范莉萍 劉穎

【摘要】按照以往常規(guī)的方式，技術(shù)檔案資料從它的產(chǎn)生、整理、加工、傳遞到檢索和利用，都是以一種較為緩慢的速度在運行。這給從事此項工作的人員帶來繁雜的工作內(nèi)容，并從檔案資料管理的角度講也影響了其作用的及時發(fā)揮。在當今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的迅速發(fā)展，使各行業(yè)的業(yè)務(wù)實施及管理向數(shù)字化、系統(tǒng)化要求發(fā)展，對于我們檔案資料管理工作講，也為其信息化建設(shè)帶來了契機。具體講就是全面實現(xiàn)技術(shù)資料管理信息化，規(guī)范技術(shù)資料的編制、收集和整理，確保技術(shù)檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和準確性。完成數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一后，亦便于各部門間數(shù)據(jù)的共享;同時也可以大大減少工作人員的勞動強度，提高工作效率，減少差錯，使檔案技術(shù)資料管理工作的水平發(fā)生飛躍。本文結(jié)合作者所在單位技術(shù)檔案資料管理工作實際，對運用信息化技術(shù)、手段提高工作效率，提升管理水平提出了初步設(shè)想，并對實施可行性和具體基本內(nèi)容進行了初步探討。

【關(guān)鍵詞】技術(shù)資料;信息化;可行性;系統(tǒng)開發(fā)

在我們所從事的基礎(chǔ)保障專業(yè)業(yè)務(wù)工作過程中，會應(yīng)用、參考大量技術(shù)文獻資料，同時也會產(chǎn)生大量技術(shù)資料，但目前對這些技術(shù)資料檔案的收集、整理、存儲、查詢主要還是以傳統(tǒng)的方法進行，更多的還是基于表格或單據(jù)等紙面形式;在查閱技術(shù)資料過程中，從業(yè)人員要在眾多文檔、圖紙中查找需求者所要的技術(shù)資料，過程十分繁瑣;有時不同類型的技術(shù)資料存放在不同的部門，需求人員查閱起來就更加麻煩。雖然采用一些通用制表工具來編制技術(shù)資料，但這些通用制表工具基本上都沒有數(shù)據(jù)管理功能.雖然表格的編制規(guī)范了，但查詢使用仍然極不方便。另外，紙質(zhì)技術(shù)資料占用大量的存儲空間，由于長期翻閱，紙質(zhì)技術(shù)資料受到嚴重損害，修復(fù)起來復(fù)雜;對于無法修復(fù)或者丟失的技術(shù)資料，只能通過相關(guān)手段進行技術(shù)資料的修復(fù)或復(fù)制。隨著當今計算機信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的快速發(fā)展，給這一問題的解決帶來了根本出路，使一些問題得以迎刃而解。

一、實現(xiàn)技術(shù)檔案資料信息化管理的意義

實現(xiàn)技術(shù)檔案資料信息化管理，將會提升技術(shù)資料管理的安全性、穩(wěn)定性，最大限度的提高工作效率。技術(shù)資料管理信息化的最大優(yōu)點是計算機的處理能力非常強，通過建立相關(guān)系統(tǒng)，運用計算機技術(shù)資料信息化軟件的強大處理功能，使技術(shù)資料的收集、統(tǒng)計、分類、歸檔存儲、借閱查閱和更新維護等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財力、物力的過多浪費，提高了管理人員的工作效率。具體簡要歸納如下：

1.有利于技術(shù)資料管理簡潔化、規(guī)范化，提高工作效率

在現(xiàn)有技術(shù)資料管理過程中，需要進行大量的整理及管理工作，耗費人力、物力、財力，并且查找不方便，管理起來復(fù)雜。采用技術(shù)資料信息化管理，資料以信息的形式存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，管理非常簡潔。并且杳詢速度快、檢索能力強。利用信息技術(shù)提供的便利，能提高技術(shù)資料管理的工作效率，確保項目歸檔資料的完整性和可靠性，提升了技術(shù)資料管理的質(zhì)量。

2.有利于日常業(yè)務(wù)工作中技術(shù)資料的查詢、應(yīng)用

完整的技術(shù)資料是進行項目建設(shè)和日后運行、維護以及進行改造的重要依據(jù)（例如：各類建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備技術(shù)說明、安裝記錄、調(diào)試試運行記錄等。）。實現(xiàn)對這些技術(shù)檔案資料方便、快捷的查詢和應(yīng)用，為項目的進一步建設(shè)或改造以及項目系統(tǒng)的合理、安全運行奠定了基礎(chǔ)。

3.有利于管理理念、水平的創(chuàng)新

技術(shù)資料信息化是以計算機應(yīng)用為主要手段的管理模式，這有利于管理思想的轉(zhuǎn)變和理念的更新，是提高項目管理能力水平的重要途徑之一。同時，支持無紙化辦公，實現(xiàn)技術(shù)資料的收集、整理、審核及歸檔一體化，使業(yè)務(wù)實施管理水平發(fā)生質(zhì)的飛躍。

二、技術(shù)檔案資料信息管理系統(tǒng)的開發(fā)

（一）系統(tǒng)解決的問題及目標

1.改變傳統(tǒng)的技術(shù)資料管理存在的數(shù)據(jù)處理重復(fù)、繁瑣、工作量大、手工操作效率低、質(zhì)量差、信息反饋不及時等問題。

2.充分利用計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)技術(shù)檔案資料管理的規(guī)范化及智能化，提升對技術(shù)資料管理的科學(xué)性、準確性及針對性。保證技術(shù)資料管理做到規(guī)范、標準及完整，提升工作效率及質(zhì)量。

3.實現(xiàn)技術(shù)檔案資料管理與主營業(yè)務(wù)實施工作中的質(zhì)量控制、進度控制同步，為主營業(yè)務(wù)管理水平的提升提供支持和服務(wù)。

4.及時做到技術(shù)資料的實時更新，保證其真實性、客觀性、時效性;同時方便客戶人員進行查閱，使其發(fā)揮更大效能。

5.實現(xiàn)分級分層授權(quán)，數(shù)據(jù)分級分層管理，以保證技術(shù)資料信息安全和保密。

（二）系統(tǒng)功能描述

“技術(shù)檔案管理系統(tǒng)”將以專業(yè)的、易用的信息管理平臺對檔案信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一集中管理，使總管部門、各二級部門之間實現(xiàn)數(shù)字（電子）檔案信息自動歸檔和共享，能及時方便地查詢利用有關(guān)檔案信息。

該系統(tǒng)提供文件管理子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、查詢利用子系統(tǒng)、光盤發(fā)布子系統(tǒng)、系統(tǒng)維護子系統(tǒng)以及統(tǒng)一的業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口。

1.文件管理子系統(tǒng)實現(xiàn)了文件組卷、文件鑒定、歸檔號和歸檔號的生成、案卷號的生成等功能。

2.檔案管理子系統(tǒng)實現(xiàn)了編目管理、原文管理、檔案檢索、移交接收、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案編研等功能。同時支持傳統(tǒng)方式整理及檔案整理新規(guī)則。

3.查詢利用子系統(tǒng)，實現(xiàn)每個人在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，進行目錄及原文的查詢、借閱情況查詢、檔案所在部門查詢及打印等功能，對于在自己權(quán)限范圍外的文檔，要經(jīng)過相關(guān)的審批流程，待得到批準后，才可以對之進行利用。

4.歸檔接口。接收OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了與OA系統(tǒng)的無縫連接。為了擴展的需要，預(yù)留對其它管理系統(tǒng)的接口。

系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖（如圖1所示）

圖1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

（三）系統(tǒng)模塊

系統(tǒng)模塊設(shè)計將系統(tǒng)分解成若干個相對獨立、功能單一的模塊。系統(tǒng)模塊之間由于是相對獨立的，所以每個模塊可以獨立地被理解、設(shè)計、編碼、測試和修改，因而使復(fù)雜的系統(tǒng)開發(fā)工作得以簡化。另外，模塊的相對獨立性也能有效地防止錯誤在模塊之間擴展蔓延，把錯誤的影響控制在最小的范圍，從而提高了系統(tǒng)的可靠性，同時，模塊的獨立性還能為系統(tǒng)的擴充帶來極大的方便。因此系統(tǒng)模塊的劃分和設(shè)計很重要。

根據(jù)模塊劃分需求，技術(shù)資料管理信息系統(tǒng)按功能及模塊劃分原則主要分為：文件檔案管理、查詢利用、系統(tǒng)維護三大模塊。

三、系統(tǒng)模塊功能介紹

1.文件、檔案管理模塊

（1）文件管理

各部門未形成檔案之前的數(shù)據(jù)信息都稱為文件。文件管理中的文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門將其中有保存價值的文件整理立卷，定期移交給本單位檔案機構(gòu)或檔案人員集中管理的過程。其文件管理包括單層表結(jié)構(gòu)的文件管理（如簡化方式的文件級）和兩層表結(jié)構(gòu)的文件管理，具體包含以下內(nèi)容：

①文件著：對于經(jīng)由OA系統(tǒng)中的文件，不再需要著錄操作，對于外來文及其他非OA系統(tǒng)并且不在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件，需要進行手工著錄，以及原文的掃描和原文掛接等操作。

②文件分類排序：用戶通過系統(tǒng)設(shè)置不同類型文件的排序方案，并設(shè)定各個排序字段的排序方式，設(shè)置后系統(tǒng)根據(jù)其對文件進行排序。之后，依據(jù)排序的結(jié)果自動生成歸檔號，用戶對字段的順序可以進行手工調(diào)整。

③文件鑒定：用戶對文件進行保管期限和歸檔鑒定。確定文件保管期限和確定文件的歸檔狀態(tài)（電子歸檔、實物歸檔、不歸檔、暫存等等）。

④輔助組卷：系統(tǒng)自動檢索出當前檔案門類中的未組卷的文件以及現(xiàn)有案卷，創(chuàng)建新案卷，向已有案卷中添加這些文件，并將案卷歸檔。

⑤密級期限設(shè)置：批量設(shè)置密級的有效期限，如果不設(shè)置，系統(tǒng)認為該密級永久有效。

⑥解密：系統(tǒng)自動檢索出密級期限到期的文檔，可選擇部分解密，沒進行解密操作的文檔的密級依然有效。

⑦設(shè)置目錄號：系統(tǒng)要有兩種設(shè)置方式：分期限和混期限。分期限就是為所有保管期限分別設(shè)置一個目錄號，設(shè)置完畢后，該實體的每個文件的目錄號就會根據(jù)自己的保管期限自動生成。

⑧生成歸檔號：用戶先選擇要生成歸檔號的文件，再指定初始歸檔號，系統(tǒng)自動生成選擇文件的歸檔號。

⑨文件歸檔：系統(tǒng)對需歸檔的文件進行歸檔。

⑩關(guān)聯(lián)關(guān)系設(shè)置：為了方便檢索和利用，需要將與某一個問題相關(guān)的文件關(guān)聯(lián)起來，這些文件可以不屬于同一案卷。通過關(guān)聯(lián)中的某一個文件，可以很快的找到關(guān)聯(lián)中的其它文件，文件歸檔后，關(guān)聯(lián)關(guān)系應(yīng)依然保持。調(diào)閱時，應(yīng)該能看到關(guān)聯(lián)中文件。

（2）檔案管理

本模塊中涵蓋了檔案管理人員工作中各主要環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理過程，包括著錄、調(diào)整、檢索統(tǒng)計、編研以及鑒定處理等。

①檔案著錄

對于歷史的檔案數(shù)據(jù)，檔案管理員可進行傳統(tǒng)整理方法（先錄入案卷信息再錄入卷內(nèi)文件信息）或簡化整理方法（單級文件）的著錄，以及原文的添加、掛接。

②案卷調(diào)整：檔案管理員在歸檔的過程中，需要對錯誤的歸檔結(jié)果進行糾錯，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、補空卷、卷內(nèi)順序調(diào)整、案卷順序調(diào)整、案卷號調(diào)整等等。

③Excel輸出：系統(tǒng)能夠?qū)⒂脩暨x擇的數(shù)據(jù)輸出到Excel中，用戶可以對這些數(shù)據(jù)以及格式進行必要的調(diào)整。注：該功能也同樣應(yīng)用于文件管理功能模塊。

④檔案統(tǒng)計：可以創(chuàng)建、維護、導(dǎo)入、導(dǎo)出相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計報表。

⑤查閱：上下級或平級部門間能夠互相查閱數(shù)據(jù)，進行信息資源的共享利用。提供簡單查詢、組合查詢以及分類檢索等多種先進得檢索手段，通過網(wǎng)絡(luò)快速地查閱信息，能夠在權(quán)限范圍內(nèi)直接通過瀏覽器瀏覽原文，以及進行原文的打印、下載等操作。

⑥檔案編研：對于諸如大事記、組織沿革、人事任免、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯總、重要文件匯編等類型的文件檔案，能夠通過檢索查到相關(guān)的文件，打開相應(yīng)的原文，進行原文的復(fù)制、粘貼等編輯操作，進行編研。

⑦鑒定處理：系統(tǒng)自動檢索出到期的檔案，通過保管期限鑒定、銷毀鑒定后，將待銷毀的檔案形成《銷毀清單》。鑒定銷毀時，要記載下相關(guān)的信息;銷毀的檔案自動賦予“實體已銷毀”標識，同時歸入檔案銷毀庫。

2.查詢利用模塊

技術(shù)資料檔案的的查詢利用是信息化管理的重要組成部分，也是其意義所在。在此之前，系統(tǒng)的一項重要任務(wù)是新產(chǎn)生資料檔案的移交和接受。移交：下級部門做好各形式類型資料檔案的立卷整理工作后填寫《技術(shù)檔案移交單》，將移交檔案的案卷目錄和文件目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)出送至上級檔案部門;收到上級檔案部門審簽的交接文據(jù)后，將移交情況匯總至《檔案移交單》中，并將實體已移交檔案索引的”保存狀態(tài)”賦予移交標識。接收：上級檔案部門對擬接收檔案的案卷目錄和文件目錄的數(shù)據(jù)進行錄入或通過導(dǎo)入、網(wǎng)上傳輸?shù)仁侄谓邮?在清點無誤后審簽交接文據(jù)，交接文據(jù)歸入移交檔案的全宗卷同時退給移交部門一份，有關(guān)接收情況匯總至《檔案移交單》中。

在上述工作完成后，系統(tǒng)開始進行保管工作，這其中主要包括存放位置和保管狀態(tài)管理。存放位置管理：設(shè)置檔案的存放位置信息，建立存放位置索引;并能夠打印《全宗存放索引》、《庫房存放位置索引》。保管狀況管理：定期對庫房中的檔案進行檢查，檢查的結(jié)果記錄到檔案檢查狀況登記簿中;對檔案進行修復(fù)時，填寫修復(fù)情況登記簿記錄修復(fù)工作，便于日后的工作統(tǒng)計;登記時能夠自動更新檔案條目的“保管狀態(tài)”信息。

技術(shù)資料檔案的查詢利用主要通過借閱的形式，這其中由主要包括：借閱登記、借閱管理、催還、利用統(tǒng)計等過程。

（1）借閱登記：在進行借閱時，檔案管理員可通過系統(tǒng)直接調(diào)出該利用人的利用申請信息直接轉(zhuǎn)利用;利用方式和利用目的的選擇項應(yīng)能自由定義。利用登記后，如果是實物檔案，系統(tǒng)會提示用戶到檔案室去借閱檔案。對于自己無權(quán)查看的檔案，需要履行利用申請手續(xù)，待得到批準后，如果是實物檔案（無原文），可到檔案室去借閱，如果是電子檔案，可直接通過查詢即可利用。

（2）借閱管理：對檔案的借閱利用進行管理，能夠進行催還、歸還、續(xù)借等操作，對利用的歷史信息能夠檢索。

（3）催還：根據(jù)借閱信息，系統(tǒng)自動檢索出需要催還的人員名單，確定出需要催還的人員和文件名稱并打印出《催還單》給相關(guān)的人員。

（4）利用統(tǒng)計：可分不同利用方式，如查閱電子、查閱實體、出借、復(fù)制、傳真等。進行人次、卷次、件次、張數(shù)等方面的統(tǒng)計，可統(tǒng)計某一時點出借尚未歸還的檔案實體?？砂蠢谜摺⒗脮r間、利用方式、借閱操作人等進行查詢。檢索到相關(guān)檔案信息，進行原文瀏覽時，自動進行利用登記（不需要歸還）?？梢越y(tǒng)計某個文檔的調(diào)閱次數(shù)和通過申請調(diào)閱檔案的次數(shù)。

3.系統(tǒng)維護模塊

在系統(tǒng)建立后進入運行階段，在此過程中需要經(jīng)常不斷的對系統(tǒng)進行維護管理，系統(tǒng)維護模塊依據(jù)變化和要求，對一些設(shè)置、設(shè)定不斷的進行修正和調(diào)整，并能提供相應(yīng)的功能。簡要歸納，其主要包含以下方面內(nèi)容：

（1）信息門類管理

對各種目錄數(shù)據(jù)所分為的邏輯類目，進一步具體細分的物理量表并設(shè)定的關(guān)聯(lián)關(guān)系（例如案卷與文件的關(guān)系等）和自定義表名和表描述，其中每一字段的自定義名、類型等，進行添加、刪除、修改等調(diào)整。

（2）用戶管理

對用戶對象和用戶——權(quán)限控制管理中的數(shù)據(jù)權(quán)限（查詢、修改、對應(yīng)原文的權(quán)限）和業(yè)務(wù)功能操作權(quán)限的設(shè)置、和調(diào)整。

（3）檔號格式定義

用戶通過系統(tǒng)定義各門類的檔號格式。系統(tǒng)提供的缺省設(shè)置為國家檔案歸檔標準中定義的歸檔號組成結(jié)構(gòu)，用戶可以在此基礎(chǔ)上定義。

（4）其他系統(tǒng)設(shè)置

依據(jù)需要對歸檔范圍、保管期限規(guī)則等進行設(shè)置和調(diào)整。

（5）數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

系統(tǒng)應(yīng)能提供如下功能：

①能導(dǎo)入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常見數(shù)據(jù)庫格式的數(shù)據(jù);

②能自定義字段間的對應(yīng)關(guān)系，按設(shè)定的對應(yīng)關(guān)系導(dǎo)入數(shù)據(jù);

③能在已有字段的基礎(chǔ)上臨時生成新字段，把新字段的數(shù)據(jù)導(dǎo)入對應(yīng)目標字段中;

④能保存用戶設(shè)定的導(dǎo)入環(huán)境（包括字段間的對應(yīng)關(guān)系、定義的新字段、導(dǎo)入條件等），避免重復(fù)設(shè)定導(dǎo)入環(huán)境;

⑤對字段類型和長度可自動做相應(yīng)的轉(zhuǎn)換和截斷操作，并能設(shè)定導(dǎo)入數(shù)據(jù)的范圍;

（6）日志管理

①登陸日志管理：記錄用戶登錄本系統(tǒng)的用戶名、登錄時間、注銷時間等信息。

②原文日志管理：記錄用戶每次添加、修改、刪除原文資料時所作的時間、用戶名等相關(guān)信息。

③系統(tǒng)維護日志管理：記錄用戶每次對系統(tǒng)配置的改動，如創(chuàng)建新門類、添加、刪除字段等信息。

除了以上的日志管理功能，還能提供靈活的定制日志功能，可通過少量的開發(fā)定制某種操作的日志記錄。

（7）權(quán)限管理

對于多級權(quán)限的管理，部門級（總部級）檔案室做為一級管理用戶，可以賦權(quán)給下級立檔單位（二級用戶），使其有管理本單位相關(guān)人員的權(quán)限。

按照操作功能和檔案門類組合賦權(quán)，可以賦予用戶每一個檔案門類的不同操作功能的權(quán)限。

四、系統(tǒng)功能擴展

除以上簡述的系統(tǒng)基本功能外，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，對系統(tǒng)進行進一步的擴展和完善，例如：

1.批量掃描子系統(tǒng)：增加數(shù)字化加工軟件，提供包括掃描、優(yōu)化、批量掛接等功能，以便紙質(zhì)檔案文件資料的批量掃描。

2.OCR識別：可以在掃描子系統(tǒng)集成第三方OCR軟件對掃描的原文進行OCR識別，并將識別后的文本信息存儲到數(shù)據(jù)庫或文本文件中，為方便利用和全文檢索做準備;也可將OCR功能集成到客戶端，方便用戶在瀏覽圖像原文時有選擇性的進行OCR識別。

3.全文檢索：可以集成第三方全文檢索引擎，可對OCR識別后的公開檔案進行專業(yè)化的全文檢索。

4.光盤發(fā)布：系統(tǒng)提供光盤發(fā)布工具，作為數(shù)據(jù)條目和原文的一種備份手段，同時它可以獨立運行，為脫離文檔中心平臺的文件利用提供了手段。對存儲于文件中心管理系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)，具有方便的離線瀏覽、快捷的數(shù)據(jù)遷移、安全的光盤備份等功能，其中包含：光盤發(fā)布、光盤上載、光盤瀏覽、光盤合并四個功能模塊。

5.接口模塊：

（1）統(tǒng)一身份認證接口：為部門內(nèi)部統(tǒng)一的授權(quán)系統(tǒng)留下的可以擴展的接口，直接讀取身份認證LDAP服務(wù)器進行身份認證。

（2）OA數(shù)據(jù)歸檔接口：留有與OA等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，可以根據(jù)用戶的系統(tǒng)實際情況二次開發(fā)接口模塊，自動將OA等其他系統(tǒng)中需要歸檔的目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)歸入檔案系統(tǒng)中，并保留原有文件格式及流程生成的附件。

（3）業(yè)務(wù)實施專業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口：可通過二次開發(fā)接口建立與用戶部門各業(yè)務(wù)實施各專業(yè)運行系統(tǒng)（如基礎(chǔ)保障系統(tǒng)的：供配電運行監(jiān)控系統(tǒng)、暖通運行自控系統(tǒng)、安防消防監(jiān)控系統(tǒng)等）建立通訊平臺，將其運行過程中產(chǎn)生的、需要歸檔的文件、數(shù)據(jù)、資料直接導(dǎo)入到本管理系統(tǒng)中來，再通過檔案管理軟件對其進行相關(guān)的管理操作。

以上只是根據(jù)筆者所從事的實際工作情況，對技術(shù)檔案資料實行信息化管理的必要性及意義談了粗淺的認識，同時結(jié)合技術(shù)檔案管理工作業(yè)務(wù)的相關(guān)要求對系統(tǒng)的搭建、模塊的劃分以及具體的條目應(yīng)用進行了簡要描述，這只能算是一個初步的探討，真切希望得到業(yè)內(nèi)同行的指點和指正。

作者簡介：

范莉萍（1972—），女，政工師，研究方向：檔案管理。

劉穎（1986—），女，助理工程師，研究方向：檔案信息化管理。