摘要：該文提出的基于工作流模型和方案應用于機關事務管理局的內部OA系統(tǒng)設計。該系統(tǒng)的應用使得部門業(yè)務流程得到優(yōu)化，工作效率得到提高。

關鍵詞：辦公自動化；組件；工作流

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）19-4623-06

Abstract： The workflow model proposed in this thesis is applied in the design of the OA system of Municipal Bureau of Government Offices Administration. This optimizes the business process of all departments， and improves the the work efficiency of the government departments.

Key words： Office Automation； Component； Workflow

近些年來，計算機及網絡技術發(fā)展很快，使得我們工作的模式發(fā)生了很大變化。信息技術的使用，使傳統(tǒng)的辦公方式面臨淘汰。辦公自動化的實現，提高了辦事效率，使工作更加有序嚴謹，這已成為大家競相追求的目標。建設適合自己的高效的辦公自動化信息系統(tǒng)，已成為政府機關和單位建設和發(fā)展的必然趨勢[1]。

本課題的主要目標是結合工作流和Web技術，設計并實現新一代的辦公自動化系統(tǒng)。

1 主要研究內容

1） 系統(tǒng)開發(fā)中引入工作流技術的基本理論及應用，研究了系統(tǒng)支撐平臺LiveFlow和ASP.NET。（2） 提出的“機關事務管理局的內部OA系統(tǒng)”是以公文流轉為核心的自動化辦公系統(tǒng)，給出了系統(tǒng)的總體結構，包括系統(tǒng)的設計框架和基于工作流技術的OA系統(tǒng)的功能模型，其中系統(tǒng)功能模型的分析是基于工作流技術的。（3） 結合對OA系統(tǒng)中公文管理工作流的分析，基于LiveFlow開發(fā)平臺來設計并實現公文管理模塊，將其過程分為設計數據庫、設計表單、定義流程和啟動流程四個步驟，對發(fā)文、收文、需求信息發(fā)布等功能進行了設計與實現。（4） 給出了完善的權限實現方式，系統(tǒng)運用了角色這個概念具有很強的應變性。用戶還可以根據具體情況在LiveFlow工作流軟件里設置單位的組織結構樹，以及單位每個部門的員工和領導，使整個單位的結構一目了然。（5） 系統(tǒng)可以靈活的配置，根據用戶需要方便自定義工作表單。（6） 系統(tǒng)將身份認證、權限分配及USB硬件加密認證有機結合起來，保證系統(tǒng)運行的安全性。

1.1 工作流技術的理論基礎

工作流是指能全程或者部分自動執(zhí)行的流程。表現是一組人員為完成某一項業(yè)務根據的一系列文檔，信息，規(guī)則，任務所進行的所有工作與工作轉交流程，在不同的人員之間實現工作的傳遞和執(zhí)行[2]。譬如：你按照公司的規(guī)定擬寫好了一份報告，然后你就將它提交給上一級的領導對其進行審視和批閱，或者你選擇先交給其他部門，按他們的意見先進行一定的修改，最后才上送到你的領導的手上。這一系列的流程，你的這篇文檔就相當于在多人之間進行了傳遞，傳遞可能是不同時的，也可能是同時的。而針對這種情況，我們用工作流技術就可以實現文檔在不同的多個計算機之間傳遞的管理和操控。這樣，就稱之為工作流。它可以實現人和計算機的事件交互的自動化處理。

1.2 工作流的提取和定義

OA系統(tǒng)有著典型的辦公自動化工作流，流程類型有很多，確定型里面就包括了車輛管理等事務處理，領導日程管理等；不確定型也包括了收文管理和發(fā)文管理。這些流程類型的多樣性構成了它的特色。

從三個方面的闡述來體現這些動態(tài)流程他們的特點所在：（1） 處理對象的動態(tài)變動；（2） 以標準業(yè)務流程為基礎進行結構修改；（3） 處理人員中各種不同職能的動態(tài)變更。

而從不同的業(yè)務中能夠提取出一個通用的實踐模型是工作流所追求的，當我們需要描述業(yè)務一致性時，用的就是這個模型。但是，要把眾多的相關聯(lián)的業(yè)務都集中在這個模型中，這是一件非常困難的事情。去為單位盡快的開發(fā)出一個既具有可擴展性可移植性的，又可以適應業(yè)務需求的信息管理系統(tǒng)就需要從一般性的業(yè)務入手，保證在一定時期內滿足不斷增加的業(yè)務需求，提高工作效率[3]。

1.3 開發(fā)平臺介紹

1.3.1 LiveFlow簡介

LiveFlow是東蘭科技所開發(fā)的系統(tǒng)，它是一款擁有專業(yè)的流程管理的第三代單元的管理流程自動化的系統(tǒng)，歸納出了很多知名的世界品牌企業(yè)的使用經驗以及歸總了工作流相關系統(tǒng)的研究，使用LiveFlow能夠達到在網上提供的電子形式，實現電子化業(yè)務的流程，提升工作效率，加強單位的管理，同時提供了基礎過程改進[4]。LiveFlow不但能使工作的流程自動化成為可能，還能使之更利于使用。

1.3.2 LiveFlow的基本組成

LiveFlow主要包括流程管理器、報表管理器、角色管理、適配器、組織管理器、用戶管理器、表單定制器、計劃任務管理器等模塊，其基本結構如圖1所示。

圖1 LiveFlow的組成

1.3.3 ASP.NET簡介

ASP.NET是微軟公司的一項技術，是一種服務器端腳本技術，就是使嵌入網頁中的腳本可由服務器執(zhí)行。指在IIS 里面的 Active Server Pages（動態(tài)服務器頁面）運行的程序。

在.NET Framework 基礎上建立了ASP.NET的程序設計框架，它用來創(chuàng)建Web 應用程序。同時也包括創(chuàng)建XML Web Service 的必要技術。在通用語言運行時刻庫（CLR）上建立ASP.NET的應用程序框架。在WEB 服務器上運行的，極易用來開發(fā)內容豐富、動態(tài)和個性化的WEB站點[5]。

2 系統(tǒng)需求分析

2.1 系統(tǒng)目標

本課題提出的這套單位的辦公自動化系統(tǒng)是以公文流轉為核心的自動化辦公系統(tǒng)，此辦公自動化系統(tǒng)建成后將實現如下目標。

1） 公文管理

在黨政機關單位，對公文管理的要求更加嚴格與普通企業(yè)。一份公文從撰寫、修改、領導批示、再修改到簽發(fā)、存檔，都有嚴格的流程和要求，更不用說政治正確和保密等大局觀了。因此，在OA系統(tǒng)中需要設置合理的工作流、并且能夠按照上級部門的指示要求隨時更改流程和應對審查。

2） 文件管理

主要包括文件的制作、瀏覽、提供多種發(fā)布方式，為各部門的人員提供檢索手段，讓用戶只需在各自的客戶端上，不用到文書或檔案室就能快速方便地檢索所需文件。

3） 信息發(fā)布管理

通過選擇發(fā)布欄目，將需要公之于眾的信息發(fā)布到系統(tǒng)中，使相關人員及時掌握相關信息，同時提供對信息的增刪查改等必要的編輯功能，使之更加方便、完善。

4） 人員管理

首先包括人員的基本信息設置，例如人員信息的錄入、修改和刪除等；其次能夠分別對不同級別的人員（進行分類管理和考核；支持簡單或復合的人員信息綜合查詢，能夠實現一定程度的查詢和統(tǒng)計功能。

5） 系統(tǒng)使用人員的安全和登錄認證

系統(tǒng)的操作人員有不同的權限，在登錄時需要進行安全性認證。

2.2 OA系統(tǒng)的功能模型

通過對辦公的需求了解，由它自身的特點和對系統(tǒng)的要求，這里我們提出以工作流技術為基礎的OA系統(tǒng)模型如圖2所示。包括公文管理、檔案管理、事務管理、公共信息、個人辦公、信息發(fā)布以及系統(tǒng)管理等等多個方面。形成一個科學合理良性有序的鏈條，在這個系統(tǒng)中，系統(tǒng)的結構性、層次性、邏輯性等方面的特點得以發(fā)揮。

圖2 基于工作流技術的OA系統(tǒng)模型

3 系統(tǒng)設計與實現

本章主要對系統(tǒng)的設計框架及系統(tǒng)的公文管理、人員管理、文件管理、信息發(fā)布和身份認證等模塊的設計方案和實現過程進行了介紹。

在技術實現上，系統(tǒng)基于Microsoft.Net技術架構、XML技術、Web Services技術逐步構建，對于系統(tǒng)的整體需求，用了構件以及可復用技術兩項革新，較為詳盡地分析系統(tǒng)內部的每個要素，好比如：數據，表現，用戶，權限等等。在根據管理構件的平臺里面對于各個要素的開發(fā)和擴展[6]。最后合成了可集成、可擴展、可搭建、可維護、高性能、高安全、高質量的信息化系統(tǒng)。

3.1 系統(tǒng)框架的設計

這個系統(tǒng)采取四層結構，即WEB服務層、用戶界面層、應用服務層、數據庫服務層，如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)結構示意圖

B/S結構（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式），是WEB之后的又一新興網絡結構的模式?；緫密浖荳EB瀏覽器是客戶端。在一致的客戶端的前提下，系統(tǒng)功能實現的主要部分集中在這個服務器上面，對系統(tǒng)的開發(fā)和維護和使用實現了較大的簡化。也就是只要在一臺電腦上安裝瀏覽器，即可通過WEB頁面訪問網絡遠端程序，直接進行操作，如網絡游戲般，信息直接訪問和存儲至服務器數據庫，從而實現遠程辦公，應對突發(fā)狀況和現場辦公等極端情況。

3.2公文管理模塊的設計與實現

公文管理功能是OA系統(tǒng)的核心功能之一，公文按照規(guī)定的流程在業(yè)務人員中流轉，這種流轉業(yè)務就構成了公文處理工作流。公文管理是以公文（即文檔）為核心，它涉及到多個部門、用戶以及環(huán)節(jié)，是一個典型的工作流。本節(jié)通過對OA系統(tǒng)中公文管理工作流的分析，基于LiveFlow開發(fā)平臺來設計并實現公文管理模塊。

LiveFlow的工作流管理系統(tǒng)是將流程控制部分和另外的一些公共部分單抽取出來自成為一個部件，這個部件通過對用戶所描述的它們所需要的流程進行自動執(zhí)行，并且高效管理，來避開開發(fā)的重復發(fā)生。

4 流程的設計

4.1流程的設計過程

首先就要對業(yè)務對象做流程探索。它是指對特定的管理業(yè)務的研究和對其處理順序的開發(fā)的過程。下面是列出四個相關因素的設計和分析所得的結果：結構體制、系統(tǒng)特征、運行體制與環(huán)境特征。而另外。同一個業(yè)務的不同工序之間又存在不同的基本關系順序：并行關系、選擇關系（分支）、串行關系、反饋關系這四小類。工序之間又以上這四種順序進行排列組合就導致了不同業(yè)務完成過程的不同順序。所以，理清每個單位之間的本身的業(yè)務情況并且了解數據的流入和流出情況，在對整個業(yè)務進行歸結整理，才可抽取元工作流[7]。

通過上一步，完成了抽取元工作流的先決工作，下一步是將各個基本的元工作流通過定義一定的組合規(guī)則形成更高層次的組合工作流，并行原則、簡潔化原則、可靠性原則是三大組合基本規(guī)則。然后，基于高層次工作流，把有相當聯(lián)系的工作流進行組合并合成一個個功能模塊，最后在進一步的組合之后設計出了整個系統(tǒng)。

4.2流程流轉

整個流程定義完成后，某個業(yè)務是通過表單的形式來流轉，下面以收文流程為例介紹公文流轉過程。

1） 登錄OA系統(tǒng)→公文管理→填寫表單→收文→按收文表單填寫收文內容→提交；

2） 公文自動流轉到辦公室主任處，辦公室主任根據收文內容送單位領導批示，或直接送相關部門負責人閱辦，又或者直接交由相關部門辦理；

3） 公文自動流轉到相關部門負責人處，辦理業(yè)務完畢后，向領導匯報；

4） 公文自動流轉到領導處，領導審查完畢后，把審查意見匯總輸出；

5） 最后歸檔，流程結束。

4.3發(fā)文流程

發(fā)文流程是指完成各種公文的起草、審批、核稿、簽發(fā)、發(fā)布、存檔等處理的所有流程。先是發(fā)文部門擬寫發(fā)文稿件，在由部門負責人審批，打回并且按照意愿修改完之后就呈交給上一級，由其進行審核并且簽字，之后又打回原部門進行印刷保存。在UML活動圖的工作流建模規(guī)則的基礎上，對發(fā)文流程具體描述的活動圖如圖4所示。

圖4 發(fā)文過程活動圖

4.4用戶界面設計

美觀，實用和便捷是系統(tǒng)開發(fā)的關鍵，OA系統(tǒng)的界面設計也應在這三個方面上做到。這些很大部分依靠編程來實現，編程水平的好壞會直接影響用戶的效率和多少，以及數據的真實程度[8]。

1） 閱讀信息

用戶登錄系統(tǒng)后，可以查看信息，但根據其讀權限的級別而有所差別。訪客只能閱讀較低權限的信息，如公告、合理化建議等；其他用戶還可以閱讀的信息包括：所有部門皆可閱讀的，而且最低讀權限小于或等于當前用戶的讀權限的信息；當前用戶所屬部門可讀的，而且最低讀權限小于或等于當前用戶的讀權限的信息。閱讀信息界面按欄目顯示了全部信息，可點擊查看具體信息。具體信息顯示界面如圖5所示。

圖5 閱讀全部信息

2） 發(fā)布信息

如果用戶要發(fā)布信息，只要把圖6中相關內容填寫好，即可添加文章，成功發(fā)布信息。

4.5 基于 USB Key身份認證模塊的設計與實現

4.5.1身份認證技術

隨著網絡技術的普及與發(fā)展，Internet正以前所未有的速度改變著社會生活的方方面面。但電子交易自產生便隨之而來一系列安全問題，最重要的即保密性和唯一性。大量案件報名，網絡欺詐就是利用了網絡的隨機性和不可追蹤性的天性。解決這一問題并不能單純依靠實名制的方法，而是需要為所有電子交易使用者建立一個合法的相互信任的電子身份證。

數字證書提供了一種在網上驗證身份的方式。CA證書授權（Certificate Authority）中心，負責收集、驗證、整合和發(fā)行所有數字證書。有了這個證書，每個用戶就有了一張電子身份證。在建立數字證書的同時，用到的 PKI技術（Public Key Infrastructure 也就是"公鑰基礎設施"，可以為各種網絡應用程序提供增加密碼和設置數字簽名等密碼保護服務和密鑰以及證書管理體系。）可以健全已建立的安全服務極差設備。數字認證流程如圖7所示。

圖7 數字認證流程圖

4.5.2身份認證技術的系統(tǒng)實現

1） USBKey認證原理

先從服務器端生產一個隨機數，然后將該隨機數發(fā)給客戶端，同時服務器端使用與鎖對應的增強算法對該隨機數進行加密，生成一服務器端驗證碼[9]；而在客戶端，在獲得服務器商發(fā)過來的隨機數后，客戶端使用對應的算法同樣對該隨機數進行加密，生成一客戶端驗證碼，返回給服務器端，如果相同，則為合法用戶，如果不相同，則為非法用戶。

2） 操作過程

下載安裝安全控件，安裝證書驅動程序。安裝完成后，將USBKey連接到計算機，系統(tǒng)自動查找設備直至完成。如果第一次登錄系統(tǒng)時，計算機將會有安全提示從CA中頒發(fā)根證書，操作人員必須接受，完成認證過程，否則，需要重新確認。

制作USB Key比較方便，PC機要與USB接口相接，構效關系是：PC機客戶端對UKEY下達命令，后者在由內部固件的算法加密數據。最后返回。加電后，重置USB模塊和所有寄存器為默認狀態(tài)，完成對寄存器的初始化，開放USB模塊和USB中斷，設備被置為連接狀態(tài)。數據重新排列，代碼空間和運算速度要達到所需的預期才可以實現Key的制作。

在OA系統(tǒng)中，用戶登錄時，客戶端發(fā)出身份認證的請求到服務器端。后者接受請求然后就通過算法得出一個數據再發(fā)到客戶端。后者接受后將其傳給USB Key。私鑰對這個數據簽名之后又發(fā)回到服務器當中。認證簽驗是否通過。當通過了就給該用戶發(fā)送ID，ID核實之后就可以登錄系統(tǒng)。

具體操作流程如圖8所示。

5 結束語

近年來，隨著社會經濟環(huán)境的發(fā)展變化及其計算機網絡技術的不斷進步，人們對于辦公系統(tǒng)的質量和效率提高有了更多的期待，在此背景下，該文全面闡述了OA系統(tǒng)、工作流方面和開發(fā)平臺的相關知識，并對OA系統(tǒng)的公文流轉進行了研究，給出了OA系統(tǒng)的設計與具體的實現方法。通過在OA中使用了工作流引擎的技術，方便了自定義環(huán)節(jié)和流程并進行相關管理。以工作流法設計的辦公自動化系統(tǒng)去適應辦公自動化系統(tǒng)的特點，具有很強的生命力和良好的動態(tài)性。以靈活的配置方法，方便了自定義工作表單、環(huán)節(jié)和流程，使得系統(tǒng)具有較廣泛的適應性，避免以往類似系統(tǒng)的僵化和局限性，基本上達到預期的各項設計目標，實現了預期的各種功能。

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