圖書館政務(wù)信息查詢點(diǎn)的檔案管理

摘 要：檔案信息化既是檔案工作的重要組成部分，同時(shí)，又是城市信息化、電子政務(wù)以及其他各行各業(yè)信息化的重要基礎(chǔ)性工作。筆者從圖書館政務(wù)信息查詢點(diǎn)的檔案管理方面，粗略探討了在當(dāng)前圖書館電子政務(wù)信息查詢建設(shè)發(fā)展的環(huán)境下如何開展檔案管理。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案；信息服務(wù)

全國文化信息共享工程是2002年4月由文化部、財(cái)政部啟動(dòng)，2003年在全國范圍內(nèi)組織實(shí)施的一項(xiàng)惠民工程，實(shí)施“共享工程”依托現(xiàn)有的文化設(shè)施網(wǎng)點(diǎn)，以各級(jí)公共圖書館為實(shí)施主體。自昭陽區(qū)被列為2008年度50個(gè)縣支中心以來，昭陽區(qū)認(rèn)真抓好落實(shí)，及時(shí)組建領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、劃撥專項(xiàng)資金、落實(shí)場地、依托昭陽區(qū)圖書館開展場地建設(shè)工作。昭陽區(qū)圖書館源于光緒26年（公元1900年）所修“鳳池書院”，迄今已有110年歷史。2005年，在全國公共圖書館縣級(jí)館評(píng)估中昭陽區(qū)圖書館被文化部評(píng)為“三級(jí)館”?，F(xiàn)擁有藏書7.2萬冊(cè)，含古籍11390冊(cè)，其中善本420冊(cè)。文化信息資源共享工程的實(shí)施，為我區(qū)圖書館事業(yè)開辟了一個(gè)不受時(shí)空、地域限制的嶄新的文化傳播渠道，優(yōu)秀的文化精品可以通過暢通的網(wǎng)絡(luò)提供給基層群眾，這將是極大地豐富城鄉(xiāng)人民群眾的精神文化生活，促進(jìn)全民素質(zhì)的提高。

根據(jù)2009年5月1日起開始實(shí)施的《中華人民共和國政府信息公開條例》，公共圖書館不再只是一個(gè)借閱場地，它又被賦予了另一個(gè)重要的使命，成為向公眾提供政府公開信息的平臺(tái)之一。為深入推進(jìn)我區(qū)政府信息公開和政務(wù)信息查詢工作，更好地為社會(huì)公眾獲取政府信息提供服務(wù)，按照《昭通市人民政府辦公室關(guān)于進(jìn)一步做好政務(wù)服務(wù)中心檔案館公共圖書館政務(wù)信息查詢點(diǎn)建設(shè)工作的通知》（昭政辦電〔2009〕199號(hào)）要求，在昭陽區(qū)圖書館建立政務(wù)信息查詢點(diǎn)。充分利用全省統(tǒng)一的政府信息公開平臺(tái)，結(jié)合文化信息資源共享工程的實(shí)施，利用區(qū)政府辦公室向昭陽區(qū)圖書館移送政府公報(bào)、提供的相關(guān)文件、資料等公共刊物，及時(shí)整理，方便公眾查閱。通過開展網(wǎng)上利用等方式，設(shè)置自助查詢終端等便民設(shè)施，提供更人性、更便捷的政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，方便群眾查詢與利用，為解決群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題提供更加高效與人性化的服務(wù)。

筆者有幸參與了昭陽區(qū)圖書館政務(wù)信息查詢點(diǎn)建設(shè)，就查詢點(diǎn)檔案管理方面談點(diǎn)拙見。

1 政務(wù)信息查詢點(diǎn)與電子檔案管理的關(guān)系

政務(wù)信息查詢點(diǎn)主要傳輸?shù)氖请娮诱?wù)的信息，無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對(duì)電子文件的管理。一個(gè)功能完備的電子政務(wù)系統(tǒng)主要由如下流程組成：電子文件形成→電子文件流轉(zhuǎn)→電子文件辦理→電子文件歸檔→電子文件長期保管→電子文件發(fā)布利用。

檔案部門的主要工作是電子文件歸檔、長期保管和提供利用，由此可見，檔案信息化與政務(wù)信息查詢點(diǎn)建設(shè)關(guān)系緊密，文件演化為檔案的過程是一個(gè)連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建（包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到作為檔案保管和利用是一個(gè)一致的、連續(xù)的管理過程。

1996年上海圖書館、上海情報(bào)所合并，成立了上海圖書情報(bào)新館，有效地促進(jìn)了圖書情報(bào)管理向多功能的轉(zhuǎn)變以及信息載體和內(nèi)容向多元化的轉(zhuǎn)變，使上海圖書館和上?？萍记閳?bào)所從此進(jìn)入一個(gè)跨世紀(jì)的歷程。2003年，天津泰達(dá)圖書館開館。該館是“一個(gè)概念全新的圖書—情報(bào)—檔案一體化和功能創(chuàng)新的、綜合滿足全區(qū)用戶需要的國內(nèi)唯一的新型圖書館。目前泰達(dá)圖書館已成功實(shí)現(xiàn)了完整的圖書、情報(bào)、檔案三位一體的一體化管理體制，成為文獻(xiàn)信息服務(wù)高度綜合的現(xiàn)代化大型圖書館”。服務(wù)手段的自動(dòng)化、資源共享網(wǎng)絡(luò)化及情報(bào)信息資源化代表了走向知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的時(shí)代特征。

“資源共建、資源共享”已被圖書館界大多數(shù)人所認(rèn)同和重視。隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，圖書館界善于抓住契機(jī)，發(fā)揮學(xué)科優(yōu)勢(shì)，大力引進(jìn)新技術(shù)、新方法，在圖書館管理和信息開發(fā)利用等方面順應(yīng)時(shí)代潮流，在檔案信息現(xiàn)代化方面取得不小進(jìn)展。而檔案的管理過分強(qiáng)調(diào)檔案的保密性、惟一性，阻礙了檔案開放化和現(xiàn)代化的進(jìn)程。隨著電子文件和電子檔案的產(chǎn)生，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來給檔案工作提供了與其他信息管理部門同樣的條件和機(jī)遇，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面使檔案、圖書、情報(bào)等處于同一起點(diǎn)，吸取圖書館學(xué)等相近學(xué)科的成功經(jīng)驗(yàn)，積極參與信息資源網(wǎng)絡(luò)化共享建設(shè)，檔案必將在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 政務(wù)查詢點(diǎn)檔案管理面臨的困難

雖然目前大家都在呼吁要重視《中華人民共和國政府信息公開條例》賦予圖書館的新職責(zé)，但實(shí)際情況卻不是很樂觀，圖書館在落實(shí)《條例》這方面還是存在著不少問題。首先是信息組織問題。設(shè)個(gè)書架或者建個(gè)閱覽室，擺上幾本書，然后寫上“政府信息公開”幾個(gè)字；或者在每個(gè)圖書館設(shè)一個(gè)窗口，配幾臺(tái)電腦，給一個(gè)“政府之窗”的鏈接——這是很簡單的，但這也就是一個(gè)空架子，真正提供深層次服務(wù)還是存在很大的障礙。目前大家提到政府公開信息就直接想到了網(wǎng)絡(luò)信息，但在網(wǎng)上收集這些信息真的是一項(xiàng)繁雜的工程。把網(wǎng)上的信息收集起來然后進(jìn)行分類就更難了，因?yàn)楝F(xiàn)在各級(jí)政府部門在信息公開方面都有自己的一套模式，還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來編制和分類。這造成了我們?cè)谑占l(fā)布的網(wǎng)絡(luò)信息后的分類整理工作十分困難，也直接導(dǎo)致了公眾在檢索和查詢方面的麻煩。其次是圖書館與政府的協(xié)調(diào)問題。因?yàn)檎墓_信息包括主動(dòng)公開和依申請(qǐng)公開的信息，向公眾提供政府主動(dòng)公開的信息沒有什么大的問題，但至于依申請(qǐng)公開的信息這方面卻有一定的障礙。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的用戶需求，使人們開始感到當(dāng)前管理文化資源的獨(dú)立服務(wù)體系是資源整合的桎梏，但究竟如何改進(jìn)，在數(shù)字空間里如何創(chuàng)建一個(gè)合作的同盟或虛擬機(jī)構(gòu)，特別是當(dāng)學(xué)習(xí)、娛樂、文化、公務(wù)活動(dòng)等發(fā)展了，圖書館與政府檔案管理的內(nèi)涵與管理模式將發(fā)生怎樣的變化等等。

當(dāng)網(wǎng)絡(luò)遍及人們生活時(shí)，技術(shù)發(fā)展的復(fù)雜性與相互依賴性，使服務(wù)的提供、運(yùn)行的模式、用戶的習(xí)性都發(fā)生了改變，許多不可預(yù)知的挑戰(zhàn)在不斷凸現(xiàn)。例如，數(shù)字的流動(dòng)性，其最大問題是需要支持控制與信賴關(guān)系，當(dāng)資源的可獲取性在數(shù)字環(huán)境中得到了加強(qiáng)，就需要有能力去控制對(duì)敏感信息的獲取，需要保障數(shù)字信息的真實(shí)與完整。然而，當(dāng)前的控制技術(shù)落后于信息的獲取技術(shù)，這使得網(wǎng)絡(luò)信息資源的提供者面臨著管理的挑戰(zhàn)。又如，數(shù)字資源可能產(chǎn)生于某些環(huán)境的組合，如果管理策略不恰當(dāng)或缺乏提供背景、出處等確定的文檔，數(shù)據(jù)產(chǎn)生后就有可能不留任何痕跡地消失。這些與技術(shù)融合很深的管理問題都是政務(wù)信息查詢點(diǎn)面臨的挑戰(zhàn)。文化資源和政務(wù)信息擁有部門采用各自開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)獨(dú)立地為用戶提供服務(wù)，迫使用戶為了查全所需信息必須跨越多個(gè)不同的界面，對(duì)付以不同設(shè)計(jì)條件形成的各異的用戶環(huán)境。這意味著用戶要獲得有效的、完整的檢索結(jié)果，必須做很多的工作，同時(shí)，也增加了網(wǎng)上信息資源管理的難度，例如得有多個(gè)的證明系統(tǒng)保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性，確保資源的價(jià)值。

在實(shí)踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因?yàn)殡娮訖n案特點(diǎn)之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運(yùn)作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價(jià)值的信息就很難確定，很難控制。

3 政務(wù)信息查詢點(diǎn)的檔案管理

切實(shí)落實(shí)好圖書館這項(xiàng)新的職能，一個(gè)是要有技術(shù)保障，另一個(gè)是要轉(zhuǎn)變觀念，而更重要的是觀念問題。美國在處理這些問題上有許多地方值得我們學(xué)習(xí)。美國的做法是：第一，政府先將信息交于政府印刷局，然后政府印刷局將統(tǒng)一的出版物存放到圖書館，這樣避免了信息的繁雜和分散；另一個(gè)就是寄存管制制度，政府將信息放于圖書館，就會(huì)與圖書館簽訂協(xié)議，協(xié)議規(guī)定圖書館在獲取政府信息后必須為公眾服務(wù)，這其實(shí)就是一種服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變。一直關(guān)注這項(xiàng)工作的《中國法律圖書館論壇》主編田建設(shè)也認(rèn)為，要解決好公共圖書館的政府信息服務(wù)的問題，制度保障是前提，人員保障是重點(diǎn)。

筆者認(rèn)為，以信息服務(wù)和數(shù)據(jù)共享為目標(biāo)，依托信息資源共享工程網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)，建立面向某區(qū)政府部門的檔案應(yīng)用，開發(fā)建設(shè)“虛擬檔案室”、“館室交互平臺(tái)”、“檔案利用服務(wù)平臺(tái)”、“電子文件中心”、“數(shù)據(jù)接收管理平臺(tái)”系統(tǒng)，逐步規(guī)范全區(qū)各級(jí)檔案部門的應(yīng)用和管理模式。繼續(xù)加強(qiáng)資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完成檔案目錄錄入、檔案掃描加工，不斷豐富和完善檔案信息資源。

利用者可以進(jìn)入電子閱覽室的客戶端，自主進(jìn)行信息資源的查詢檢索。系統(tǒng)提供樹裝結(jié)檢索和全文檢索兩種方式，操作非常簡單方便，適于利用者。外部人員的利用必須受權(quán)限控制，一般通過鑒定可以開放的數(shù)據(jù)才能開放，同時(shí)可以控制是目錄開放還是目錄和電子文件同時(shí)開放。

實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案資料的數(shù)字化采集、整理，并提供相應(yīng)的數(shù)字化加工系統(tǒng)；實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬所屬機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案館（室）的數(shù)字格式的電子檔案進(jìn)行采集、傳輸、整理。按照各門類檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用數(shù)字化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案接收、移交、年檢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、病檔監(jiān)控、數(shù)字修改維護(hù)、庫房管理等一系列管理功能。

電子政務(wù)查詢點(diǎn)是一個(gè)系統(tǒng)工程，它的蓬勃興起，對(duì)于電子檔案管理來說既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇。為了面對(duì)挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，我們應(yīng)該從理論與實(shí)踐上從觀念與職能上，從標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上積極創(chuàng)造與電子政務(wù)建設(shè)相適應(yīng)的條件與環(huán)境，培養(yǎng)既懂電子檔案又懂電子政務(wù)的新的復(fù)合性人才，積極參與電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)椋９芎秒娮訖n案，保存人類遺產(chǎn)，這既是我們圖書工作人員在數(shù)字化的信息時(shí)代所肩負(fù)的新的歷史使命，又是當(dāng)前我們急需承擔(dān)的緊迫任務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]李春.治理視角：電子政務(wù)的另一種解讀[J].電子政務(wù)，2005年第3期

[2]張照余、項(xiàng)文新.基礎(chǔ)政務(wù)網(wǎng)的電子文件中心建設(shè)[J].檔案管理，2005年第6期

[3]張志敏.電子政務(wù)環(huán)境下公文歸檔管理模式的轉(zhuǎn)變[J].檔案時(shí)空，2004年第4期

[4]量子偉業(yè)公司.電子政務(wù)檔案管理實(shí)施案例.www.mie168.com，2005-09-29

[5]關(guān)于電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考.www.minstone.com.cn，2010-07-06

[6]鄧春.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書、情報(bào)、檔案一體化[J].檔案天地，2001年第4期

[7]季曉林.圖書館辦館新模式：圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的探索和思考[J].情報(bào)資料工作，2005年第5期

作者簡介

段開倫（1979-），男，昭陽區(qū)圖書館，圖書館員。