高校檔案管理信息化分析

武向煒

摘 要：隨著科學技術水平的不斷提高，信息化已經(jīng)不斷的融入到人們的生活和學習中，許多高校的檔案管理都實行信息化，使高校的檔案管理水平得到提升。本文對高校檔案管理信息化的作用以及存在的問題進行分析，對高校檔案管理信息化的進一步發(fā)展提出建議。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

高校檔案是大學教育中重要的信息資源，對于檔案管理工作，大部分高校也在進行不斷的探索和創(chuàng)新。隨著信息化技術的不斷發(fā)展與應用，為了順應時代發(fā)展潮流，許多高校的檔案管理工作也實行信息化管理，高校檔案管理信息化是必然趨勢，對于整理高校的信息資源，查詢信息資料等都有重要意義。

1 高校檔案管理信息化的作用

1.1 提高信息利用率

傳統(tǒng)的檔案管理需要利用紙張進行手工書寫，采用檔案信息化管理，能夠使管理實現(xiàn)無紙化，能夠通過信息技術及時的錄入、了解和查詢相關信息，能夠提高高校檔案的實時化管理。在高校檔案管理信息化的運用過程中，一條檔案只有一個目錄號，大大提高了信息的利用率，避免信息資源的浪費。

1.2 提高高校檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要手工對信息進行錄入，查詢，需要投入很多的人力和精力。運用信息化對高校檔案進行管理，能夠避免人力物力的浪費，同時還能夠提高檔案管理的工作效率。信息化的檔案管理利用信息技術，建立與高校相適應的信息檔案數(shù)據(jù)庫，并且將檔案號與目錄進行一對一的對應，實現(xiàn)了檔案信息的有效整合。信息化的檔案管理使信息的錄入與查詢變得簡單，節(jié)約了很多時間。

1.3 避免了高校檔案管理信息的重復和丟失

高校通過建立檔案的信息化管理，能夠實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化利用。在信息化管理過程中，能夠對高校信息進行合理分類，并且按照一定的標準，在數(shù)據(jù)庫中進行錄入，不會造成一檔多卷或者是一檔多號等現(xiàn)象的產生，能夠實現(xiàn)信息的完整度，同時能夠方便檔案信息的查詢，與此同時能夠減低信息的重復率，避免高校信息的丟失，給檔案管理工作帶來了便利。

2 高校檔案管理信息化存在的問題

2.1 對高校檔案管理工作的重視程度不夠，管理意識淡薄

目前，我國大多數(shù)高校對檔案管理的重視程度不夠，對其的重要性和必要性缺乏真正的認識，沒有看清檔案管理工作在學校管理中的重要地位。許多高校領導只是將檔案管理作為是一種信息的錄入和查詢的工作，并且對于檔案信息化管理的時效性沒有明確的理解。許多檔案信息化管理的工作人員更是忽視了其重要性，單純認為檔案信息管理的工作就是對信息進行整合和保管，不會起到實際作用，便對其工作安于現(xiàn)狀。

2.2 檔案信息管理的基礎設施建設落后

許多高校將資金都花費在校園內環(huán)境建設，圖書館建設，教學設施完善上，造成高校的資金往往出現(xiàn)緊缺的現(xiàn)狀。大部分情況下高校對檔案信息化管理的資金投入較少，導致我國高校信息化檔案管理的相應設備設施還不完善，許多高校依然采用手工方式。盡管部分院校已經(jīng)進行了檔案管理的信息化，但是計算機的配備上還有待加強，并且對于數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等還不夠完善，相比校園其他的信息化建設，檔案管理的信息化基礎設施建設比較落后。

2.3 工作人員整體素質不高

許多高校的檔案管理信息化已經(jīng)具備了相應的條件，但是工作人員的整體素質還不夠高。許多信息檔案工作人員的信息化技術水平不高，缺乏對信息技術的掌握，同時缺乏對信息技術的知識的掌握和理解。許多工作人員工作熱情不高，工作不積極，態(tài)度不認真，同時對于檔案信息管理工作的工作責任意識淡薄。

3 高校檔案管理信息化發(fā)展的建議

3.1 加強高校對檔案信息管理的重視

高校檔案信息化已經(jīng)成為了學校信息化發(fā)展的必然趨勢，針對目前大多數(shù)高校對檔案管理工作在認識上存在不足以及管理意識淡薄的現(xiàn)狀，更應該強化高校負責人對高校檔案信息管理的重視，對檔案信息管理進行宣傳，營造良好的高校信息化氛圍。

3.2 加強基礎設施建設

為了貫徹落實高校的檔案信息化管理，學校相關部門要增加資金投入，對檔案信息管理的基礎設施進行建設。高校要積極向政府和教育主管部門去爭取資金，促使高校的檔案信息化建設有可靠的資金來源。同時高校要發(fā)揮自己的主觀能動性，合理利用安排自己的資金，對檔案信息管理的資金要進行明確規(guī)定和投入使用。同時對于檔案信息管理的計算機以及數(shù)據(jù)庫的建立等都要進行不斷地完善。

3.3 提高工作人員的綜合素質

即使對檔案進行信息化管理，也需要發(fā)揮人的主觀作用。因此，工作人員綜合素質的提高，對檔案信息化管理有很大的推動作用。高校要實行一定的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情。同時對工作人員進行定期的培訓，增強其信息化技術水平，對知識技術進行鞏固。工作人員要樹立正確的工作意識，提高工作積極性和責任感。

4 結束語

高校檔案管理信息化是一項任重而道遠的任務，需要高校不斷對其進行深化研究，同時對于已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題要及時解決，使檔案的信息化管理能夠順利進行。

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