規(guī)范管理您的印前文件

趙廣

俗話(huà)說(shuō)：火車(chē)開(kāi)得快，全靠車(chē)頭帶。如果將整個(gè)印刷工藝比作一輛飛速行駛的列車(chē)，那么印前無(wú)疑就是“火車(chē)頭”。印前處理速度快、效率高，可以讓印刷機(jī)不等版，最大程度地利用和發(fā)揮設(shè)備價(jià)值。然而我們經(jīng)常會(huì)在很多印刷企業(yè)或輸出中心看到這樣或那樣的文件出錯(cuò)，譬如沒(méi)有做出血、圖文太靠邊、文字采用四色疊印、字體亂碼、圖像精度低、色彩模式錯(cuò)誤等，這樣的錯(cuò)誤無(wú)異于埋下“地雷”，如果不及時(shí)排除，少則浪費(fèi)原材料、人工，多則賠到印刷、印后工序。更重要的是，客戶(hù)一分錢(qián)不給，反要索賠。

美國(guó)Rochester大學(xué)印刷工業(yè)中心的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在整個(gè)印刷過(guò)程中，導(dǎo)致產(chǎn)品最終交貨延期的“罪魁禍?zhǔn)住倍际怯蓸I(yè)務(wù)、印前以及客服造成的，很少是由印刷、印后或是運(yùn)輸造成的。由此可見(jiàn)，印刷企業(yè)與客戶(hù)的溝通做得不好、印前處理不當(dāng)?shù)?，?duì)后續(xù)的印刷生產(chǎn)影響重大。而被業(yè)內(nèi)前輩所熟知的Linotype-Hell（連諾海爾，世界知名的印前設(shè)備發(fā)展及制造商）做過(guò)的一份抽樣調(diào)查顯示，在印刷企業(yè)接收到的印前文件中，有相當(dāng)部分是完全不能使用的；絕大部分需要修改才能使用；真正能夠直接使用的文件甚至不到10%。

設(shè)想一下，如果您有制版速度為42張/小時(shí)的富士熱敏CTP、印刷速度為18000張/小時(shí)的海德堡對(duì)開(kāi)四色印刷機(jī)以及質(zhì)量最好的馬天尼精裝龍膠訂聯(lián)動(dòng)線(xiàn)，而印前工序卻頻繁出錯(cuò)，客戶(hù)整天抱怨投訴，那么只能可惜您這么好的“牛刀”每天只能用來(lái)“殺雞”，不能“宰?！?，因?yàn)闊o(wú)用武之地呀！因此，筆者將重點(diǎn)探討如何管理好印前文件的接收、檢查和創(chuàng)建過(guò)程，以期幫助印刷企業(yè)盡可能降低印前文件出錯(cuò)率。

文件接收

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，文件傳輸出現(xiàn)了很多種傳輸方式，如通過(guò)FTP、MSN和QQ等進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸；通過(guò)CD、DVD、U盤(pán)、硬盤(pán)等進(jìn)行存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸。每種方式又都有其特點(diǎn)和局限性，譬如郵件、QQ或MSN等網(wǎng)絡(luò)即時(shí)傳輸工具由于速度快，得到很多人的青睞，但個(gè)別時(shí)候由于網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量差，下載不完全或是斷點(diǎn)續(xù)傳會(huì)使得文件個(gè)別字節(jié)丟失，進(jìn)而成為問(wèn)題文件。需要提醒的是，無(wú)論哪種渠道傳來(lái)的文件，都需要注意殺毒。因?yàn)楝F(xiàn)在文件就是數(shù)字資產(chǎn)，病毒破壞的將不只是一臺(tái)電腦，很有可能是整個(gè)印前網(wǎng)絡(luò)。

對(duì)于文件的接收環(huán)節(jié)，印刷企業(yè)的常規(guī)解決方案應(yīng)該是制定一份《客來(lái)文件制作須知》，包含以下內(nèi)容：客戶(hù)應(yīng)該使用什么軟件制作文件，印刷企業(yè)可接受哪些格式的文件，F(xiàn)TP的傳輸?shù)刂泛兔艽a是什么；文件應(yīng)該怎么制作，出血值多少，色彩模式是什么等等。相信很多印刷企業(yè)都有這樣的一份文件，且大多是純文本格式。而藍(lán)格印刷國(guó)際企業(yè)有限公司則采用圖文并茂的方式生動(dòng)直觀(guān)地告訴客戶(hù)如何制作文件：文件中碰到陰影效果怎么做？透明效果怎么處理？值得內(nèi)地印刷企業(yè)學(xué)習(xí)。

除此之外，正是因?yàn)榭蛻?hù)提供的文件處處有“地雷”，與其后續(xù)小心翼翼地“排雷”，不如提前讓他不要“埋地雷”。因此，印刷企業(yè)還應(yīng)該讓技術(shù)人員親自去客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)或是定點(diǎn)召集客戶(hù)做相關(guān)的義務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括：軟件培訓(xùn)，告知怎么設(shè)置出血、轉(zhuǎn)PDF等；色彩培訓(xùn)，告知RGB與CMYK色彩模式的不同等；印刷培訓(xùn)，告知精裝書(shū)脊位怎么留、刀版線(xiàn)為什么要疊印等；習(xí)慣培訓(xùn)，告知傳過(guò)來(lái)的文件都要附帶字體、鏈接圖，傳過(guò)來(lái)的文件為最終文件，不要附帶多余的文件等。雖然這些工作不但要投入精力，而且還看不到實(shí)際收益，但是真正能夠看到背后好處的老板一定認(rèn)同：要主動(dòng)讓你的專(zhuān)業(yè)去影響你的客戶(hù)，而不是被動(dòng)地讓客戶(hù)牽著你的鼻子走。前人栽樹(shù)，后人乘涼。這步做好了，后面文件出錯(cuò)的幾率就小了一半。

文件檢查

磨刀不誤砍柴工。制作文件的軟件不同、人員不同、經(jīng)驗(yàn)不同，文件一定會(huì)產(chǎn)生差異，而排除差異性、終結(jié)混亂的方法就是標(biāo)準(zhǔn)化文件。因此，對(duì)于客戶(hù)傳過(guò)來(lái)的文件，印刷企業(yè)必須要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查確認(rèn)，即SOP標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（就是將某一事件的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一格式描述出來(lái)，用來(lái)指導(dǎo)和規(guī)范日常工作）。

我們的建議方案是：針對(duì)不同軟件，如Illustrator、Freehand、CorelDraw、InDesign等，總結(jié)出一套具有共性的常規(guī)檢查程序，如第一步、第二步、第三步分別檢查什么，怎么檢查等等?？此萍姺睆?fù)雜，實(shí)際上萬(wàn)變不離其宗。很多規(guī)范化管理的印刷企業(yè)都會(huì)有這樣的程序，甚至對(duì)于Microsoft Word文件都有辦法查到是不是缺字體等。實(shí)踐證明，按照這套程序進(jìn)行，基本可以排除90%以上的文件問(wèn)題。

隨著人工成本上漲，文件檢查能不能自動(dòng)化呢？目前市場(chǎng)上已經(jīng)有專(zhuān)門(mén)的文件預(yù)檢軟件，如FlightCheck，其最新版本為6.8，可以檢查幾乎所有的主流印前文件，操作很簡(jiǎn)單，只要設(shè)置好模板，把文件導(dǎo)進(jìn)去，就可以自動(dòng)檢查出其中存在的圖像、字體、顏色、疊印等諸多錯(cuò)誤。因?yàn)槠淠壳皼](méi)有中文版本，只提供英文版本，所以尤其適合于大量外單文件的檢查。

對(duì)于文件檢查，我拜訪(fǎng)過(guò)的很多印刷企業(yè)都做到了這一步，而且做得很好，但我認(rèn)為還可以更進(jìn)一步，即文件錯(cuò)誤記錄和反饋。例如，圖1為預(yù)檢表，如果印刷企業(yè)能將所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題記錄下來(lái)，如哪一頁(yè)有字體問(wèn)題，哪一頁(yè)圖片欠缺等，那么，一是可以對(duì)文件做一個(gè)書(shū)面記錄，方便客服與客戶(hù)溝通；二是文件更新或改正后，可以對(duì)照檢查；三是可以定期匯總，按時(shí)間段、客戶(hù)群分析和總結(jié)出文件多發(fā)性、常見(jiàn)性的故障問(wèn)題，并提供對(duì)應(yīng)解決方案，從源頭上治理。這才是標(biāo)本兼治的一劑良方。

文件創(chuàng)建

以往，所有的印刷文件都必須被轉(zhuǎn)換成通用性的桌面描述語(yǔ)言格式PostScript，俗稱(chēng)打PS。但今時(shí)今日如果您還在用PS格式，真的有些Out了！我們必須與時(shí)俱進(jìn)，PDF格式才是主流。因?yàn)镻DF格式同樣基于PS架構(gòu)，而且具有可內(nèi)嵌圖像字體、預(yù)覽檢查、可壓縮等特點(diǎn)。所以，除了極個(gè)別低版本的軟件不能識(shí)別PDF文件外，能用PDF文件的盡量用PDF文件。那么，為什么還有客戶(hù)頑固地在用極低版本的軟件，這與你前面能不能培訓(xùn)和影響你的客戶(hù)有很大的關(guān)系。

和文件檢查一樣，在文件創(chuàng)建過(guò)程中，每一步操作也都要有SOP標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序來(lái)指引。印刷企業(yè)有必要制定出每個(gè)軟件應(yīng)該如何來(lái)生成符合印刷規(guī)范的PDF文件的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。在實(shí)際過(guò)程中，有時(shí)候是“導(dǎo)出”P(pán)DF文件，有時(shí)候是“轉(zhuǎn)換”P(pán)DF文件，還有時(shí)候是“發(fā)行”P(pán)DF文件。不管如何生成PDF文件，參數(shù)設(shè)置很重要，如果有一項(xiàng)設(shè)錯(cuò)，有可能生成的PDF文件就有問(wèn)題。宏國(guó)印刷事業(yè)股份有限公司就制定了每個(gè)軟件應(yīng)該如何生成符合印刷標(biāo)準(zhǔn)的PDF文件的詳細(xì)設(shè)置，供客戶(hù)參考。很多印刷企業(yè)也會(huì)制定文件創(chuàng)建的規(guī)范化操作，但通常只向企業(yè)內(nèi)部公開(kāi)，在此筆者建議應(yīng)該像宏國(guó)印刷事業(yè)股份有限公司一樣，向客戶(hù)公開(kāi)，而且越早越好。

筆者比較推薦的PDF文件生成方式是采用Distiller轉(zhuǎn)換器或是使用軟件自帶功能直接導(dǎo)出PDF文件，而不推薦使用PDF虛擬打印機(jī)來(lái)創(chuàng)建符合印刷標(biāo)準(zhǔn)的PDF文件，表1為這三種方式的特點(diǎn)。有時(shí)候創(chuàng)建完P(guān)DF文件后，印刷企業(yè)還會(huì)要求修改文件，如移動(dòng)圖片位置、修改文字等。作為一種終端文件格式，PDF文件很難被修改，這時(shí)印刷企業(yè)原則上首先應(yīng)將文件退回給客戶(hù)或設(shè)計(jì)公司修改；其次則是使用PDF插件Enfocus Pitstop來(lái)作局部修改或Acrobat軟件自帶的Touchup做有限修改。有些印刷企業(yè)會(huì)將PDF文件導(dǎo)入Illustrator軟件進(jìn)行編輯修改，這也是可行的，但奉勸還是盡量不用這種方法，因?yàn)槿菀壮鲥e(cuò)。印刷企業(yè)要始終堅(jiān)持這樣一個(gè)原則：我們是做印前的；不是改文件，做設(shè)計(jì)的。如果你有時(shí)間幫你的客戶(hù)改文件，卻沒(méi)有時(shí)間幫客戶(hù)做培訓(xùn)，這就是典型的本末倒置。

但凡文件修改和轉(zhuǎn)換格式，一定不可避免會(huì)有盲點(diǎn)，會(huì)出錯(cuò)。這也就是為什么文件檢查只能排除90%的錯(cuò)誤，那么，10%的錯(cuò)誤怎么辦？筆者的建議是歸檔起來(lái)，查遺補(bǔ)漏，如果是SOP標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序不完善，就需要繼續(xù)修訂；如果是個(gè)案，就公開(kāi)共享。一些管理做得好的印刷企業(yè)會(huì)將錯(cuò)誤收集整理并分類(lèi)放在白板公示欄或是報(bào)刊架上，這種做法值得借鑒。

轉(zhuǎn)成了PDF文件是不是就萬(wàn)無(wú)一失了？未必。PDF是一個(gè)廣泛應(yīng)用的概念，不只是出版印刷文件，像電子讀物、三維演示文件、掃描存檔等都可以成為PDF文件，那么符合印刷規(guī)范的PDF文件標(biāo)準(zhǔn)是什么？答案就是符合ISO15930國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的PDF/ X。即便如此，在該標(biāo)準(zhǔn)中還是遺漏了一些定義，譬如圖像的分辨率、色彩通道的數(shù)量、疊印的定義、極細(xì)線(xiàn)的寬度等。就像Windows系統(tǒng)一樣，其也需要不停地打補(bǔ)丁SP1、SP2、SP3。我們的補(bǔ)丁方案就是使用Ghent PDF的預(yù)檢規(guī)則。Ghent PDF是一個(gè)位于比利時(shí)的第三方組織，其在ISO的基礎(chǔ)上，對(duì)印刷規(guī)則做了一些豐富和完善，如最小解析度、最小字號(hào)、出血、極細(xì)線(xiàn)等，并且針對(duì)單張紙和輪轉(zhuǎn)印刷分別制定了獨(dú)立的規(guī)則。這些規(guī)則目前已經(jīng)被Acrobat和Pitstop軟件等直接引用，一些主流印前流程都支持導(dǎo)入這些規(guī)則。筆者建議印刷企業(yè)可以根據(jù)自身需求來(lái)制作和應(yīng)用最適合自身的PDF預(yù)檢規(guī)則。

為山九仞，不能功虧一簣。處理好的PDF文件最終還是要被RIP解釋掛網(wǎng)，首先轉(zhuǎn)換成DTP文件，然后或先轉(zhuǎn)換成PS文件、再到PDF文件，或直接生成PDF文件，然后被點(diǎn)陣化，最后分色掛網(wǎng)。所以如果你企業(yè)的RIP能力有問(wèn)題，那么即使你前端的PDF文件做得再好，解釋出來(lái)的文件一樣是錯(cuò)的。所以，筆者建議印刷企業(yè)使用帶Adobe PDF Print Engine的RIP，并推薦使用APPE 2.0以上的版本。Ghent PDF也推出了一個(gè)專(zhuān)門(mén)針對(duì)RIP的輸出測(cè)試模塊，包括疊印、圖像、字體、陰影、專(zhuān)色等模塊，如果能夠通過(guò)該測(cè)試，則表示你的RIP能力完全可以勝任RIP工作。

在文件規(guī)范處理過(guò)程中，過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)告訴我們：文件問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)越早，損失越小；解決越好，返工越少。總之，印刷企業(yè)應(yīng)該做到：教育和培訓(xùn)好客戶(hù)，以使事半功倍，贏在起跑線(xiàn)上；攘外必先安內(nèi)，文件規(guī)范處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要建立SOP標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序；收集疑難出錯(cuò)個(gè)案，匯總解決方案，用于全員培訓(xùn)、共享；盡可能不要幫客戶(hù)大量更改文件，只作印前規(guī)范的修正；學(xué)習(xí)使用PDF/X、PitStop、Ghent PDF的預(yù)檢規(guī)則，并測(cè)試RIP。

要真正規(guī)范好您的印前文件，光靠上述這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，畢竟標(biāo)準(zhǔn)是死的，人是活的，所以印刷企業(yè)要從技術(shù)層面上升到管理層面，通過(guò)獎(jiǎng)罰制度和培訓(xùn)機(jī)制等讓這些標(biāo)準(zhǔn)實(shí)實(shí)在在地成為操作人員的習(xí)慣，這樣高效規(guī)范的印前文件處理是完全可以成為現(xiàn)實(shí)的。

他山之石，可以攻玉，您的印前文件規(guī)范處理有提升的方向了嗎？