工資的計(jì)算由工資不變數(shù)和每月的變動數(shù)據(jù)組成，由相關(guān)部門進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，最后顯示在系統(tǒng)中，教職工可以利用自己的賬號查詢自己當(dāng)月或者當(dāng)年的工資。

（五）學(xué)生財務(wù)子系統(tǒng)

在高校中，學(xué)生是最大的管理群體，本子系統(tǒng)包括了對學(xué)生收費(fèi)、辦理助學(xué)貸款和發(fā)放獎學(xué)金等功能。該系統(tǒng)的功能是通過“校園卡”的方式實(shí)現(xiàn)的，可用于學(xué)生繳費(fèi)和查詢。

高校新生一入學(xué)，就會發(fā)放銀行卡和校園卡，其中，銀行卡可以直接轉(zhuǎn)賬，學(xué)生可以通過自助系統(tǒng)完成學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)的繳納，也可完成學(xué)校獎學(xué)金、助學(xué)貸款和勤工儉學(xué)工資的發(fā)放，減少了現(xiàn)金的流動，減輕了工作人員的壓力。而校園卡用于學(xué)生的日常消費(fèi)，可以綁定銀行卡，并直接從中圈錢。而銀行卡。而對于銀行卡和校園卡的資金流動，學(xué)生可以通過圈錢機(jī)進(jìn)行查詢，這大大提高了高校財務(wù)管理與運(yùn)作效率。

（六）指標(biāo)控制子系統(tǒng)

對高校財政預(yù)算的控制也是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，其目的是通過合理的財政預(yù)算進(jìn)行資金分配，充分發(fā)揮有限資金的最大作用，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。該子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是控制高校各院系與各行政部門的財政預(yù)算，組織預(yù)算小組對往年的資金分配進(jìn)行總結(jié)，再結(jié)合學(xué)校當(dāng)前發(fā)展實(shí)際，制定下一學(xué)年的工作計(jì)劃，然后經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的審核通過，用于指導(dǎo)下一學(xué)年工作。

（七）固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)

該系統(tǒng)的主要功能是對現(xiàn)有的原資產(chǎn)進(jìn)行登記與估價，對購進(jìn)的新設(shè)備及新材料進(jìn)行登記并對應(yīng)財產(chǎn)值，對報廢的舊設(shè)備及時做出庫處理并與系統(tǒng)及時對賬。簡單來說就是對學(xué)校的固定資產(chǎn)以部門為單位進(jìn)行登記。對資產(chǎn)登記過程中，一定要明確其屬性，如資產(chǎn)名目、所屬部門等。

（八）綜合信息查詢子系統(tǒng)

為方便高校學(xué)生與全體員工，綜合信息查詢系統(tǒng)必不可少，通過它可以使高校內(nèi)部人員對自己關(guān)心的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。但是有一點(diǎn)需要注意，不同的人群，查詢的權(quán)限不同。不同的用戶都有一個獨(dú)立的查詢賬號，他們登錄以后，都可以查詢與自己相關(guān)的財務(wù)信息，而對于他人的財務(wù)信息則是高度保密的。所以該子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)大大滿足了領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生等各類人群的信息需求，而權(quán)限管理則保證了系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

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