劉曉瑛
檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化是指我國檔案管理行政部門,在進行檔案管理活動中利用現(xiàn)代計算機技術(shù),對檔案信息資源進行開發(fā)、管理、維護和利用的過程。檔案行政管理部門將大量的檔案文獻資源,借助計算機網(wǎng)絡(luò),以圖像、文本為信息載體,在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)檔案信息的傳遞和共享,從而滿足不用層次消費者的多元化需求。
在當前我國檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化實踐中,檔案管理的信息化發(fā)展層次和水平較低,僅僅停留在館藏資源介紹、目錄查詢等基礎(chǔ)技術(shù)水平上。檔案信息的全息上網(wǎng)模式、檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)利用技術(shù)鮮為常見,并與國內(nèi)外檔案管理信息化發(fā)展水平存在很大差距,總體來說我國檔案管理的計算網(wǎng)絡(luò)化層次偏低,檔案信息服務(wù)可獲得性很低,因此《全國檔案事業(yè)發(fā)展十二五計劃》明確指出我國檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一。本文研究檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展條件和對策,具有十分重要的理論意義和實踐意義。
1.檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置
檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施包含四個方面,一是檔案信息資源輸入和輸出的終端設(shè)備設(shè)施;二是中央處理器,用于儲存、管理檔案信息資源;三是檔案信息編輯管理軟件;四是掃描輸入器,用于紙本資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源。而從檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化實踐來看,人為和資金因素制約了當前國內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展步伐,很多檔案管理部門依然處于手檢檔案的階段。
2.檔案信息計算機網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)一管理規(guī)范
檔案信息不但是一個龐大的信息資源體系,信息流內(nèi)容豐富,形式復(fù)雜,而且具有很強的保密性特征,因此檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求必須建立一個完整的管理體系。首先,要對檔案的生命周期進行全過程管理,從檔案產(chǎn)生、檔案信息資源傳送、保存,以及到最后的銷毀等,全部實現(xiàn)覆蓋式管理。其次,對相對重要的信息等進行備份,及時進行病毒掃描檢測,確保資源的安全性。再次,制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度,對重要的出入場所,機房、庫房等作嚴格管理,確立保護政策和管理方法。最后,針對檔案信息資源管理單位收益,制定規(guī)則,檔案資源管理、保護、轉(zhuǎn)移、編輯等需要投入一定的人力物力。而檔案使用中用戶則會支付一定的費用,由于檔案管理者與用戶之間的交流是網(wǎng)上進行的,不進行面對面交易。因此必須在全國范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的收費網(wǎng)絡(luò),制定統(tǒng)一收費標準,建立自動計費軟件,使得檔案利用者和管理者雙方利益平衡。
3.構(gòu)建檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化的高效團隊
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的高效團隊包含一支懂計算機、會用計算機,更會利用計算進行編輯和管理檔案的高技術(shù)團隊。檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項長久的事業(yè),是一個系統(tǒng)工程,其實現(xiàn)不是靠某一個部門單獨完成,這需要一個高素質(zhì)的專業(yè)人才管理團隊。因此高技術(shù)團隊的管理配合是十分重要的,檔案管理團隊素質(zhì)起到十分關(guān)鍵的作用,檔案管理團隊素質(zhì)技能提升是檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中的關(guān)鍵條件。
1.深化“網(wǎng)絡(luò)用檔”管理理論研究
加強網(wǎng)上辦公,開展“網(wǎng)絡(luò)用檔”工作,需要強化歸檔理論的研究,分析如何歸檔才能保證將最完整、系統(tǒng)、真實的電子文件信息資源提供給使用者。歸檔理論的研究分為以下四個方向:其一,用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料;其二,研究圖像歸檔技術(shù),例如采用運用掃描儀產(chǎn)生的電子文件資源,采用計算機輔助技術(shù),以及繪圖技術(shù)形成的圖像資源,如何在新科技下實現(xiàn)合理歸檔;其三,檔案全息上網(wǎng)的實現(xiàn),檔案上網(wǎng)信息資源的開發(fā)和管理理論;其四,檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)。檔案信息上網(wǎng)理論是一個不斷擴展的理論,必然深化研究分支和縱深度,才能實現(xiàn)理論研究的開拓。
2.加強經(jīng)費投入,引入市場機制,加強檔案部門網(wǎng)上辦公先進設(shè)備的配置
檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化探索中,先進的計算機硬件設(shè)備是物質(zhì)基礎(chǔ),是檔案信息資源儲存和傳遞的物質(zhì)載體,當前檔案管理部門計算機硬件配置落后,現(xiàn)代化技術(shù)程度不高,嚴重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。硬件配置資金投入是關(guān)鍵,首先要加強政府對檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化的重視,增強資金投入,提供主要的經(jīng)費供給,形成以政府為主體的資金投入來源;其次,加強檔案管理信息化發(fā)展的市場化,將檔案管理信息化發(fā)展進入市場機制,將檔案信息作為一種商品資源,促進檔案信息實現(xiàn)經(jīng)濟價值,通過市場主體的投入,實現(xiàn)主體的投入效益,從而獲取檔案管理信息化的多元化投入資金,擴大檔案管理信息化資金投入來源。
3.構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的高素質(zhì)運營團隊,增強檔案管理人員創(chuàng)新能力培育
檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展中,人才是支撐,決定網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展成敗。首先,檔案管理人員要學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識,不僅僅學(xué)會用計算機,更要學(xué)會檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的技能和技巧。其次,培育檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化整理能力,將不同類型、學(xué)科、內(nèi)容的檔案進行整合,使分散的信息資源歸于一類,并有效地通過網(wǎng)絡(luò)提供給使用者。最后,構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作的創(chuàng)新意識和能力,開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案信息。檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)化不僅僅是將檔案信息資源簡單地儲存于計算機中,更是網(wǎng)上檔案管理工作的創(chuàng)新,這就需要培育一批專業(yè)化的檔案管理人員,具備檔案管理網(wǎng)絡(luò)化知識,熟悉檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化搜索,具備管理的創(chuàng)新和探索能力。
4.認清檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的安全威脅源,保障檔案信息資源的安全性
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化將檔案信息資源傳遞到互聯(lián)網(wǎng)中,本身是開放性的交流平臺,檔案本身具有一定的機密性,鑒于計算機特殊屬性對檔案信息資源服務(wù)安全性的威脅,必須從源頭認清危害檔案信息資源的因素。筆者認為主要來源于三部分,第一是操作系統(tǒng),第二是計算機硬件設(shè)備,第三是網(wǎng)絡(luò)黑客。其中操作系統(tǒng)安全是檔案管理網(wǎng)絡(luò)化首先要重視的安全管理。只有操作系統(tǒng)安全,檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息資源網(wǎng)上傳遞才有可能。而硬件設(shè)備對檔案信息資源的安全性的威脅,主要在于CPU芯片的安全性?!熬W(wǎng)絡(luò)黑客”則是利用計算機技術(shù)對檔案信息資源進行破壞、竊取等。維護檔案管理的安全性,這就要求必須結(jié)合檔案信息特點,以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,對檔案信息資源進行整合利用,并健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等。
5.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化標準和規(guī)范
建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化標準和規(guī)范有利于增強檔案利用的有效性,其規(guī)范性和標準化主要表現(xiàn)在兩個方面。第一檔案材料規(guī)范、完整。只有完整的檔案材料才能進行歸檔,將其進行加工和整理,從而進行合理和便捷的利用。第二,著錄標引的準確性。建立著錄標引標準和規(guī)劃,使每一項著錄標引都能準確地說明該事件,增強被檢索的概率,避免誤檢和漏檢等,提升檔案信息資源使用效率。
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