檔案的作用與管理思路研究

田曉紅

摘 要：檔案管理是一項較為復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，并且工作過程非?？菰锖头ξ?。想要做好檔案管理工作，并使其作用和價值能夠得以充分發(fā)揮，就必須尋找到有效的方法和思路，這對于提高檔案管理效率和水平尤為重要?；诖它c(diǎn)，本文就檔案的作用與管理思路展開研究。

關(guān)鍵詞：檔案；作用；管理

檔案是有史以來產(chǎn)生最早的一種文獻(xiàn)形式，其也是現(xiàn)代社會信息中較為重要的門類之一。可對檔案進(jìn)行如下定義：它是國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人從政治軍事、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化以及宗教等活動所形成的具有一定保存價值的文字、圖表、聲音影像等不同形式的歷史記錄。在我國，檔案一詞源自于清代，當(dāng)時的涵義為存放在檔架之上的案卷。現(xiàn)如今，隨著社會的發(fā)展和時代進(jìn)步，檔案本身的涵義更加豐富，其作用也越來越明顯。

1 檔案的作用及制約檔案作用發(fā)揮的因素分析

1.1 檔案的作用

大體上可將檔案的作用歸納為以下幾個方面：

1.查考憑據(jù)。各黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)工作時，需要掌握與工作相關(guān)的材料。而檔案中真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄了機(jī)關(guān)以往開展工作和各類業(yè)務(wù)活動的詳細(xì)情況，通過對這些檔案進(jìn)行查考能夠?yàn)辄h、政、軍等機(jī)關(guān)部門進(jìn)行決策提供咨詢材料，不但有助于工作的順利開展，而且還能使機(jī)關(guān)的工作效率隨之顯著提高。

2.參考依據(jù)。在檔案之中記載著大量與生產(chǎn)活動相關(guān)的資料，如生產(chǎn)活動的具體情況、由此獲得的成果以及總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等等。這些資料可以作為工業(yè)、農(nóng)業(yè)等行業(yè)生產(chǎn)以及經(jīng)營管理的參考資料，從而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可借鑒的、具有情報價值的信息，這對于生產(chǎn)力的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)效益的提高均具有一定的作用。

3.科學(xué)研究。大量的事實(shí)從各個角度證明了科技是第一生產(chǎn)力的觀點(diǎn)，而科學(xué)技術(shù)的研究工作需要對大量有價值的歷史資料進(jìn)行潛心鉆研，從中找出事物的發(fā)展規(guī)律，從而促進(jìn)科學(xué)技術(shù)不斷完善和進(jìn)步。檔案能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魈峁┴S富的歷史資料，這使得科研工作的開展更加方便。由此可見，檔案在科學(xué)研究中具有非常重要的作用。

4.宣傳教育。長期以來，檔案在弘揚(yáng)我國悠久的歷史文明和優(yōu)良傳統(tǒng)，宣傳我黨的光輝事跡和英雄人物，揭露社會腐敗現(xiàn)象，進(jìn)行愛國主義教育等諸多方面都發(fā)揮著不可取代的教育作用。這一作用與檔案本身的歷史性、直觀性等特點(diǎn)有著直接關(guān)系。

1.2 制約檔案作用發(fā)揮的主要因素

在不斷的研究和總結(jié)中發(fā)現(xiàn)，檔案本身的作用全部都是潛在的，只有當(dāng)這種潛在性被激活時，其作用才能顯現(xiàn)出來。換言之，檔案的作用需要我們創(chuàng)造一個前提條件才能得以發(fā)揮。

1.社會因素。檔案各種作用的發(fā)揮受社會發(fā)展水平的制約。相關(guān)文獻(xiàn)記載，檔案在資本主義社會當(dāng)中獲得了非常廣泛的應(yīng)用，而當(dāng)社會體制轉(zhuǎn)變?yōu)樗接兄茣r，檔案的作用受到了極大程度地制約。到了社會主義階段，檔案的作用再次得以發(fā)揮?，F(xiàn)如今，在檔案工作者的不懈努力下，檔案信息在黨和國家的各項事業(yè)當(dāng)中均發(fā)揮出了非常巨大的作用。

2.認(rèn)知因素。人們對檔案及檔案相關(guān)工作的認(rèn)知水平是制約檔案各種作用發(fā)揮的又一重要因素。檔案能否獲得人們的有效利用，主要取決于人們對其認(rèn)識程度的高低，而檔案作用的發(fā)揮則與其利用程度有著密切的關(guān)聯(lián)。大量的事實(shí)證明，對檔案作用認(rèn)識程度較高的地區(qū)和單位，檔案本身的各種作用均能夠獲得有效發(fā)揮，反之則會嚴(yán)重影響并制約檔案作用的發(fā)揮。所以通過增強(qiáng)人們對檔案作用的認(rèn)知水平能夠使檔案的各種作用獲得有效發(fā)揮，也能進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案自身的價值。

3.管理因素。檔案作用的發(fā)揮需要具備一定的前提和基礎(chǔ)條件，由于檔案的種類較多，內(nèi)容比較繁雜，涉及領(lǐng)域較廣，所以需要對收集回來的檔案進(jìn)行歸類和保管，以便進(jìn)行查找和使用，這就需要對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。換言之，只有管理好檔案，使其內(nèi)容真實(shí)、完整，才能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用和價值。如果檔案管理工作不到位，不但會影響到檔案作用的發(fā)揮，而且還有可能造成有價值的檔案損壞或丟失。為此，必須做好檔案的管理工作。

2 檔案的管理思路研究

在當(dāng)前的新形勢下，想要做好檔案管理工作，除了要明確思路之外，方法和手段也必須有效，這樣才能不斷提高檔案管理成效，從而使檔案的作用得以發(fā)揮。在實(shí)際工作中，可從以下幾個方面著手加強(qiáng)檔案管理。

2.1 創(chuàng)新觀念強(qiáng)化管理意識

社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步對檔案管理工作提出了新的要求，在這一背景下，想要做好檔案管理工作，就必須摒棄傳統(tǒng)的觀念，不斷強(qiáng)化管理意識，增強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)識，確保各項工作有序進(jìn)行。首先，領(lǐng)導(dǎo)干部必須對檔案管理予以足夠的重視，以身作則，調(diào)動管理人員的工作積極性。其次，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大宣傳力度，讓單位全體人員都對檔案管理有一個全新的認(rèn)識，同時應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的手段強(qiáng)化管理觀念，讓每個人員都能明確自己的責(zé)任和職責(zé)，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.2 建立健全檔案管理制度

想要保證檔案管理工作的順利開展，就必須建立健全與之相關(guān)的規(guī)章制度。首先，應(yīng)當(dāng)建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，確保檔案管理的各項工作有條不紊地進(jìn)行。其次，應(yīng)當(dāng)落實(shí)崗位責(zé)任制，借此來明確相關(guān)人員的職責(zé)范圍，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息管理。再次，應(yīng)當(dāng)制定一套完善的考核激勵機(jī)制，通過考核及優(yōu)獎劣罰的方式，可以調(diào)動管理人員的工作積極性，使他們自覺、主動地參與到檔案管理工作當(dāng)中，這有助于工作效率的提高。

2.3 打造一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍

現(xiàn)階段的檔案管理工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性，這對管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了較高的要求。想要確保檔案管理工作能夠順利開展，就必須不斷提高管理人員的素質(zhì)和水平，打造出一只高水平的管理隊伍，具體可從以下幾個方面著手開展工作：首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)教育工作，并將重點(diǎn)放在專業(yè)基礎(chǔ)知識和管理知識等方面的培訓(xùn)上，這樣可以使他們的管理和專業(yè)水平獲得同時提高，能夠更好地應(yīng)對工作中的各種問題。其次，要積極引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才，并健全人才流動機(jī)制，從根本上提高檔案管理水平。

2.4 建立電子檔案管理體系

傳統(tǒng)的檔案基本都是以紙為載體，經(jīng)過長期的摸索和實(shí)踐，總結(jié)出了一套比較完善的管理體系。而隨著電子類檔案的增多，傳統(tǒng)的管理方法和手段有很大一部分無法適用。為此，有必要建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于電子類檔案的形成與存儲介質(zhì)具有一定的特殊性，所有管理方法和一些細(xì)節(jié)都需要進(jìn)行相應(yīng)的改變。首先，在管理方法上，可以通過計算機(jī)對電子類檔案進(jìn)行歸檔、整理，然后進(jìn)行拷貝，同時檔案的利用也可以借助計算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，極大程度地方便了使用，有助于檔案作用的發(fā)揮。其次，在電子類檔案的收集方面，應(yīng)當(dāng)按照其形成規(guī)律進(jìn)行整合，以此來確保檔案的完整性。再次，要做好檔案的安全管理。由于電子檔案的形式比較特殊，從而使其中的資料容易被刪改，所以在對此類檔案進(jìn)行管理時，必須加強(qiáng)安全措施，確保檔案的真實(shí)性。

3 結(jié)論

總而言之，檔案的各種作用是有目共睹的，檔案的價值也逐步獲得人們的肯定和認(rèn)可。而想要使檔案的作用得以充分發(fā)揮，就必須對檔案管理工作進(jìn)行不斷加強(qiáng)，并采取切實(shí)可行的管理思路和方法，提高檔案管理的成效，為檔案作用的發(fā)揮打下良好的基礎(chǔ)。

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