張克非

[摘 要]隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我們進(jìn)入到了一個(gè)信息化爆炸時(shí)代，檔案管理越來(lái)越無(wú)紙化、系統(tǒng)化，傳統(tǒng)的檔案管理形式也越來(lái)越不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)。尤其是在檔案管理工作需要高效運(yùn)行的事業(yè)單位，只有檔案管理工作快速有序發(fā)展才能跟上時(shí)代進(jìn)步的節(jié)奏，滿(mǎn)足新時(shí)期事業(yè)單位的需求。新時(shí)期科學(xué)技術(shù)進(jìn)步對(duì)現(xiàn)階段基層事業(yè)單位的檔案管理工作的要求的技術(shù)含量不斷提高。本文綜合基層事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐工作，探討了如何在基層事業(yè)單位檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化。隨著新時(shí)期事業(yè)單位的不斷改革，并分析新時(shí)期事業(yè)單位管理工作如何管理信息爆炸時(shí)代的信息，如何優(yōu)化檔案管理體系，走向現(xiàn)代化檔案管理的道路。

[關(guān)鍵詞]基層事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）05 — 0125 — 02

引言

在新時(shí)代的背景下，我們應(yīng)利用先進(jìn)技術(shù)把計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到檔案管理工作中來(lái)，解決傳統(tǒng)檔案管理工作效率低，準(zhǔn)確率低，信息傳遞不及時(shí)等問(wèn)題，提高檔案管理工作效率，使檔案管理工作現(xiàn)代化，在新時(shí)期使檔案信息的應(yīng)用及管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。本文分析了現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用如何實(shí)施，并闡述了新時(shí)期事業(yè)單位提高檔案管理效率的重要性， 還對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作提出了一些建議和對(duì)策。我國(guó)事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、社會(huì)和諧發(fā)展的重要支撐體系，事業(yè)單位的檔案是公共服務(wù)服務(wù)的主要提供載體，做好事業(yè)單位檔案管理工作，有利于社會(huì)事業(yè)迅速平穩(wěn)發(fā)展，滿(mǎn)足人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需求。

一、基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在很多問(wèn)題，例如案卷標(biāo)題、檔案序號(hào)不夠完善，組卷不統(tǒng)一，還存在一些沒(méi)有卷內(nèi)目錄的檔案。這都反應(yīng)了新時(shí)期基層事業(yè)單位檔案管理制度不健全，還有就是很多檔案在收集、保護(hù)、保密、借閱方面的制度還不夠完善。有些基層事業(yè)單位雖然制定了一些檔案管理方面的制度，但是在執(zhí)行過(guò)程中，工作人員停留于表面工作上，并沒(méi)有發(fā)揮出很明顯的實(shí)際作用。而不規(guī)范不健全的基層事業(yè)單位的檔案管理制度，在很大程度上降低了檔案本身所具有的利用價(jià)值和可靠性。

2.檔案檢索效率比較低

檔案檢索方式按照檢索方式可分為計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設(shè)施有很大的聯(lián)系，而檢索效率依賴(lài)于檢索工具，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業(yè)單位堅(jiān)持手工檢索。也有很多部門(mén)為了提高檔案檢索效率，對(duì)多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力，錯(cuò)誤的認(rèn)為檢索工具越多檢索速率就越快，但實(shí)際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設(shè)備是否精益求精而不是數(shù)量的多少，而且檢索工具設(shè)置過(guò)于細(xì)密或者過(guò)于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生，這樣既不方便檢索，還大大影響檔案檢索的速度，適得其反。

3.檔案利用率低、管理人員意識(shí)薄弱

盡管檔案管理對(duì)基層事業(yè)單位的發(fā)展改革具有很重要的作用，有利于基層事業(yè)單位回顧過(guò)去，學(xué)習(xí)從前有利于未來(lái)工作的開(kāi)展，不管是經(jīng)濟(jì)效益還是社會(huì)影響都能在無(wú)形中給事業(yè)單位帶來(lái)提高，但是長(zhǎng)期以來(lái)許多基層事業(yè)單位并沒(méi)有有效地利用檔案中的資源信息，管理人員的意識(shí)也很薄弱，忽視了這方面的管理，也損失其中隱含的效益。

4.缺乏相關(guān)方面的人才

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，很多的工作人員缺乏耐心與激情，不能在一個(gè)崗位上工作很長(zhǎng)時(shí)間，特別是那些平淡無(wú)奇的工作，因此現(xiàn)在基層事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人員與想長(zhǎng)時(shí)間從事這個(gè)方面工作的新人。由于很多剛進(jìn)入基層事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員的經(jīng)常更換，直接對(duì)基層事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響，在進(jìn)行檔案管理工作交接的過(guò)程中，不能按規(guī)定對(duì)下一任進(jìn)行明確的說(shuō)明，使檔案管理工作變得很混亂，有時(shí)甚至丟失基層事業(yè)單位重要的檔案文件等。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵及要求

基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化主要是指檔案管理工作中以現(xiàn)代管理的科學(xué)理論、利用現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)， 以現(xiàn)代化的管理方法、模式作為保障， 以先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備為媒介， 改革傳統(tǒng)檔案管理方法， 使傳統(tǒng)檔案管理體制適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展， 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、高效化、系統(tǒng)化， 使得檔案管理工作跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐，更加適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求， 滿(mǎn)足人們對(duì)檔案保管的需求。具體說(shuō)來(lái)， 檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下幾個(gè)方面。

1.實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的無(wú)紙化

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，信息大爆炸的時(shí)代。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，多樣化的文字的保存形式與日俱增，無(wú)紙化的信息儲(chǔ)存形式越來(lái)與深入人心，傳統(tǒng)儲(chǔ)存媒介大都是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，無(wú)紙化檔案儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理更加地方便快捷，同時(shí)又能節(jié)約資源做到環(huán)境友好型的發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化、微縮化

隨著壓縮打包技術(shù)的不斷發(fā)展，縮微技術(shù)為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了技術(shù)層面的支持，通過(guò)現(xiàn)在科技能夠把傳統(tǒng)檔案管理中的圖像和文字轉(zhuǎn)換為電子文檔， 再通過(guò)縮微技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為占用內(nèi)存極小的電子文件。這樣既能壓縮檔案管理的成本，又能保證檔案的正確性，提高效率。傳統(tǒng)檔案管理中所占儲(chǔ)存空間大，檢索困難，而通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)， 不但能在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案進(jìn)行智能化的檢索、使用，還能解決因?yàn)楸９墉h(huán)境對(duì)檔案的損壞問(wèn)題，延長(zhǎng)保存年限。

3.促進(jìn)檔案管理的市場(chǎng)化

基層事業(yè)單位檔案管理是記錄社會(huì)發(fā)展，歷史進(jìn)程的關(guān)鍵手段。是一個(gè)服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的長(zhǎng)遠(yuǎn)大計(jì)， 是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理的市場(chǎng)化運(yùn)作，這樣做不僅能夠提高普通大眾對(duì)于檔案管理的保護(hù)意識(shí)， 進(jìn)一步完善基層事業(yè)單位檔案管理的機(jī)制， 還能進(jìn)一步發(fā)掘檔案材料的價(jià)值， 最大限度利用檔案的優(yōu)勢(shì)。

三、 現(xiàn)代化手段在基層事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

如今，我國(guó)的事業(yè)單位通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組、改革和完善進(jìn)入了新一輪的大發(fā)展進(jìn)程中，而現(xiàn)在我國(guó)事業(yè)單位的改革正處于關(guān)鍵時(shí)期， 事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展協(xié)調(diào)有序發(fā)展中起到了十分重要的作用，保障了事業(yè)單位高效運(yùn)行。事業(yè)單位工作工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)清當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展模式。傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化的當(dāng)今己經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)， 檔案管理需要加快改革轉(zhuǎn)型，加速其智能化、專(zhuān)業(yè)化進(jìn)程，不斷提高新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

1.完善檔案檢索體系

在檢索檔案時(shí)目錄起到了很大的作用，隨著當(dāng)今科技的發(fā)展，目錄管理也發(fā)生了巨大的變化，我們可以開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的軟件對(duì)檔案目錄以及有關(guān)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，借助計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電腦自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行匯總與統(tǒng)計(jì)。這樣既能方便文檔檢索，又能縮短檢索時(shí)間，提高工作效率。

2.在管理檔案庫(kù)房時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層事業(yè)單位在檔案管理方面建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，維護(hù)檔案管理的環(huán)境，嚴(yán)格控制庫(kù)房溫度、適度、防火防盜等，采用智能化手段對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行現(xiàn)代化管理，建立一套現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房對(duì)應(yīng)的管理體系，有效地保護(hù)檔案。

3.加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的輔助工作

基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)工作流程包括收集、保存、整理、鑒定、運(yùn)用、統(tǒng)計(jì)等。在基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的整個(gè)流程中，產(chǎn)生了很多檔案信息，造成檔案管理工作繁瑣難，因此我們要加強(qiáng)基層事業(yè)單位業(yè)務(wù)的輔助工作，這樣既方便工作人員執(zhí)行操作，又能及時(shí)將檔案存儲(chǔ)入庫(kù)，確保信息的實(shí)時(shí)性。

4 .利用電子存儲(chǔ)技術(shù)促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案向無(wú)紙化發(fā)展

基層事業(yè)單位檔案的無(wú)紙化發(fā)展首先，應(yīng)應(yīng)利用現(xiàn)代科技建立系統(tǒng)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。其次，對(duì)音像信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，加快存儲(chǔ)讀取的速度。再者就是加強(qiáng)授權(quán)管理，給基層事業(yè)單位檔案管理提供最大的便利。

5. 建立并完善基層事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)時(shí)代，基層事業(yè)單位應(yīng)抓住機(jī)遇，促進(jìn)由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)型，跟上時(shí)代步伐，滿(mǎn)足工作需求?；鶎邮聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展導(dǎo)向，建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，這樣既能有效地保護(hù)信息資源的管理，又能提高檔案資源的利用率，從而提高共享率，創(chuàng)造最大效益。

四、基層事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化手段問(wèn)題及改進(jìn)建議

雖然依靠現(xiàn)代化科技，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使事業(yè)單位的檔案管理工作在很大程度上節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率以及準(zhǔn)確率，但是同時(shí)也存在很多問(wèn)題。首先，我國(guó)對(duì)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的問(wèn)題。文件通過(guò)文檔口時(shí)，會(huì)將文件的前面兩個(gè)階段當(dāng)作文件，后面兩個(gè)階段當(dāng)做檔案，導(dǎo)致文檔操作各個(gè)階段相互獨(dú)立，致使文檔分離。其次，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題亟待解決。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理還要保障其安全可靠性，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)檔案管理人員比較缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，一旦遭到不良分子的侵入破壞，電子文檔將會(huì)丟失。還有就是檔案管理設(shè)備利用率較低，缺乏復(fù)合型人才。最后，要加大基層事業(yè)單位檔案管理研究力度，引進(jìn)復(fù)合型人才，開(kāi)發(fā)新型軟件，提高檔案管理工作效率，及時(shí)檢測(cè)評(píng)估網(wǎng)絡(luò)安全，確保檔案的安全可靠。

五、總結(jié)

總而言之，依賴(lài)現(xiàn)代化的管理方法和手段，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備作為媒介，加快基層檔案管理改革，對(duì)實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化有不可替代的促進(jìn)作用。因此利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方法， 改革傳統(tǒng)檔案管理體制，建立完善有序的基層事業(yè)單位的管理體制，才能使得基層事業(yè)單位檔案管理工作跟上經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的步伐， 滿(mǎn)足人民對(duì)基層事業(yè)單位檔案保管的要求。相關(guān)部門(mén)也要注重這方面的人才培養(yǎng)，基層事業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)加大力度培養(yǎng)一批具有高技術(shù)、高水準(zhǔn)的檔案人才隊(duì)伍作為檔案部門(mén)的領(lǐng)頭人，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，及時(shí)更新知識(shí)，以積極的態(tài)度應(yīng)對(duì)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展，以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。

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〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕