張翀

我國(guó)人事檔案管理制度始創(chuàng)于20世紀(jì)50年代中期，是順應(yīng)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要制定的，同時(shí)借鑒了前蘇聯(lián)國(guó)家人事檔案管理制度方案。目前，我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案管理體制與社會(huì)人力資源管理需求存在明顯脫節(jié)現(xiàn)象，阻礙了社會(huì)人力資源的合理流動(dòng)，其負(fù)面影響越來越多。因此，必須基于傳統(tǒng)人事檔案管理制度落后失效的基礎(chǔ)上，積極探索科學(xué)合理的創(chuàng)新方案，構(gòu)建科學(xué)正確的人事檔案管理制度。

人事檔案管理制度改革的意義

目前，我國(guó)人事檔案管理制度仍然以人們的政治出身作為政治身份等級(jí)的劃分基礎(chǔ)，以人口戶籍所在地作為人們社會(huì)身份等級(jí)劃分的依據(jù)。隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型發(fā)展，人事檔案管理制度與社會(huì)實(shí)際人力資源需求存在脫節(jié)現(xiàn)象，嚴(yán)重落后于社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，我國(guó)人事檔案管理制的改革勢(shì)在必行。政府部門必須基于其公共服務(wù)的層面上作出回應(yīng)，積極探索科學(xué)合理的創(chuàng)新管理措施，對(duì)社會(huì)人力資源檔案進(jìn)行綜合化管理。

人事檔案管理制度中存在的問題

1.檔案管理權(quán)歸屬?zèng)]有明確定義

雖然我國(guó)對(duì)于人事檔案管理始終堅(jiān)持集中管理與分級(jí)管理結(jié)合的管理制度，但位于人事檔案管理資格線之下的企事業(yè)單位自行管理員工檔案的情況仍然普遍存在。同時(shí)，部分政府人事管理部門人才機(jī)構(gòu)、勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)和職業(yè)中介結(jié)構(gòu)經(jīng)常不按照社會(huì)流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，私自接收和管理社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案。隨著社會(huì)個(gè)體商戶、民辦企業(yè)和獨(dú)資企業(yè)的大量涌現(xiàn)，這些企業(yè)是否具有合法的人事檔案管理權(quán)，仍然沒有明確的法律法規(guī)定義。

2.死檔、棄檔等現(xiàn)象日益普遍

據(jù)國(guó)家人力資源管理部門調(diào)查的不完全統(tǒng)計(jì)來看，我國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)市場(chǎng)共代管人事檔案共計(jì)330余萬份，其中超過60余萬份人事檔案與申請(qǐng)代管者失去了有效聯(lián)系。據(jù)中國(guó)人才交流協(xié)會(huì)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在我國(guó)流動(dòng)人口人事檔案管理中，大約有20%左右的人員存在死檔、棄檔和人檔分離的問題。

3.檔案管理操作程序有待規(guī)范

目前，我國(guó)人事檔案管理制度存在明顯問題和弊端，最突出、最普遍的問題就是建檔對(duì)象無法自行查閱個(gè)人檔案信息，嚴(yán)重缺乏知情權(quán)。這種問題使人事檔案管理工作存在暗箱操作的嫌疑，當(dāng)事人也無法依法維護(hù)個(gè)人聲譽(yù)，更不能利用個(gè)人檔案。同時(shí)，雖然我國(guó)人事檔案管理制度對(duì)于檔案收集、檔案保管、檔案查閱和檔案?jìng)鬟f都有明確規(guī)定，但在貫徹執(zhí)行中存在明顯不足。

4.檔案網(wǎng)絡(luò)化管理相對(duì)滯后

目前，我國(guó)人事檔案管理方法過于落后，除了少部分一線城市外，大多數(shù)地方省市仍然采用人工管理人事檔案的模式，既不利于人事檔案管理工作效率的提高，也不利于人事檔案資源的社會(huì)化共享，同時(shí)耗費(fèi)了大量的資金成本。

人事檔案管理制度存在問題的原因剖析

1.認(rèn)識(shí)層面存在誤區(qū)

人事檔案資源是無形資產(chǎn)，其內(nèi)容信息更是寶貴資源，但是大部分政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的人事檔案管理人員對(duì)其認(rèn)識(shí)仍然比較模糊。這是由于部分企事業(yè)單位分管人事的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，始終堅(jiān)持一切以單位經(jīng)濟(jì)利益為主，檔案管理屬于附屬任務(wù)，沒有將其作為人力資源開發(fā)管理的工作來抓。尤其是部分經(jīng)濟(jì)收益較好的企事業(yè)單位，對(duì)于人才的去留具有相當(dāng)?shù)臎Q定權(quán)，認(rèn)為重新規(guī)劃人事檔案管理工作只是多此一舉。相反，一些經(jīng)濟(jì)收益較差的企事業(yè)單位又將人才作為重要財(cái)富，即使員工已經(jīng)離開的工作單位，仍然扣住其人事檔案不放。這些都是對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)過于片面的原因造成的，忽略了人事檔案資源的價(jià)值，認(rèn)為人事檔案是制約人才流動(dòng)的關(guān)鍵。

2.現(xiàn)行管理體制不順暢

隨著我國(guó)人事檔案管理制度改革的持續(xù)深化，以及社會(huì)人力資源配置的優(yōu)化提高，各種專業(yè)技術(shù)人才已經(jīng)由“單位人”向“社會(huì)人”模式轉(zhuǎn)變。人事檔案作為人事信息的有效載體，目前仍然采用檔隨人走的管理方式，但這也是人事檔案管理制度的根本問題。檔隨人走的人事檔案管理模式不但容易造成人事檔案分散保存，更容易使其成為企事業(yè)單位獨(dú)有資源，阻礙社會(huì)生產(chǎn)勞動(dòng)的流動(dòng)發(fā)展。多頭管理的方式不但降低了人事檔案管理的工作效率，更增加了人事檔案流轉(zhuǎn)的難度。

3.政策法規(guī)建設(shè)過于滯后

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位的行政級(jí)別也隨之發(fā)生了變化。例如，某個(gè)屬于縣處級(jí)國(guó)有企業(yè)經(jīng)過改制之后成為合資企業(yè)，是否還具有人事檔案管理的權(quán)限，基于非公有制企事業(yè)單位重建人事檔案是否符合法律規(guī)定，應(yīng)該如何操作等。對(duì)于以上問題，國(guó)家相關(guān)部門并沒有出臺(tái)明確的法律法規(guī)，更沒有基于原有政策的調(diào)整舉措。

4.檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

由于部分人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平不高，又缺乏現(xiàn)代知識(shí)管理意識(shí)，甚至由于少數(shù)人事檔案管理人員缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度不端正等，都造成了人事檔案管理質(zhì)量的降低。

人事檔案管理制度創(chuàng)新改革的具體措施

1.不斷加大社會(huì)宣傳力度

結(jié)合國(guó)家普法教育活動(dòng)的開展，以及社會(huì)人力資源開發(fā)工作的實(shí)際情況，充分利用廣播電視媒體、網(wǎng)絡(luò)視聽媒體和報(bào)刊媒體等加強(qiáng)宣傳人事檔案管理制度在社會(huì)人力資源開發(fā)管理中的關(guān)鍵作用。通過不斷開展宣傳教育活動(dòng)，使社會(huì)公眾充分認(rèn)識(shí)到人力資源是地區(qū)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)資源，更是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下不可或缺的戰(zhàn)略資源。如果企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作過于不重視，便無法真正發(fā)掘到所有人力資源的內(nèi)在價(jià)值，更難以高效利用人才優(yōu)勢(shì)，不能在激烈的社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于領(lǐng)先位置。

2.持續(xù)加大體制創(chuàng)新力度

目前，社會(huì)已經(jīng)由傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們的個(gè)人屬性也隨之發(fā)生了變化。人們的個(gè)人屬性不僅僅屬于某個(gè)地區(qū)或某個(gè)單位，只是在某一段時(shí)間之內(nèi)，與某個(gè)企事業(yè)單位簽訂勞動(dòng)合同，由此存在著勞動(dòng)關(guān)系，一旦人們與單位解除了勞動(dòng)合同之后，又重新回歸于社會(huì)。由此可見，人們的個(gè)人屬性已經(jīng)由原先的“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)榱恕吧鐣?huì)人”，人才流動(dòng)也是社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案管理制度的創(chuàng)新改革必須實(shí)行社會(huì)化管理，將由企事業(yè)單位保管的人事檔案資源作為社會(huì)資源，以適應(yīng)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的戰(zhàn)略發(fā)展。

3.逐步加大政策創(chuàng)新力度

人事檔案管理制度政策創(chuàng)新主要包括三個(gè)方面，一是地方黨委部門、組織部門和人力資源和社會(huì)保障部門要牽頭負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)單位的人事檔案管理資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)定，同時(shí)推行年審制度，對(duì)符合人事檔案管理要求的企事業(yè)單位發(fā)放資格證書，年審不合格的要限定自我整改期限，如果仍然無法達(dá)到要求要及時(shí)撤銷其人事檔案管理資格。二是人事檔案管理制度的政策創(chuàng)新要規(guī)范管理內(nèi)容，明確管理責(zé)任，去除侵犯?jìng)€(gè)人隱私權(quán)的檔案信息。三是要始終堅(jiān)持公平、公正、公開的原則，充分尊重檔案當(dāng)事人的知情權(quán)，將人事檔案作為重要的社會(huì)資源對(duì)外開放，保證社會(huì)公眾的個(gè)人合法權(quán)益，對(duì)于違反政策規(guī)定的相關(guān)人員給予責(zé)任追究。

4.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，始終堅(jiān)持做好以下工作：首先，按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定配置充足的人事檔案管理人員，解決某些企事業(yè)單位僅有1-2名人事檔案管理人員的問題；其次，嚴(yán)格控制人事檔案管理隊(duì)伍的上崗要求，實(shí)行資格證書上崗制度，只有取得相應(yīng)證書的人員才能從事人事檔案管理工作；再次，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍人員的培訓(xùn)工作，積極組織開展信息化、網(wǎng)絡(luò)化等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)；最后，按照企事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際需求，規(guī)范內(nèi)部管理流程，建立健全規(guī)章制度，實(shí)行激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員工作的積極性。

結(jié)論

綜上所述，我國(guó)人事檔案管理制度作為社會(huì)公共政策，基于社會(huì)轉(zhuǎn)型的背景下，面臨著傳統(tǒng)人事檔案管理制度的失效和老化問題。因此，我國(guó)相關(guān)部門必須積極探索切實(shí)有效的政策措施，完善人事檔案管理制度，始終堅(jiān)持“以人為本”的思想理念，制訂科學(xué)化、合理化的人事檔案管理制度。

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