丁雪清

電算化會計檔案管理的思路優(yōu)化和改進措施

丁雪清

隨著時代的前進，電算化會計將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)會計成為經(jīng)濟和社會活動中不可或缺的一個重要方向。但是，電算化會計檔案管理存在的問題在我國經(jīng)濟發(fā)展中進一步被放大。本文主要探討了電算化會計檔案管理不規(guī)范，保障不到位等問題。因此，要強化規(guī)范管理、注重保障細節(jié)、培養(yǎng)專業(yè)人才。

電算化；會計檔案；改進措施

一、引言

會計檔案是經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理之中形成的會計核算資料，它構成了整個經(jīng)濟活動之中資料的重要組成部分，是任何一個經(jīng)濟組織都不可缺少的經(jīng)濟資料?？萍嫉倪M步促進了會計由手工操作向電算化方向的快速發(fā)展，隨著時代的前進，電算化會計將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)會計成為經(jīng)濟和社會活動中不可或缺的一個重要方向。電算化會計檔案主要是指電算化會計方向所形成的會計數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案相關程序的操作，不管是保存和使用，都要經(jīng)過計算機的處理。電算化會計檔案隨著電算化會計的發(fā)展也在逐步為會計行業(yè)所認同。并在最近幾年得到快速的發(fā)展。但是，我國還是個發(fā)展中國家，在電算化會計檔案的快速發(fā)展中，同時也出現(xiàn)了很多相關的問題。很多研究人員都在電算化會計檔案方面做了研究。電算化會計檔案已經(jīng)成為重要的管理對象。我國會計電算化工作起步較晚，在發(fā)展的過程中產(chǎn)生了許多新的問題，應針對目前的問題采取相應的對策。本文首先闡述了電算化會計檔案管理相關問題，并在此基礎上就我國電算化會計檔案管理進行了縱深的思考，提出了切實可行的對策，希望對我國電算化會計檔案管理有所幫助。

二、當前電算化會計檔案管理現(xiàn)存問題分析

（一）電算化會計管理規(guī)范程度不高

電算化會計檔案規(guī)范化管理是一個現(xiàn)代化企業(yè)成長的必經(jīng)之路。隨著新世紀的到來，我國的大多數(shù)企業(yè)機構紛紛進入電算化會計的轉(zhuǎn)變，在這個轉(zhuǎn)變中有些企業(yè)一步一步走向了電算化的方向，有些企業(yè)貪圖一時之利疏忽了很多細節(jié)，以至于在這條路上越走越偏。管理不規(guī)范是當今電算化會計檔案管理中存在比較普遍的一個問題。很多機構在電算化會計檔案管理方面，不按要求歸入專門的保管設施進行保管，甚至還有些機構缺乏管理意識竟然干脆沒有設置保管設施。在立卷方面更是一些機構疏忽大意的一個環(huán)節(jié)。很多機構在電算化會計檔案管理方面沒有會計人員的規(guī)范印章，會計項目填寫不規(guī)范；有的機構電算化會計文檔歸類不同意，存儲雜亂無章。

（二）配套保障不到位

如果說管理不規(guī)范還是現(xiàn)在一些機構在電算化會計檔案管理問題的一個縮影的話，那么保障不到位就可以算是對這個縮影最好的放大。我國電算化會計檔案保障不到位涉及到很多機構的電算化會計檔案管理的各個方面。比如，由于我國在電算化會計發(fā)展方面起步比較晚，需要把原來的紙質(zhì)檔案規(guī)劃整理成電子檔案，在這個過程中很多機構遺失散落了大量的檔案信息，還有一些機構壓根就不整理直接現(xiàn)有現(xiàn)記。

三、電算化會計檔案管理的思路優(yōu)化和改進措施

（一）強化規(guī)范，以“規(guī)范”來管理

規(guī)范化的電算化檔案管理不是一個口號，而是要細心地在檔案管理中做好每一個細節(jié)的決心。為此，企業(yè)、機構的管理人員應當加強領導，申明電算化檔案管理規(guī)范化的重要性，完善企業(yè)、機構內(nèi)部管理職責，做到每一件事都有人負責，以便賞罰分明。為此，企業(yè)、機構的工作人員要規(guī)范自己的工作程序，使自己的工作能夠做到有章可循，為企業(yè)、機構的規(guī)范化提供支持。為此，政府機構應該注重宣傳，把一些在電算化檔案管理方面做的好的企業(yè)、機構作為對象，對他們做出相應的褒獎，為他們提供一些電算化檔案專業(yè)的支持。

（二）培養(yǎng)人才和引進專業(yè)人才并舉

人才是一個企業(yè)競爭力的保證，專業(yè)性的電算化檔案管理人才可以為企業(yè)在電算化檔案管理完善方面少走很多彎路。其實，我國很多企業(yè)、機構在電算化檔案管理方面的落后歸根結底是專業(yè)人才的落后，很多企業(yè)、機構不但基層員工缺乏相關管理知識，而且管理層也缺乏。因此，必須要注重專業(yè)電算化檔案管理人才的引進和培養(yǎng)。在人才引進方面，一些資金比較充足的企業(yè)可以在專業(yè)的會計機構招聘人才，這樣的人才可以快速適應自己的崗位。同時可以為公司內(nèi)部的一些有能力的人才提供培訓機會，為培訓成功的人才提供更高的薪水待遇，保住這些人才。而對于一些小企業(yè)來說，可以先培養(yǎng)剛畢業(yè)的大學生，企業(yè)對這些剛出社會的學生大膽提供機會，放手讓他們?nèi)ジ?，同時管理者也可以在這個過程之中慢慢熟悉這些人才；這樣不但能夠提高自己企業(yè)在科研機構的知名度，還可以為企業(yè)提供一定的活力。

（三）加強規(guī)范會計檔案的保管能力

單位的各個部門要按照規(guī)定的程序進行會計檔案的辦理，如果內(nèi)部有專門的機構，可以有專門的機構辦理，如果沒有建立檔案管理的單位，可以占時有財務管理部門來進行保存，但是必須需要專門的人對他負責。單位內(nèi)部的領導不僅要沖觀念上要進行提高，還要從法律的層面加強管理，將會計檔案的管理納入到領導的日程中。還有要加強會計檔案管理的標準，有效的進行管理，建立規(guī)范的制度，在檢查的過程中，要提供可靠的信息，充分發(fā)揮會計檔案在單位經(jīng)濟中的作用，從而使會計管理越來越正規(guī)化。

（四）明確責任，使會計檔案規(guī)范整理

單位必須有專門的工作人員去對檔案進行管理，并制定規(guī)章制度。會計檔案的整理不單單是一個部門的事情，它與其他各個部門都是相互配合的，所以需要各個部門能夠通過配合，將會計檔案管理工作做到更規(guī)范。對于各個部門我們要明確責任，保證會計檔案管理能順利進行。同時還需要其他部門的配合才能夠規(guī)范化，所以對于各個部門專門的會計崗位，必須按照相關要求進行制作檔案，各個部門需要積極的配合，才能建立良好的服務體系。各個單位對會計檔案管理要大力監(jiān)督，保證順利進行,對會計檔案進行監(jiān)督管理，定期進行檢查，在檢查的過程中，各個單位要將會計檔案的規(guī)范化管理納入到當中，加大對會計工作的檢查和監(jiān)督。

四、結論

隨著時代的前進，電算化會計將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)會計成為經(jīng)濟和社會活動中不可或缺的一個重要方向。但是，由于我國在電算化會計檔案管理方面起步比較晚，因此在發(fā)展中遇到了很多問題。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，電算化會計檔案管理存在的問題在進一步被放大。本文主要探討了電算化會計檔案管理中的管理不規(guī)范，保障不到位問題，這些問題造成了我國電算化會計檔案管理的細節(jié)性漏洞就會被無限放大。因此，要強化規(guī)范管理、注重保障細節(jié)、培養(yǎng)專業(yè)人才。

[1]林淑華.淺談電算化會計檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011(01).

[2]徐一千,李玉豐.會計電算化存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2009(12).

（作者單位：南京技師學院）