【摘 要】檔案管理數(shù)字化工作要想在現(xiàn)代事業(yè)單位中進(jìn)行廣泛性的普及，培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量，在工作過(guò)程中，有關(guān)部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；工作重點(diǎn)

檔案管理數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，其對(duì)于提高檔案管理的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案的管理有著重要的作用。在對(duì)檔案管理數(shù)字化工作進(jìn)行研究的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作要想在現(xiàn)代事業(yè)單位中進(jìn)行廣泛性的普及，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)首先對(duì)檔案管理數(shù)字化的實(shí)際的意義進(jìn)行了解，同時(shí)對(duì)檔案管理數(shù)字化工作中的重點(diǎn)進(jìn)行掌握。只有這樣才能有效的促進(jìn)檔案管理數(shù)字化在事業(yè)單位中的應(yīng)用。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

（一）高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進(jìn)行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實(shí)體空間，這就有效的減小了工作人員在進(jìn)行檔案查詢與整理過(guò)程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，因此在進(jìn)行檔案查找與編輯的過(guò)程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時(shí)間，提高了檔案管理的工作效率。

（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)由于管理過(guò)程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對(duì)事業(yè)單位中工作人員的個(gè)人隱私造成影響。對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過(guò)電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對(duì)檔案的重要性設(shè)立不同層級(jí)的安全保護(hù)措施。同時(shí)，針對(duì)檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過(guò)設(shè)立密碼，指紋識(shí)別等方式，提高檔案的管理的安全性。

（三）網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門之間可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強(qiáng)部門間聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各部門間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門可以通過(guò)單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)密碼驗(yàn)證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過(guò)程中的時(shí)間，同時(shí)也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高企業(yè)各部門間的辦公效率。

二、檔案管理數(shù)字化的工作重點(diǎn)

（一）建立管理體系，完善管理制度。檔案管理數(shù)字化在我國(guó)剛剛開始普及，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過(guò)建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過(guò)程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。

（二）培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量。由于數(shù)字化檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，無(wú)法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時(shí)間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗(yàn)收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工未來(lái)的發(fā)展，以及事業(yè)單位對(duì)員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。

（三）關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高技術(shù)應(yīng)用。就目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，其在很多方面存在不穩(wěn)定性。尤其網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題更是現(xiàn)在社會(huì)大眾普遍關(guān)注的問(wèn)題。檔案管理數(shù)字化需要將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。因此提高網(wǎng)絡(luò)安全是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)字化的重要條件之一。檔案管理部門在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理的過(guò)程中，首先，應(yīng)注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展給予關(guān)注，積極引進(jìn)最新的病毒查殺軟件，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。其次，工作人員在進(jìn)行電腦操作的過(guò)程中，應(yīng)保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，避免進(jìn)入不安全的網(wǎng)站，點(diǎn)擊不可靠的郵件。最后，工作人員應(yīng)做好電子檔案信息的備份，避免因病毒襲擊造成電子檔案的丟失，影響檔案管理工作的進(jìn)行。

（四）完善硬件設(shè)施，打造保密機(jī)制。要想有效的促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，有關(guān)事業(yè)單位不僅要從人員與制度等方面入手，同時(shí)還要對(duì)檔案管理過(guò)程中硬件設(shè)施給予足夠的關(guān)注。檔案數(shù)字化管理中的硬件設(shè)施主要指電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，掃描設(shè)備等。由于現(xiàn)代電子產(chǎn)品更新的速度日新月異，因此檔案管理部門應(yīng)定期的對(duì)市場(chǎng)上的電子產(chǎn)品進(jìn)行關(guān)注，對(duì)于本單位中過(guò)于陳舊的電子設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更換與維修，以滿足檔案管理數(shù)字化的需要。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理數(shù)字化是對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的一次有益的推進(jìn)，其對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量有著重要的作用。在今后的工作過(guò)程中，有關(guān)部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。

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作者簡(jiǎn)介：李潔華（1963- ），女，廣西容縣人，館員，主要從事檔案管理工作。endprint