論我國(guó)檔案保管機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

黃世喆++歸吉官

摘 要：檔案室、檔案館、文件中心和檔案托管機(jī)構(gòu)是我國(guó)現(xiàn)有的四類檔案保管機(jī)構(gòu)，作為內(nèi)部機(jī)構(gòu)的檔案室是檔案事業(yè)的基層組織，但不一定是過渡性機(jī)構(gòu)；永久保存檔案的檔案館是獨(dú)立的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其“公共性”存在局限性；文件中心和檔案托管機(jī)構(gòu)是性質(zhì)不同的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：檔案室；檔案館；文件中心；檔案托管機(jī)構(gòu)

Abstract： In our country， there are four custodian institutions： archives room， national archives， records centers and archives depositories. Archives room is a archives utility grassroots organizations， but not necessarily the transitional institutions. National archives is an independent scientific and cultural institutions， its public limitations. Records Center and archives depositories are different in nature transitional file management agency.

Keyword： Archives room；National archives；Records Center；Archives depository

如上文所述，當(dāng)我們拓展了檔案收集工作的范圍之后，就不可以將檔案保管機(jī)構(gòu)的收集范圍和檔案收集工作的范圍畫等號(hào)。也就是說，檔案收集工作的主體不應(yīng)僅僅局限于各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)，還應(yīng)該包括全社會(huì)各組織和個(gè)人。但是，檔案收集工作的主要任務(wù)仍應(yīng)由各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)承擔(dān)。一般認(rèn)為，我國(guó)的檔案保管機(jī)構(gòu)有四大類：檔案室、檔案館、文件中心和檔案托管機(jī)構(gòu)。因此，就有必要對(duì)這些檔案保管機(jī)構(gòu)的性質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步的分析和討論。

1 作為內(nèi)部機(jī)構(gòu)的檔案室是檔案事業(yè)的基層組織，但不一定是過渡性機(jī)構(gòu)

關(guān)于檔案室的定義，權(quán)威教材是這么規(guī)定的：“檔案室是各組織（包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等，下同）統(tǒng)一保管和管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)?！盵1]由此可以推知檔案室的基本性質(zhì)如下：

其一，檔案室是一個(gè)單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。

其二，檔案室保存的是本單位的檔案。

其三，檔案室是國(guó)家檔案工作體系中最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

但是，它是不是一個(gè)先期保管具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值檔案的過渡性機(jī)構(gòu)呢？這是存疑的。也就是說，盡管相當(dāng)多的檔案室（尤其是機(jī)關(guān)檔案室）是一種過渡性機(jī)構(gòu)，但“過渡性機(jī)構(gòu)”是否可以作為檔案室性質(zhì)的第四個(gè)特點(diǎn)，仍有爭(zhēng)論。

如果我們認(rèn)為檔案室是過渡性機(jī)構(gòu)，那么大量企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）的檔案保管機(jī)構(gòu)就不能稱為檔案室；如果我們認(rèn)為不是，那么大量企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）的檔案保管機(jī)構(gòu)盡管已稱為檔案館，但本質(zhì)上仍是檔案室，因?yàn)樗鼈兎仙鲜鋈齻€(gè)特點(diǎn)。

所以，我們不認(rèn)可檔案室一定要是一個(gè)暫時(shí)保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)。也就是說，它可以是、也可以不是一個(gè)過渡性機(jī)構(gòu)。這樣一來(lái)，所有企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）的檔案保管機(jī)構(gòu)都可以稱為檔案室，盡管有時(shí)它們掛的是“檔案館”的牌子。理由如下：

第一，國(guó)際檔案界的觀點(diǎn)認(rèn)為，檔案館是永久保存檔案的機(jī)構(gòu)，但并沒有說只有檔案館是永久保存檔案的唯一機(jī)構(gòu)。

第二，雖然我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體檔案室以及一些企業(yè)、事業(yè)單位檔案室都是暫時(shí)保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)，但相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校）檔案室可以永久保存本單位的檔案。而且，檔案收集工作的主體也已從原來(lái)的檔案保管機(jī)構(gòu)逐漸拓展到全社會(huì)各組織和個(gè)人。這些組織和個(gè)人當(dāng)然有可能永久保存自己收集起來(lái)的檔案。

第三，從檔案室的定義不能必然地推導(dǎo)出“檔案室是一個(gè)暫時(shí)保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)”。而且，在現(xiàn)有的各種教材當(dāng)中也并不強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)。

需要注意的是，根據(jù)上述檔案室性質(zhì)的三個(gè)特點(diǎn)可以認(rèn)定，聯(lián)合檔案室不是真正意義上的檔案室，它更類似于后面提及的文件中心。

并且，根據(jù)上述檔案室性質(zhì)的三個(gè)特點(diǎn)還可以進(jìn)一步作如下分析：

其一，檔案室是本單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要為本單位服務(wù)。

其二，檔案室是國(guó)家檔案工作體系中最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，起基礎(chǔ)性作用。值得一提的是，雖然不一定是暫時(shí)保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)，不一定都要定期向檔案館移交檔案，但企業(yè)、事業(yè)單位檔案保管機(jī)構(gòu)當(dāng)中某些重要的、具有社會(huì)利用價(jià)值的永久檔案也應(yīng)該向國(guó)家綜合檔案館移交。具體做法可以是自己保存一份（套），移交一份（套）。

其三，多數(shù)檔案室（尤其是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位的）具有公共性，同時(shí)它不一定是只暫時(shí)保存（處于半現(xiàn)行期的）檔案的過渡性機(jī)構(gòu)，應(yīng)該可以作為現(xiàn)行文件公開的主體之一，參與到政務(wù)信息公開活動(dòng)當(dāng)中。首先，理論上是可行的。一般認(rèn)為，檔案室保存的是半現(xiàn)行文件，但也應(yīng)看到，檔案室是文件形成單位的一個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是文件形成單位的組成部分，而且是文件形成單位唯一的文檔聚集地。因此，由檔案室對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行干預(yù)與控制的條件是完全具備的，這種干預(yù)與控制除了保證形成文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化之外，還可以使文件運(yùn)動(dòng)加速，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，為現(xiàn)行文件與半現(xiàn)行文件的對(duì)外公開服務(wù)創(chuàng)造條件。其次，法律上是默許的?！稒n案法實(shí)施辦法》第二十二條第四款規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案，其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及中國(guó)公民需要利用的，須經(jīng)檔案保存單位的同意。雖然法律上沒有規(guī)定檔案室對(duì)外開放的義務(wù)，但也沒有明文禁止檔案室對(duì)外開放。也就是說，檔案室對(duì)外開放與否，本單位有充分的自由裁量權(quán)。隨著政務(wù)信息公開的日趨常態(tài)化和制度化，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分運(yùn)用這一自由裁量權(quán)，讓檔案室參與到政務(wù)信息公開活動(dòng)中來(lái)。

2 永久保存檔案的檔案館是獨(dú)立的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其“公共性”存在局限性

關(guān)于檔案館的定義，我們可以舉百度百科對(duì)國(guó)家檔案館的定義為例：“由國(guó)家各級(jí)政府設(shè)立并領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)接收和管理一定范圍的具有社會(huì)和歷史價(jià)值的各種檔案，并提供社會(huì)利用的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)?！碑?dāng)前我國(guó)各級(jí)各類檔案館一般都長(zhǎng)久或永久保存檔案，因此，不少人認(rèn)為只有檔案館才能長(zhǎng)久或者永久保存檔案，其他檔案保管機(jī)構(gòu)均不具有這樣的職能，將長(zhǎng)久或者永久保存檔案的機(jī)構(gòu)完全等同于檔案館，這是對(duì)檔案館認(rèn)識(shí)的一大誤區(qū)。

關(guān)于檔案館的性質(zhì)，“根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心”。[2]這里所說的檔案館主要是指國(guó)家綜合檔案館，但也應(yīng)該包括各級(jí)專業(yè)（專門）檔案館，由此可以推知檔案館的性質(zhì)如下：

其一，檔案館是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，是屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。因此，一方面國(guó)家綜合檔案館既是黨的、又是政府的機(jī)構(gòu)，不可能是真正意義上的公共檔案館，從而具有一定的機(jī)密性；但另一方面它又具有公共性，是科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。特別是現(xiàn)在國(guó)內(nèi)對(duì)建設(shè)公共檔案館的呼聲越來(lái)越高，館藏資源的公共性在逐步提高，檔案的開放程度與規(guī)模在努力擴(kuò)大，檔案社會(huì)化服務(wù)的力度也在不斷加強(qiáng)。所有這些使我國(guó)檔案館先天不足的“公共性”在后天得到了一定的彌補(bǔ)，但這種先天留下的缺陷是后天無(wú)法完全彌補(bǔ)的。

其二，檔案館是永久保管檔案的基地，保存的主要不是本單位的檔案，而是具有社會(huì)利用價(jià)值的檔案。需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案館是永久保管檔案的基地，同時(shí)也是只保管永久檔案的基地。我們認(rèn)為應(yīng)該更嚴(yán)格各級(jí)國(guó)家綜合檔案館檔案收集的范圍，即接收本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的檔案應(yīng)明確為“具有永久保存價(jià)值”而非“具有長(zhǎng)久保存價(jià)值”。具體理由是：第一，設(shè)區(qū)市以上的國(guó)家綜合檔案館都是只保存永久檔案的基地，只有縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館例外。而這一例外是一種權(quán)宜之計(jì)，有當(dāng)時(shí)的歷史背景，目的是為了豐富館藏。各類專門（或?qū)I(yè)性）檔案館同樣可以如此保管。第二，作為只保管永久檔案的基地有利于日常管理，既優(yōu)化館藏，又可以減少工作量。不再進(jìn)館的部分重要的長(zhǎng)期檔案存放在原單位的檔案室，也可以因其公共性而得到開放，不影響利用。騰出的空間可以存放更重要的來(lái)自社會(huì)各組織和個(gè)人的具有社會(huì)利用價(jià)值的永久檔案。第三，國(guó)外的檔案館就是只保管永久檔案的基地。

其三，檔案館是國(guó)家檔案工作體系中的核心業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

由此可知，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館以及各級(jí)專業(yè)（專門）檔案館滿足檔案館的上述性質(zhì)特點(diǎn)，但部門、企事業(yè)單位檔案館不滿足，它們本質(zhì)上是檔案室。

相應(yīng)地，我們還可以對(duì)檔案館作如下分析：

其一，檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，長(zhǎng)期以來(lái)肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的使命，主要為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)。我國(guó)的檔案館與國(guó)外的公共檔案館不同，不具備公共檔案館與生俱來(lái)的“公共性”?！?838年8月英國(guó)頒布了《公共檔案法》，成立了世界上第一個(gè)依法命名的‘公共檔案館，以此區(qū)別于政府機(jī)關(guān)檔案館、教會(huì)檔案館、大學(xué)檔案館、私人企業(yè)檔案館?！盵3]由此，不難理解為什么我國(guó)檔案館的首要服務(wù)對(duì)象是黨政機(jī)關(guān)，而不是全體社會(huì)公民。

其二，檔案館是由國(guó)家設(shè)立，保存著對(duì)國(guó)家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，具有一定的公共性，應(yīng)該對(duì)外開放，為社會(huì)服務(wù)。雖然我國(guó)檔案館不具備真正意義上的“公共性”，但由于其保存的主要是黨政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的公共檔案，而且館藏資源正在努力公共化；再加上，檔案館為社會(huì)公眾提供服務(wù)的愿望日益顯現(xiàn)，檔案館服務(wù)社會(huì)化正在加強(qiáng)，所以，從這個(gè)角度來(lái)看，我國(guó)檔案館作為科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，具備面向社會(huì)服務(wù)的條件，而且也應(yīng)該為社會(huì)服務(wù)。當(dāng)然，我國(guó)檔案館的“公共性”是存在局限性的，這與先天條件和后天發(fā)展都有著莫大的關(guān)系。為此，想要把我國(guó)檔案館建設(shè)成為真正意義上的公共檔案館的期望不宜太高。

其三，檔案館是國(guó)家檔案工作體系中的核心業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，起核心作用。主要集中體現(xiàn)在兩方面：一是檔案館在國(guó)家檔案資源體系建設(shè)中起主導(dǎo)作用，檔案館網(wǎng)自上而下，遍布全國(guó)各地，保存著為數(shù)相當(dāng)可觀、規(guī)模相當(dāng)龐大的檔案。二是檔案館是提供檔案社會(huì)化服務(wù)的主要承擔(dān)者，在所有的檔案保管機(jī)構(gòu)中，以法律的形式明確規(guī)定向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)職責(zé)的，唯獨(dú)檔案館一家。

3 文件中心和檔案托管機(jī)構(gòu)是性質(zhì)不同的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)

3.1 文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。“文件中心是為半現(xiàn)行文件最終處置之前進(jìn)行廉價(jià)儲(chǔ)存、保管和利用的一種機(jī)構(gòu)?！边@是國(guó)際檔案理事會(huì)的術(shù)語(yǔ)詞典對(duì)文件中心下的定義。如上文所述，文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于某一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)、按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間的一種過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。[4]可以這樣理解文件中心的性質(zhì)：

其一，作為一種過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)，文件中心不永久保存檔案。所以它不是檔案館。

其二，文件中心不像檔案室一樣隸屬于某一個(gè)文件形成單位，而是一個(gè)獨(dú)立的檔案保管機(jī)構(gòu)，所以它不是檔案室。但它也是屬于基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

其三，作為一種過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)，文件中心既可以保存非檔案的半現(xiàn)行文件，也可以保存已經(jīng)成為檔案的半現(xiàn)行文件。既可以指政府文件中心，也可以指商業(yè)性文件中心。

由此可以認(rèn)定，聯(lián)合檔案室不是真正意義上的檔案室，它更類似于文件中心。

接下來(lái)的問題是，文件中心是不是只保存半現(xiàn)行文件？或者說，它是不是可以保存現(xiàn)行文件，從而積極參與現(xiàn)行文件的公開活動(dòng)？根據(jù)現(xiàn)有的法律法規(guī)看，是可以的，至少這樣做并沒有違反相關(guān)的規(guī)定。

另外，權(quán)威教材中“文件中心一般由國(guó)家的各級(jí)綜合性檔案館負(fù)責(zé)管理”這句話值得質(zhì)疑：其一，這是不是說文件中心有可能成為檔案館的內(nèi)部機(jī)構(gòu)？如果這是將國(guó)家檔案館內(nèi)設(shè)的檔案寄存中心與文件中心相提并論，確實(shí)不妥；如果不是，而僅僅是在體制上接受領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，就不應(yīng)該這么提；其二，政府文件中心可以在體制上接受領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，但商業(yè)性文件中心不屬于體制內(nèi)，因此更不應(yīng)該如此提。

接下來(lái)，我們還可以對(duì)文件中心作進(jìn)一步的分析：

其一，文件中心作為一個(gè)管理半現(xiàn)行文件的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)，在文件形成單位與檔案館之間發(fā)揮著紐帶、橋梁的作用。文件中心一方面要妥善保管原單位的半現(xiàn)行文件，滿足原單位的利用需求，另一方面又要對(duì)半現(xiàn)行文件進(jìn)行最終處置，向檔案館移交具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案。就這一點(diǎn)而言，文件中心的功能與檔案室相似，而且二者具有不可兼容性，也就是說，針對(duì)特定的文件形成單位，一方的存在就意味著另一方的消失，二者只能選其一。

其二，文件中心作為一個(gè)管理半現(xiàn)行文件的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)，以“精簡(jiǎn)、節(jié)約、高效”著稱。文件中心的建立有利于消除現(xiàn)有的檔案室管理模式中“小而全”的弊端，可以有效彌補(bǔ)檔案室存在的機(jī)構(gòu)不健全、人員不穩(wěn)定、管理水平不高等諸多不足，最重要的優(yōu)點(diǎn)是可以四兩撥千斤，以有限的人財(cái)物資源實(shí)現(xiàn)最大的效益，突顯“精簡(jiǎn)、節(jié)約、高效”的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)然，文件中心的這些優(yōu)勢(shì)在國(guó)內(nèi)更多是停留在理論層面上的探討，尚沒有在工作實(shí)踐中顯現(xiàn)出來(lái)。

其三，文件中心的管理對(duì)象不限于半現(xiàn)行文件，服務(wù)對(duì)象不限于文件形成單位。管理半現(xiàn)行文件，并為文件形成單位提供文件服務(wù)，這是文件中心建立的初衷。但是，隨著政務(wù)信息公開的不斷推進(jìn)，文件中心有條件，也有能力在其中扮演適當(dāng)角色。同時(shí)，也應(yīng)看到文件中心能否把角色扮演好，很重要的一個(gè)前提是文件形成單位是否愿意將現(xiàn)行文件交由文件中心管理，并對(duì)外公開。根據(jù)現(xiàn)有的法律法規(guī)，是要求文件形成單位主動(dòng)對(duì)外公開現(xiàn)行文件的，至于采取怎樣的公開方式和程序則是非常靈活的，可以在國(guó)家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，也可以根據(jù)需要設(shè)立公共查閱室、資料索取點(diǎn)，等等。這就意味著文件中心也可以成為現(xiàn)行文件公開場(chǎng)所，只要文件形成單位認(rèn)為有必要。

假如國(guó)內(nèi)的生長(zhǎng)環(huán)境有所改變，允許文件中心有足夠的發(fā)展壯大空間，那么它在今后的功能與建立之初相比，必將有所拓展。未來(lái)的文件中心不再只是為文件形成單位提供文檔管理服務(wù)，而且還可以向社會(huì)提供文件（包括現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件）的利用服務(wù)。

3.2 檔案托管機(jī)構(gòu)是一種內(nèi)部機(jī)構(gòu)性質(zhì)的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案托管機(jī)構(gòu)又稱為檔案寄存中心、檔案托管中心，如果它是“國(guó)家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會(huì)組織以及個(gè)人提供文件與檔案寄存服務(wù)的機(jī)構(gòu)”，[5]那么，可以推知它的性質(zhì)如下：

其一，檔案托管機(jī)構(gòu)是一個(gè)單位（國(guó)家綜合檔案館）的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，或者是下屬單位，隸屬于檔案部門。它也是屬于基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

其二，檔案托管機(jī)構(gòu)保存的不是本單位的檔案。由于所有權(quán)形式不變，所以本質(zhì)上它是一種過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。

其三，它提供的既可以是有償服務(wù)，也可以是無(wú)償服務(wù)。

那么，商業(yè)性文件寄存中心是否屬于此類？回答是否定的，因?yàn)殡m然它滿足第二、第三個(gè)特點(diǎn)，但并不滿足第一個(gè)特點(diǎn)，即商業(yè)性文件寄存中心并非內(nèi)部機(jī)構(gòu)。但區(qū)別僅此而已。如果我們給檔案托管機(jī)構(gòu)下定義時(shí)，不說它是由國(guó)家綜合檔案館設(shè)立的，那么商業(yè)性文件寄存中心就有可能是檔案托管機(jī)構(gòu)。所以教材如此界定還是有好處的，即可以避免混淆，從而把檔案托管機(jī)構(gòu)和商業(yè)性文件寄存中心區(qū)別開來(lái)。

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[4]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006：94.

（作者單位：黃世喆，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院；歸吉官，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來(lái)稿日期：2014-02-20）