汪俊峰

（中國石化江漢油田分公司 鹽化工總廠，湖北 潛江433121）

近幾年，因項目建設(shè)和產(chǎn)能提升，企業(yè)采購量有所增加，采購工作作為一項直接影響投資、成本的管理工作，我們一直將其放在很重要的位置。 采購管理是一項系統(tǒng)工作，采購項目成立后首要工作是選擇采購方式，確定采購方式既明確了工作的操作程序。 不同的采購方式應(yīng)用中會產(chǎn)生不同的問題，下面結(jié)合實際情況，對各采購方式特點、選擇方法及應(yīng)用中存在的問題進行分析，為完善采購工作提供參考。

1 采購方式分類

采購方式主要有公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源和其它方式，優(yōu)缺點如下：

1.1 公開招標

所有符合條件的單位均可參加投標，其優(yōu)點是競爭最強，擇優(yōu)率高，能較大程度上避免招標中的違法行為，其缺點為程序最復(fù)雜、成本最高、費時最長。

1.2 邀請招標

邀請三家以上特定單位參加投標， 與公開招標同屬招標采購范疇，都有法律法規(guī)的硬性規(guī)定，優(yōu)缺點雷同但與公開招標相比程度稍弱。

1.3 競爭性談判

邀請三家以上單位就采購事宜進行談判， 優(yōu)點為具有一定競爭性，采購周期短，成本較低，供需雙方可充分討論；缺點為程序沒有嚴格規(guī)定，在公開透明方面不如招標，易人為操縱，結(jié)果公正性易被質(zhì)疑，同時談判人員個人能力對談判結(jié)果影響較大。

1.4 詢價

對多家供應(yīng)商的報價進行比較確定采購對象。 可采用傳真、電郵等方式報價，只允許一次報價，不得就報價進行談判。這種采購方式優(yōu)點顯而易見，時間短成本低，但其報價方式易造成泄密，且文件簡單，權(quán)利義務(wù)規(guī)定不明確，易產(chǎn)生糾紛。

1.5 單一來源

向唯一供應(yīng)商采購，這種采購方式無優(yōu)點可言，選用這種采購方式必須存在不得不選的理由。因為沒有競爭性，賣方處于強勢地位，易增加采購成本，談判中容易滋生索賄受賄現(xiàn)象。

1.6 其它

其它采購方式結(jié)合油田實際主要包括內(nèi)部單位互供和上級部門要求的指定采購。

受物資供應(yīng)網(wǎng)的限制，油田內(nèi)企業(yè)物資采購基本未采用公開招標方式，其它采購方式有其特殊性，因此實際操作中我們可以自主選擇的采購方式有邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源四種。

2 合理選擇采購方式

結(jié)合可選的四種采購方式的特點，從競爭性和程序公開公正透明的角度考慮，在優(yōu)先選用邀請招標方式的前提下，針對每個采購項目的實際情況，選擇合適的采購方式，才能更好的實現(xiàn)采購目的。

2.1 要保證采購方式選擇的合規(guī)性

必須嚴格執(zhí)行各級相關(guān)文件規(guī)定， 按要求上報采購項目申請表，特別是達到一定金額原則上要求進行招標，因故采用其他方式時要說明原因，在取得審批后方可按批準的采購方式開展業(yè)務(wù)，未經(jīng)主管部門同意不得隨意變更采購方式。

2.2 項目金額不能作為采購方式選擇的唯一指標

油田相關(guān)制度要求達到一定金額的采購項目原則上應(yīng)進行招標，貫徹制度的同時，我們也應(yīng)結(jié)合實際，不能以金額作為采購方式選擇的唯一指標。 首先，要考慮生產(chǎn)需要，影響生產(chǎn)的急需物資，招標耗時長未必能滿足生產(chǎn)要求；其次，金額較小的采購項目也不能全部一詢了之，比如我單位批量采購金屬加工件，預(yù)算金額一般8 萬元左右，可不采用招標方式，但因周邊有多家生產(chǎn)企業(yè)，投標成本低，供應(yīng)商響應(yīng)積極，仍采用了招標方式進行采購；第三，要結(jié)合項目復(fù)雜性綜合考慮，對項目復(fù)雜、標的難于計算的采購項目，即使達到招標的金額要求，但競爭性談判采購方式的靈活談判更有利于實現(xiàn)采購目的；另外部分生產(chǎn)用原料，如純堿、硫酸等，批量采購有時會達到需招標采購的金額，但對供應(yīng)商來說，采購量仍較小，吸引力不足，我們曾就此類物資組織招標，但供應(yīng)商并不響應(yīng)，而且該類采購項目簡單明了，市場價格公開透明，評標的原則也是最低價中標，詢價采購更為合理。

2.3 靈活轉(zhuǎn)換采購方式

每種物資的采購方式不是一成不變的。以我單位出口產(chǎn)品包裝用木方為例，最初用量少、金額小，供應(yīng)商為油田改制企業(yè)，出于對改制企業(yè)的支持，我們采用單一來源方式采購。隨著用量增加，引入同類企業(yè)，改用招標方式進行采購，木方采購價格有所下降。 在木方使用中，客戶投訴木方有霉變現(xiàn)象，我們對木方含水量提出更高要求，并要求供應(yīng)商承諾賠償因木方質(zhì)量對我廠造成的損失，僅一家供應(yīng)商敢于承諾，因此選用單一來源方式與該供應(yīng)商進行談判采購，確保木方質(zhì)量、避免客戶流失、規(guī)避企業(yè)風(fēng)險。通過調(diào)整網(wǎng)內(nèi)供應(yīng)商，條件成熟時可重新用招標方式采購。

3 采購方式實際應(yīng)用中存在的問題

邀請招標：一是，招投標文件編制較為復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部及與被邀請投標單位之間的溝通較為繁瑣，因招標文件漏洞或者投標單位文件編制錯誤，容易造成招標工作失?。欢牵嬖陬I(lǐng)取招標文件、技術(shù)交底、現(xiàn)場勘察等時間安排不合理，使投標單位提前相互見面，可能導(dǎo)致串標行為；三是，資格審查工作力度不能放松。我單位在一次閥門邀請招標采購中，本已邀請網(wǎng)內(nèi)三家供應(yīng)商投標，后經(jīng)了解其中一家不久前已控股另一邀請投標單位，因而取消了此次招標，另選合格供應(yīng)商重新組織招標，網(wǎng)內(nèi)供應(yīng)商我們一般認為已審核合格，資格審查容易走過場，這個事件提醒我們在資格審查方面不能放松警惕。

競爭性談判：一是，談判操作程序不夠嚴謹。 因允許多輪報價，談判過程的保密性要求更高，我們要求在與一家供應(yīng)商談判期間，其他供應(yīng)商在固定場所等待， 但存在供應(yīng)商違反規(guī)定停留于談判會場附近現(xiàn)象。對談判最終報價，存在按談判次序在各供應(yīng)商最后一輪談判結(jié)束后直接報價，導(dǎo)致談判順序靠前的供應(yīng)商最終報價存在泄漏的可能；二是，談判小組成員分工不明確，談判時出現(xiàn)各自為陣，重復(fù)談判現(xiàn)象；三是，談判人員談判水平有待提高，部分談判人員在談判中對談判技巧、談判策略、談判節(jié)奏把握不到位，容易使談判陷入僵局，難以取得預(yù)期的談判效果。

詢價：一是，目前我們較多采用傳真或郵件的方式要求供應(yīng)商報價，信息泄漏點多。組織詢價的工作人員辦公場所不可能是封閉環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)病毒盛行，郵件被竊助并不困難，報價信息保密性差；二是，詢價文件一般較為簡單，往往是一張報價表，技術(shù)要求、合同條款等內(nèi)容不全面，容易產(chǎn)生不必要的糾紛。具體操作中我們出現(xiàn)過這種情況，在詢價文件中明確規(guī)定了保質(zhì)期及合同質(zhì)保金，供應(yīng)商傳真報價僅寫明價格、交貨期，對保質(zhì)期及質(zhì)保金未做說明，我方視同其默認響應(yīng)，并通知其以最低價中標，最終在簽訂合同時該供應(yīng)商提出其報價基于貨到全款付清，若留質(zhì)保金需要提高報價。 糾紛的產(chǎn)生需要花時間和精力去溝通解決，嚴重時可能導(dǎo)致整個詢價工作失敗重來。

單一來源：相比其他采購方式，談判前標的價格的測算在單一來源采購工作中顯得由為重要，掌握了價格范圍談判時才能做到心中有數(shù)。 該項工作是建立在具有完善的價格信息庫的基礎(chǔ)之上，我們在此方面尚有所欠缺，一是，部分采購過的設(shè)備有整機價格但配件價格不全，而配件大多是必須采用單一來源方式采購的；二是，工作缺乏前瞻性，對未采購過但企業(yè)可能需要的設(shè)備，價格信息平時未進行收集；另外單一來源采購由于沒有競爭對手，供應(yīng)商相對更為強勢，談判的過程更為艱難，談判人員的談判技能更為重要，這方面也有待加強。

4 改進的措施與建議

通過了解各種采購方式的優(yōu)缺點，總結(jié)分析過去各種采購方式在實際應(yīng)用中碰到的問題，對如何進一步完善采購工作，我認為可以采取以下幾點：

4.1 做好采購計劃工作，為采購工作預(yù)留足夠時間

該項工作是選擇采購方式的基礎(chǔ)條件之一， 采購部門要主動把握企業(yè)生產(chǎn)和項目進展情況，對各單位的采購需求做到心中有數(shù)，盡量避免緊急采購情況發(fā)生。 一是，防止本可采用邀請招標、競爭性談判方式進行采購的項目因時間關(guān)系采用其他采購方式；二是，避免本可以用密封報價進行詢價采購的采用傳真、電郵等方式報價；三是，避免因時間緊溝通不充分而導(dǎo)致招投標文件編制不完善； 四是有利于分別安排供應(yīng)商進行領(lǐng)取招標文件、現(xiàn)場勘察等工作避免互相之間提前見面。

4.2 動態(tài)管理供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)

對不能保證至少有三家合格供應(yīng)商響應(yīng)的采購項目進行梳理，清除長期不響應(yīng)我單位采購項目的供應(yīng)商，引入新的合格供應(yīng)商，杜絕出現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)有足夠數(shù)量供應(yīng)商卻只有一或二家響應(yīng)采購項目，避免網(wǎng)內(nèi)供應(yīng)商原本就不足三家的情況；關(guān)注因?qū)Ｓ屑夹g(shù)等因素長期選用單一來源采購的單位， 了解市場上可與其形成競爭的企業(yè)或技術(shù)成長情況，條件成熟時引入以形成競爭機制；掌握供應(yīng)商股權(quán)變更情況，避免發(fā)生互有關(guān)聯(lián)供應(yīng)商同時參加同一采購項目的情況。 總體來說，除特殊情況外每個采購項目在網(wǎng)內(nèi)能保持四到五家積極響應(yīng)的合格供應(yīng)商，更有利于形成競爭局面。

4.3 完善制度，規(guī)范工作程序

完善各種采購方式操作程序，在實際操作中發(fā)現(xiàn)問題解決問題并要形成制度，防止再犯。對一些細節(jié)的問題要引起重視，比如競爭性談判中限定供應(yīng)商活動范圍使之與會場絕對隔離，最終報價提供便利條件采用密封報價方式等等，要加強制度和工作程序的宣講力度，對違反規(guī)定的工作人員、評委、談判代表和供應(yīng)商不能講情面，處罰要落到實處，全力創(chuàng)造公平競爭的環(huán)境，避免糾紛。

4.4 進一步完善價格信息庫

價格信息的收集整理是一個長期積累的過程，需要長抓不懈。 一是，要將價格統(tǒng)計工作納入日常工作，由專人進行信息匯總和更新；二是，在進行設(shè)備采購時要求供應(yīng)商提供配件及其他輔助設(shè)備的明細報價，有利于價格信息的收集；三是，通過信息梳理了解缺失的價格信息并重點收集，在與外界的交流、考察調(diào)研中注意收集企業(yè)可能需要的設(shè)備、材料的價格信息并錄入價格信息庫，以備不時之需。 總的來說，價格信息越準確越全面越有利于采購工作。

4.5 加強學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力

工作人員要提高文件編制能力，要增強工作責(zé)任心，學(xué)習(xí)并完善文件編制的方式方法，編制前做好充分的內(nèi)部溝通，編制后進行細心的檢查核對，確保文件的編制格式規(guī)范內(nèi)容清晰全面，避免因文件錯漏，特別是針對容易引起大意的詢價文件，從文件編制的角度考慮，可以要求供應(yīng)商按我方編制的報價單進行報價；采購人員要提高談判能力，體現(xiàn)集體談判的優(yōu)勢，談判小組中，成員之間應(yīng)事先進行明確的分工，在談判過程中，要注重互相之間的配合，注意談判技巧、談判進程和談判的整體節(jié)奏，掌握談判的主動權(quán)，避免來而不談、各自為陣和簡單粗暴的談判方式。