原二慧

細(xì)節(jié)管理理念在居民健康檔案管理中的應(yīng)用

原二慧

目的 探討居民健康檔案管理的有效辦法。方法 在一年的檔案管理過程中引入細(xì)節(jié)管理理念, 分析建檔率、合格率、利用率等方面的變化。結(jié)果 2011年與2012年實(shí)施細(xì)節(jié)管理前后在以上率方面差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P＜0.01)。結(jié)論 在居民健康檔案管理過程中納入細(xì)節(jié)管理理念是居民健康檔案管理的有效辦法。

健康檔案；細(xì)節(jié)管理

要實(shí)施連續(xù)、綜合、高質(zhì)量的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù), 就必須充分了解患者基本情況, 多角度把握患者的主要健康問題, 只有通過建立完整的社區(qū)居民健康檔案才能做到這一點(diǎn)［1］。然而在實(shí)際工作中居民健康檔案的建檔與管理工作存在著建檔率、利用率不高的問題, 為此2012年本社區(qū)服務(wù)站在居民健康檔案管理過程中融入細(xì)節(jié)管理理念, 不斷改進(jìn)存在問題,取得了良好的效果。

1 方法與措施

1.1資料來源 2011～2012年本站按照衛(wèi)生行政部門要求對轄區(qū)內(nèi)現(xiàn)有居民2137人建立健康檔案, 健康體檢工作由社區(qū)衛(wèi)生院、衛(wèi)生所承擔(dān), 2011年建檔900份, 2012年遷入居民716人, 2012年建檔1953份, 兩年期間共建立健康檔案2853份, 減去死亡、調(diào)出社區(qū)96份, 完整保存2757份。2011年為細(xì)節(jié)管理前, 2012年始在管理過程中納入細(xì)節(jié)管理理念。

1.2評估存在問題

1.2.1建檔過程中 社區(qū)服務(wù)站委托轄區(qū)內(nèi)衛(wèi)生所、衛(wèi)生院進(jìn)行健康檔案的建立, 這些醫(yī)療機(jī)構(gòu)存在人員少, 工作量大, 人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過硬等因素, 加之健康體檢收益有限,所以從醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說建檔積極性不高;居民自身對健康檔案積極性也不高, 尤其個(gè)人信息部分存在戒備心理, 擔(dān)心信息外泄引起不必要的麻煩。為數(shù)不少的居民采取消極對待或避重就輕, 隱瞞病史的做法使健康檔案信息收集不全。

1.2.2體檢過程中的問題 所委托的衛(wèi)生院、衛(wèi)生所等醫(yī)療機(jī)構(gòu)超聲、心電、檢驗(yàn)等人員有一部分是從護(hù)理專業(yè)轉(zhuǎn)行而來, 多年來院內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)幾乎陷于癱瘓狀態(tài), 承擔(dān)如此龐大的工作任務(wù), 顯得力不從心, 質(zhì)量難以保證, 操作也欠規(guī)范；另外一部分居民對健康體檢項(xiàng)目自行選擇, 認(rèn)為無病的不查, 甚至自作主張, 選擇些“重要項(xiàng)目”, 舍棄“次要項(xiàng)目”；而且居民由于對這些醫(yī)療機(jī)構(gòu)信任度不足, 所以對健康體檢項(xiàng)目不能夠按要求完成, 造成體檢過程中一些重要的健康信息未采集齊全。

1.2.3檔案保存與利用的問題 社區(qū)服務(wù)站多年來租用民房做為辦公用房, 用房一直非常緊張, 檔案交回來后, 盡管專門騰空1間辦公用房用于存放檔案, 仍顯空間狹小, 造成整理存放工作量巨大。很長一段時(shí)間內(nèi), 大量的健康檔案堆放在一起, 不能進(jìn)行有效的整理, 更不能隨用隨取, 另外收集不認(rèn)真, 整理和統(tǒng)計(jì)不細(xì)致, 內(nèi)容不準(zhǔn)確等問題也客觀存在, 故檔案使用率自然降低。

2 細(xì)節(jié)管理要點(diǎn)

細(xì)節(jié)管理是把一整套流程拆分為多個(gè)細(xì)節(jié), 逐個(gè)量化, 在一定時(shí)間內(nèi)完成若干個(gè)細(xì)節(jié), 最終完成定下來的所有細(xì)節(jié)［2］。

2.1提高建檔率, 嚴(yán)把檔案合格關(guān) 2012年本站整體搬遷到新建辦公場所, 站領(lǐng)導(dǎo)高度重視健康體檢檔案管理工作,專門劃分出100多平米辦公場所用于存放檔案, 要求以搬遷為契機(jī), 從細(xì)節(jié)管理上入手, 做好檔案管理工作。

在轄區(qū)各小區(qū)醒目位置宣傳建立健康檔案的重要意義,鼓勵(lì)全社區(qū)居民自覺自愿建檔, 自覺充實(shí)個(gè)人健康檔案歸入社區(qū)統(tǒng)一管理, 凡來社區(qū)就醫(yī)患者要求就診時(shí)調(diào)用個(gè)人健康檔案。

依托與本市三甲醫(yī)院醫(yī)聯(lián)體合作關(guān)系, 聘請三甲醫(yī)院心電、影像、超聲、心血管內(nèi)科等專業(yè)人員負(fù)責(zé)培訓(xùn)、簽署健康終審意見等工作, 提高權(quán)威性, 增加轄區(qū)居民對社區(qū)服務(wù)站的信任度。

市衛(wèi)生局建立專項(xiàng)工作管理機(jī)構(gòu), 對健康檔案建立使用情況監(jiān)督指導(dǎo), 組織全社區(qū)承擔(dān)體檢任務(wù)的8家衛(wèi)生所、衛(wèi)生院進(jìn)行專題培訓(xùn), 闡明健康檔案的重要意義, 并承諾健康檔案資金到位時(shí)間和數(shù)目, 使醫(yī)療機(jī)構(gòu)能夠安心工作。社區(qū)建立《居民健康檔案歸檔制度》、《借閱登記本》、《移交登記本》等管理制度, 確保全民建檔、無遺失現(xiàn)象。

制定健康檔案質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定除可選項(xiàng)目(即帶*號項(xiàng)目)外, 三項(xiàng)未填者電話問詢補(bǔ)填, 三項(xiàng)以上者退回醫(yī)療機(jī)構(gòu)重新填寫。檔案封面必須要有責(zé)任醫(yī)師簽名及病人電話信息, 退檔數(shù)量達(dá)分配檔案總數(shù)10%者與檔案資金掛鉤。由專人負(fù)責(zé)初審健康檔案, 嚴(yán)格按照既定標(biāo)準(zhǔn)逐份進(jìn)行審閱,不合格檔案不得收入, 社區(qū)服務(wù)站責(zé)成職能部門專人抽查檔案合格情況, 實(shí)行追蹤責(zé)任問責(zé)制管理。凡來社區(qū)就診者先為其調(diào)取健康檔案。

2.2動(dòng)態(tài)管理 合格檔案由聘請的三甲醫(yī)院專家進(jìn)行終審, 15個(gè)工作日內(nèi)給出健康指導(dǎo)意見, 存放前要進(jìn)行分檢, 按照后續(xù)健康管理方式分檢為健康人群、高危人群、慢性病管理人群等以便日后進(jìn)行健康指導(dǎo)。按照分類情況建立飛信平臺,定期發(fā)送健康保健知識與健康指導(dǎo)信息, 定期健康體檢通知等信息, 提高社區(qū)服務(wù)站對居民健康的組織管理能力。并將健康分檢結(jié)果錄入EXCEL表格, 利用篩選功能篩選應(yīng)體檢人員名單, 通過飛信平臺通知居民。

社區(qū)醫(yī)師分片責(zé)任到人, 落實(shí)健康檔案資料收集工作,規(guī)定每年進(jìn)行一次回訪(電話、門診、上門等)。包括赴上級醫(yī)院治療后及時(shí)收集檢查記錄、慢病隨訪、出診、家庭病床等服務(wù)過程中隨時(shí)發(fā)現(xiàn)的健康問題。

2.3檔案保存 嚴(yán)格按照檔案保存條件要求進(jìn)行防盜、防火、防曬等管理要求存放檔案。規(guī)定了檔案管理存放過程中必須應(yīng)用“五常法”管理。檔案管理的過程中應(yīng)用“五常法”的具體措施有。

常組織：將健康檔案按照重點(diǎn)人群、重點(diǎn)疾病等分類存放于固定的文件柜內(nèi)加鎖保存。

常整頓：新遷入居民及時(shí)補(bǔ)充建檔；規(guī)定個(gè)人健康檔案內(nèi)容并定時(shí)更新個(gè)人檔案中健康體檢、家庭病床、上門隨訪等要求內(nèi)容的變化。

常清潔：檔案袋保持整潔, 及時(shí)換掉破損袋, 標(biāo)識不清者及時(shí)重新張貼標(biāo)識。

常規(guī)范：建立檔案索引, 目錄入電腦管理。標(biāo)識所有健康檔案, 按國家統(tǒng)一居民健康檔案編制唯一編碼, 并與索引編號相符, 保證隨時(shí)可以調(diào)用, 為信息平臺下實(shí)現(xiàn)資源共享奠定基礎(chǔ)。放置時(shí)按健康終審意見分類立卷歸檔, 如某居民2013年初檢健康人群, 歸入健康人群組進(jìn)行存放, 并按先后順序排列。

常自律：專管人員養(yǎng)成隨時(shí)隨手歸檔的習(xí)慣；按照入檔范圍收集上門訪視、日常醫(yī)療活動(dòng)記錄；各類入檔資料放入檔案袋中時(shí)按一定順序排列；遷走、死亡等人員, 檔案抽出另卷保存, 以便查詢或轉(zhuǎn)給新單位。

3 結(jié)果

表1 健康檔案建檔率、使用率情況統(tǒng)計(jì)表［n (%)］

由上表可以看出實(shí)施細(xì)節(jié)管理前后居民健康檔案建檔率、合格率、利用率間差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P＜0.01)。

4 結(jié)論

細(xì)節(jié)管理日趨科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、精細(xì)化時(shí)代已經(jīng)到來,一定要注重細(xì)節(jié), 把小事做好［3］。在檔案管理中引入細(xì)節(jié)管理理念并付諸實(shí)施,是提高居民健康檔案管理水平的關(guān)鍵。運(yùn)用五常法理論注重檔案平時(shí)的及時(shí)維護(hù),并注意提高使用率, 使為居民提供可靠的健康服務(wù)成為可能。

［1］ 高斌, 馬海燕.居民健康檔案管理存在的問題與對策.中國衛(wèi)生事業(yè)管理, 2010,4(262):281.

［2］ 李美華 細(xì)節(jié)管理對護(hù)理服務(wù)流程再造效果的影響.中華護(hù)理雜志, 2006,41(9):826-827.

［3］ 李曉惠, 鄒曉清.臨床護(hù)理風(fēng)險(xiǎn)事件分析與對策.中華護(hù)理雜志, 2005, 40(5):375-377.

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