周家興

(貴州高速公路集團(tuán)有限公司)

談如何搞好高速公路建設(shè)的檔案管理工作

周家興

(貴州高速公路集團(tuán)有限公司)

高速公路建設(shè)中，高速公路建設(shè)檔案的管理工作占據(jù)了非常重要的位置，如何有效的做好高速公路建設(shè)的檔案管理工作，成為一個(gè)非常重要的需要思考的問題。高速公路工程檔案是工程建設(shè)最直接的表現(xiàn)形式，對(duì)于工程具有非常詳細(xì)的闡述，因而將高速公路建設(shè)的檔案管理工作做好，對(duì)于高速公路工程的基本建設(shè)以及長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃具有非常重大的意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高速公路建設(shè)投資規(guī)模的不斷過大，形成有效的檔案管理制度，對(duì)于高速公路建設(shè)工程具有非常重大的意義。

高速公路;檔案;管理;建設(shè);問題;對(duì)策

1 目前高速公路建設(shè)中檔案管理工作存在的主要問題

1.1 缺乏管理意識(shí)，對(duì)工作不夠重視

在高速公路建設(shè)過程中，很多建設(shè)單位都是將關(guān)注重點(diǎn)放在質(zhì)量、成本以及進(jìn)度上，因而忽略了工程的檔案管理工作。認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于工程產(chǎn)生的影響不大，沒有必要對(duì)其進(jìn)行管理。還有很多的建設(shè)單位在檔案管理工作中，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)片面，認(rèn)為只是對(duì)工程建設(shè)中的一些文件進(jìn)行整理歸檔，對(duì)檔案的管理不夠重視，管理行為也比較草率，而不注重施工過程中的一些數(shù)據(jù)的收集和整理。比如在高速公路隧道施工中，在工程檢測(cè)試驗(yàn)合格之后，就忽略掉對(duì)試驗(yàn)數(shù)據(jù)的整理，但是在施工竣工之后做質(zhì)量評(píng)定工作需要這些數(shù)據(jù)時(shí)，就很難找到，從而影響工程的質(zhì)量評(píng)定工作。此外，如果忽視對(duì)工程中的相關(guān)資料的收集以及整理，或者整理過程中缺乏規(guī)范性，只會(huì)導(dǎo)致工程施工數(shù)據(jù)編造的事情發(fā)生，產(chǎn)生工程信息表、工程計(jì)量單缺失、造成預(yù)算不完整的狀況。

1.2 沒有完善的高速公路建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)以及相關(guān)配備人員

在高速公路施工中，參建單位為了對(duì)成本進(jìn)行控制，就不會(huì)拿出多余的資金進(jìn)行檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)的建立或者是設(shè)置檔案管理的人員。只是依靠工程管理中的其他管理人員對(duì)其進(jìn)行管理，缺乏規(guī)范性和制度性?；蛘哒f有些工程雖然配備了對(duì)應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，但是卻沒有將檔案管理的相關(guān)工作和制度措施運(yùn)用到實(shí)際工程中，造成檔案管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)，沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.3 管理人員素質(zhì)低下

因?yàn)楦咚俟窓n案管理工作的復(fù)雜性，所以要求從事檔案管理工作的人員的素質(zhì)比較高。但是從目前情況來看，檔案管理人員的素質(zhì)堪憂。

2 加強(qiáng)高速公路建設(shè)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化意識(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視

在高速公路工程建設(shè)中，應(yīng)該不斷采取有效措施對(duì)各級(jí)管理部門的檔案管理意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，同時(shí)在工程建設(shè)過程中，應(yīng)該對(duì)產(chǎn)生的資料以及數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的記錄和整理，并收集入檔。檔案的收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，所以必須采取有效的措施強(qiáng)化檔案管理的收集工作，如建立健全檔案管理收集的制度，以此促進(jìn)高速公路檔案管理中文件收集的及時(shí)性和有效性。

2.2 建立并且完善檔案管理機(jī)構(gòu)以及相關(guān)配備人員

高速公路各個(gè)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位，應(yīng)當(dāng)明確分管檔案工作的管理人員，同時(shí)建立與工程檔案編制工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)制，配備檔案管理的設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、去濕器、照相機(jī)、刻錄機(jī)，制定內(nèi)部崗位管理和查閱制度，建立健全工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)備配置，為高速公路檔案工作的開展提供良好的工作平臺(tái)，按照檔案資料管理相關(guān)規(guī)定和要求，例如:我集團(tuán)公司各個(gè)公路項(xiàng)目部均設(shè)檔案辦公室1間，庫(kù)房一間，做到統(tǒng)一管理工程文件和大量的圖紙，如余慶至凱里公路項(xiàng)目辦、凱里至羊甲公路項(xiàng)目辦、畢節(jié)至都勻公路項(xiàng)目辦、惠水至羅甸公路項(xiàng)目辦，同時(shí)配備檔案柜和臨時(shí)檔案架，購(gòu)置電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、滅火器、空調(diào)等設(shè)施，安裝了防盜門、防盜窗，盡量做到防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲鼠、防光、防塵等工作。

2.3 建立并且完善相關(guān)檔案管理制度

完善有效的管理制度是實(shí)現(xiàn)高速公路檔案管理系統(tǒng)、全面、真實(shí)、安全的保障。制度建設(shè)內(nèi)容廣泛，除一般規(guī)定外，應(yīng)明確以下內(nèi)容:高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)、目標(biāo)及管理體系;檔案管理方法和操作流程規(guī)范需要進(jìn)一步強(qiáng)化管理模式和管理制度，主管單位部門應(yīng)該及時(shí)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，才能使工程文件資料達(dá)到工程驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求，管理制度需要不斷探索和總結(jié)，主管單位部門應(yīng)該及時(shí)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，才能使工程文件資料達(dá)到工程驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

2.4 建立檔案的形成、收集、整理、歸檔和利用機(jī)制

哪一條哪一段的高速公路檔案文件資料的收集、整理由誰負(fù)責(zé)必須明確分工，明確文件資料的收集范圍、分類與保管期限，資料的整理規(guī)范、組卷要求及歸檔等;此外為了確保檔案文件資料的齊全、完整、準(zhǔn)確性，工程檔案資料采用統(tǒng)一管理，將建設(shè)過程中的試驗(yàn)、施工、原始資料及工程質(zhì)量評(píng)定等電子資料統(tǒng)一保管。針對(duì)資料管理人員的管理水平參差不齊及人員更換頻繁的情況，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保檔案文件資料與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件資料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。

2.5 加強(qiáng)檔案人員的管理和培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，增加管理水平

采取多種形式，分層次對(duì)參建單位檔案人員和相關(guān)工程技術(shù)人員進(jìn)行檔案管理等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工程技術(shù)人員了解檔案管理知識(shí)，檔案管理人員要了解工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，在加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，檔案人員要注重現(xiàn)代管理理論和方法、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，全面提高自身素質(zhì)。檔案人員必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，準(zhǔn)確定位，扎實(shí)工作，主動(dòng)作為，增強(qiáng)做好檔案工作的積極性和責(zé)任感。

2.6 加強(qiáng)工程檔案安全及保管

在高速公路檔案管理工作中所產(chǎn)生的文件以及其他相關(guān)資料的數(shù)量是非常大的，同時(shí)不僅量大，而且非常復(fù)雜。很多文件資料都是紙質(zhì)，因而對(duì)其進(jìn)行有效的管理，保證其安全性和有效性是非常重要的。建立工程檔案的安全管理網(wǎng)絡(luò)，從人員組織、設(shè)備、場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)上提供必要的保障，確保檔案的安全，謹(jǐn)防弄臟、丟失和損壞檔案。在對(duì)這些文件進(jìn)行保存的過程中，要嚴(yán)格注意保存場(chǎng)所的溫度以及濕度，防治對(duì)紙質(zhì)文件產(chǎn)生破壞，派專人進(jìn)行定期以及不定期的檢查，并且加強(qiáng)相關(guān)管理的人員的安全意識(shí)和管理技能，避免發(fā)生安全事故。

2.7 建設(shè)單位平時(shí)加強(qiáng)督導(dǎo)，竣工驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)

高速公路建設(shè)工程檔案要達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，建設(shè)單位檔案人員必須從工程一開始就嚴(yán)格要求，把工作做到前面，了解工程進(jìn)展情況，主動(dòng)配合各參建單位，深入現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查研究，對(duì)工程檔案工作實(shí)行全過程跟蹤，要積極督促配合設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等單位對(duì)工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性嚴(yán)格把關(guān)。如果在驗(yàn)收過程中，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作沒有做到位，那么就停止對(duì)工程的驗(yàn)收，等到檔案管理工作合格之后才對(duì)工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

2.8 提高檔案信息化管理水平

高速公路建設(shè)工程檔案信息化管理，就是將高速公路建設(shè)工程產(chǎn)生的文件系統(tǒng)的進(jìn)行管理，公路建設(shè)工程檔案的編制目錄、編號(hào)、實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，方便檢索利用，以解決人工組卷出錯(cuò)率高、難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范等問題。高速公路項(xiàng)目各參建單位應(yīng)統(tǒng)一配備檔案管理應(yīng)用軟件，在建設(shè)過程中，可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)將工程中設(shè)計(jì)的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)全全部錄入檔案管理系統(tǒng)中。

3 結(jié)語

在高速公路建設(shè)中，一項(xiàng)非常重要的工作就是檔案的管理工作，根據(jù)實(shí)踐證明，高速公路檔案管理工作對(duì)于高速公路建設(shè)管理具體非常重大的意義。只有不斷的加強(qiáng)各個(gè)各參建單位的檔案管理水平，才能保證高速公路工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，從而為交通建設(shè)事業(yè)的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

［1］孫佳麗.淺談如何做好地鐵工程檔案管理工作——以哈爾濱市地鐵建設(shè)為例［J］.黑龍江檔案，2011，(4):45－46.

［2］李惠.關(guān)于公路工程檔案管理問題及對(duì)策研究.安陽工學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，(5):12 －13.

U415.1

C

1008－3383(2014)04－0170－01

2013－11－11

周家興(1966－)，女，貴州貴陽人，從事高速公路檔案管理研究。